醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制

王莉莉

（嫩江縣中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 嫩江 161400）

醫(yī)院的檔案管理中，涵蓋了醫(yī)院發(fā)展的全部內(nèi)容，主要有醫(yī)院建設(shè)情況，醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容和日常工作資料等，通過此類內(nèi)容，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員可以很好的了解醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行醫(yī)院建設(shè)和經(jīng)營策略調(diào)整可以更好的發(fā)揮醫(yī)院的社會職能，對于提升醫(yī)院事業(yè)發(fā)展具有積極意義。在當(dāng)前的醫(yī)院工作中，所產(chǎn)生的信息量逐漸增多，原有的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足檔案管理的需求，因此，迫切需要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，融入新的技術(shù)方法和管理手段提升檔案管理效率，是保障檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。

一、創(chuàng)新管理理念和管理制度

在以往的檔案管理工作中，存在重視管理，忽視檔案資料利用率的現(xiàn)象，這主要是由于相關(guān)的管理人員并未真正認(rèn)識到檔案管理的重要作用，嚴(yán)重限制了檔案管理職能的有效發(fā)揮。在新的發(fā)展時期，賦予了檔案管理工作更高的應(yīng)用價值，為此，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變原有的管理理念和管理模式，將檔案的管理重點側(cè)重于提升檔案資源利用率方面，充分發(fā)揮檔案資料的價值。

（一）以新理念建立檔案管理機(jī)制

借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)對各個科室檔案信息的全面收集，并且應(yīng)用計算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，對檔案信息進(jìn)行有效分類，確保信息收集和處理的高效性與可靠性。此外，在日常管理中，也應(yīng)加大對檔案管理知識的宣傳力度，讓職工正確認(rèn)識檔案管理的內(nèi)容和目的，使全員參與到檔案管理工作中，與各個科室建立有效的聯(lián)系，保障檔案收集與歸檔工作的高效開展，從根本上提升檔案管理機(jī)制。

（二）加大硬件設(shè)施的投入力度

開設(shè)專門的檔案信息化工作室，擴(kuò)建檔案資料存儲室，在啟動信息化檔案管理的同時，大量的原始檔案及圖像、物品都應(yīng)該由原來的分散管理改為集中管理，便于檔案資料保管，查閱和管理。

（三）創(chuàng)新管理理念

1.培養(yǎng)創(chuàng)新意識，力爭做到檔案資料事前介入，在各個涉及到歸檔資料的部門，事前就由檔案管理人員提出信息資料的歸檔要求，在源頭上規(guī)范檔案的格式與內(nèi)容。同時參于事務(wù)過程中，主動了解涉及檔案管理的工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。在工程建設(shè)過程，指導(dǎo)基建部門檔案管理人員及工程技術(shù)人員分階段做好基建文件材料的整理歸擋，盡可能實行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理；事后及時對基建檔案進(jìn)行歸擋整理，并對所歸檔的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)分析和檢查，發(fā)現(xiàn)有遺漏的資料及時通知基建部門整理歸檔。確保在收集過程中，不僅收集主要檔案，還要收集次要檔案，以實現(xiàn)檔案的完整性。

2.在制度創(chuàng)新上，要進(jìn)一步強(qiáng)化制度建設(shè)。隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案工作經(jīng)常會面臨許多新情況、新問題。因此，在日常工作中，檔案部門必須隨時關(guān)注各方面變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進(jìn)新的檔案工作制度，積極推進(jìn)制度創(chuàng)新與完善。以適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要以及檔案管理自身發(fā)展的需要。建立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系。加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)水平；建立檔案管理人員責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的控制、積累以及檢查考核：要建立和健全教育管理制度。如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；建立教育約束和激勵機(jī)制。促使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動參加繼續(xù)教育。更新知識。提高業(yè)務(wù)能力水平。

二、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，各類發(fā)展信息也呈現(xiàn)井噴式增長，如果還是沿用以往的檔案管理模式，必定會為檔案管理人員增加較大的管理壓力。在這種發(fā)展背景下，要求檔案管理工作應(yīng)跟上時代的腳步，積極開展創(chuàng)新活動，將信息技術(shù)應(yīng)用到實際管理工作中，通過不斷提升檔案管理的信息化水平來緩解管理人員的工作壓力。同時，以新的管理理念作為基礎(chǔ)，努力提升檔案服務(wù)水平，這也是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然要求。

（一）建立醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺

有利于醫(yī)院檔案普通信息的瀏覽、專業(yè)信息的查閱以及重要的檔案信息按照授權(quán)通過規(guī)范路徑的調(diào)閱。檔案部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)積極協(xié)調(diào)信息管理部門，利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極發(fā)動和組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息。使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位內(nèi)部各部門網(wǎng)址，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，避免往返檔案室查找相關(guān)資料的繁鎖，為各部門提供便捷高效的服務(wù)。

（二）自動上傳電子文件

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳功能，在第一時間將其收集并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

（三）設(shè)置在線服務(wù)功能

傳統(tǒng)的檔案利用方式是到檔案部門查找利用檔案原件進(jìn)行借閱、影印等方式。在信息化時代里這些必然要發(fā)生一些變化讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速的信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材科真實性與保存利用價值的咨詢，同時提供查詢和資信服務(wù)。

三、創(chuàng)新管理手段

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在管理技術(shù)上有所創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案檢索的電子化和信息化，以提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平。

（一）構(gòu)建計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心

實現(xiàn)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院檔案部門要建立健全辦公網(wǎng)絡(luò)體系，為醫(yī)院建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供平臺，在內(nèi)部辦公服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和公眾服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上，開設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案館和檔案管理專欄，充分利用檔案文件的應(yīng)用價值。

（二）發(fā)揮醫(yī)院網(wǎng)站的作用

根據(jù)網(wǎng)站反映的各種信息，制定相應(yīng)的策略，保障檔案資源的可靠性和真實性，保障檔案信息的傳遞和共享，提高網(wǎng)絡(luò)檔案的應(yīng)用價值。

四、創(chuàng)新檔案管理的安全技術(shù)

醫(yī)院檔案信息化管理的同時，不可忽視的一點就是檔案信息的安全性。根據(jù)當(dāng)前信息化管理的技術(shù)要求，對于重要的信息數(shù)據(jù)要建立嚴(yán)格的管理機(jī)制和技術(shù)手段。例如要建立內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的防火墻隔離，建立小型專用的數(shù)據(jù)庫，建立雙倍分，獲有條件應(yīng)建立異地備份等措施。對重要檔案信息要進(jìn)行分級分類管理，屬于保密級的信息和資料要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的保密紀(jì)律和制度，對于信息檔案的調(diào)閱要嚴(yán)格制定規(guī)定和授權(quán)，對從事信息化的專業(yè)人員和崗位要進(jìn)行崗位教育和監(jiān)督。