檔案數(shù)字化建設(shè)中對紙質(zhì)檔案管理的思考

張慧琴

摘 要：本文通過對紙質(zhì)檔案的形成、數(shù)字化加工、保護(hù)技術(shù)等方面產(chǎn)生的新問題進(jìn)行了分析，闡述了存在問題的原因和導(dǎo)致的后果，并提出了解決的對策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；紙質(zhì)檔案；管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是辦公自動化的日益普及，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和輔助制造在科研、工業(yè)領(lǐng)域運(yùn)用的不斷成熟，電子文件數(shù)量的激增，研究電子檔案已成為當(dāng)前檔案研究領(lǐng)域最為熱門的課題，紙質(zhì)檔案管理工作也因此發(fā)生了巨大的變化，雖然已有一部分的人注意到這個(gè)問題，但卻沒有真正引起重視，新的管理對策沒有相應(yīng)產(chǎn)生，紙質(zhì)檔案的管理工作正逐漸走向片面化和消極化，在檔案數(shù)字化建設(shè)中怎樣解決紙質(zhì)檔案管理存在的問題是當(dāng)前急待開展的工作。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）紙質(zhì)檔案具有的特征逐漸消失。唯一性不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案由于其形成的特殊條件，具有了唯一性，它在形成后就不可能改變，是最有說服力的原始憑證。電子檔案產(chǎn)生后，許多紙質(zhì)檔案成為了電子檔案的雙套制，明顯帶著電子檔案的痕跡，辦理過程全部是數(shù)字化操作，紙介質(zhì)上記載的信息也是統(tǒng)一的字體、數(shù)字印章，只要有需要就可以輸出，而且與所歸檔的紙質(zhì)檔案一模一樣，很難辯別真?zhèn)?，由于工作流程中在紙介質(zhì)上留下的易于鑒別的原始記錄越來越少，紙質(zhì)檔案以前所具有的唯一性也就會慢慢的消失。真實(shí)性被打破。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性體現(xiàn)在它很難偽造和改動，它的真?zhèn)我子谂袆e，而且已經(jīng)形成了一套成熟的鑒定技術(shù)，加固了它在檔案載體中的重要地位。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化雖然帶來了檔案信息的共享，但由于網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，數(shù)字化后的檔案信息容易被改動，紙質(zhì)檔案記載的信息因?yàn)檩d體的改變而成為假信息產(chǎn)生的源泉。

（二）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中存在著安全隱患。容易造成紙質(zhì)檔案的損毀。檔案的大量出庫加大了對紙質(zhì)檔案的管理難度，而且在掃描過程中因?yàn)槔谜叩睦眯枨螅瑒荼卦斐蓹n案的再次流動，如果不注意安全難免會導(dǎo)致檔案實(shí)體的丟失。在數(shù)字化加工過程中對紙質(zhì)檔案的拆裝，破壞了檔案原來的整體性，造成紙質(zhì)檔案的損傷。檔案出庫使保管環(huán)境的發(fā)生變化（如溫濕度難以得到控制），掃描和拍照中受到光源的照射使紙張加速老化而縮短使用壽命。引起信息被非正常途徑傳播。目前許多檔案部門將紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目承包給非檔案專業(yè)人員操作，由于工作人員缺乏檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)知識和沒有相關(guān)的培訓(xùn)，工作人員極有可能將檔案信息外泄，引起信息非正規(guī)渠道的傳播給社會造成不必要的麻煩。

（三）忽視了紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)。檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷深入，紙質(zhì)檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，使查閱者不通過實(shí)體檔案也能查閱到所需的檔案，對紙質(zhì)檔案的利用群體將逐漸減少，這樣就容易忽視對紙質(zhì)檔案實(shí)體的保管。年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案由于保管不善需要修復(fù)的越來越多，而紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的技術(shù)性決定了它必須要由人工操作及在實(shí)際操作過程中積累的經(jīng)驗(yàn)，這些很難用文字表述并把它記載下來，久而久之對紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)在很多方面可能就會失傳，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的病檔得不到修復(fù)，紙質(zhì)檔案的老化程度不斷惡化 ，在不久的將來年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案的數(shù)目會不斷的減少，從而重蹈了傳統(tǒng)載體檔案的遭遇，給人類的文明史詩留下了遺憾的篇章。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)中紙質(zhì)檔案存在問題的原因

（一）認(rèn)為電子檔案最終會代替紙質(zhì)檔案。對兩者存在的現(xiàn)狀不了解。隨著電子檔案的普及，忽視了電子檔案的不安全性和不穩(wěn)定性，將電子檔案與紙質(zhì)檔案完全同化，認(rèn)為已有電子檔案無需再有紙質(zhì)檔案。然而電子檔案法律地位無法確定，許多法律案件不認(rèn)可電子檔案的憑證作用。各國電子檔案的頻繁丟失、無法讀出、無法恢復(fù)，如1999年6月美國國家檔案館43000件電子郵件因操作失誤不翼而飛，前東德共產(chǎn)黨政府的包括行政文件、農(nóng)業(yè)文件、勞工統(tǒng)計(jì)資料、監(jiān)獄登記冊和黨的官員的人事檔案等電子文件，由于軟硬件系統(tǒng)原因而無法使用①，這些事件的頻繁發(fā)生都從不同方面體現(xiàn)了電子檔案的弱點(diǎn)。如果沒有了紙質(zhì)檔案的信息記載，人類這一階段的歷史將有可能會出現(xiàn)空白，信息資源將進(jìn)入一片混亂的時(shí)代。

對電子檔案和紙質(zhì)檔案混淆不清。大多數(shù)人認(rèn)為兩者同是檔案沒有什么定義上的不同，從而誤視了兩者各自的特點(diǎn)和相互之間的關(guān)系。電子檔案形成后就永遠(yuǎn)離不開它的生成環(huán)境，只有技術(shù)和設(shè)備才能還原、輸出，識別內(nèi)容，它具有對系統(tǒng)的依賴性、與載體的不可分離性、不穩(wěn)定性、共享性等特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案自它形成后就于載體無法分離，載體、結(jié)構(gòu)形式、原始信息成為檔案不可分割的重要組成部分，它具有原始性、真實(shí)性、安全性、穩(wěn)定性等特點(diǎn)。兩種檔案在形成過程上、載體上、閱讀方式、保管條件上都不相同。

（二）紙質(zhì)檔案保護(hù)工作環(huán)節(jié)薄弱。紙質(zhì)檔案保護(hù)工作經(jīng)費(fèi)緊張。據(jù)了解全國各地的檔案館中已存在眾多急需搶救的受害紙質(zhì)檔案，而且形勢十分嚴(yán)峻，很多“病檔”如果不及時(shí)開展搶救，將成為一堆廢紙而失去使用價(jià)值。雖然國家和省級每年都有專門搶救經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，但審批手續(xù)繁雜，數(shù)目不大，而且大多數(shù)的地方財(cái)政沒有將保護(hù)經(jīng)費(fèi)列入部門預(yù)算，平時(shí)的保護(hù)工作很難開展。即使?fàn)幦〉搅藝?、省級的搶救?jīng)費(fèi)由于檔案部門整個(gè)經(jīng)費(fèi)緊張也不能保證?？顚Ｓ茫o紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作帶來了困難。紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學(xué)歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)是一門綜合性的應(yīng)用技術(shù)，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識，實(shí)際操作技能卻很有限。像縣級檔案館，雖然有專門負(fù)責(zé)檔案技術(shù)保護(hù)的人員，但都沒有接受過這方面的正規(guī)培訓(xùn)，不熟悉檔案搶救業(yè)務(wù)，檔案保護(hù)技術(shù)水平低，檔案修復(fù)方法單一，對檔案破損嚴(yán)重及檔案搶救工作中遇到的其他問題往往缺乏經(jīng)驗(yàn)，難以應(yīng)付。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)中加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理對策

（一）對紙質(zhì)文件實(shí)行核對簽署制度。如果我們就單一的將紙質(zhì)檔案作為電子檔案的硬拷貝來保存，對檔案管理工作來說還行不通，我們只有繼續(xù)保持紙質(zhì)檔案的原始憑證作用，才能彌補(bǔ)電子檔案的缺點(diǎn)，不給這一階段的檔案工作劃下錯(cuò)誤的符號和成為后人拿來說教的材料。筆者認(rèn)為我們可以采取以下的措施：對辦公自動化中形成的文件可以在公文辦理單的格式上增加一欄核對簽署欄，要求簽發(fā)人或者經(jīng)辦人對歸檔文件的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并在簽署欄上寫上“經(jīng)核對無誤”等字樣，署上姓名和日期。這樣，形成的紙質(zhì)檔案的原始性和憑證性就與以前的紙質(zhì)檔案毫無區(qū)別，在法律效力上毫無異議。

（二）電子文件與紙質(zhì)文件實(shí)行同步對應(yīng)歸檔。電子檔案的不穩(wěn)定性和易改性，很難確保電子檔案在近段時(shí)間內(nèi)不被病毒破壞和被人篡改。我們只有及時(shí)對電子文件進(jìn)行歸檔，在電子文件歸檔后，同時(shí)也對紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，就是目前檔案界所說的采取電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔的方法。這樣即使電子檔案遭受破壞，還有同步歸檔的紙質(zhì)檔案作為憑證，并可以對電子檔案進(jìn)行恢復(fù)，暫時(shí)彌補(bǔ)了電子檔案的不足。

（三）加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作。首先要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，對新領(lǐng)域的保護(hù)工作開展研究，解決專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，將搶救經(jīng)費(fèi)列入地方財(cái)政預(yù)算，開設(shè)培訓(xùn)課程提高檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員的紙質(zhì)檔案保護(hù)管理技術(shù)水平，提高保護(hù)技術(shù)工作人員的相關(guān)待遇。其次要對現(xiàn)有的“病檔”進(jìn)行全國性的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，并制定出一套合理的搶救方案，解決相關(guān)的技術(shù)問題，分階段對“病檔”進(jìn)行搶救，確保紙質(zhì)檔案的安全完整，為后人留下寶貴的財(cái)富。

參考文獻(xiàn)

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[4] 《電子檔案與紙質(zhì)檔案的比較研究》，李孟女，《遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào)》2013年