打造高質(zhì)量檔案管理水平提升基層計生服務(wù)

項艷林

【摘 要】新時期衛(wèi)生和計生工作已區(qū)別于過去的計劃生育管理時代，怎么利用升檔案工作具有管理性、政治性變?yōu)榉?wù)性為主，對社會和新時期衛(wèi)生和計劃生育事業(yè)都具有歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。衛(wèi)生計生系統(tǒng)受機(jī)構(gòu)合并、受上級檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)等影響，曾在工作中取得過顯著成績，但目前也存在一些問題亟待解決，方能確保四大門類檔案齊全、完整、真實(shí)，使歷史得以完整延續(xù)，使衛(wèi)計系統(tǒng)新篇章得以完美開啟。

【關(guān)鍵詞】提升水平;提高質(zhì)量;策略建議

做好基層計生檔案工作，不僅是當(dāng)前人口和計生工作的需要，而且也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面。計生工作各項資料的積累也有賴于基層良好的計生檔案工作，從而為制定科學(xué)合理的計生工作目標(biāo)奠定科學(xué)基礎(chǔ)。然而應(yīng)該看到，基層單位受觀念、體制、人力、條件和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。

一、實(shí)現(xiàn)基層現(xiàn)代化計劃生育檔案管理勢在必行

在新的歷史時期背景下，需要對計劃生育檔案管理工作進(jìn)行一定的調(diào)整和改善，即將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于計劃生育檔案管理工作中。這樣的調(diào)整和改善的意義主要體現(xiàn)在三方面。第一方面，將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于該工作中，既可以提高基層計劃生育檔案管理的質(zhì)量和保證其真實(shí)性，還可以提升基層計劃生育檔案管理的水平;第二方面，現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可以提高檔案管理的效率，因?yàn)橥ㄟ^應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)可以減少檔案管理的任務(wù)量和節(jié)約資源，從而實(shí)現(xiàn)了資源的合理優(yōu)化配置;第三方面，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以切實(shí)的反饋基層計劃生育管理工作，從而促進(jìn)計劃生育管理水平和質(zhì)量的提高。由此可見，將現(xiàn)代化科技應(yīng)用到基層計劃生育檔案管理工作中已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。

二、計劃生育檔案管理存在的不足

（1）計劃生育檔案管理工作意識薄弱。在現(xiàn)實(shí)社會中，由于檔案管理崗位的工作人員專業(yè)知識的薄弱，對檔案管理工作的認(rèn)識不到位，因而導(dǎo)致計劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計劃生育檔案管理工作程序科學(xué)性和程序性不強(qiáng)。尤其是涉及到崗位和工作請辭等方面的問題時，工作人員對檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認(rèn)識不夠清晰，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案的混亂和檔案數(shù)據(jù)的丟失以及檔案分類不夠明確。

（2）基礎(chǔ)計劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關(guān)系。如果在檔案管理工作中，信息內(nèi)容登記過程中沒有相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，會導(dǎo)致一些重要信息的丟失，從而嚴(yán)重影響了檔案信息的真實(shí)性和有效性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

（3）計劃生育檔案管理內(nèi)容的真實(shí)性低。由于計劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進(jìn)而使檔案管理工作者在完成工作任務(wù)時不夠認(rèn)真，責(zé)任心不夠強(qiáng)，登記的內(nèi)容隨意性增加，檔案內(nèi)容的真實(shí)性不夠高，這樣嚴(yán)重阻礙了計劃生育檔案管理工作的進(jìn)步。

（4）計劃生育檔案管理工作者的專業(yè)水平較低。由于工作人員得不到專業(yè)技能的培訓(xùn)，甚至出現(xiàn)一個工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時也不能完全掌握檔案管理的信息內(nèi)容。

（5）計劃生育生育檔案管理水平和基礎(chǔ)設(shè)備均不健全。在效率決定發(fā)展速度的今天，基層的計劃生育檔案管理仍然采用庫存的方式，然而隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，檔案庫存的方式不僅浪費(fèi)時間，還浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發(fā)展的一個因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理缺乏高新技術(shù)的指導(dǎo)，無法將最先進(jìn)的管理手段應(yīng)用到計劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。

三、提高基層計劃生育檔案管理水平的基本措施

（1）提高現(xiàn)代化基層計劃生育檔案管理的意識。我國計劃生育工作的重要組成部分之一是基層計劃生育檔案管理工作。因此從事計劃生育檔案管理的工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任意識和法制觀念，還要具有較強(qiáng)的思想道德修養(yǎng)和較高的業(yè)務(wù)能力。同時，政府部門可以分設(shè)專門的計劃生育網(wǎng)站，對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機(jī)會，這樣可以有效的提高工作人員的現(xiàn)代化管理意識和水平。

（2）應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)合理分配計劃生育檔案管理資源。高新技術(shù)的飛速發(fā)展，要想提高基層計劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網(wǎng)絡(luò)資源技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)施基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理的有效手段之一。如果將計劃生育的信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行整合，這樣可以達(dá)到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）完善計劃生育檔案管理體系。基層計劃生育檔案管理的工作需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。因?yàn)楦鱾€地方存在一定的差異性，所以在制定計劃生育檔案管理制度時，需要做到聯(lián)系實(shí)際，依據(jù)不同地方的特色和工作特點(diǎn)，這樣做到相關(guān)的規(guī)章制度最大程度上應(yīng)用到實(shí)際工作中。

（4）計劃生育檔案信息登記時做到有章可循。實(shí)事求是是基礎(chǔ)計劃生育檔案管理工作的基本要求，因?yàn)檫@樣可以有效保障計劃生育檔案信息的真實(shí)性。工作人員在遇到比較模糊的信息時，需要經(jīng)過認(rèn)真核對后再填寫，嚴(yán)格禁止隨意填寫，這樣可以有效的保證檔案信息的真實(shí)性。

（5）提高計劃生育檔案管理工作人員的專業(yè)水平。計劃生育檔案管理工作人員不僅要通過自身的學(xué)習(xí)不斷的提高自己的專業(yè)知識水平，還要積極抓住政府部門給提供的與專家交流的機(jī)會。通過專家的指導(dǎo)，可以有效提高工作人員在實(shí)際工作中的應(yīng)變能力和提高基層計劃生育檔案管理現(xiàn)代化水平。除此以外，計劃生育檔案管理工作人員要提高自己的工作熱情和工作態(tài)度，做到工作中沒有隨意性和敷衍了事的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且，每一個計劃生育檔案管理工作人員要有積極的態(tài)度和熱忱來對待檔案管理工作。同時還要在工作中勇于挑戰(zhàn)自己、敢于創(chuàng)新，積極解決工作中遇到的問題，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化作用一定的貢獻(xiàn)。

在計劃生育檔案管理工作中，不僅要樹立全局的觀念，還要建立起全國范圍內(nèi)的計劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系，從而促進(jìn)計劃生育工作的發(fā)展。通過了解基層檔案管理存在的問題，探索出相應(yīng)的現(xiàn)代化管理措施，對基層計劃生育管理的發(fā)展有非常重要的意義。計劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系的建設(shè)是一項長期工作，是一場持久戰(zhàn)，但是隨著實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，人力資源的不斷擴(kuò)大、制度體系的不斷完善、工作責(zé)任意識的不斷增強(qiáng)，基層計劃生育檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)也會很快得以實(shí)現(xiàn)。