S公司財務(wù)共享服務(wù)中心運行及優(yōu)化策略研究

佟宜珈

[摘 要]本案以S公司為案例對象。S公司是近年來作為財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)相對成功的企業(yè)，財務(wù)共享中心的建設(shè)經(jīng)驗和教訓(xùn)對其他企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)和發(fā)展都具有借鑒作用。通過介紹S公司財務(wù)共享中心的建設(shè)過程，分析S公司財務(wù)共享服務(wù)中心運營狀況，提出了現(xiàn)有模式下財務(wù)共享中心存在的問題。針對其存在的問題，從4個方面提出了相應(yīng)優(yōu)化策略和解決方案。希望通過對S公司財務(wù)共享服務(wù)中心的研究，不斷優(yōu)化和改進現(xiàn)有運營過程中存在的問題，進一步完善財務(wù)共享服務(wù)模式。

[關(guān)鍵詞]財務(wù)共享中心;財務(wù)信息傳遞;系統(tǒng)流程;集團管控

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.028

[中圖分類號]F274;F416.8[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）22-00-02

1? ? ?相關(guān)背景介紹

隨著全球經(jīng)濟一體化趨勢日益明顯，企業(yè)之間日益激烈的競爭迫使企業(yè)尋求新的財務(wù)管理方式，以順應(yīng)市場發(fā)展方向，在激烈的國際競爭中不被淘汰。而財務(wù)共享中心作為近年來新興的財務(wù)管理模式，在節(jié)約管理成本、提高公司運行效率、預(yù)警風(fēng)險等方面起到了非常重要的作用。隨著現(xiàn)階段企業(yè)公司規(guī)模不斷擴大，財務(wù)壓力不斷增加，但規(guī)模擴大往往伴隨著問題出現(xiàn)，所以應(yīng)用財務(wù)共享平臺對企業(yè)來說十分重要，提高財務(wù)管理效率，將大量重復(fù)性工作交給計算機，有利于減少差錯。

2? ? ?企業(yè)概況

S公司目前在商業(yè)領(lǐng)域中是中國最大的零售業(yè)公司，競爭壓力大，行業(yè)更新?lián)Q代速度快，一旦跟不上行業(yè)發(fā)展進程，便會被不斷發(fā)展著的全球化經(jīng)濟所淘汰。所以，跟上全球化進程，只有積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，才能在市場發(fā)展中立于不敗之地。S公司從創(chuàng)始之初到今天已有20多年的發(fā)展經(jīng)驗，為了應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在財務(wù)管理方面創(chuàng)新以及全局市場環(huán)境變化，S公司要集中控制企業(yè)財務(wù)信息，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，全方位掌握企業(yè)、下屬分子公司的財務(wù)狀況，并跨部門、跨地域直接溝通，提高運行效率，了解供應(yīng)商和服務(wù)提供商內(nèi)部存在的財務(wù)問題，進行財務(wù)共享中心實踐。

3? ? ?企業(yè)當(dāng)前財務(wù)共享中心系統(tǒng)流程

S公司財務(wù)共享服務(wù)中心的運行體系由應(yīng)付賬款、費用報銷、應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)及總賬組成。

3.1? ?應(yīng)付賬款流程

應(yīng)付賬款流程作為S公司財務(wù)共享服務(wù)的核心，主要包括發(fā)票信息收集、數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)處理、銀行支付和客戶反饋。S公司將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)共享中心。應(yīng)付賬款流程共分為4個步驟：第一步，票據(jù)掃描及整理，供應(yīng)商提供給公司的票據(jù)統(tǒng)一由票據(jù)中心進行掃描形成電子文檔，在支付時由核算中心提取信息形成付款依據(jù);第二步，由數(shù)據(jù)處理中心進行數(shù)據(jù)及付款內(nèi)容審核，篩選出異常數(shù)據(jù)進行補錄或退回;第三，統(tǒng)一進行支付;第四，與供應(yīng)商之間形成反饋，客戶可以進行業(yè)務(wù)查詢。

3.2? ?費用報銷流程

作為所有員工最常接觸的部分，提高效率可以提高員工滿意度。借助新的報銷系統(tǒng)，所有人員都可以跨區(qū)域和時間報銷業(yè)務(wù)運營，縮短系統(tǒng)響應(yīng)時間，提高效率，降低成本。財務(wù)共享中心報銷流程共分為5步：第一步，票據(jù)掃描與整理;第二步，單據(jù)審核，審核信息包括單據(jù)狀態(tài)、財務(wù)審核、業(yè)務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)審批是否存在有誤信息;第三步，在系統(tǒng)中自動生成會計憑證;第四步，銀行打款;第五步，公司會對員工進行業(yè)務(wù)報銷培訓(xùn)。

3.3? ?應(yīng)收賬款流程

應(yīng)收賬款流程具體內(nèi)容有：第一步，將財務(wù)合同錄入系統(tǒng);第二步，開具發(fā)票并整理，根據(jù)合同條款確認收入;第三步，核對銀行賬戶，看交易金額是否進入銀行賬戶，并做下一步收入確認;第四步，反饋。作為財務(wù)共享服務(wù)中心的基本業(yè)務(wù)，必須是標準、高效率的流程，能夠滿足大量應(yīng)收業(yè)務(wù)的需求。

3.4? ?固定資產(chǎn)流程

固定資產(chǎn)流程負責(zé)的內(nèi)容包括資產(chǎn)買賣、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)維修等方面。資產(chǎn)購置，將資產(chǎn)購置信息發(fā)送至SAP系統(tǒng)中;資產(chǎn)維護，及時在系統(tǒng)中更新固定資產(chǎn)信息;資產(chǎn)處置，當(dāng)固定資產(chǎn)產(chǎn)生報廢、變賣、虧損等變化時，財務(wù)共享服務(wù)中心需要對其過程進行及時審核;資產(chǎn)盤點，賬目與實務(wù)進行對比，盤點實務(wù)數(shù)量及質(zhì)量。由于S公司屬于零售業(yè)，下屬固定資產(chǎn)中涉及的業(yè)務(wù)種類較多，所以需要不斷跟進固定資產(chǎn)確認和計量過程。

3.5? ?總賬流程

總賬流程中最重要的是總賬處理?？偡诸愘~流程包含完整的會計周期，整個周期包括：開立會計期間，創(chuàng)建日記賬分錄，每日與日記賬核對，期末過賬，外幣重估，運行報告，結(jié)算會計期間等。所有財務(wù)處理結(jié)果和應(yīng)付賬款中生成的業(yè)務(wù)結(jié)果將進入總賬流程。如果要停止總賬流程周期，則需要先停止相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。

4? ? ?S公司財務(wù)共享服務(wù)中心問題解析

從2008年至今，S公司財務(wù)共享服務(wù)中心的運作效果基本滿足企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理需求。目前，S公司財務(wù)共享中心的重中之重是財務(wù)業(yè)務(wù)運營。雖然目前的成本已經(jīng)降低，工作效率提高，但尚未達到預(yù)期效果，實際運作中仍存在一系列問題。

4.1? ?運行流程操作與設(shè)計分離

S公司的財務(wù)共享中心有統(tǒng)一的管理標準和標準的業(yè)務(wù)流程，通過業(yè)務(wù)流程再造消除過去煩瑣的非增值性服務(wù)，通過信息系統(tǒng)實時傳輸實現(xiàn)財務(wù)信息共享，減輕員工的工作壓力。但目前仍舊出現(xiàn)了一些問題，比如財務(wù)人員負責(zé)操作共享中心運作，但不涉及流程設(shè)計，所以，財務(wù)人員在操作過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的改進之處無法及時反饋給流程設(shè)計部門，會影響系統(tǒng)升級，制約財務(wù)效率提高。

4.2? ?財務(wù)信息傳遞效率不高

進入財務(wù)共享系統(tǒng)的財務(wù)信息需要進行一系列審計，包括向系統(tǒng)提交申請、領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)審查、審查一系列信息傳輸流程。這一過程通常由于步驟多導(dǎo)致所需時間長，一旦過程中信息傳遞出現(xiàn)問題，那么會進一步影響信息在流程中的進一步共享，從而導(dǎo)致執(zhí)行效率降低并增加成本。

4.3? ?財務(wù)信息處理效率不高

財務(wù)共享中心模型下的財務(wù)處理需要整合業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)，并在分析和處理后共享財務(wù)數(shù)據(jù)，這一系列過程需要信息系統(tǒng)的支持。目前，S公司的信息管理系統(tǒng)基本涵蓋了共享服務(wù)的相關(guān)業(yè)務(wù)，但集成和共享仍存在不足。各分公司和子公司的日常財務(wù)核算信息必須通過票據(jù)成像系統(tǒng)平臺，如果由于信息技術(shù)原因，財務(wù)共享系統(tǒng)發(fā)生錯誤，可能會影響財務(wù)數(shù)據(jù)破損或無法按時執(zhí)行。

4.4? ?員工綜合業(yè)務(wù)能力有待提升

作為一家在線和實體整合開發(fā)的大型企業(yè)，S公司擁有

1 600多家連鎖店和分支機構(gòu)，如金融、房地產(chǎn)和線下門店。業(yè)務(wù)部門和財務(wù)共享服務(wù)中心大多不在同一地點，財務(wù)共享中心工作人員也不了解日常交易業(yè)務(wù)發(fā)生的細節(jié)。財務(wù)共享服務(wù)中心的員工只執(zhí)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)操作，問題處理能力不好，如出現(xiàn)問題時需要反饋給業(yè)務(wù)部門，降低了業(yè)務(wù)處理的效率。

5? ? ?S公司財務(wù)共享中心運行優(yōu)化策略

5.1? ?優(yōu)化財務(wù)共享流程，提高管理效率

隨著S公司旗下連鎖店不斷增加，線上線下交易的業(yè)務(wù)形式不斷多元化。在許多情況下，財務(wù)服務(wù)無法根據(jù)實際運營中的設(shè)計過程進行處理，因此，財務(wù)共享服務(wù)流程和優(yōu)化改進尤為重要。流程實施過程中的連續(xù)監(jiān)控和可行性分析是流程優(yōu)化的基礎(chǔ)。借鑒中興通訊財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的經(jīng)驗，通過核心業(yè)務(wù)流程重組，對財務(wù)共享流程進行重新規(guī)劃，將DMAIC模型運用在S公司財務(wù)共享服務(wù)中心的流程優(yōu)化中，并加強業(yè)務(wù)流程監(jiān)管。

5.2? ?減少財務(wù)審批時間，提升財務(wù)管理效率

S公司作為一家大型私營企業(yè)，連鎖店遍布全國，金融業(yè)務(wù)也很復(fù)雜。在如此大量的業(yè)務(wù)中，S公司財務(wù)信息的傳遞和處理經(jīng)常遭遇不合時宜的現(xiàn)象。如果員工工作效率低下或發(fā)生人為錯誤，則相應(yīng)的影響范圍將成倍增加，會對銷售業(yè)務(wù)甚至交付業(yè)務(wù)產(chǎn)生很大的負面影響。因此，S公司應(yīng)該使用流程管理，對可能出現(xiàn)的特殊情況進行提前準備并預(yù)案，以在發(fā)生時減少解決時間，提高效率。

5.3? ?緊跟信息化進程腳步，優(yōu)化信息系統(tǒng)

S公司的金融共享服務(wù)每天要處理數(shù)以萬計的財務(wù)信息。為確保中心的穩(wěn)定運行，共享服務(wù)所需的信息系統(tǒng)必須高效穩(wěn)定。共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)由不同的子系統(tǒng)組成，支持不同的業(yè)務(wù)流程。由于這一特點，子系統(tǒng)需要高度集成和統(tǒng)一，以滿足財務(wù)共享服務(wù)。鑒于S公司的大量的財務(wù)信息還缺乏集成和共享，因此可以使用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，引入云計算等技術(shù)手段，整合數(shù)據(jù)信息，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼和標準，使財務(wù)共享中心進一步完善。

5.4? ?升級員工績效考核標準，提升員工綜合素質(zhì)

S公司的財務(wù)共享服務(wù)中心是一個分工明確、流程標準明確的部門，但員工的能力要求不僅是完成流水線操作的基本工作。S財務(wù)共享服務(wù)中心的員工不僅要有自己的業(yè)務(wù)能力要求，還要有與其工作相關(guān)的其他知識。一方面，公司應(yīng)加強對財務(wù)人員技能與業(yè)務(wù)知識的評估，建立健全部門績效評價體系。另一方面，隨著公司業(yè)務(wù)擴張，財務(wù)共享服務(wù)中心處理的財務(wù)工作越來越多，增值業(yè)務(wù)不斷擴大，中心對人才的需求也越來越強烈。因此，建立知識管理系統(tǒng)以幫助員工自我提升尤為重要。

6? ? ?結(jié) 語

目前，S公司財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)初見成效，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)合理，業(yè)務(wù)處理標準化程度高，業(yè)務(wù)流程重組效果顯著，信息系統(tǒng)健全。但是，S公司的財務(wù)共享服務(wù)中心仍然存在服務(wù)提供效率不足，員工流動率大，流程設(shè)計與實際運作分離等缺點?；诖耍疚膹膬?yōu)化流程設(shè)計，強化流程管理，優(yōu)化信息系統(tǒng)，提高效率管理等方面分析了S公司財務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題，旨在促進S公司可持續(xù)發(fā)展。

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