如何做好城建聲像檔案的收集與管理工作

文/楊紅利

城建聲像檔案是真實記錄一個城市各個時期發(fā)展變化的詳實而珍貴的歷史資料，具有很強的直觀性、及時性、生動性、形象性，它在帶給我們對城市深深回憶的同時，也會為以后的城市發(fā)展提供一些有益的借鑒作用

城建聲像檔案是指通過錄像、錄音、拍照等方式利用照片、錄像帶、錄音帶、光盤等載體將一個城市的規(guī)劃、建設和管理中有價值的活動記錄下來，它是建設工程檔案的重要組成部分，具有很強的直觀性、及時性、生動性、形象性的優(yōu)勢，能真實記錄一個城市各個時期發(fā)展建設變化的變遷，使之成為詳實、珍貴的歷史資料，它聲形并茂的特點是紙質檔案不可比擬的，是對紙質檔案內容的進一步豐富和補充，具有特定的依據和憑證作用，因此，聲像檔案是城建檔案館信息資源建設的重要內容。但是由于多方面原因，城建聲像檔案的收集與管理工作困難重重，存在著歸檔不完整、管理不規(guī)范、保管不到位等問題，直接影響了聲像檔案的保管及利用，如何做好城建聲像檔案收集工作與管理，筆者淺談一下自己的看法。

一、充分認識聲像檔案在城市建設發(fā)展過程中的重要性，培養(yǎng)一支高素質的城建聲像專業(yè)隊伍

城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分。隨著社會的不斷發(fā)展，聲像檔案的份額越來越大，其重要性也越來越明顯，收集城市建設發(fā)展、變化、建設和管理過程中形成的第一手資料是城建檔案館的責任。城建聲像檔案直觀反映了城市建設成就，它以圖文并舉、視聽結合的方式將一個城市各個時期發(fā)展建設變化記錄下來，將那些消失的或快要消失的變化客觀真實地濃縮在小小的電子載體上，對研究這個城市的歷史和建筑風格有較高的歷史價值，是城市建設的一個縮影，為城市建設提供了寶貴的信息資源。

雖然城建聲像檔案屬于城建檔案分類之一，但由于城建檔案管理部門和建設單位缺乏相應的專業(yè)人才和設施設備，聲像檔案的入庫率比較低。從我館的實際入庫情況看也是這樣。隨著戶縣撤縣設區(qū)，各項建設工程越來越多，形成聲像檔案的機會和數量會劇增，要想收集保存好這些聲像檔案，一是要有高素質的專業(yè)技術人員，二是要有滿足需要的高標準的攝影攝像設備。所以只有建立一支具有較高政治水平、理論修養(yǎng)和鑒賞能力，尤其熟悉城市建設和城建檔案方面相關法律法規(guī)和專業(yè)知識，具備豐富的建設工地現場拍攝實踐經驗的高素質專業(yè)隊伍，才能確保進館聲像檔案的數量和質量。

二、優(yōu)化館藏結構，豐富館藏內容，拓寬征集渠道

依據《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《檔案法》《建設工程質量管理條例》《西安市城市建設檔案管理辦法》以及《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB_T50328-2014）等法規(guī)、規(guī)范，聲像檔案為建設工程文件資料的重要內容，建設單位在報送在建工程檔案時，應按照規(guī)定將建設工程各階段形成的聲像文件立卷，并保持聲像檔案與紙質檔案的自然聯(lián)系，與工程檔案一并歸檔。因此，各建設單位應增強聲像檔案意識，加大宣傳力度，要加強領導，將聲像檔案納入到建設項目檔案的日常管理工作之中，加大經費投入，確保人力、物力、財力、設備的配備。要建立和完善各項規(guī)章制度，層層抓落實，確保項目檔案的齊全和完整。

（一）以“城市記憶工程”為抓手，彰顯城建聲像檔案魅力

城建檔案每一頁文件、每一張照片、每一段錄像，都包含著城市建設的片斷，聲像檔案將一個城市建設的歷史真實地記錄下來，它是對歷史的還原，再現了城市建設發(fā)展各個階段的自然景觀，是真實、具體、生動、形象的城建檔案資料。隨著社會的進步和發(fā)展，很多原有的自然景物和城市建筑在逐漸消失，只有聲像檔案才能真實地記錄這些原貌，為城市發(fā)展軌跡留下生動記憶。城建聲像檔案在記錄資料信息時，運用多種科學技術手段，并配以藝術手段，有聲有色地將信息呈現在人們面前，不但能聞其聲，而且還能觀其行，視聽結合，使人陷入身臨其境之感，人們不受時間、空間的限制，利于科研人員進行回憶、分析、對比、研究和闡明有關問題，大大擴展了人類眼界和認識問題的范圍，為研究這個城市的歷史和建筑風格留下寶貴的資料。

（二）更新觀念，提升主動作為、創(chuàng)新服務意識

城建聲像檔案以服務城市建設為己任，積極跟蹤拍攝建設工程施工前的原貌、施工過程中及建成后的面貌，隨著建設工程的大力發(fā)展，施工過程中的聲像資料在工程建設中的優(yōu)勢逐漸突出，不僅可以全面反映工程的施工整體過程，同時也要在原貌、開工初期基坑開挖、沉樁底板澆筑、鋼筋綁扎、混凝土澆筑等隱蔽施工方面做到記錄在前的重要一步，同時結合其可反復觀看的特點，可以迅速推廣合理的施工工藝，減少施工不合理環(huán)節(jié)的蔓延，同時可記錄工程施工中的重要事件及突發(fā)事件、安全施工、文明施工、領導檢查等重要節(jié)點的拍攝，這就需要城建檔案管理部門在與建設單位簽訂目標責任書后，在第一時間告知建設單位聲像檔案收集工作的重要性，讓他們在思想上高度重視，聲像工作人員要提前介入，參與工程的前期準備工作，熟悉相關專業(yè)管理環(huán)節(jié)，制定與建設項目聲像檔案相適應的管理規(guī)章制度與標準，為建設項目工程聲像檔案管理的后續(xù)工作穩(wěn)定、有序、順利推進與開展奠定良好的基礎。同時要與項目建設管理同步，詳細了解工程施工方案，爭取建設、施工單位的支持和配合，統(tǒng)一觀點，達到共識，制定拍攝方案，從而完整、詳實地形成有價值的聲像檔案資料。

（三）拓寬聲像檔案收集渠道，豐富聲像檔案資源內容和形式

在現代科學技術的推動下，城市聲像檔案已經滲透到城市建設和管理的各個環(huán)節(jié)之中，因此形成了內容豐富、形式多樣的聲像檔案資料，這是對城建檔案館館藏內容的豐富和補充。做好城建聲像檔案的征集，一是要靠城建檔案管理部門有針對性的、有目的地、有計劃地對城市的建設進行跟蹤拍攝；二是可以通過報紙、網絡、電視等媒體的宣傳向社會和個人廣泛征集有價值的城市建設過程中的新舊照片和錄音、錄像等聲像檔案，全方位、多層次地豐富城建檔案館的館藏。三是通過舉辦城建照片檔案展覽、城建照片攝影比賽、城建視頻展示等活動，提高公眾檔案意識，調動社會各界力量，讓他們參與到城建聲像檔案的形成中來。

三、做好聲像檔案管理、利用工作，更好服務城市建設

聲像檔案的表現形式是以真實性和準確性為前提的，這就要求我們在制作、收集、管理、利用上注重業(yè)務培訓，提升整體技能水平，努力為形成、保管、利用好聲像檔案奠定良好的基礎。

（一）完善制度，確保聲像檔案管理規(guī)范化

城建檔案管理部門和建設單位首先要結合城建工作實際制定出嚴格的聲像檔案收集、歸檔、保管、借閱、利用等配套制度和措施，明確責任，防止分散流失，做到有章可循，有法必依，使之逐步變成自覺的行動。其次要將這項工作納入檔案工作者的職責范圍，要求檔案管理工作者參與和指導好聲像檔案內容的拍攝和制作，促使聲像檔案的管理工作走向制度化、標準化。

（二）堅持科學管理，有效保管好聲像檔案

聲像檔案存在著易燃、易腐蝕、易受潮、易消磁、易劃傷等問題，如果保管不當，就會造成聲像檔案資料的損失，特別是一些珍貴的歷史資料，一旦損失就不可挽回，所以對形成的聲像檔案首先要認真鑒定，確定其價值和保管期限，嚴格按照國家規(guī)定進行整理、歸檔，其次可利用現代科技手段，把具有永久保存價值的聲像檔案及時制作成光盤，將老照片掃描刻錄成光盤，實行多份備份保存制度；再次要對聲像檔案實行獨立成卷，專柜存放，嚴格控制溫度和相對濕度，存放磁帶、磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場，還應定期檢查，對多次使用和已污損的聲像檔案要及時修復，對長期保存且不常用的磁帶，每年重繞一次，備份光盤要定期指派專人檢查，發(fā)現問題及時采取相應措施。

（三）發(fā)揮聲像檔案優(yōu)勢，實現聲像檔案資料共享

保存城建聲像檔案的目的是為了更好地提供利用，從而創(chuàng)造城市記憶的新價值。聲像檔案資源具有較大的社會效益，通過利用聲像檔案向人們開展宣傳教育活動，讓人們認識到歷史遺產和文化保護的重要性，利用有價值的城建聲像檔案，可以使利用者體會到畫外有境、聲外有聲的藝術效果，給人以無限的享受和思考，引發(fā)人們的保護意識，將優(yōu)秀的城建工藝傳承和發(fā)揚下去。所以，城建檔案管理部門要結合城市規(guī)劃、建設工作需要，有針對性地編輯制作史料片、專題片、專題畫冊，利用互聯(lián)網，拓寬聲像檔案展覽的時間與空間。要有計劃地編輯出版城市建設專題性照片集和城市建設專題片，用大量的照片成果及專題片向社會生動形象地宣傳城建檔案在城市建設中的作用和地位，也可采用視聽服務、外借服務、咨詢服務，創(chuàng)造利用服務平臺，如開發(fā)城建聲像檔案查詢系統(tǒng)，為社會各界提供便捷的服務，進一步拓寬服務領域和渠道。

在歲月的斗轉星移中，很多東西會消失，會被新的事物所代替，因此聲像檔案顯得更加彌足珍貴，它將帶給我們深深的回憶，作為城建檔案工作者深感任重而道遠，只有緊緊跟上城市建設突飛猛進發(fā)展形勢的需要，收集、保管、利用好城建聲像檔案，才能為我們居住的城市留下更多的歷史記載。