大宗商品貿(mào)易中的應(yīng)收賬款全流程管理

張蕾

摘 要 大宗商品貿(mào)易中的賒銷模式，因其欠款期長、墊資金額大、操作環(huán)節(jié)涉及多方人員，一旦出現(xiàn)逾期乃至于壞賬，對企業(yè)可能造成毀滅性影響。因此，怎樣從日常操作中找到控制節(jié)點(diǎn)，完善大宗商品貿(mào)易應(yīng)收賬款管理，從而對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效管理，是企業(yè)最關(guān)心的問題。本文以大宗商品貿(mào)易中的賒銷模式為研究對象，對其事前、事中、事后的各環(huán)節(jié)操作深入分析，探討其中可執(zhí)行的控制方式。論文首先闡述了大宗商品應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)，然后結(jié)合實(shí)際深入探討了目前大宗商品應(yīng)收賬款管理中存在的問題，最后針對問題提出了相應(yīng)的解決對策。論文對于企業(yè)將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)、并完成相應(yīng)證據(jù)的收集與保存，確保企業(yè)合法利益具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞 大宗商品 內(nèi)部控制 應(yīng)收賬款管理

應(yīng)收賬款是企業(yè)因銷售商品或提供勞務(wù)等，應(yīng)向購買方收取的款項(xiàng)。應(yīng)收賬款的產(chǎn)生是企業(yè)日常經(jīng)營活動中不可避免，對其全面的、有可操作性、系統(tǒng)性的管理，特別是從流程中加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的控制，有效避免逾期收款乃至壞賬風(fēng)險(xiǎn)具有深遠(yuǎn)意義。

一、大宗商品貿(mào)易中的應(yīng)收賬款全流程管理的目標(biāo)

在大宗商品貿(mào)易中，針對終端客戶的業(yè)務(wù)模式，因?yàn)楣て谄毡檩^長（基本超過一年以上）、墊付資金額較大，賒銷模式成了主要銷售方式。這種銷售模式，有利于企業(yè)擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍、合理控制庫存、提高存貨周轉(zhuǎn)率以及套保操作等，但也會帶來成本與風(fēng)險(xiǎn)的雙增，甚至可能會產(chǎn)生毀滅性的影響，而且一旦逾期到涉訴，其收賬成本、時(shí)間成本對企業(yè)又是雪上加霜。所以，在此類業(yè)務(wù)模式下，應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)是在應(yīng)收賬款給企業(yè)帶來的收益和成本之間進(jìn)行權(quán)衡，在應(yīng)收賬款發(fā)生前確定最佳的信用標(biāo)準(zhǔn)，在應(yīng)收賬款發(fā)生過程中確定最佳的信用條件，在應(yīng)收賬款發(fā)生后確定最佳的收賬政策。狹義上而言，包括應(yīng)收賬款科目項(xiàng)下的收款進(jìn)度管控，以及壞賬管理情況;廣義上而言，應(yīng)是涵蓋整個業(yè)務(wù)流程，從賒銷額度、客商信用管理開始，到業(yè)務(wù)考核，應(yīng)是多維度、全覆蓋的全流程管理。

二、大宗商品貿(mào)易中的應(yīng)收賬款管理存在的主要問題

目前，大宗商品貿(mào)易的應(yīng)收賬款管理存在的突出問題是：

（一）事前管理——風(fēng)控管理的設(shè)置與執(zhí)行

在實(shí)際工作中，由于企業(yè)自身風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)，對事前信用管理重視不足，或者雖有制度、但操作起來隨意性較大、形同虛設(shè)，對客戶隨意授信，事中又缺乏應(yīng)有的監(jiān)控與跟蹤，對自身權(quán)益的維護(hù)意識不強(qiáng)、證據(jù)鏈缺失嚴(yán)重，以至于一旦面臨壞賬風(fēng)險(xiǎn)，想追索而無從下手、無據(jù)可依。

（二）事中執(zhí)行——細(xì)節(jié)決定全盤

在這種銷售模式中，往往因涉及多方人員，一旦某環(huán)節(jié)出現(xiàn)內(nèi)部控制盲點(diǎn)，如：客商管理不嚴(yán)格、未按合同約定對賬、收貨確認(rèn)函未取得對方確認(rèn)、客戶信用出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、出現(xiàn)逾期后未采用法律認(rèn)可的追討方式等等，或是因工期較長、人員變動而未按內(nèi)控要求，辦理好交接手續(xù)，使證據(jù)鏈保存缺失等原因，或直接、或間接的影響應(yīng)收款的正?；厥?、利息的核對與結(jié)算，甚至可能面臨合同長時(shí)間逾期而涉訴乃至產(chǎn)生壞賬，這對企業(yè)正常經(jīng)營與獲益，及時(shí)回籠資金、保證資金鏈順暢，產(chǎn)生重大影響，并且增加了收賬的成本。

（三）事后管理——前車之鑒，后事之師

高額的應(yīng)收賬款無疑增加了企業(yè)運(yùn)營成本與運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，對于賒銷收益與成本間，企業(yè)如不能有效地核算與實(shí)時(shí)的跟蹤，可能會產(chǎn)生與預(yù)計(jì)目標(biāo)較大偏離，甚至虧損的情況;而賒銷方案的設(shè)置（時(shí)間與金額兩個維度）與評估，直接影響到企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表指標(biāo)，對企業(yè)自身的授信也會因此受影響，良性循環(huán)到惡性狀態(tài)，看似一夕之間，其實(shí)是日積月累、各種因素堆積的量變到質(zhì)變，因此，對單個項(xiàng)目結(jié)束后，需要對項(xiàng)目、合作方等維度，進(jìn)行總結(jié)與分析就非常重要，以及對相關(guān)人員的考核、評價(jià)，對今后項(xiàng)目接洽與管理，都是經(jīng)驗(yàn)的積累與評估標(biāo)準(zhǔn)。

三、大宗商品貿(mào)易中的應(yīng)收賬款全流程管理的對策

綜合上述問題，作為應(yīng)收賬款全流程管理，就需要針對不同階段操作的特殊性，逐一制定對策。為此，本文提出以下對策：

（一）事前階段——持續(xù)完善風(fēng)控管理、跟蹤細(xì)化

企業(yè)應(yīng)在事前確定信用標(biāo)準(zhǔn)。確定信用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需要考慮企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)承受能力、競爭對手的情況以及客戶的信用情況。其中，客戶是重點(diǎn)考慮的因素，企業(yè)在項(xiàng)目招投標(biāo)、立項(xiàng)前，應(yīng)對客戶單位建立客戶信用檔案：對客戶考慮其企業(yè)資質(zhì)、背景等、結(jié)合歷史經(jīng)驗(yàn)，對其進(jìn)行信用評估，以評估報(bào)告作為是否合作、合作范圍、后期賒銷額度設(shè)定等一系列工作的前置與依據(jù)。對客戶通過評估情況、信用等級評定，進(jìn)行分級管理，定期（年度）更新，也可以利用好外部專業(yè)評估機(jī)構(gòu)，定期獲得客戶最新、真實(shí)的資訊，及時(shí)、有效的調(diào)整與客戶的合作方式與范圍，控制可控風(fēng)險(xiǎn)。對于前期有逾期、合作態(tài)度不友好的客戶，可建議不再合作（追賬、逾期成本都會高于平均水平）。

另外，企業(yè)應(yīng)對涉及的結(jié)算方式、收款方式、開票、逾期責(zé)任、違約責(zé)任以及各環(huán)節(jié)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的約定，在合同中需明確并確認(rèn)，作為合作期內(nèi)雙方行為約束與共同遵守的準(zhǔn)則，也是后期可能出現(xiàn)糾紛的評判依據(jù)。

企業(yè)財(cái)務(wù)部門在合同環(huán)節(jié)中，應(yīng)關(guān)注保證企業(yè)執(zhí)行過程中合同凈現(xiàn)金、營業(yè)利潤達(dá)到各方面的均衡。特別是項(xiàng)目測評環(huán)節(jié)，需與業(yè)務(wù)部門協(xié)作、對項(xiàng)目測算細(xì)化：按供貨周期內(nèi)分解項(xiàng)目量與目標(biāo)，化整為散，在評估目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的測算條件可行性的基礎(chǔ)上，設(shè)立項(xiàng)目細(xì)化目標(biāo)，對每個期間的目標(biāo)跟蹤、分析，協(xié)助業(yè)務(wù)部門及時(shí)調(diào)整操作細(xì)節(jié)，以期達(dá)成總體目標(biāo)。

（二）事中階段——分環(huán)節(jié)落實(shí)制度、執(zhí)行需要到位

1.采購環(huán)節(jié)

合同簽訂后，供貨方在已經(jīng)審批的賒銷額度、時(shí)限內(nèi)，給予正常發(fā)貨，同時(shí)需注意已審批完額度中對額度使用的特殊說明（如：多部門合用）;在接近賒銷額度限額之前提醒業(yè)務(wù)注意，在取得相應(yīng)審批權(quán)限下的放貨額度審批前，嚴(yán)禁超額度放貨。一般為直發(fā)或庫提，需及時(shí)取得合同約定的有效簽收人所簽字、確認(rèn)的收貨確認(rèn)函，以作為對賬、結(jié)算的依據(jù)，對于直發(fā)更需關(guān)注其時(shí)效性。如果合同約定需結(jié)算時(shí)再確認(rèn)結(jié)算價(jià)格的（即存在暫定價(jià)發(fā)貨、結(jié)算階段再二次結(jié)算的）需注意ERP系統(tǒng)修改價(jià)格的權(quán)限管理，每次的價(jià)格調(diào)整，均需個案授權(quán)，并采用兩人復(fù)核原則，以確保應(yīng)收款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、ERP數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性;在以暫定價(jià)預(yù)入ERP時(shí)，也需及時(shí)關(guān)注行情、預(yù)計(jì)價(jià)格波動對賒銷額度的影響。對于賒銷墊資部分的應(yīng)計(jì)利息及其他與結(jié)算期收入相配比的費(fèi)用，也應(yīng)在每次結(jié)算賬期對賬確認(rèn)后，及時(shí)、準(zhǔn)確的授權(quán)、調(diào)整ERP數(shù)據(jù)，確保各客商應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)余額及時(shí)、準(zhǔn)確，以便控制其賒銷額度范圍內(nèi)。

上述已簽定、蓋章的收貨確認(rèn)函，除存檔結(jié)算外，作為采購到貨付款的付款依據(jù)，同步進(jìn)入付款環(huán)節(jié)。對采購預(yù)付款的客戶，也需制作相應(yīng)的評估管理，特別注意預(yù)付款余款與未結(jié)算重量的配比關(guān)系，控制預(yù)付尾款的風(fēng)險(xiǎn)。

對已入庫的貨物，需做好庫存管理，注意在庫時(shí)間、保管條件、出庫時(shí)各項(xiàng)手續(xù)齊全，定期盤庫，賬實(shí)相符、確保本公司資產(chǎn)權(quán)限，保存相關(guān)證據(jù)鏈資料。

對執(zhí)行中出現(xiàn)質(zhì)量異議的貨物，需及時(shí)與上、下家溝通協(xié)調(diào)，該退回的退回，可降價(jià)就地處理的盡快處理，以最小的損失、最短的時(shí)效，解決問題，確保公司形象。對處理產(chǎn)生的費(fèi)用，需確認(rèn)對應(yīng)責(zé)任人、部門、產(chǎn)生環(huán)節(jié)，追究責(zé)任的同時(shí)，調(diào)整不適流程、從制度上杜絕產(chǎn)生因素。

2.銷售環(huán)節(jié)

企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)需定期（每月）核對應(yīng)收款，完成內(nèi)部對賬后，再與客戶按合同約定節(jié)點(diǎn)，完成對賬、雙方蓋章確認(rèn)并存檔。企業(yè)應(yīng)對合同各節(jié)點(diǎn)及其實(shí)際完成進(jìn)程，做好登記、確認(rèn)工作，以確保本司合同執(zhí)行無瑕疵，保證應(yīng)收款按合同約定時(shí)間收回的必要收款條件，在協(xié)助業(yè)務(wù)跟進(jìn)項(xiàng)目的同時(shí)、亦可作為業(yè)務(wù)員考核的參考。在條件允許的情況下，最好能夠定期或針對個別客戶，發(fā)送詢證函，作為涉訴事件的證據(jù)鏈保存，需注意提高回函率。

企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)在每月初，對本月到期的應(yīng)收款明細(xì)匯總，提交業(yè)務(wù)部門，作為本月工作事項(xiàng)，盡早與各客戶溝通回款計(jì)劃，并逐步落實(shí)。此收款計(jì)劃可與部門資金計(jì)劃相結(jié)合，除考慮賒銷額度外，也需考慮部門的資金占用額度峰值與沉淀資金的成本。

對于已出現(xiàn)逾期的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)入催收流程，避免情況進(jìn)一步惡化：要求對方提供付款承諾書—暫停供貨—上門催款—法律程序。

第一，應(yīng)收款逾期時(shí)間超出合同時(shí)間30%，進(jìn)入催收流程：郵寄催款通知書，并要求對方提供付款承諾書，以便各部門跟進(jìn)落實(shí)。

第二，年度內(nèi)逾期超過3次或逾期率超過30%的客商，本年度內(nèi)第四次逾期即進(jìn)入暫停供貨狀態(tài)。

第三，停供后一個月內(nèi)仍未落實(shí)付款承諾書的，即安排人員上門催款。

第四，上門催款一個月內(nèi)仍無果的，可溝通法律程序催收。

企業(yè)按合同約定，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確的開具真實(shí)、有效的發(fā)票給采購方，對本企業(yè)的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票需建立發(fā)票管理制度，落實(shí)責(zé)任人催收，控制稅負(fù)率，并將稅費(fèi)入各部門考核。對于需要帶票收款的客戶，需落實(shí)專人跟進(jìn)發(fā)票傳遞及回款情況，在當(dāng)期款項(xiàng)收回后，方可發(fā)放相應(yīng)的考核獎金。

對于合同約定保證金的，財(cái)務(wù)部門需在支付時(shí)按合同項(xiàng)目建立臺賬，并注明退回條件，按執(zhí)行進(jìn)度，跟蹤保證金的回收情況。

3.財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)部門對每期分目標(biāo)跟蹤、分析，對各客戶合作貢獻(xiàn)分析，以供業(yè)務(wù)部門及時(shí)調(diào)整經(jīng)營方式、操作，以及提供更新客戶信用分級、賒銷額度設(shè)置的數(shù)據(jù)支撐。在合同執(zhí)行期內(nèi)，需及時(shí)關(guān)注客戶單位情況，對于負(fù)面資訊需盡快反應(yīng)并按影響情況、上報(bào)相關(guān)權(quán)限管理部門，以供及時(shí)決策所需。對于可能涉訴事宜，需注意保全訴訟時(shí)效。

企業(yè)可以利用供貨周期內(nèi)分目標(biāo)，除測算、控制應(yīng)收款外，也可以結(jié)合國內(nèi)外市場行情、政策情況，通過對供貨節(jié)奏的調(diào)節(jié)，獲得額外的機(jī)會收益;通過采購囤貨與期現(xiàn)套保也可以將市場風(fēng)險(xiǎn)盡量控制在可接受范圍內(nèi)。對應(yīng)收賬款未到期前就可以提前控制，進(jìn)而做好部門資金占用的峰值測控，降低沉淀資金。

對賒銷墊資部分的應(yīng)計(jì)利息及其他與結(jié)算期收入相配比的費(fèi)用，應(yīng)按合同約定，與應(yīng)收賬款視為一體、同步跟蹤回款進(jìn)度，對逾期部分同樣需作計(jì)息與催款。

對期末（季度或年度）應(yīng)收賬款余額，應(yīng)設(shè)定壞賬準(zhǔn)備計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)（需考慮收賬費(fèi)用：人工、差旅、業(yè)務(wù)招待費(fèi)，以及收款風(fēng)險(xiǎn)：賬齡長短及客戶個別事件）、計(jì)提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。待款項(xiàng)收回后，再行沖回。

（三）事后階段——重視收尾、全面總結(jié)

項(xiàng)目完結(jié)后，須由受托方出具項(xiàng)目終止函，進(jìn)入收尾環(huán)節(jié)。企業(yè)財(cái)務(wù)部門需與業(yè)務(wù)部門協(xié)作、跟蹤完畢期后事項(xiàng)，并及時(shí)對項(xiàng)目做好利潤分析，總結(jié)利弊，為后續(xù)項(xiàng)目立項(xiàng)提供參考數(shù)據(jù)與依據(jù)，對存在問題及時(shí)修正管理環(huán)節(jié)，提高風(fēng)險(xiǎn)控制效果。

企業(yè)對已完結(jié)項(xiàng)目，需及時(shí)做好分析與總結(jié)：對各項(xiàng)目橫向也需做對比分析，分區(qū)域、類別，綜合考慮收賬成本，作為客戶利潤與信用評估的參數(shù)，對資金導(dǎo)向起引導(dǎo)作用。

對于采購端也需按區(qū)域分析，以調(diào)整采購結(jié)構(gòu)，在不增加采購成本（人工、運(yùn)費(fèi)等）的基礎(chǔ)上，合理配置采購資源、控制采購風(fēng)險(xiǎn)，爭取更多的話語權(quán)，逐步建立區(qū)域采購地位。

考慮企業(yè)日常催款及出現(xiàn)逾期時(shí)催款、訴訟等環(huán)節(jié)的支出，包括人工、差旅、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，占項(xiàng)目總費(fèi)用的比率，這些收賬成本也是以后立項(xiàng)參考數(shù)據(jù)。

從業(yè)務(wù)員考核維度，需設(shè)定考核方案，按期收款后方可進(jìn)入正?？己擞?jì)算環(huán)節(jié)，出現(xiàn)逾期則需扣減相應(yīng)的提成，并預(yù)留工程進(jìn)度比率的風(fēng)險(xiǎn)保證金，直至項(xiàng)目結(jié)束、無尾款后，再行發(fā)放完畢。當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)程中如出現(xiàn)業(yè)務(wù)員離職或換崗情況時(shí)，需辦理好交接工作，特別對于前期未結(jié)清款項(xiàng)的后續(xù)跟進(jìn)，需要明確并資料齊全，由接手人員全權(quán)跟進(jìn)收回。

綜上所述，大宗商品貿(mào)易企業(yè)應(yīng)從內(nèi)部控制各環(huán)節(jié)，落實(shí)各部門的控制目標(biāo)，才有可能

對瞬息萬變的市場變化，作出及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的應(yīng)對，才能將其應(yīng)收賬款管理的風(fēng)險(xiǎn)，控制在可承受范圍內(nèi)，通過內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)效率和風(fēng)險(xiǎn)的平衡，進(jìn)而對企業(yè)經(jīng)營結(jié)構(gòu)、資金合理分布、資源配置等結(jié)構(gòu)性決策，起到引導(dǎo)作用。

（作者單位為杭州熱聯(lián)集團(tuán)股份有限公司、杭州熱聯(lián)漢佳商貿(mào)有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 李志峰.應(yīng)收賬款全過程管理[J].財(cái)會學(xué)習(xí)，2019（20）：155-157.

[2] 曾嵐.淺談企業(yè)應(yīng)收賬款管理問題與對策[J].財(cái)務(wù)與管理，2019（6）：38-39.

[3] 華春燕.企業(yè)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理研究[J].財(cái)經(jīng)界，2018（12）：107-108.