淺談行政事業(yè)單位固定資產內部控制制度設計

摘 ?要：建立行政事業(yè)單位內部控制制度是為了合理保證單位經濟活動合法合規(guī)、資產安全和有效使用、從而有效防范舞弊和預防腐敗，以提高公共服務的效率和效果。因此說，行政事業(yè)單位各層面內部控制制度的建立和有效實施十分重要也十分必要。本文結合工作實際，僅對行政事業(yè)單位業(yè)務層面中固定資產內部控制制度設計工作進行探討，以小見大，為相關內部控制制度設計者和使用者提供借鑒，進而將行政事業(yè)單位單位層面內部控制和其他業(yè)務層面內部控制制度更有效設計并得以實施。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;固定資產;內部控制

國有資產管理是行政事業(yè)單位重要的工作之一，資產流失、使用不當、配置不合理等都將影響國有資產效益的發(fā)揮，隨著固定資產管理有關政策、制度、辦法的逐步完善，如何做好行政單位固定資產內部控制制度設計工作就顯得尤為重要，現(xiàn)從如下五個方面探討如何做好這項工作。

一、分配固定資產管理權限

（1）固定資產賬務管理與實物管理由不同部門負責的情況。通常情況下，行政事業(yè)單位會設置專門的固定資產賬務管理部門，比如財務管理部門;同時，設置了專門的固定資產實物管理部門，比如專職的資產管理部門，或由辦公室指派專人負責固定資產的實物管理。

此種情況下，財務管理部門主要負責固定資產賬簿的設置;依據固定資產實物增減變動情況記錄各類固定資產價值變化情況;負責固定資產購置、維修維護、處置相關資金管理。固定資產實物管理部門主要負責匯總、審核、形成固定資產需求配置計劃;牽頭固定資產購置、轉讓、調撥、分配;負責固定資產日常維修維護;負責跟蹤、記錄固定資產日常管理信息變化等情況。財務管理部門與資產管理部門應定期進行實物盤點，確保賬實相符;年度終了后共同核對各類固定資產價值信息，確保賬表一致、賬賬一致。

（2）固定資產賬務管理與實物管理在同一部門的，應通過不兼容崗位設置，確保有專人分別負責固定資產賬務管理和實物管理。必要情況下，引入單位紀委或中介機構等參與固定資產的實物盤點及固定資產關鍵信息核對工作，以確保賬表一致、賬賬一致。

（3）由于固定資產具有較高價值，其管理工作具有一定的長期性和專業(yè)性，因此行政事業(yè)單位各內設機構均要指派專人，配合財務管理部門和固定資產實物管理部門做好固定資產的日常管理工作。其主要職責包括：提出固定資產配置和維修維護需求，報告固定資產管理和使用等信息情況，配合做好固定資產盤點工作。

（4）有條件的單位，可單獨成立固定資產管理領導小組。領導小組成員包括分管財務工作、固定資產實物管理的領導，財務管理部門、固定資產管理部門負責人，財務會計人員，固定資產實物管理專員等。領導小組負責編寫單位固定資產管理辦法、初審固定資產需求配置計劃、制定年度固定資產管理工作計劃、評價固定資產盤點結果、提出固定資產處置建議等。

二、關于固定資產配置管理

（1）制定固定資產配置標準。一是要參照財政部門下發(fā)的政府采購等固定資產配置標準，制定本單位固定資產配置的單價標準;二是參照當地政府部門下發(fā)的行政單位實物資產配置標準，制定本單位固定資產配置的數量標準。

（2）擬定固定資產需求計劃。一是由單位內設機構根據工作需要，參照固定資產配置標準，提出新的固定資產需求計劃，同時上報閑置、待處置資產情況;二是固定資產實物管理部門經初步審核，匯總形成單位固定資產購置計劃、內部調配方案及待處置計劃，報分管領導或固定資產管理領導小組決策。

（3）編報固定資產購置預算。依據審核后的單位固定資產購置計劃，按照財政部門有關要求編制固定資產購置預算。預算編制過程中，提前謀劃好資金來源、固定資產采購方式、款項支付額度及時間等，以提高預算資金使用效率。

（4）通過政府采購的形式購置固定資產。購置固定資產前要履行好內部審批程序，以確認采購需求情況、資金來源情況及采購方式等。自行組織固定資產購置的，要由固定資產管理部門、財務管理部門、資產使用部門或單位紀委部門組成采購評標小組，選定供應商。涉及金額較大或具有特殊用途的固定資產采購，建議通過第三方中介機構通過公開招標的方式實施。

（5）發(fā)生新增固定資產的，由固定資產管理部門、財務管理部門、資產使用部門或單位紀委部門組成驗收小組，查驗并記錄新增固定資產信息。新增固定資產信息由固定資產管理部門統(tǒng)一保管，并據此填制固定資產入賬手續(xù)，報財務管理部門調整固定資產賬面信息。

三、關于固定資產的日常管理

（1）固定資產的日常保管和分配應堅持“權責清晰、注重效率、便于工作”的原則。建議由資產管理部門統(tǒng)一保管，其他各部門按需使用的固定資產有房屋、車輛、大型打印設備、攝影攝像設備、應急保障設備等;各部門按需領用和保管的固定資產有辦公桌椅、電腦、傳真機、打印機、小型復印機、掃描儀等。

（2）各部門要按照“誰使用、誰保管、誰負責”的原則，指派專人負責本處室使用和保管的固定資產的日常管理，及時記錄固定資產管理信息變化情況，并定期向固定資產管理部門報告，更新有關管理系統(tǒng)信息。

（3）固定資產的日常維修、維護工作應統(tǒng)一由固定資產管理部門負責。各部門使用和保管的固定資產有維修、維護需求時，由本部門固定資產管理人員報單位固定資產管理部門，由其組織實施和結算。預計發(fā)生大額支出的，需報分管領導或固定資產管理領導小組決策。

（4）因退休或工作變動調離本崗位的，調離前要辦理好固定資產移交手續(xù)，移交的固定資產有異常情況的要寫明情況及原因。辦理移交后，要及時報送固定資產管理部門更新相關資產信息。

（5）固定資產使用和保管人要盡職盡責，不得擅自損壞、私自變賣或挪用固定資產。因失職或故意造成固定資產丟失或損壞的，相關責任人要依資產價值進行賠償。

（6）固定資產管理部門應在每個年度組織一次固定資產清查盤點，重點核查是否做到了賬實相符、賬表一致、賬賬相符，以及資產信息是否記錄完整、及時更新。有條件的情況下，可委托中介機構開展固定資產清查盤點工作，并出具專項報告。

四、關于固定資產的處置

（1）經盤點確認發(fā)現(xiàn)固定資產損失的，固定資產管理部門應擬定報廢清單，并經財務管理部門確認后，報分管領導或固定資產管理領導小組決策。涉及金額較大、管理使用不當造成意外損失的，應經單位領導集體研究后作出相應決定。

（2）固定資產管理部門應按照當地政府部門下發(fā)的行政事業(yè)單位固定資產處置有關規(guī)定要求，履行好外部審批程序，并依據審批結果進行處置。

（3）固定資產處置后，固定資產管理部門調整固定資產管理系統(tǒng)有關信息，并將相關情況報財務管理部門調整有關賬目，真實記錄有關收入和支出情況。

五、關于開展固定資產管理自評工作

固定資產管理是一項長期而重要的系統(tǒng)工作，因此有必要開展管理自我評價工作，以完善相關制度辦法，確保管理有效。

（1）制定適當的自評價指標體系。該體系應包括固定資產管理制度建設情況（包括管理職責劃分是否清晰、工作流程是否完善、不兼容崗位設置情況、審批程序是否完整等）、固定資產管理重要工作開展情況（是否編報固定資產配置計劃、編制固定資產購置預算、是否通過政府采購的形式新增固定資產、是否開展固定資產清查盤點及成果應用情況、是否召開固定資產管理專題會議或培訓等、固定資產管理相關賬表記錄情況）、重要數據指標情況（固定資產配置計劃和購置預算執(zhí)行情況、人均資產配置情況、資產維修維護費用情況、損失待報廢情況）。

（2）由固定資產管理部門、財務管理部門、資產使用部門或單位紀委部門組成固定資產管理自評價工作小組，開展相關工作，并形成專項工作報告。有條件的情況下，可委托中介機構開展此項工作，并出具專項報告。

（3）自評價成果應用。一是督促各部門重視固定資產管理工作，履行好相關崗位職責;二是督促相關部門做好幾項固定資產管理重點工作;三是摸清單位內部固定資產配置情況，評價其合理性，為未來資產配置和處置提供依據;四是分析好單位固定資產管理成本效益情況，提高相關預算資金使用效率;五是發(fā)現(xiàn)不足，進一步完善單位固定資產管理制度和工作流程。

參考文獻

[1]2019年度高級會計實務.財政部會計資格評價中心編

作者簡介：王莉（1981-）女，漢，山東省會計師，學歷：碩士研究生，單位：遼寧省水利事務服務中心，固定資產管理。