干部人事檔案管理信息化建設(shè)探索

于 陽

(濰坊學(xué)院 人事處，山東 濰坊 261061)

全面提升人事部門管理創(chuàng)新理念，正確處理電子信息化與檔案管理之間的實踐關(guān)系是當前檔案管理信息化的重點。主要內(nèi)容包括科學(xué)合理地使用計算機和互聯(lián)網(wǎng)，采用計算機、掃描儀等工具，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)化，以提高人事部門信息使用價值和利用率為主要目標，提高人事部門的工作效率，加強部門信息處理和流通的時效性和準確性。

一、當前人事部門檔案管理現(xiàn)狀分析

我國人事檔案管理部門仍然以紙質(zhì)檔案材料為主，管理方式明顯落后于時代潮流，很大程度上影響了有關(guān)部門的工作效率，使人事信息的時效性和準確性大幅度降低。存在個人檔案信息不全，檔案時效性差，檔案更新慢，提檔入檔循環(huán)時間長，不準確等問題。甚至存在有些部門在檔案信息出現(xiàn)分歧的情況下沒有一個正確的標準進行糾正，部門管理工作時常出現(xiàn)停滯。此外，天災(zāi)人禍也對紙質(zhì)檔案的管理提出了更大的挑戰(zhàn)，如水災(zāi)、火災(zāi)、地震，工作人員的失誤，管理時的不細心，都有可能對檔案造成不可修復(fù)的損害。在主觀方面，有關(guān)人員行政素質(zhì)不高，部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，也成為工作效率低下，信息時效性和準確性不高的原因。最為主要的原因仍是管理觀念導(dǎo)致管理手段和管理模式落后。因此，目前要全面推進人事部門檔案管理工作建設(shè)，亟待從管理理念創(chuàng)新入手，從管理模式入手，從根本上打破傳統(tǒng)的枷鎖，以開創(chuàng)檔案管理工作新局面。

二、干部人事檔案信息化管理的重要性

(一)便利檔案查詢

信息化相較于傳統(tǒng)的檔案管理具有更智能、便利的特性。紙質(zhì)檔案材料體積大，在進行信息查詢時多有不便，且分類手段單一，在進行大量數(shù)據(jù)篩選時只能按照少量的索引進行查詢。干部人事檔案信息化轉(zhuǎn)換后，由紙質(zhì)變?yōu)殡娮樱梢员M可能錄入更多的檔案信息。在查詢時，利用電子計算機等現(xiàn)代化設(shè)備可以極大地提高查詢速度，且計算機支持多重索引方式，便于查詢利用。

(二)規(guī)范檔案管理

使用電子技術(shù)進行檔案管理可以更好地規(guī)范化檔案信息標準。紙質(zhì)材料對紙張大小、書寫標準、裝訂規(guī)格都各有不同的要求，極易出現(xiàn)檔案管理標準不統(tǒng)一的弊病。用電子資料代替紙質(zhì)資料，可以有效地避免上述問題。首先，制定一個嚴格的電子資料填寫規(guī)范，制定明確的字體、內(nèi)容和格式，避免在錄入階段出現(xiàn)失誤。其次，相關(guān)工作人員要不斷結(jié)合技術(shù)層面的需要，不定時地對檔案庫內(nèi)部的數(shù)據(jù)進行更新和數(shù)據(jù)遷移，從整體上提高干部人事檔案管理的規(guī)范化。

(三)提高檔案保存安全性

在紙質(zhì)檔案的保存過程中，天災(zāi)人禍對紙質(zhì)資料的破壞是毀滅性的，一旦工作人員出現(xiàn)失誤就很難挽回。同時，紙質(zhì)資料還增加了信息被竊取的風(fēng)險。對紙質(zhì)資料進行替換，用信息化的電子資料代替紙質(zhì)資料，將干部人事檔案資料保存在部門內(nèi)網(wǎng)中，還可以對其進行專業(yè)的資料加密，保證了資料的有效存儲和資料流通的安全。工作人員還可以定期對檔案庫內(nèi)部進行系統(tǒng)升級，通過網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段將檔案信息進一步儲存到云端，實現(xiàn)真正意義上的永久保存。紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重方式保存，極大提高了檔案的安全性。

三、全面推進檔案管理信息化建設(shè)

信息帶給檔案管理建設(shè)帶來的是更為全面、準確，更為高效的工作效率，以及全面開放的部門管理模式。檔案管理的信息化建設(shè)是不可阻擋的大趨勢，全面推進檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)是在工作中樹立新型管理理念。

(一)建立干部人事檔案管理電子信息系統(tǒng)

建立一個功能全面的檔案電子系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)可以極大地方便檔案工作。由組織人事部門牽頭，按照要求挑選出各部門的兼職檔案管理人員，進行專業(yè)培訓(xùn)，統(tǒng)一組織安排對各部門內(nèi)部的檔案信息進行一次大革新。組織兼職檔案員先對檔案信息進行處理，利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)和計算機設(shè)備，將有關(guān)干部的電子資料錄入部門內(nèi)部的檔案信息管理系統(tǒng)，使部門內(nèi)部信息數(shù)據(jù)化，便于檔案管理信息電子化，方便日后信息管理。相較于紙質(zhì)檔案而言，這種方式具有更強的準確性和時效性。

(二)明確干部人事部門的檔案信息化管理目標

目前干部人事部門檔案管理信息化目標主要是現(xiàn)有紙質(zhì)資料的電子化和信息管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。首先要將紙質(zhì)的資料電子化，由電子信息系統(tǒng)工作人員的初步錄入為基礎(chǔ)，將文本、圖片有機結(jié)合起來，進行分類，確定多種不同的索引方式，按層級不同，管理權(quán)限不同，工作方向不同創(chuàng)建相關(guān)部門的人事信息管理網(wǎng)絡(luò)，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化的電子設(shè)備進行高效快速的處理，將零散的數(shù)據(jù)整合起來，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化的建設(shè)。

(三)優(yōu)化干部人事管理制度，規(guī)范信息管理

優(yōu)化相關(guān)制度體系對部門信息管理工作的建設(shè)無疑是一次巨大的創(chuàng)新和推動，一次徹底的改革勢必要對傳統(tǒng)的管理制度進行完善和翻新，對于傳統(tǒng)管理制度的缺失要及時填補，對于不合理的管理條例要進行撤消，對人員的編制也要進行合理地調(diào)整。新型信息管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)要求處理好繼承和創(chuàng)新的關(guān)系，在引入新的制度的同時要做好對舊的制度的繼承，使兩者有機結(jié)合起來，而不是推倒重來。要注重體系的策劃，特別強調(diào)有關(guān)部門的工作策劃能力，首先應(yīng)該是工作體系的總策劃，由制度保障相關(guān)人員在正確工作方向上大步邁進，爭取在制度創(chuàng)新的同時進行工作進度的調(diào)整，使信息化工作在各個階段都能保持活力。將檔案信息化建設(shè)作為一種追求，服務(wù)于同級行政、上級組織和國家現(xiàn)代化建設(shè)。

(四)明確新時代信息化理論指導(dǎo)

互聯(lián)網(wǎng)時代所帶來的沖擊和技術(shù)的革新，使傳統(tǒng)的人事管理手段很難再使用。而新的管理理論在我國大部分人事管理部門的運用還不純熟，又沒有一些成熟的例子可以借鑒，導(dǎo)致大部分部門人事管理信息化建設(shè)還只是模糊的影子，抓不住問題中心，盲目的前進往往導(dǎo)致方向出現(xiàn)了問題。在這方面領(lǐng)導(dǎo)干部要做好帶頭工作，全面貫徹落實十九大對黨建工作提出的新要求，將工作的新精神融入到信息化管理中，既要全面發(fā)展，也要抓住重點。重視各部門的人員素質(zhì)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案信息的遞送制度，探索人事管理部門的工作模式。既要在科學(xué)的理論指導(dǎo)下進行工作，又要時刻保持著創(chuàng)新發(fā)展的理念，不斷進步，不斷變化，完善干部人事管理信息化的建設(shè)。

(五)以人事檔案管理模式創(chuàng)新促進工作

在新時代，人事工作管理模式的創(chuàng)新程度決定著部門的工作效率和質(zhì)量。在干部人事部門的日常工作中，在管理模式上不創(chuàng)新，應(yīng)用老一套的管理方式方法，在問題的決策上得不到明確的指示，工作人員的目標是模糊的，導(dǎo)致基層管理效果不佳，工作拿不出實在的成績。全面推進電子信息化的檔案管理建設(shè)要求我們要從理念創(chuàng)新入手，而工作管理模式的創(chuàng)新則是創(chuàng)新的重點。而在檔案信息處理工作中，工作人員要善于進行管理模式創(chuàng)新，實現(xiàn)理念創(chuàng)新和實踐創(chuàng)新相結(jié)合。

(六)完善檔案管理安全標準

紙質(zhì)資料向電子資料的轉(zhuǎn)化要求檔案管理部門在多個層面上都要有著對應(yīng)的更新舉措，保證人事檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步進行。在檔案安全管理方面，檔案信息化決定了安全管理重心要進行轉(zhuǎn)移，首先有關(guān)人員應(yīng)該明確了解國家的相關(guān)法律法規(guī)制度，在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)保證部門內(nèi)部的材料安全。其次，電子資料與紙質(zhì)資料的安全管理重心不同，紙質(zhì)資料注重平日的保養(yǎng)和資料實體存放的安全性，而電子資料則比較注重智能化的信息管理，需要對其進行加密防止數(shù)據(jù)泄露，具體可以利用密碼、指紋等識別方式進行管理。再次是健全檔案安全管理的制度條例，針對信息化進行制度更新，保證框架與支撐同步發(fā)展，共同推進信息化數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。