行政事業(yè)單位推行財務共享服務中心思路探討

李佳琳 邱衛(wèi)林

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已然來臨。在經(jīng)濟全球化的大背景下，“財務共享服務”概念為人們所熟知并加以運用，使得信息共享化成為現(xiàn)實。相較于企業(yè)集團而言，建立財務共享服務中心已不是新鮮話題。因此，從行政事業(yè)單位財務現(xiàn)狀入手，分析其推行財務共享服務的意義及可行性，并對行政事業(yè)單位如何實施財務共享服務中心提出相關建議，以降低行政事業(yè)單位財務成本，提升其業(yè)務能力以及工作效率。

關鍵詞：財務共享服務;行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制

中圖分類號：F83 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）32-0151-03

近年來，隨著“大智移云”時代的來到、信息技術的飛速發(fā)展，不但推進了社會經(jīng)濟的步伐，也使會計信息化實現(xiàn)了又一次飛躍，由財務會計轉型為管理會計的趨勢亦愈發(fā)明顯。目前，我國的行政事業(yè)單位大多內(nèi)部設置會計部門，作為一個獨立的會計主體進行核算。但由于行政事業(yè)單位自身性質、會計核算制度等多方面原因，帶來了許多負面影響。而財務共享服務是一種新興管理模式，其實質就是利用信息化手段，根據(jù)各單位的財務狀況建立相對統(tǒng)一的業(yè)務標準、財務流程和處理系統(tǒng)，將大量繁雜而重復性強的工作歸集至選定的中心進行業(yè)務處理。將行政事業(yè)單位與財務共享服務中心實施相結合，可以有效解決問題，促進內(nèi)部資源整合，提高管理效率，利于政府公共管理績效目標的實現(xiàn)。

一、推行財務共享服務的必要性

（一）提升工作處理效率，大規(guī)?？s減財務成本

傳統(tǒng)模式下，每個行政事業(yè)單位都會設置專屬的財務部門，包括綜合管理科、專項經(jīng)費科、會計核算科、收費結算科等等，根據(jù)業(yè)務量的多少對每個科室進行人員安排。按照不相容職務分離的要求，財務部門的人數(shù)也有最低標準，而每個員工都需要配備電腦、工作臺、會計軟件等基礎設備。而財務共享服務中心是通過會計集中模式將大量零散的、機械重復的、操作簡單的、易標準化的會計核算業(yè)務歸集至一處完成，將所有財務信息上傳到財務共享平臺，重新分工由專門的組織、人員完成任務。這樣就避免了耗費大量的人力于簡單的記賬、報賬、核算等，通過削減財務管理層級、減少低素質的財務人員數(shù)量，從而達到降低財務運作成本的目的，有效提升了財務部門的工作效率。

（二）改善單位內(nèi)部管控建設

行政事業(yè)單位普遍由國家扶持，經(jīng)營狀態(tài)并不會影響到其后續(xù)發(fā)展、員工福利等，導致員工缺乏工作積極性，財務內(nèi)控制度也起不到應有的作用。建立財務共享服務中心，將單位全部分支機構的業(yè)務流程及財務制度統(tǒng)一規(guī)范化，精簡財務流程后崗位壓縮，重新進行崗位設置，提高了核心崗位和監(jiān)管崗位的作用。改變了傳統(tǒng)的獨立會計核算模式，使核算部門、內(nèi)控部門、行政部門相互獨立。為了避免滋生腐敗事件，新模式會將風險控制融入在內(nèi)，在財務制度和崗位設置方面會重點考慮內(nèi)部管控的問題，以提高財務業(yè)務處理的透明度，并且每個崗位有其明確的權利、責任界定，各司其職。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點是預算控制與收支控制，財務共享服務中心對單位的財政預算進行管理監(jiān)督，加強對資金使用的合理性控制，從而強化財務部門的內(nèi)控建設。

（三）推動財務轉型，提升服務水平

在經(jīng)濟全球化愈加顯著的今天，不論是國家宏觀要求，還是經(jīng)濟形勢所致，都彰顯了一個趨勢：財務會計向管理會計轉型。由核算轉變到財務管理，才是如今社會需求的。

不同于傳統(tǒng)模式，財務共享服務中心的推行將會計人員從大量低附加值的業(yè)務中解脫出來，實現(xiàn)信息共享化、流程標準化、財務智能化。云平臺具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，為財務人員收集、挖掘、保存各項財務信息，節(jié)省了大量時間，確保業(yè)財融合，人事、科研、資產(chǎn)、后勤等財務信息做到實時交互共享。會計人員科學合理規(guī)劃資金的使用，降低運作成本，為管理層決策提供支持依據(jù)，從“核算型”轉為“管理型”。此外，財務共享服務模式重在“服務”，需要與行政事業(yè)單位溝通并了解其需求，單位可以提出自己的會計信息需求，最后可以對財務共享中心的服務質量進行評價反饋，增強其業(yè)務的服務能力。

二、行政事業(yè)單位財務工作中存在的問題

（一）會計基礎工作有待改進

有些單位內(nèi)部管理混亂，會計基礎工作薄弱，相關財務制度執(zhí)行不到位，財務審批及報銷的流程、制度不健全，預算管理不規(guī)范。

在憑證審核方面，報銷審核把關不嚴。報銷差旅費后附有一些不相關的原始單據(jù)被拿來充數(shù)，如加油票據(jù)不符合規(guī)定對原始憑證的審核不嚴格，或者費用審批單上的日期晚于銀行回單的轉賬日，這些情況說明審批過程流于形式屬于事后補上去的。有些費用報銷依據(jù)也不充足，參加會議、外出培訓缺少會議通知、會議簽到或培訓說明，存在超標準報銷差旅費，虛列差旅費用于會議接待的情況。資金管理方面，存在資金清理不及時，大量應收賬款及備用金未及時收回的情況，大額資金長期被占用，往來賬款清理緩慢，部分應收款項金額大時間久，壞賬損失風險極高容易給單位帶來損失。

（二）內(nèi)部控制建設不完善，監(jiān)管力度不足

與企業(yè)集團不同，行政事業(yè)單位不以盈利為直接目的，是履行執(zhí)法監(jiān)督和一些社會管理職能的單位，其工作成果一般都不以貨幣來衡量，人員工資由國家財政部門撥款分發(fā)。

這種特有的體制帶來的后果往往是單位內(nèi)部管理制度不健全、內(nèi)控執(zhí)行不到位、風險評估和監(jiān)督過于形式化。內(nèi)部控制應該落實到每一天的日常工作中，但由于本該起到監(jiān)管作用的內(nèi)部審計部門人員普遍素質不高，審計工作只是為了應付檢查而流于形式。甚至部分審計人員是從原先的財務部門調(diào)任過來的，而且有些單位審計部門和財務部門隸屬于同個領導分管，所以內(nèi)審機構獨立性不足，缺乏外部監(jiān)督力量。監(jiān)管不力還表現(xiàn)在：科研項目管控不到位，已有成果重復立項，項目費用缺乏控制，過程管理環(huán)節(jié)缺失。單位的資產(chǎn)沒有定期進行盤點，物資管理缺少臺賬、庫房以及專管人員，資產(chǎn)管理賬卡物不一致，尤其是廢舊固定資產(chǎn)處置不規(guī)范。工程項目招標管理不合規(guī)的情況時有出現(xiàn)，應招未招、未中標先開工、合同不齊全等問題依然突出，更有甚者職工違反規(guī)定承攬本單位業(yè)務謀取利益。

（三）財務管理人員素養(yǎng)差異性強

相對來說，行政事業(yè)單位處理的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容基礎單一，對于財務人員的招聘條件設置得也比較寬松，大多財務人員專業(yè)勝任能力不強。由于行政事業(yè)單位特有的體制屬性，財務人員大多專業(yè)素養(yǎng)不高、學歷較低，僅能夠掌握基本的財務知識理論，日常工作就是一些簡單的賬務處理，高職稱、專業(yè)性人才比較稀缺。

而且行政事業(yè)單位普遍待遇較好、工作性質較穩(wěn)定，不利于提升員工的學習積極性，缺乏主動吸取新知識的動力，不從日常工作中汲取經(jīng)驗總結如何改善問題的處理辦法，對于學習、考證提升自己也不那么熱衷。會計本是需要不斷更新需要不斷學習的學科，而財務人員不主動了解相關新規(guī)章制度，進行業(yè)務處理時難免犯錯從而出現(xiàn)財務問題，不利于單位的穩(wěn)定發(fā)展。

三、有效建設財務共享服務中心的對策

（一）建立規(guī)范統(tǒng)一的財務管理系統(tǒng)

構建財務共享服務中心時，要注重財務管理的統(tǒng)一規(guī)范性。行政事業(yè)單位的財務管理應以全面預算管理為基礎，主要涉及有預算管理、采購管理、資產(chǎn)管理、資金的收入與支出管理、往來款項管理、財務機構及監(jiān)督等多項管理。首先，應制定一套健全的、統(tǒng)一的、合法合規(guī)的財務管理制度，這是所有財務工作后續(xù)進行的依據(jù)以及保證，所屬單位及下屬單位都采用同一規(guī)章制度，保證財務共享的一致性及穩(wěn)定性。一切經(jīng)濟業(yè)務按規(guī)定辦事，不得徇私舞弊。其次，要結合單位自身的業(yè)務對原有的流程全部梳理一遍，優(yōu)化重復累贅或者不符業(yè)務需求的流程，省去不必要的環(huán)節(jié)，減少前臺人員反復錄入信息的工作量，依據(jù)單位的職能要求重新設置財務部門的組織結構，業(yè)務流程重組，在遵守規(guī)章制度的前提下制定出一套標準的財務流程。最后，對單位員工進行培訓學習，以便所有人能夠熟練運用新流程，加強單位的內(nèi)控管理以及工作效率。

（二）建設財務共享服務信息系統(tǒng)

1.前期評估

行政事業(yè)單位要導入財務共享中心。該中心相對于之前的傳統(tǒng)會計模式有很大的轉變，內(nèi)容比較復雜，工作量和難度系數(shù)都比較大。為了保障平臺后續(xù)能夠正常運行，前期的評估工作是必不可少的。單位內(nèi)部可以成立一個專項小組，主要負責財務共享服務中心的評估計劃，人員配備應有技術方面人員、基層財務人員以及管理層。考慮到單位關聯(lián)業(yè)務有針對性的制定出計劃，可以從該平臺的質量、安全、成本等多方面進行評估，通過需求調(diào)研，收集大量的數(shù)據(jù)進行整合，全面的、多角度評判后完成一份評估報告。

2.系統(tǒng)設計

評估工作結束后，最關鍵的工作就是進行系統(tǒng)設計，根據(jù)單位的實際需求建立一套可以和業(yè)務系統(tǒng)結合使用的財務共享系統(tǒng)，將原有系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)融合一起，這里面包括了會計核算系統(tǒng)、網(wǎng)絡報賬系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、會計軟件系統(tǒng)以及信息處理平臺，通過現(xiàn)代信息化技術實現(xiàn)財務的高效管控。

財務共享系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡管理，以全面預算管理為主線，著重控制了單位的費用支出，嚴格按照預算編制進行開支。單位內(nèi)部人員都可以憑借專屬賬號密碼登錄，但是不同職位的權限、數(shù)據(jù)開放口都不同，保障數(shù)據(jù)資料的安全性。

系統(tǒng)完整的一套流程應是，單位財務人員將憑證填寫完成，審批無誤后由指定人員通過影像系統(tǒng)掃描上傳至信息處理平臺，盡可能多使用線上傳輸，然后財務共享中心的服務人員根據(jù)上傳資料繼續(xù)完成后續(xù)賬務處理，最后會計軟件系統(tǒng)會定期生成財務會計報告，財務人員確認完畢后可以公布。這種形式能從根源上制止“先付后批”的情況出現(xiàn)，可以加強單位對費用的監(jiān)管，降低人工誤差提高效率。財務共享系統(tǒng)規(guī)劃設計完后，為了保證其順利實施，還需要結合單位的具體業(yè)務進行后續(xù)調(diào)整。

3.試運行

前期評估、系統(tǒng)設計階段完成結束后，把成本、單位發(fā)展等因素考慮在內(nèi)選擇適合的地點建立財務共享服務中心，然后就可以開始試運行了。財務共享服務中心是依靠現(xiàn)代信息技術構建的財務平臺，由客戶端和云端組成。試運行過程中，由于財務人員新接觸一個操作系統(tǒng)還不適應，需按照基本的業(yè)務流程進行一遍，在使用過程中所出現(xiàn)的問題需要及時記錄和反饋。根據(jù)運行中出現(xiàn)的問題做出調(diào)整，財務共享服務中心主要考慮客戶的需求，做到客戶端和云端能夠有效對接，對客戶的反饋及時進行完善，做好跟蹤服務工作，加強與單位的溝通，確保財務工作的便捷性、高效性以及安全性。

（三）加強人力資源管理

財務共享服務中心系統(tǒng)的搭建完成，能夠大幅提升行政事業(yè)單位的自動化處理能力。但是人員的優(yōu)化管理也不可或缺。應加強人力資源的管理，同時完善員工績效管理機制。推行財務共享服務模式后，財務人員應該更多地參與管理決策，對財務工作進行綜合性分析，因而需要對所有財務人員進行專項培訓，提高員工信息技術應用能力以及業(yè)務處理技能。

此外，應該將人力資源管理與科學合理的績效機制結合實施。根據(jù)行政事業(yè)單位的發(fā)展要求，設置績效考核標準，根據(jù)多項指標綜合考核，將考評結果與薪資待遇掛鉤，充分調(diào)動員工的工作積極性，將個人利益與單位利益緊密聯(lián)合。

結語

隨著全球經(jīng)濟一體化的加深，依托信息技術推行財務共享服務已成為了必然趨勢。越來越多的大型企業(yè)集團已在運用財務共享服務，行政事業(yè)單位可以從中汲取經(jīng)驗。建立財務共享服務中心是當前趨勢推動下的選擇，有利于規(guī)?；姓聵I(yè)單位整合內(nèi)部資源，節(jié)約成本以及提高內(nèi)部管理水平，有一個穩(wěn)定的發(fā)展空間。

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