企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策

曹永吉

【摘要】檔案收集工作是檔案管理工作中非常重要的一部分，同時(shí)也是其中的基礎(chǔ)部分。但是當(dāng)前企業(yè)檔案收集工作在開展過程中，會受到很多因素的影響，導(dǎo)致很多問題存在于其中。本文對此進(jìn)行分析，并且結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對性的解決對策，為企業(yè)檔案收集工作效率提升提供有效保障。

【關(guān)鍵詞】檔案收集;收集工作;現(xiàn)存問題;解決對策

企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中具有非常重要的影響和作用。檔案管理在開展過程中，檔案收集工作是其中必不可少的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是其中必不可少的重要部分。檔案收集工作在某種程度上可被看作是檔案管理的基礎(chǔ)，只有先保證收集工作的有序開展，才能夠保證后續(xù)的整理、歸檔等工作順利實(shí)施。但是與企業(yè)檔案收集工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案收集工作在開展過程中，仍然存在很多問題。所以要結(jié)合實(shí)際情況，對這些問題進(jìn)行分析和處理，這樣才能夠保證檔案收集工作的有序開展。

一、企業(yè)檔案收集工作現(xiàn)存問題分析

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案收集工作的重視。檔案收集工作是檔案管理工作在開展過程中非常重要的一部分，同時(shí)也是檔案管理的基礎(chǔ)。只有保證檔案收集工作的有序開展，才能夠保證后續(xù)工作可以落到實(shí)處，這也是檔案收集工作在實(shí)施過程中的主要意義。但是通過對當(dāng)前企業(yè)檔案收集工作實(shí)施現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)有很多收集工作的開展效果并不是很理想，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因之一就是由于企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對檔案收集工作并沒有足夠的重視，認(rèn)為檔案收集工作是一項(xiàng)“可有可無”的工作。企業(yè)在日常經(jīng)營和管理過程中，其根本目的是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的有效增長，所以對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者而言，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、未來發(fā)展會給予非常多的關(guān)注和重視，但是對于企業(yè)檔案管理就會忽視，這就導(dǎo)致檔案收集工作也很難有序開展。甚至還有部分企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，放棄對檔案管理崗位進(jìn)行設(shè)置，這樣做的根本目的是為了節(jié)約在這一方面的成本投入。除此之外，還有部分企業(yè)在日常運(yùn)作過程中，雖然有相對應(yīng)的檔案管理制度，但是這些制度在實(shí)踐中無法真正有效落實(shí)，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是由于執(zhí)行力不足。所以在這種背景下，有很多企業(yè)在日常運(yùn)作過程中，會出現(xiàn)企業(yè)檔案管理比較混亂的情況，甚至還會存在檔案空白等情況。企業(yè)如果不重視檔案管理工作，那么對企業(yè)的未來發(fā)展將會造成嚴(yán)重的阻礙影響。

（二）缺乏完善的檔案收集管理制度。有部分企業(yè)在發(fā)展過程中，對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識，僅僅停留在表面上，認(rèn)為這項(xiàng)工作就是單純的對檔案進(jìn)行收集、整理和保存。有很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者普遍認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)需要浪費(fèi)大量人力、物力以及資金的工作。所以，這些企業(yè)在日常運(yùn)作過程中，并沒有結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建出一套相對完整的管理體系和制度，工作人員也缺乏對檔案收集工作的重視度。有很多企業(yè)的檔案收集工作一直走形式化路線，在實(shí)踐中根本沒有發(fā)揮出任何的價(jià)值，對企業(yè)的發(fā)展將會造成嚴(yán)重影響。

（三）人員流動過于頻繁。企業(yè)在日常管理過程中，由于企業(yè)針對檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員的流動頻率比較高，這樣就會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理在開展過程中的難度越來越大，很多工作內(nèi)容無法落到實(shí)處。導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因之一是由于很多工作人員在針對檔案進(jìn)行管理時(shí)，經(jīng)常會出現(xiàn)崗位變更或者是辭職等情況。一旦出現(xiàn)這些情況，交接人員并沒有做好交接工作，對于后續(xù)接手管理的人員而言，不僅管理難度比較大，而且毫無頭緒，這樣就會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作處于嚴(yán)重混亂的狀態(tài)。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的人員流動頻率普遍比較高，很多剛剛進(jìn)入工作崗位的工作人員，在短時(shí)間內(nèi)對檔案收集流程、工作的具體內(nèi)容等都不是很了解，這樣就會導(dǎo)致企業(yè)檔案收集工作很難順利開展。

二、針對企業(yè)檔案收集問題提出對策

（一）提高檔案管理人員收集意識。檔案管理工作一直以來都是企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中非常重要的一部分，不僅會直接影響到企業(yè)的發(fā)展，而且還會影響到企業(yè)的正常運(yùn)作。所以企業(yè)檔案收集工作在開展過程中，要針對當(dāng)前存在的問題，提出有針對性的解決措施，這樣才能夠提高企業(yè)檔案收集工作效率。企業(yè)檔案管理部門在日常運(yùn)作過程中，要按照規(guī)定的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行布置和落實(shí)。同時(shí)還要加大宣傳力度，在宣傳過程中，可以通過電視、廣播或者會議等各種不同類型的形式進(jìn)行宣傳。這樣做的根本目的是為了促使企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)重視檔案收集工作，而且還能夠促使管理人員在日常工作過程中，對檔案收集的意識有所提升，為企業(yè)的未來可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

（二）完善現(xiàn)有檔案管理制度。企業(yè)檔案收集工作要想在實(shí)踐中順利開展，就必須要結(jié)合實(shí)際情況，積極采取有針對性的措施，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，這樣才能夠?yàn)闄n案收集工作的有序開展打下良好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，對檔案管理制度進(jìn)行制定和完善，也是保證企業(yè)檔案收集工作在開展時(shí)的及時(shí)性和完整性特征得到有效發(fā)揮。在這種背景下，對于企業(yè)管理人員而言，必須要意識到檔案管理工作在實(shí)施過程中的重要性，同時(shí)還要對相關(guān)制度進(jìn)行制定和落實(shí)。在針對制度進(jìn)行制定時(shí)，要從實(shí)際角度出發(fā)，與企業(yè)在發(fā)展過程中的特點(diǎn)、發(fā)展戰(zhàn)略思想等進(jìn)行有效結(jié)合。這樣做的根本目的是為了保證檔案管理制度符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，同時(shí)還可以保證檔案收集工作的有序開展。在實(shí)踐中，要定期對檔案收集工作的開展情況進(jìn)行考核，構(gòu)建和落實(shí)符合實(shí)際要求的績效考核制度，同時(shí)還要將崗位責(zé)任制度落到實(shí)處，這樣才能夠?qū)⒚恳粋€員工的責(zé)任落到實(shí)處。在檔案收集工作實(shí)施過程中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)不完整的情況，那么要立即采取有針對性的措施，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。這樣不僅可以從根本上促使工作人員在日常工作過程中的積極性和主動性得到有效提升，而且還能夠促使檔案收集工作順利開展，促使檔案管理水平可以得到有效提升。

（三）提高檔案收集人員的綜合素質(zhì)。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的背景下，企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，要想在市場中占據(jù)有利位置，提高其綜合競爭力，就必須要意識到檔案管理工作在其中的重要性。檔案收集工作是基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理工作可以順利開展的必要前提條件。所以，檔案管理工作在開展過程中，要將重點(diǎn)放在收集工作方面，這樣才能夠保證收集工作全方位開展。在這種背景下，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)要求也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。所以，企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，要結(jié)合實(shí)際情況，采取有針對性的措施，對管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，這樣有利于檔案收集人員的工作意識得到強(qiáng)化，在實(shí)踐中逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。與此同時(shí)，還要促使管理人員對企業(yè)文化、企業(yè)未來的發(fā)展趨勢等有所認(rèn)識和了解，這樣不僅能夠?yàn)闄n案收集人員對檔案管理的相關(guān)內(nèi)容有更加深入的了解和認(rèn)識，而且還能夠促使工作人員的整個業(yè)務(wù)水平得到有效提升。除此之外，要定期組織檔案收集工作人員積極參與一些專項(xiàng)培訓(xùn)活動，這樣不僅有利于促使工作人員在針對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行收集時(shí)的效率得到提升，而且還能夠保證檔案收集的全面性和有效性。

三、結(jié)束語

企業(yè)檔案管理工作在開展過程中，收集工作是其中非常重要的一部分，是檔案管理的基礎(chǔ)。所以在企業(yè)內(nèi)部開展檔案收集工作時(shí)，要對員工檔案收集意識進(jìn)行強(qiáng)化，同時(shí)還要積極采取有針對性的措施，對檔案收集管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案收集人員的綜合素質(zhì)。這樣不僅能夠促使企業(yè)檔案收集工作可以有序開展，而且還能夠保證收集工作效率得到提升。

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