新形勢(shì)下提升會(huì)議效率的措施探析

陶婧 郭羽

【摘要】務(wù)實(shí)高效的會(huì)議既可以將工作充分部署布置下去，又可以節(jié)約時(shí)間、釋放精力，成為確保工作落實(shí)的“助推器”。原先以會(huì)議落實(shí)會(huì)議的工作套路必須改變，面對(duì)新時(shí)代要有新氣象新作為，只有主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)下的任務(wù)要求，才能不斷提升企業(yè)管理水平，確保各項(xiàng)工作部署得以落實(shí)。

【關(guān)鍵詞】會(huì)議效率;問(wèn)題分析;規(guī)范管理;實(shí)效性措施

會(huì)議是確保將工作落實(shí)的重要手段，是企業(yè)管理過(guò)程中進(jìn)行問(wèn)題溝通和解決的重要途徑。通過(guò)會(huì)議進(jìn)行部署、協(xié)調(diào)工作更是一種領(lǐng)導(dǎo)方法。有效的會(huì)議管理有助于使會(huì)議更加高效，激發(fā)出員工的積極性，達(dá)到集體決策的目的，推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。新形勢(shì)下的會(huì)議管理，給辦會(huì)人員提出了更高要求，探索分析其中存在的深層次潛藏問(wèn)題，不斷總結(jié)內(nèi)在規(guī)律，實(shí)現(xiàn)會(huì)風(fēng)真正積極轉(zhuǎn)變，才能推動(dòng)中心工作順暢開(kāi)展。

一、會(huì)議的概念

會(huì)議就是企業(yè)集體議事，“會(huì)”就是集會(huì)，“議”就是商議，是組織集中起來(lái)共同探討某項(xiàng)工作的方式。會(huì)議能夠稱(chēng)其為會(huì)議，需要具備三個(gè)基本要素：首先是要有組織，活動(dòng)的召集者要有，活動(dòng)的參與者也是必不可少。其次要有集中主題，就是需要有共同探討協(xié)商的事項(xiàng)。最后，參加會(huì)議的人員必須是兩人以上。

二、會(huì)議中存在的問(wèn)題分析

（一）會(huì)議數(shù)量較多。召開(kāi)會(huì)議是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的一種重要方式，但是很多企業(yè)目前只會(huì)借助這一種手段，造成了會(huì)議數(shù)量越來(lái)越多，存在為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，需要集體研究的事情要開(kāi)會(huì)，不需要集體決策的事情也要開(kāi)會(huì)，“會(huì)?！爆F(xiàn)象很普遍。會(huì)議召開(kāi)名目較多，大大小小各類(lèi)會(huì)議都有，開(kāi)會(huì)的頻率很高，參會(huì)人員尚未從一個(gè)會(huì)議中出來(lái)，就可能進(jìn)入了下個(gè)會(huì)議中去，造成了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

（二）會(huì)議效果不理想。會(huì)議效果很多時(shí)候不是召開(kāi)會(huì)議的關(guān)注點(diǎn)，而是把開(kāi)會(huì)的重點(diǎn)放在了只追求會(huì)議規(guī)模大不大、規(guī)格高不高，范圍廣不廣，領(lǐng)導(dǎo)到不到場(chǎng)等方面。會(huì)議中有沒(méi)有人真正參與進(jìn)來(lái)，是不是存在出去“放放風(fēng)”“聊聊天”等不遵守會(huì)風(fēng)會(huì)議紀(jì)律的現(xiàn)象，沒(méi)有充分重視起來(lái)。有些會(huì)議的召開(kāi)，沒(méi)有做到很好地推動(dòng)一項(xiàng)工作的進(jìn)行，而是簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)傳達(dá)到了，讓有關(guān)人員知曉了，做到有痕跡、有記錄，這樣不僅解決不了根本性問(wèn)題，還有可能會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題。

（三）陪會(huì)人員過(guò)多?，F(xiàn)在很多會(huì)議都追求面面俱到，陪會(huì)人員過(guò)多，邀請(qǐng)了與工作所有相關(guān)人員參加，本身就存在推卸工作責(zé)任和“不作為”的嫌疑。實(shí)際上很多參會(huì)人員與會(huì)議的議題本身關(guān)聯(lián)度不大，甚至有些可能是臨時(shí)被拉過(guò)來(lái)進(jìn)行參會(huì)，這樣也就造成了參會(huì)者無(wú)法提出一些有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議。

（四）會(huì)后落實(shí)無(wú)人跟蹤。會(huì)議召開(kāi)之后，會(huì)上達(dá)成的共識(shí)和需要待辦的事項(xiàng)，明確了責(zé)任人和責(zé)任部門(mén)，卻沒(méi)有具體考核措施，完成與否、落到到位與否還是個(gè)未知數(shù)，就沒(méi)有真正達(dá)到會(huì)議召開(kāi)的目的，沒(méi)有將工作延伸到“最后一公里”，這樣就造成了整個(gè)工作的“頭重腳輕”。

（五）決策鏈路過(guò)長(zhǎng)。在會(huì)議數(shù)量無(wú)法有效減少和會(huì)議效果不佳的背后，折射出的是企業(yè)深層次管理問(wèn)題。決策事項(xiàng)方式只能是通過(guò)層層召開(kāi)會(huì)議的方式加以解決，會(huì)議中存在“推諉扯皮”的現(xiàn)象，一個(gè)事項(xiàng)的解決需要召開(kāi)很多次會(huì)才能協(xié)調(diào)順暢，甚至在多次協(xié)調(diào)之后還沒(méi)有真正解決問(wèn)題，側(cè)面說(shuō)明企業(yè)部門(mén)權(quán)責(zé)關(guān)系不明確，業(yè)務(wù)條線比較多，溝通協(xié)調(diào)不順暢的現(xiàn)狀。

三、提升會(huì)議效率策略探析

（一）制定會(huì)議制度。從源頭上杜絕“會(huì)多”的辦法就是嚴(yán)格會(huì)議的審批，制定會(huì)議的管理制度。能夠通過(guò)文件、電話、視頻、傳真等其它方式解決問(wèn)題的，就不要召開(kāi)會(huì)議。會(huì)議的審批可以實(shí)行分級(jí)分類(lèi)審批，對(duì)于申請(qǐng)各類(lèi)型會(huì)議的數(shù)量加以嚴(yán)格控制。同時(shí)，會(huì)議召開(kāi)需本著“規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效”的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間和參會(huì)人員范圍。制定會(huì)議的管理制度之后，確保將制度執(zhí)行到位，可以更好實(shí)現(xiàn)會(huì)議效率大幅提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范管理。

（二）會(huì)前做好策劃。不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備之會(huì)。既然決定召開(kāi)會(huì)議，就要明確會(huì)議的主題，召開(kāi)的目的，想要達(dá)成的目標(biāo)等基本事項(xiàng)，會(huì)議召開(kāi)的成不成功，會(huì)前的準(zhǔn)備很關(guān)鍵。中央“八項(xiàng)規(guī)定”中明確提出了精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)的要求，對(duì)于會(huì)議召開(kāi)的必要性進(jìn)行了規(guī)定，要從根本上切實(shí)減少各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)，就是要求會(huì)議召開(kāi)的主題要明確，不召開(kāi)僅僅是泛泛部署和提要求的會(huì)議，而是要召開(kāi)“貨真價(jià)實(shí)”的會(huì)。會(huì)議的議題需提前發(fā)給參會(huì)人員，以提前讓大家做好準(zhǔn)備，有針對(duì)性準(zhǔn)備會(huì)上發(fā)言材料，增強(qiáng)會(huì)議實(shí)際效果。會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)可以采用清單式，列出需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)、處理方式、聯(lián)系人、備注等信息。如遇到重要的會(huì)議，可以提前到會(huì)場(chǎng)進(jìn)行彩排，按照會(huì)議的流程預(yù)演，以提早發(fā)現(xiàn)和處理可能存在的問(wèn)題，確保會(huì)議正常召開(kāi)。

（三）會(huì)中工作要到位。會(huì)議已經(jīng)開(kāi)始了，主要領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員已經(jīng)落座，要將會(huì)議開(kāi)到位、說(shuō)到位，會(huì)中控制很關(guān)鍵。首先，要把得住方向，控制好全局。根據(jù)會(huì)議主題進(jìn)行，此次會(huì)議是貫徹學(xué)習(xí)上級(jí)文件精神的，就要將文件精神傳達(dá)到位，重點(diǎn)是文件精神的解讀和學(xué)習(xí);會(huì)議是討論生產(chǎn)線的建設(shè)方案，那就要讓參與此項(xiàng)建設(shè)的相關(guān)部門(mén)都能夠清楚職責(zé)分工，領(lǐng)著任務(wù)回去。其次，會(huì)議的議程應(yīng)當(dāng)清晰明確，會(huì)議的時(shí)間盡量縮短。少說(shuō)空話和套話，多說(shuō)實(shí)際有用的話，不說(shuō)廢話，這樣才能帶動(dòng)會(huì)風(fēng)積極轉(zhuǎn)變。

（四）會(huì)議總結(jié)要充分。會(huì)議召開(kāi)之后，總結(jié)必不可少。會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)中內(nèi)容翔實(shí)準(zhǔn)確記錄下來(lái)，并于第一時(shí)間轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員閱處，同時(shí)要做好會(huì)議中有關(guān)的文件資料整理和歸檔工作。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)也要及時(shí)，借助信息手段來(lái)將會(huì)議精神傳達(dá)落實(shí)。會(huì)議事項(xiàng)的落實(shí)催辦工作要跟蹤和督促，在會(huì)上落實(shí)好牽頭部門(mén)，做到及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。會(huì)后收尾工作也包含了辦會(huì)的總結(jié)，這次會(huì)議在哪些細(xì)節(jié)問(wèn)題的處理上還顯得不足，還有哪些方面是可以提升的，可以充分總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為下一次的辦會(huì)提供參考和依據(jù)。

（五）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理。通過(guò)科學(xué)界定各部門(mén)職責(zé)，厘清權(quán)責(zé)關(guān)系，及時(shí)糾正部門(mén)存在的缺位、越位現(xiàn)象。健全部門(mén)履職沖突協(xié)調(diào)的機(jī)制，明確職責(zé)劃分，更好發(fā)揮出資源有效配置的效益，這樣可以從一定程度上杜絕需要利用開(kāi)會(huì)手段來(lái)協(xié)調(diào)問(wèn)題的現(xiàn)象。只有在企業(yè)內(nèi)部管理流程順暢了，管理機(jī)制相對(duì)健全，職責(zé)界面清晰，才是保證工作良性運(yùn)作的基礎(chǔ)和根本。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)會(huì)議這種形式，員工可以了解條線和中心工作開(kāi)展情況，有效參與到企業(yè)管理中來(lái)，從而促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。面對(duì)發(fā)展的新形勢(shì)、新要求，深入剖析會(huì)議效率不高的深層次問(wèn)題，探究實(shí)現(xiàn)高效辦會(huì)的手段是很有必要的。通過(guò)優(yōu)化流程、源頭控制、明確主題、充分總結(jié)等措施，可以確保提升會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議精細(xì)化管理水平。

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