辦公室人員如何提高公文寫(xiě)作水平

魏帥鋒

【摘要】公文作為黨政機(jī)關(guān)上傳下達(dá)、部署工作、處理事務(wù)、溝通內(nèi)外的重要文書(shū)，其寫(xiě)作水平直接影響甚至決定一個(gè)單位的外在形象和管理水平。作為主要承擔(dān)公文寫(xiě)作任務(wù)的黨政機(jī)關(guān)辦公室，全體人員所應(yīng)具備的基礎(chǔ)能力便是公文寫(xiě)作。然而，就現(xiàn)階段而言，諸多辦公室人員的公文寫(xiě)作能力較為欠缺，在一定程度上阻礙了辦公室工作的順利開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】黨政機(jī)關(guān)辦公室;基礎(chǔ)能力;公文寫(xiě)作

黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及社會(huì)團(tuán)體在從事公務(wù)活動(dòng)過(guò)程中使用的各種文書(shū)均屬于公文的范疇，而鑒于公務(wù)文書(shū)還是黨政機(jī)關(guān)履行職能、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)以及處理公務(wù)所依循的一項(xiàng)具有法律效力的文件，故公文還同時(shí)具有領(lǐng)導(dǎo)、宣傳、聯(lián)系等諸多作用。作為機(jī)關(guān)公務(wù)人員，會(huì)寫(xiě)公文當(dāng)屬其必須具備的基本素養(yǎng)，倘若機(jī)關(guān)公務(wù)員不會(huì)寫(xiě)公文，便好比農(nóng)民不懂該如何種田，戰(zhàn)士不知該如何裝填炮彈。至于公文的制發(fā)，一切均需基于《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中的相關(guān)規(guī)定，以此方能做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制發(fā)，繼而維護(hù)公文的嚴(yán)肅與權(quán)威。

一、分清公文的種類和特點(diǎn)

因區(qū)域和單位的不同，加之在應(yīng)用范圍上的差別，使得公文的文種亦呈現(xiàn)出明顯的多樣化特征。對(duì)此，針對(duì)公文的具體寫(xiě)作，需明確的第一要?jiǎng)?wù)是要選擇適宜的公文文種。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，公文種類為13種，均有較為明確的使用范圍，倘若文種選擇不當(dāng)，則容易導(dǎo)致公文主旨表達(dá)不清，繼而對(duì)公文的質(zhì)量和效力產(chǎn)生較大影響。因此，辦公室人員在公文寫(xiě)作中，需首先精準(zhǔn)明確公文文種，當(dāng)前，最常見(jiàn)的公文文種有諸如通知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要及報(bào)告等。當(dāng)然，不同的公文文種有其相應(yīng)的要求與功用，唯有明確不同文種公文的語(yǔ)言風(fēng)格及用詞等特點(diǎn)，方能做到準(zhǔn)確運(yùn)用寫(xiě)作語(yǔ)言，并確保文種選擇的準(zhǔn)確性。

二、明確寫(xiě)作的要求和主旨

鑒于公文寫(xiě)作的核心目標(biāo)是為了解決機(jī)關(guān)某一項(xiàng)具體的事件或問(wèn)題，故也決定了公文寫(xiě)作通常具有較強(qiáng)的目的性。諸如報(bào)告一類的公文，“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”。該如何準(zhǔn)確掌握并保證寫(xiě)作的意圖得到充分、有效的表達(dá)，這便需要辦公室人員站在維護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)、踐行黨的政策方針的高度，基于地方實(shí)際去表明思想和觀點(diǎn)，而不是將個(gè)人看法加諸在內(nèi)，以此方能確保文稿的立場(chǎng)不偏并保證內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確。針對(duì)剛從業(yè)的辦公室人員，各方面經(jīng)驗(yàn)也有一定的欠缺，故為避免公文寫(xiě)作出現(xiàn)詞不達(dá)意等狀況，辦公室人員需加強(qiáng)與職能部門、領(lǐng)導(dǎo)和同事的溝通交流，盡快熟悉并掌握核心重點(diǎn)工作，如實(shí)把握領(lǐng)導(dǎo)思路和工作要求，進(jìn)而確保公文主旨表達(dá)的準(zhǔn)確、有效。

唯有觀點(diǎn)正確且論據(jù)充分的公文，方能在說(shuō)明問(wèn)題同時(shí)為后續(xù)的解決問(wèn)題提供思路及依據(jù)。倘若辦公室人員一味追求華麗的辭藻并過(guò)于注重公文的形式，反而導(dǎo)致觀點(diǎn)無(wú)法得到準(zhǔn)確呈現(xiàn)。因此，寫(xiě)好公文的關(guān)鍵，一是要確保材料真實(shí)，二是要保證對(duì)各種材料的恰當(dāng)使用，三是要始終秉持實(shí)事求是的觀念。以此方能讓材料與觀點(diǎn)前后呼應(yīng)，繼而為后續(xù)的分析提供理論方面的支撐。

三、注重材料的收集和分析

辦公室公文的寫(xiě)作需與實(shí)踐相結(jié)合，方能撰寫(xiě)出高質(zhì)量的公文。當(dāng)然這與辦事人員平日里的資料搜集亦有著極為密切的關(guān)系。正所謂“工作做前頭，功夫下平時(shí)”，因公文寫(xiě)作的時(shí)間通常較為緊迫，辦公室人員唯有依靠平日里一點(diǎn)一滴的積累，著眼于本單位、本系統(tǒng)的職能，重點(diǎn)關(guān)注相關(guān)基礎(chǔ)信息和材料的搜集，到了具體的寫(xiě)作過(guò)程方有“資源”可調(diào)用，從而可最大限度避免言之無(wú)物的情況發(fā)生。至于辦公室人員平時(shí)材料積累，主要的范圍應(yīng)當(dāng)集中在時(shí)事政治、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話、上級(jí)工作部署以及機(jī)關(guān)單位當(dāng)前存在的主要問(wèn)題之上，以上范圍的資料方能對(duì)公文的實(shí)際寫(xiě)作過(guò)程提供有價(jià)值的參考，繼而確保在時(shí)間較為緊張的前提下亦能寫(xiě)出高質(zhì)量的公文。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)上級(jí)及同級(jí)之間來(lái)文的學(xué)習(xí)，熟悉公文的格式和行文規(guī)則，了解工作的最新部署和要求，特別是上級(jí)的規(guī)范性文件，要仔細(xì)研讀，認(rèn)真落實(shí)到日常的公文文稿起草中。

四、理清寫(xiě)作的思路和脈絡(luò)

工作的思路和脈絡(luò)決定了工作寫(xiě)作的質(zhì)量，在具體的行文過(guò)程中，以下三方關(guān)系的處理必須引起辦公室人員的足夠重視：一是內(nèi)容與形式之間的管理。好的公文需具備好的內(nèi)容，但形式也是不容忽視的重點(diǎn)。若能有好的表現(xiàn)形式，則公文內(nèi)容亦能更好呈現(xiàn)，否則將導(dǎo)致公文整體顯得較為片面。二是深入與淺出的關(guān)系。文章有四大境界，分別為深入淺出，深入深出，淺入淺出，淺入深出。當(dāng)然，最高境界當(dāng)屬深入淺出，且該境界也是最難達(dá)到的。因此，公文若能達(dá)到此境界，必定能更好地說(shuō)明問(wèn)題。三是主動(dòng)與被動(dòng)之間的關(guān)系。公文的寫(xiě)作既有“出招者”，便必然有“接招者”存在。而鑒于出招者與接招者各自有著不一樣的想法，故唯有加強(qiáng)兩者之間的溝通來(lái)促進(jìn)彼此思想統(tǒng)一，方能寫(xiě)出一篇令兩者皆滿意的公文。

五、學(xué)會(huì)使用公文慣用語(yǔ)句

辦公室人員的公文撰寫(xiě)過(guò)程，為保證理想的公文質(zhì)量便必然會(huì)涉及到大量公文慣用語(yǔ)的使用。這對(duì)辦公室人員的綜合素質(zhì)而言無(wú)疑是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，而要切實(shí)達(dá)到以上要求，不僅要具備良好的語(yǔ)言表達(dá)能力，更需能準(zhǔn)確揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖。這亦是對(duì)辦公室人員的語(yǔ)言表達(dá)能力所提出的新要求，也需辦公室人員本身對(duì)公文的慣用語(yǔ)十分熟練，以此方能做到準(zhǔn)確無(wú)誤的表達(dá)。至于所謂的公文慣用語(yǔ)，其是由眾多公文寫(xiě)作?中總結(jié)積累的“萬(wàn)能用語(yǔ)”，甚至受到公文種類、公文主旨等方面的影響較小，因此可以降低辦公室人員的公文寫(xiě)作難度，也能更為簡(jiǎn)明地表達(dá)。諸如“敬請(qǐng)批復(fù)”“來(lái)函收悉”“特此函復(fù)”一類的公文慣用語(yǔ)，此類語(yǔ)言通常能較為準(zhǔn)確、規(guī)范地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)想法，且具體的表述過(guò)程也不會(huì)顯得冗雜，這也是公文慣用語(yǔ)最大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

六、注重公文寫(xiě)作練習(xí)

公文寫(xiě)作練習(xí)是辦公室人員提升公文寫(xiě)作水平最有效的途徑。尤其是對(duì)于剛剛接觸公文寫(xiě)作的辦公室人員而言，可首先由請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等一類小材料入手?；诖祟惞耐ǔＳ泄潭ǖ母袷?，故具體的寫(xiě)作過(guò)程僅需將基本事實(shí)表達(dá)清晰即可。主動(dòng)加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐，日常多寫(xiě)“千字文”;做好“單項(xiàng)練習(xí)”，針對(duì)每一個(gè)公文文種，嘗試寫(xiě)作并摸清特點(diǎn);加強(qiáng)溝通交流，多請(qǐng)教寫(xiě)作的“老師傅”“老法師”;注意推敲和琢磨，對(duì)自己起草的公文，特別是領(lǐng)導(dǎo)修改后的，要仔細(xì)琢磨，反復(fù)推敲，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方能快速提升。

總之，辦公室人員針對(duì)自身公文寫(xiě)作能力的強(qiáng)化不可能一帆風(fēng)順，且過(guò)程也不能一蹴而就，而是需要不斷學(xué)習(xí)與積累，方能逐步豐富自身經(jīng)驗(yàn)。因此，想要積極加強(qiáng)辦公室人員在公文寫(xiě)作方面的能力，唯有進(jìn)行“厚積薄發(fā)、筆耕不輟”的努力，沒(méi)有捷徑可走。

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