淺談企業(yè)如何規(guī)范合同管理及防范風(fēng)險

文/董利平，重慶弛源化工有限公司

1 合同管理在企業(yè)管理中的重要性

合同管理是企業(yè)在市場競爭條件下取得優(yōu)勝的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)內(nèi)部管控是以管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險、有效監(jiān)管為目的，通過建立全過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點和以流程形式直觀表達(dá)由生產(chǎn)運行業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。在具體的企業(yè)內(nèi)部管理過程中可通過對整體發(fā)展規(guī)劃的控制管理及整體經(jīng)營分析的預(yù)先評估，保障企業(yè)生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。而合同管理是內(nèi)控制度中重要的一個環(huán)節(jié)，其通過對企業(yè)內(nèi)外部生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的變化進(jìn)行有效分析，結(jié)合相關(guān)合同信息，為內(nèi)部管理的優(yōu)化提供有利的依據(jù)，便于整體企業(yè)內(nèi)部管理模式的優(yōu)化。

2 合同的審核

在合同管理中企業(yè)審核人應(yīng)當(dāng)對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點審核，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確等。企業(yè)必須要建立會審制度，對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財會部門、審計部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進(jìn)行審核，主要對方當(dāng)事人是否具有簽約主體資格；是否各方談判、協(xié)商的意見一致；是否違反集團公司的規(guī)章制度；是否超越權(quán)限；合同約定內(nèi)容是否完備；合同條款之間是否沖突；合同表述是否準(zhǔn)確有無歧義等內(nèi)容重點審查。企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。慎重對待審核意見，認(rèn)真分析研究，慎重對待，對審核意見準(zhǔn)確無誤的加以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。

3 合同的談判

企業(yè)要充分考慮在合同實施過程中可能發(fā)生的種種情況，對合同全過程進(jìn)行風(fēng)險分析，并設(shè)計好相應(yīng)對策、在合同中予以體現(xiàn)，對對方提出的不利條款，應(yīng)堅持原則，取得對方的理解，盡量將風(fēng)險轉(zhuǎn)移。在談判前要收集對方的資料，充分熟悉談判方的情況，做到知己知彼，深度考察企業(yè)的真實意圖，以便在合同談判中取得有利地位。要重點關(guān)注合同的核心內(nèi)容、條款、支付方式和細(xì)節(jié)，具體應(yīng)包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價格的確定方式和支付方式，履約期限和方式，違約責(zé)任和爭議的解決、合同變更和解除等，合同的每項條款都應(yīng)仔細(xì)斟酌。

4 合同的訂立

合同簽訂前，合同承辦單位（部門）應(yīng)對合同相對方的資質(zhì)、履約能力進(jìn)行調(diào)查，如有必要，可以聘請中介機構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：合同相對方是否具有訂立合同主體資格；合同相對方相關(guān)資質(zhì)、授權(quán)委托手續(xù)是否完備齊全；合同主體的資信和履約能力，包括當(dāng)事人是否具備履行合同所必備的人力、物力、財力，如經(jīng)營狀況、資金狀況、債權(quán)債務(wù)狀況、貨源情況、技術(shù)條件、加工能力、商業(yè)信譽等；根據(jù)合同性質(zhì)需要調(diào)查的其他內(nèi)容。合同文本內(nèi)容應(yīng)包括：當(dāng)事人名稱、住所、法定代表人姓名及職務(wù)、聯(lián)系方式；標(biāo)的名稱、型號、規(guī)格等；數(shù)量和質(zhì)量，包括適用規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式等；價款或酬金、單價、計價方式；履行的期限、地點和方式；合同各方的權(quán)利、義務(wù)；合同條款的解釋；保密條款、違約責(zé)任；合同爭議的解決方法；合同訂立的時間、地點；根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。

5 合同的履行和結(jié)算

合同的履行和結(jié)算是問題的高發(fā)階段，合同履行環(huán)節(jié)未能對合同進(jìn)行持續(xù)跟蹤管理監(jiān)督，導(dǎo)致未能對對方合同履行情況進(jìn)行有效控制，比如未按期發(fā)貨、發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格不符、運輸途中的損失等均會影響合同的正常履行，進(jìn)而影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營及資產(chǎn)安全。

在合同實施前進(jìn)行合同交底，使全體管理人員都對合同有一個全面、完整地理解和認(rèn)識，對風(fēng)險點及薄弱環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的控制措施，在合同實施過程中利用好對自己有利的條款，規(guī)避自己不利的條款。管理部門應(yīng)建立合同分類臺賬，制定詳細(xì)的履行計劃，嚴(yán)格按合同約定付款及催收到期欠款。對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)有經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)抽逃資金、喪失信譽、故意違約的情況應(yīng)及時書面上報公司，并采取有效措施。禁止未簽合同而先履行，必須應(yīng)簽訂書面合同而雙方未簽訂的，應(yīng)當(dāng)立即補簽合同，作為結(jié)算、付款索賠的依據(jù)。對印章的保存和使用應(yīng)實行專人專管，建立起科學(xué)合理的用印審批制度并做好記錄。

6 合同的變更及解除

合同變更應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議。對合同做出實質(zhì)性變更（指已生效合同中的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款和報酬、履行期限、地點、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款發(fā)生變化，以及合同發(fā)生全部或部分轉(zhuǎn)讓的情形）的，應(yīng)當(dāng)履行合同審查審批手續(xù)；對方因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義，提出書面解除合同要求時，應(yīng)立即中止合同的履行，并要求對方提供有關(guān)證明文件。

7 加強企業(yè)合同管理人員的培訓(xùn)

因此，加強電力企業(yè)合同管理人員的培訓(xùn)，讓相關(guān)人員具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和強烈的責(zé)任意識，具備良好的敬業(yè)精神。在電力企業(yè)發(fā)展中，只有企業(yè)員工具備了一定的法律意識，才能在簽訂合同時避免各種合同風(fēng)險問題的發(fā)生。因此，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期對內(nèi)部員工進(jìn)行電力企業(yè)合同管理方面的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中最好結(jié)合企業(yè)在合同管理中存在的實際問題認(rèn)真分析

總之，合同管理對企業(yè)來說非常重要，企業(yè)必須樹立正確的風(fēng)險防范意識，在合同簽訂前要將合同條款逐條吃透，條款明確且嚴(yán)謹(jǐn)，在一定程度上降低了法律上的風(fēng)險，降低甚至避免企業(yè)的經(jīng)濟損失?？紤]風(fēng)險預(yù)備費用，在執(zhí)行中采取技術(shù)、經(jīng)濟和組織措施制定風(fēng)險對策，規(guī)避風(fēng)險并加以索賠管理，有效維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益，以取得良好的經(jīng)濟效益和社會效益。