論實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必要性

朱夢(mèng)珺 巫梓婷

（江蘇省灌溉總渠管理處，江蘇 淮安 223001）

計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展使得數(shù)字化已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的實(shí)踐之中去，檔案管理工作自然也受此影響。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)和單位的檔案管理工作機(jī)制相對(duì)落后，數(shù)字化和信息化檔案管理模式提供了新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，讓檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展有了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、數(shù)字化檔案優(yōu)勢(shì)分析

第一，可以提升立卷制度的執(zhí)行力度。在對(duì)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行細(xì)節(jié)分析和研究之后，筆者發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作推行之后，檔案管理部門可以有效地規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理的弊端，借助先進(jìn)的管理思想提升了檔案工作的效率。具體來講，傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案的歸檔和立卷是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，立卷歸檔工作是提升檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性的重要手段，同時(shí)也是提升管理水平的關(guān)鍵途徑。但是受到技術(shù)水平和檔案管理人員工作精力的限制，立卷歸檔工作的實(shí)際效果并不理想，嚴(yán)重影響了檔案綜合管理工作開展的成效。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)使得檔案管理歸檔水平能夠得到顯著提升，立卷歸檔的執(zhí)行力度和執(zhí)行效率大幅度增強(qiáng)，為全面優(yōu)化檔案管理工作效率奠定良好的基礎(chǔ)，提供強(qiáng)大的支持。簡而言之，數(shù)字化檔案管理工作開展之后，檔案立卷歸檔工作具有了明顯的網(wǎng)絡(luò)化特征，相關(guān)管理人員可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)分類輸入和電腦歸檔，保證立卷歸檔的精確性。

第二，可以有效地控制檔案資料整理時(shí)間。傳統(tǒng)檔案管理工作需要檔案管理人員在特定的時(shí)間和空間內(nèi)進(jìn)行檔案資料的整理、歸集、存檔和利用，檔案管理工作效率受到極大的限制，對(duì)檔案資料的利用和檔案整體水平的提升具有較大的消極影響。在引入數(shù)字化檔案管理技術(shù)之后，原本檔案管理工作的空間性限制得到了弱化，檔案管理人員可以不受時(shí)間、地點(diǎn)限制地開展檔案管理工作，快速完成電子文件的分類和歸檔，檔案管理效率得到了顯著的提升，可以說現(xiàn)代化建設(shè)與數(shù)字化檔案管理工作有著直接的關(guān)系。

第三，提升檔案查詢的效率。信息技術(shù)快速普及和飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案資源的利用程度成為整個(gè)社會(huì)關(guān)注的問題。檔案資源的優(yōu)化和管理也成為大干管理人員需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。在這樣的條件下，檔案查詢和借閱將成為新時(shí)期檔案管理工作的焦點(diǎn)。只有上述兩項(xiàng)工作開展到位和及時(shí)，數(shù)字化檔案管理技術(shù)的引入才有了意義。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以提供便捷的借閱平臺(tái)和查閱基礎(chǔ)，為檔案管理工作實(shí)際效用的發(fā)揮奠定良好的基礎(chǔ)。

第四，可以促進(jìn)各部門信息的高度整合。傳統(tǒng)檔案管理之中，各部門的檔案信息收集均各自為政，互不相通，檔案信息的更新受到嚴(yán)重影響。以人事檔案為例，員工檔案往往只停留在入職的階段，之后的人員晉升、人員發(fā)展等信息均未納入到檔案管理之中來。檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得各部門信息可以實(shí)現(xiàn)高度整合，并交由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，為檔案管理工作的有效性和集成性奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化檔案管理需要把握的關(guān)鍵點(diǎn)和細(xì)節(jié)

第一，進(jìn)行系統(tǒng)工程建設(shè)，構(gòu)建信息共享平臺(tái)。檔案數(shù)字化管理是一個(gè)系統(tǒng)的、繁雜的、循序漸進(jìn)的過程。數(shù)字化檔案管理工作的開展涉及到整體框架設(shè)計(jì)、設(shè)備選擇、軟件應(yīng)用、文件整理和歸檔流程、掃描、備份、查詢借閱、權(quán)限設(shè)置、銷毀鑒定、格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)輸出等多個(gè)工作流程，這些工作流程相互銜接、先后搭配，是檔案信息管理和資源利用開發(fā)不可或缺的環(huán)節(jié)。大型組織和企業(yè)每天都需要記錄和保存大量的文本文件，檔案管理系統(tǒng)需要采取雙服務(wù)器服務(wù)機(jī)制，借用高速掃描儀、磁盤存儲(chǔ)的方式來提升檔案信息存放的安全性。相應(yīng)的文件查詢系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)為人們提高檔案利用效率而服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息共享的目標(biāo)和檔案利用的程度。

第二，建立橫向信息對(duì)接渠道。當(dāng)前檔案管理體系中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的工作弊端和問題，筆者認(rèn)為二者之間可以建立對(duì)接的渠道，不同類型的信息存儲(chǔ)方式和表達(dá)形式能夠在發(fā)揮紙質(zhì)檔案資料作用的過程中完善電子信息檔案的表達(dá)形式。為此，企業(yè)和組織要在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建上花功夫、下力氣。根據(jù)檔案管理?xiàng)l例和工作需求來完善檔案管理制度，對(duì)兩種類別的檔案存儲(chǔ)形式進(jìn)行科學(xué)安排和整合，漸漸形成規(guī)范化的電子檔案管理工作體系。與此同時(shí)，我們還要關(guān)注個(gè)別檔案資料的保密性需要和安全性需求，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中嵌入保密管理體系，充分地保護(hù)電子檔案的安全性，防止信息出現(xiàn)被盜竊和損毀的可能性。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很多不確定性和不安全性，如果不加強(qiáng)安全管理，那么電子檔案和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將會(huì)喪失保障能力和安全運(yùn)營環(huán)境。

第三，建設(shè)專職數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍。數(shù)字化檔案管理需要檔案管理人員在檔案管理理論知識(shí)和信息技術(shù)能力上更勝一籌。企業(yè)和單位要重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，讓員工意識(shí)到當(dāng)前的工作體制和管理技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理模式相比已經(jīng)發(fā)生了翻天幅度的變化。如果不能有效及時(shí)地掌握最新技術(shù)和理論發(fā)展成果，那么在面對(duì)各類型的檔案管理事務(wù)時(shí)將會(huì)束手無措、疲于應(yīng)付。企業(yè)和單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，逐步地進(jìn)行技術(shù)能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)硬的隊(duì)伍的打造。

總而言之，數(shù)字化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。檔案信息愈加龐大的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案方式已經(jīng)漸漸被淘汰，數(shù)字化檔案管理模式可以在減少事務(wù)性工作的基礎(chǔ)上提升對(duì)檔案管理效率，是未來檔案管理變革的主要路徑。