干部人事檔案整理工作存在的問題及對策

文/王沛媛

干部人事檔案工作，是干部人事管理工作的重點內容。做好干部人事檔案整理工作，能夠為干部信息查詢提供便利條件，同時也能夠為干部的職務晉升提供重要的參考依據(jù)。本文針對干部人事檔案整理工作中存在的一些亟待解決問題，提出了相應的解決對策，對加強干部人事檔案管理體制建設，提升管理方法和效能將會起到積極的借鑒作用

在人事檔案管理工作領域，干部檔案的管理是重點內容。它所包含的信息比較豐富，不僅有干部的從業(yè)經(jīng)歷、個人政治表現(xiàn)，而且有其家庭生活信息，在很大程度上反映出了干部的政治水平和綜合素養(yǎng)。因此，做好干部檔案管理工作，對于干部培養(yǎng)和選拔具有重要意義。

一、干部人事檔案整理工作的重要性

1.有利于查詢和應用

人事檔案管理的主要目的是為了向組織人事部門提供干部個人的相關重要信息服務的。因此，干部人事檔案信息的整理與完善，是保證組織機構人事部門工作效率、質量的前提。

2.及時發(fā)現(xiàn)問題補充材料

在干部人事檔案信息管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)信息短缺不完整的問題，給組織部門在人事決策的時候帶來不便。所以，檔案人員在對干部檔案信息進行整理的時候認真查看相關的信息是不是齊全完整，如有遺漏和缺失一定要及時補充完善，從而保證干部人事檔案信息齊全完整，為組織人事部門考核、提拔干部提供準確依據(jù)。

3.可以提升檔案人員政治業(yè)務素質

干部人事檔案信息面廣量大，整理的質量標準要求高，要想做好這項工作，既要政治可靠，又要有過硬的專業(yè)知識和業(yè)務能力。所以，在對干部人事檔案的整理和管理過程中，既是了解和掌握相關分類標準、整理要求的過程，又是快速提升檔案人員業(yè)務能力和水平的有效途徑。

二、干部人事檔案整理工作中存在的主要問題

1.思想重視不夠，管理體制不健全

據(jù)了解，當前許多部門和單位對干部人事檔案信息的整理、管理思想認識不到位，缺乏重視，嚴重影響了干部人事檔案工作的正常開展。首先是很多部門和單位的檔案人員是身兼數(shù)職，大部分人員對做好這項工作缺乏正確認識，工作處于應付狀態(tài)，缺乏積極主動性。特別是對干部人事檔案信息缺失平時管理的意識，導致干部人事檔案信息不完善。有些干部人員的檔案信息僅保留在初期入職階段，而對于后期在工作崗位中的個人業(yè)績、職業(yè)成長以及所獲得的榮譽稱號等相關信息，并未及時有效地補充到個人人事檔案中，這對于開展好組織人事工作十分不利。其次是在管理體制方面，組織單位并沒有建立有效的管理體制，管理流程不規(guī)范、不科學，導致檔案人員在對干部人事檔案進行管理時，工作目標、工作質量、管理效果都不盡如人意。

2.檔案人員管理意識薄弱，專業(yè)水平不高

據(jù)了解，目前在干部人事檔案信息整理工作方面存在的主要問題，就是檔案人員管理意識薄弱，專業(yè)水平不高，導致人事檔案管理工作在實際執(zhí)行過程中，存在較大程度的局限性。首先，管理人員對待干部人事整理工作，缺少正確思想認知。表現(xiàn)在工作態(tài)度上不夠端正，比較隨意化。其次，管理人員在人事檔案信息整理方面的操作技能和專業(yè)水平還有待進一步提高。表現(xiàn)在整理裝訂不規(guī)范、信息遺漏差錯多。特別是在利用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)計算機管理干部人事檔案信息管理方面，缺乏積極主動性，跟不上形勢需求，導致了整體工作效率低下。

3.管理責任劃分不規(guī)范

在干部人事檔案管理工作中，管理責任劃分不夠明確一直是組織單位面臨的主要問題。首先，管理人員不斷變動，容易造成工作中出現(xiàn)失誤，而且無法查明主體責任，增加了檔案管理工作風險。同時，在干部人事檔案信息整理過程中，檔案目錄不斷更新，原始數(shù)據(jù)和記錄容易被新數(shù)據(jù)所覆蓋，始終存在高強度的風險隱患，這些都會嚴重影響到組織單位人事檔案管理體系的建設。

4.管理技術體系缺乏創(chuàng)新

據(jù)了解，在當前的干部人事管理工作領域，在管理技術體系的建設上，仍然比較滯后，所依賴的工作載體仍然以人工操作為主。也就是說，工作人員通過搜集和整理與干部歷年來的個人業(yè)績以及職業(yè)表現(xiàn)等紙質資料，然后發(fā)掘有效信息進行人事檔案整理與完善。但是，此種方法整體來講比較傳統(tǒng)和落后，同時也伴隨著一定的風險隱患。因為紙質資料在整理過程中很可能會出現(xiàn)丟失的風險，或者因為人工操作失誤或者疏忽，也會導致干部人事信息整理不完善。歸根結底，因為管理技術缺乏創(chuàng)新，導致干部信息整理，無論是在工作效率還是在質量方面，都存在較大程度的局限性。

三、優(yōu)化干部人事檔案整理工作的幾點對策

1.高度重視，健全體制

在干部檔案建設與管理領域，為保證相關人事信息整理工作更加高效，組織單位需要在思想上、體制上進一步規(guī)范。首先，在思想上，組織單位必須加強重視。作為單位管理者，必須在注重基層檔案人員隊伍建設的同時，高度關注干部人事檔案隊伍建設，從而為單位進行干部考核、選拔提供充分的參考依據(jù)，保證干部考核和選拔操作得更加公平、合理。同時，在正確思想理念支撐下，組織單位需要圍繞干部人事信息整理，建立完善的管理體制。明確干部人事檔案信息整理的主要目標、依據(jù)標準、整理操作方法。以便工作人員在具體進行信息整理的過程中，能夠嚴格履行組織單位提出工作規(guī)章體制，保證檔案信息整理工作更加規(guī)范，減少工作疏漏和疏忽。此外，組織單位需要針對干部檔案信息整理工作，建立完善性的監(jiān)督體制。重點監(jiān)督和考核工作人員在信息整理方面，所呈現(xiàn)的具體工作表現(xiàn)。通過體制監(jiān)督規(guī)范檔案信息整理工作環(huán)境，端正工作人員信息整理工作態(tài)度，從而促進干部檔案體系的高效建設與管理。

2.加強檔案管理人員素質建設

檔案管理人員專業(yè)素質的高低，在很大程度上決定著干部人事檔案信息整理工作的質量。因此，為保證人事檔案信息整理工作操作更加的高效，組織單位需要重點加強檔案管理人員隊伍建設，全面提高檔案管理人員的綜合素質，提高管理工作質量。首先，加強檔案工作人員管理意識的宣傳教育。通過學習宣傳，檔案人員了解干部人事檔案建設方面的政策、體制、方法、標準以及相關具體工作要求，使他們能夠在思想上加強對干部人事檔案工作重要性的認識，端正工作態(tài)度。其次，組織單位需要加強工作人員信息整理工作技能培訓。針對當前干部人事檔案建設標準，規(guī)范信息整理工作體系。對工作人員進行入職培訓，就具體信息整理操作流程進行崗位培訓。同時，重點加強在職員工職業(yè)素養(yǎng)培訓。將新時期與檔案管理以及信息整理有關的實踐技能和操作，有效傳授給工作人員。讓工作人員能夠在思想上重視業(yè)務能力的提高，積極學習相關業(yè)務知識和整理操作方法，進一步規(guī)范工作人員信息整理操作態(tài)度和行為表現(xiàn)，從而保證干部人事信息整理工作更加科學、高效，保證干部人事檔案建設的高效性與穩(wěn)定性。

3.規(guī)范檔案整理職能劃分

為了有效解決干部檔案整理工作職能范圍模糊問題，組織單位需要對具體職能進行明確與劃分，從而保證信息整理工作在規(guī)范、有序的環(huán)境下合理進行。首先，針對干部人事檔案信息整理工作，需要對工作人員的工作范圍、職能權限進行明確，使工作人員清楚了解自身需要負責哪些工作內容，避免因職能交叉或者工作重復而造成的信息整理過程中出現(xiàn)的問題或者風險，同時，就是出了問題也可以及時找出責任人，從而化解風險，保證干部檔案建設與管理工作環(huán)境更加安全、穩(wěn)定。此外，針對干部檔案信息整理工作中信息目錄不斷更新導致原始數(shù)據(jù)被覆蓋的問題，組織單位需要做好原始數(shù)據(jù)備份，或者利用其它的存儲路徑進行存儲和記錄，從而為后續(xù)責任主體的明確提供重要的參考依據(jù)。

4.加強信息化整理體系建設

在干部人事信息整理工作中，為保證整理工作操作更加規(guī)范、高效，組織單位需要重點加強信息化技術的引進，以信息技術為載體，構建信息化、現(xiàn)代化信息整理體系，從而保證干部人事信息整理工作，更加符合新時期檔案管理工作要求。首先，組織單位可以利用信息掃描設備，對干部人事信息進行電子掃描和整理，從而保證信息整理工作更加高效。同時，組織單位需要建立現(xiàn)代化檔案體系，圍繞干部人事信息建立電子檔案平臺，對干部人事信息進行數(shù)字化管理。在實現(xiàn)信息有效整理的基礎上，為后續(xù)干部人事信息的查閱和利用提供了十分便利的操作條件。利用信息化技術進行原始信息數(shù)據(jù)備份與整理，保障干部人事信息安全。此外，重點加強檔案管理人員信息化操作水平、整理工作技能的培訓，讓工作人員了解相關的干部人事檔案信息整理理念，促使工作人員盡快熟悉信息化信息整理工作體系，熟練運用現(xiàn)代信息技術，規(guī)范、有序地做好干部人事檔案信息整理工作。

總之，做好干部人事檔案信息整理，具有重要的意義，既能為干部信息查詢提供便利條件，同時也能為干部人員職務晉升，提供參考依據(jù)。因此，相關單位須認真做好人事檔案整理工作。針對當前干部人事管理在思想、體制、工作人員素質等方面存在的問題，提出解決措施，進一步優(yōu)化干部人事檔案信息整理工作環(huán)境，提高干部人事檔案整理工作的整體水平和質量。