大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化分析

■李玲（湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

在大數(shù)據(jù)該時代背景下，檔案資料管理已趨向于電子化。然則，社保檔案資料管理，在電子化方面仍然略顯不足，存在一定問題，有待于進一步優(yōu)化。對此，以大數(shù)據(jù)為時代背景下，深入研究社保電子化檔案管理有著一定現(xiàn)實意義及價值。

一、簡述社保的檔案管理

（一）重要性闡述

針對社保事業(yè)發(fā)展與國企員工來說，管理社保檔案工作持續(xù)有效地落實有著至關(guān)重要的影響，屬于衡量著國企績效水平核心標(biāo)準(zhǔn)。社保檔案，記錄著國企發(fā)展歷史與重要的成果，也可作為教學(xué)方面的重要資料。現(xiàn)階段，社保業(yè)發(fā)展水平仍然處初級發(fā)展階段，國企應(yīng)用當(dāng)中略有不足。對此，需要緊跟時代的發(fā)展步伐，借助電子化、大數(shù)據(jù)各項技術(shù)優(yōu)勢，強化管理社保檔案，以能夠為后期各項工作高效化實施提供重要參考，為社保業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（二）目的

國企社保檔案方面的管理工作，并非屬于形式主義工作，管理目的包括：便于企業(yè)隨時調(diào)取應(yīng)用、高效利用、為國企員工社保提供重要依據(jù)等。管理社保檔案，重點應(yīng)當(dāng)將檔案入庫登記、檔案整理與歸檔、電子化的管理各項工作做好。

（三）現(xiàn)實作用

伴隨時代的進步發(fā)展，國企檔案資料信息量劇增，受重視的程度略顯提升，社保的技術(shù)檔案，它主要是結(jié)合個人的發(fā)展情況漸漸形成的，包括國企員工受教情況、職稱、級別、培訓(xùn)、工作等等，還包含著國企理論發(fā)展的成果、社保等，社保方面所有技術(shù)檔案實現(xiàn)電子化、精細化的管理，有助于提升整體的工作效率。

二、現(xiàn)狀分析

（一）在戰(zhàn)略地位方面

多數(shù)人單純以為檔案資料管理屬于細枝末節(jié)，并不關(guān)系著部門考核，基層窗口日常工作繁忙且壓力較大，無時間整理、影像化各種檔案資料；檔案室的面積未能達標(biāo)，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完畢等，電子化檔案管理實現(xiàn)道路十分艱難；未能夠依據(jù)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)體系及社保檔案資料管理辦法，把檔案納入至規(guī)范化的管理當(dāng)中，運行機制缺乏完善性；在人員匹配方面，缺乏穩(wěn)定性，能滿足于實際工作需求專職的檔案工作者較少，兼職者對口檔案管理專業(yè)的相對較少。

（二）在影像化的程度方面

各個科室自行采集、整理自己的業(yè)務(wù)檔案，采用紙質(zhì)的手工管理，不利于對后期檢索、核查、統(tǒng)計及使用等，工作效率相對較低，極易有差錯情況出現(xiàn)。紙質(zhì)版的檔案通常并未做備份出來，檔案管理的安全性相對較低，存在著較大年久缺失的可能性，在缺失之后經(jīng)辦依據(jù)斷然不足。若經(jīng)辦出錯、缺失檔案，業(yè)務(wù)經(jīng)辦的流失斷然會缺少原始依據(jù)難以糾正，對社保經(jīng)辦嚴(yán)肅性、連續(xù)性影響較大，對參保人自身利益會產(chǎn)生損害作用，社保業(yè)的持續(xù)發(fā)展備受限制。

（三）在數(shù)據(jù)庫的共享方面

員工人事檔案，屬于退休辦理主要依據(jù)及養(yǎng)老待遇調(diào)整原始的憑證，更屬于社保檔案核心構(gòu)成，與工齡長短、退休的時間、養(yǎng)老待遇高低與否等均密切相連。因其形成的時間相對久遠，且涉及到較多單位，情況十分復(fù)雜、有著較強流動性、較多的內(nèi)容、較大數(shù)量等，管理規(guī)范難以到位，紙質(zhì)檔案的管理不夠妥善、到位，資源缺失問題時有出現(xiàn)，對員工自身利益影響較大。未能夠及時整理、裝訂，影像化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏規(guī)范化程度。檔案資料電腦查詢目錄索引還并未建立起來，全面影像化員工檔案并未納入到整體工作規(guī)劃當(dāng)中，并未開發(fā)相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)軟件。

（四）在人事檔案方面

現(xiàn)階段，社保的一體化綜合系統(tǒng)檔案模塊雖已要求掃描人事方面檔案，但在實操期間，依然存在需掃描資料但卻并得到及時未掃描或少掃描等情況，只是依靠著單一紙版的檔案，該系統(tǒng)不完全的掃描會導(dǎo)致檔案缺失，陷入被動的局面。錄入員工人事檔案當(dāng)中，關(guān)鍵資料缺乏完善性，需查找時也僅僅能夠查找紙質(zhì)版的檔案，耗時耗力，極易有差錯問題出現(xiàn)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦的系統(tǒng)內(nèi)部未能建立起員工人事檔案的共享系統(tǒng)模塊，以至于無法實現(xiàn)社保經(jīng)辦網(wǎng)絡(luò)與人事檔案互通互享。經(jīng)辦系統(tǒng)平臺并未設(shè)立員工檔案的掃描傳送該項功能，企業(yè)在辦理退休各項業(yè)務(wù)時需要親臨現(xiàn)場審核這些檔案資料，存在著扎堆辦理這一情況。

（五）在檔案備份及責(zé)任追究方面

并未及時地將社保數(shù)據(jù)檔案備份工作做好，重要檔案資料保存期限內(nèi)存在較大缺失問題的可能性。檔案管理的責(zé)任追究也只是停留于批評與告誡層面上，未能夠深入落實相應(yīng)獎懲機制。刑法修訂案、社保個人的權(quán)益記錄相關(guān)管理辦法等著，對于查詢數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的信息安全方面問題提出較為明確的要求及標(biāo)準(zhǔn)，但是，仍然有傳播與泄漏、復(fù)制與查詢他人社保數(shù)等行為出現(xiàn)，增加了社保的電子化檔案保密及參保群起的信息安全風(fēng)險隱患。

三、電子化實現(xiàn)路徑

（一）提升重視度、注重制度保障的完善化

借助多種宣傳渠道、手段，確保各級領(lǐng)導(dǎo)均能夠高度重視社保檔案的電子化管理，把電子化的社保檔案納入至考核管理當(dāng)中，充分解決人員與資源短缺及庫房緊張各項實際問題，為實現(xiàn)社保檔案的電子化管理提供便利條件；逐步完善化社保業(yè)務(wù)的檔案收集整理、立卷歸檔、存儲、移交、利用、保密、鑒定及銷毀各項制度，促使良好的運行機制能夠形成；配備專職的檔案管理者，最好應(yīng)當(dāng)是檔案管理的對口專人人員，由他們來統(tǒng)一接收及備份電子檔案；內(nèi)設(shè)科室，需配備一名兼職人員，主要負責(zé)科室檔案采集整理及移交各項工作；加強人員培訓(xùn)，促使管理的專業(yè)水平能夠提升，推動著社保檔案實現(xiàn)電子化的管理。

（二）采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、影像化業(yè)務(wù)檔案

依據(jù)誰經(jīng)辦則由誰采集、誰采集則由誰影像化這一基本原則，隨時采集原始的紙質(zhì)版檔案，并隨時予以影像化，各類一定頁數(shù)的資料均屬于一個移交的單位，移交給綜合的檔案室。在次年初期，應(yīng)當(dāng)把本科室在上一年末所移交業(yè)務(wù)資料做好全部移交處理工作；紙質(zhì)版檔案的目錄數(shù)據(jù)內(nèi)所有文件，均應(yīng)當(dāng)有唯一的檔號，用檔號來命名經(jīng)掃描后圖像文件；構(gòu)建起數(shù)據(jù)采集復(fù)審制度、事后監(jiān)督制度，綜合的檔案室內(nèi)部工作者，應(yīng)通過電子檔案調(diào)閱，符合初審采集數(shù)據(jù)資料，設(shè)好風(fēng)險的監(jiān)控電，將數(shù)據(jù)采集全過程透明度提升。

（三）強化人事檔案的管理、注重可共享數(shù)據(jù)庫的開發(fā)

實施分類排編管理，構(gòu)建起電子化檢索及借閱使用的登記系統(tǒng)，將管理效率逐漸提升；依據(jù)業(yè)務(wù)檔案的影像化處理方法，落實專業(yè)人員統(tǒng)一抽調(diào)及組織工作，構(gòu)建起全面性、完整性及規(guī)范化的人事檔案資料電子化數(shù)據(jù)庫；重視后期管理，調(diào)動員工期間應(yīng)當(dāng)把控好，日常應(yīng)當(dāng)及時做好歸檔及整理處理，每年梳理裝訂所有檔案資料，做好查漏補缺工作；構(gòu)建起人事檔案資料信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，把檔案信息的檢索方式逐漸從聯(lián)機與脫機檢索，逐漸轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)化及智能化的建設(shè)檢索，促使信息檢索與傳遞實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，促使檔案系統(tǒng)能夠與社保的經(jīng)辦平臺之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互接與互享。

（四）注重經(jīng)辦平臺的完善化

強化社保一體化、綜合化管理，重要檔案資料務(wù)必要全面實施規(guī)范化的掃描處理，不可存在著少掃描或者漏掃描情況。人事檔案及社保檔案以影像化為基礎(chǔ)，注重電子檔案的系統(tǒng)及社保經(jīng)辦的系統(tǒng)兼容性軟件開發(fā)，確保社保經(jīng)辦期間可從人事檔案資料數(shù)據(jù)庫內(nèi)直接提取或者轉(zhuǎn)換資料，實現(xiàn)影像掃描全程化電子共享，促使社保工作者經(jīng)辦效率提升，避免出錯。

（五）實行檔案備案及責(zé)任追究制、規(guī)避風(fēng)險

檔案管理者務(wù)必要將電子檔案資料的備份工作做好，強化管理存儲的媒介，注重管理環(huán)境的合理優(yōu)化，做到定期核查和及時備份出來，如有需要還可實施異地多重的備份處理。針對于經(jīng)辦人不妥善的檔案管理行為所致泄漏資料情況，務(wù)必予以嚴(yán)懲；企業(yè)、政府部門與個人，均應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身具體需求，適當(dāng)將查詢窗口開放，以便于企業(yè)、政府與個人查詢該檔案資料，提升政府部門的服務(wù)效能，也可更好地維護企業(yè)員工合法權(quán)益。

四、結(jié)語

綜上所述，國企檔案管理當(dāng)中，社保檔案屬于關(guān)鍵性的基礎(chǔ)檔案資料，它的管理質(zhì)量水平與管理效果，直接關(guān)系著員工個人利益。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，國企社保檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步向著電子化的方向轉(zhuǎn)變著，以便于提升社保檔案整體管理水平，更加有效地凸顯出社保檔案資料管理價值與意義。