人工智能時(shí)代檔案工作者角色的新探索

馮永光，張海婷

(濰坊工程職業(yè)學(xué)院，山東 青州 262500)

1 人工智能與檔案工作結(jié)合的初步探索

人工智能是指以人類智能相似的方式作出反應(yīng)的智能機(jī)器，它能夠自我學(xué)習(xí)和思考、判斷并作出決策。人工智能研究包括機(jī)器人、語言識(shí)別、圖像識(shí)別、自然語言處理和專家系統(tǒng)技術(shù)等。人工智能是模仿人類的思維方式作出判斷，它的工作機(jī)制依賴于超大規(guī)模海量數(shù)據(jù)，在分析大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)“自我深度學(xué)習(xí)”的功能，模仿人類感知、思考、邏輯推演、深度思維后自主作出反映。與人類相比，它具備與人類相同的部分思維能力，但在計(jì)算速度和能力上“遠(yuǎn)超”人類，完成人類自身難以完成的工作。

雖然人工智能技術(shù)還未廣泛應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，但是國內(nèi)外檔案領(lǐng)域都在積極探索“人工智能+檔案”的各種可能性。2018年4月28日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所與科大訊飛簽署全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方將利用人工智能打造智慧檔案并成立聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室，共同構(gòu)建新型人工智能智慧檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在未來，利用人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的“智慧收集、智慧管理、智慧存儲(chǔ)、智慧利用”[1]。梵蒂岡秘密檔案館堪稱世界最神秘的檔案館之一，該館保存的往屆教皇的私人信件和其他文件，不少內(nèi)容可追溯至公元8世紀(jì)，排起來可延綿85公里長。受技術(shù)手段的限制，海量的館藏檔案讓眾多學(xué)者無法接觸，人工智能和光學(xué)字符識(shí)別(OCR)軟件的組合正在逐步解密這些珍貴的歷史檔案[2]。

檔案管理數(shù)字化、智能化時(shí)代已經(jīng)來臨。

2 人工智能對(duì)檔案工作的影響

人工智能對(duì)檔案工作的影響主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，分別是：檔案信息建設(shè)與檔案服務(wù)方式的變革。人工智能時(shí)代是一個(gè)電子數(shù)據(jù)爆炸的時(shí)代，檔案信息數(shù)據(jù)急劇增長，來源廣泛，形式多樣，質(zhì)量參差不齊。與以往相比，除了在數(shù)據(jù)量級(jí)上的差別之外，最大的差別是對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理與運(yùn)用。面對(duì)海量及復(fù)雜的信息，檔案工作者已經(jīng)難以快速有效地對(duì)其進(jìn)行鑒定，篩選出有價(jià)值的信息。檔案的收集鑒定工作勢(shì)必通過人工智能來完成，并借助人工智能技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析挖掘、整合，實(shí)現(xiàn)檔案編研匯總，構(gòu)建檔案資源平臺(tái)。此外，電子文件的保存不依賴于實(shí)體的儲(chǔ)存空間，但是在技術(shù)層面的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存要求。人工智能時(shí)代檔案利用要求出現(xiàn)了顯著變化，人們?nèi)找孀非蟆爸悄芑€(gè)性化、知識(shí)化”的服務(wù)方式，所以對(duì)于檔案服務(wù)模式上要求更為主動(dòng)與便捷。但是在追求主動(dòng)與便捷，提升服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，保證檔案信息安全也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。人工智能時(shí)代檔案服務(wù)工作內(nèi)容在不斷拓展，服務(wù)方式要求更具多樣化，要求檔案服務(wù)能夠更加開放。

3 人工智能時(shí)代檔案工作者角色探索

檔案工作者在保證完成大量檔案數(shù)據(jù)的立卷工作之外，還應(yīng)當(dāng)充分考慮利用者的需求，提高檔案服務(wù)的深度、維度與水平，深挖檔案的價(jià)值內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效化、個(gè)性化和便利化，建立更加開放、包容、多元的檔案利用體系。

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹立新的檔案觀

思維決定作為，思維決定出路。積極運(yùn)用人工智能技術(shù)，推動(dòng)檔案工作向智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，需要檔案工作者提高自身水平，重新審視人工智能時(shí)代檔案管理的時(shí)代意義。檔案不僅具有自身內(nèi)涵知識(shí)價(jià)值，為利用者提供信息服務(wù)，同時(shí)具備記憶傳承功能，是建構(gòu)社會(huì)記憶的重要組成部分，檔案工作者應(yīng)當(dāng)摒棄自身工作的桎梏，積極主動(dòng)參與社會(huì)共建共享檔案的過程中，鼓勵(lì)全社會(huì)參與建檔工作，成為建檔工作的輔導(dǎo)員。智能時(shí)代的檔案記錄著這個(gè)時(shí)代最原始的數(shù)據(jù)，承載著這個(gè)時(shí)代的文化與記憶。檔案館也不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的保管檔案的機(jī)構(gòu)，更是擁有多功能的智慧庫、知識(shí)庫、記憶庫。檔案工作者要有新的檔案觀，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思維觀點(diǎn)，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

3.2 把握檔案的價(jià)值，向檔案整合者轉(zhuǎn)變

人工智能時(shí)代，檔案工作者應(yīng)當(dāng)向檔案的整合者轉(zhuǎn)變。檔案的本質(zhì)屬性在于檔案的證據(jù)屬性，檔案工作者要深刻了解到多數(shù)檔案利用者的需求，為檔案利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)、個(gè)性化的服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案收集、鑒定工作的基石在于檔案工作者自身的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案的鑒定不可避免地具有主觀性，這些主觀性性在一定程度上限制了滿足社會(huì)需求功能的實(shí)現(xiàn)。人工智能背景下，將檔案的收集、鑒定工作建立在人工智能“自我深度學(xué)習(xí)”的基礎(chǔ)上，將人從收集、鑒定環(huán)節(jié)中最大限度脫離出來，減少主觀干預(yù)。通過人工智能技術(shù)，檔案工作者可以把控檔案的相關(guān)性分析，形成一個(gè)完整檔案文件體系，關(guān)注檔案形成的背景信息，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完備性。以檔案數(shù)據(jù)的完備性更好的其證據(jù)價(jià)值屬性。檔案收集、鑒定智能化需要檔案工作者從宏觀和微觀等不同維度進(jìn)行把控，深入分析、檔案實(shí)踐工作，結(jié)合檔案利用者和社會(huì)發(fā)展的需求，利用人工智能完成對(duì)海量數(shù)據(jù)的收集、鑒定工作，整合多種形式的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)性與文化性雙重價(jià)值。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)模式，向檔案共享者轉(zhuǎn)變

將不同載體、不同形式的檔案通過人工智能技術(shù)進(jìn)行整合，建設(shè)一種全新的檔案資源體系。這種檔案體系應(yīng)該從用戶需求角度出發(fā)，提供多種檔案資源呈現(xiàn)方式。檔案工作者不再是過去查檔員的角色，而是檔案資源方案的設(shè)計(jì)者、檔案資源的共享者。檔案信息的呈現(xiàn)、檢索方式和服務(wù)手段都需要進(jìn)行創(chuàng)新。

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式是穩(wěn)定不變的，檔案按照立卷歸檔規(guī)則整理、上架，電子檔案的存儲(chǔ)方式與紙質(zhì)檔案的存檔規(guī)則相統(tǒng)一，檢索方式效率低，檔案查找不便捷。檔案工作者利用人工智能技術(shù)，通過數(shù)據(jù)的采集實(shí)現(xiàn)用戶需求分析，打破原來的立卷歸檔規(guī)則。突破現(xiàn)有的規(guī)則限制，在虛擬的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)檔案庫中靈活設(shè)置檔案歸檔規(guī)則，設(shè)定不同的檔案檢索方式，為利用者提高檔案利用的檢索效率，同時(shí)呈現(xiàn)更加豐富、更加立體的檔案資料體系，讓檔案服務(wù)工作更具個(gè)性化與針對(duì)性。服務(wù)模式創(chuàng)新不但要體現(xiàn)在提供的檔案信息更加立體、完整，檢索信息的方式更加多樣，也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在服務(wù)手段的多樣化，尤其是注重移動(dòng)終端的運(yùn)用，讓每個(gè)人都能享受到及時(shí)、便捷的服務(wù)。

3.4 嚴(yán)守檔案職業(yè)操守，成為檔案安全的守護(hù)者

檔案安全分為兩個(gè)方面，一是保證個(gè)人檔案信息不泄露，二是檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。在檔案存儲(chǔ)方面，數(shù)字化的檔案與紙質(zhì)檔案相比，更具不穩(wěn)定性，檔案系統(tǒng)如果被入侵，極易被篡改。檔案信息安全日益成為一個(gè)敏感話題。雖然檔案數(shù)據(jù)公開和信息雙向交流更加普及，但是信息的共享機(jī)制應(yīng)該建立在保護(hù)個(gè)人隱私的前提下。身為檔案工作者，一方面要充分尊重每個(gè)人獲取檔案信息的權(quán)利，另一方面要守護(hù)社會(huì)公眾的隱私權(quán)。面對(duì)信息開放共享的要求和隱私保護(hù)的雙重挑戰(zhàn), 檔案職業(yè)人員既要主動(dòng)服務(wù)，提升服務(wù)水平和質(zhì)量，又要提升職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)守職業(yè)操守，成為新時(shí)代檔案信息安全的守護(hù)者。