高?？蒲许?xiàng)目檔案管理淺議

【摘 要】 本文針對(duì)高校科研項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，提出了推進(jìn)高校科研項(xiàng)目檔案管理良性化發(fā)展的對(duì)策建議。要確立科研課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的主導(dǎo)地位不動(dòng)搖;檔案管理人員要擺正自己的位置，演好自己的角色;建章立制，完善校內(nèi)管理制度;為科研項(xiàng)目檔案建設(shè)專用庫房;驗(yàn)收時(shí)慎用否決權(quán);整理組卷講方法;后續(xù)管理緊跟上;檔案檢查常態(tài)化;運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)搞好宣傳和開發(fā)利用;培訓(xùn)檔案人員提素質(zhì)，運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)手段促士氣。

【關(guān)鍵詞】 高校;科研項(xiàng)目檔案;管理;對(duì)策建議

高?？蒲许?xiàng)目檔案是指高?？茖W(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。是高校開展科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是高校科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是高校的寶貴財(cái)富。高校對(duì)自身開展的科技研究都十分重視，對(duì)由其形成的檔案資料一般都建有專門的庫房，但在檔案管理上大多還是停留在收集紙質(zhì)檔案、整理紙質(zhì)檔案、存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的階段，距國家檔案管理要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x，還有許多需要改進(jìn)的地方，還有許多需要完善的內(nèi)容。

一、高?？蒲许?xiàng)目檔案管理中存在的問題管窺

1、科研工作和建檔工作實(shí)行“四同步”管理有缺失

早在1987年3月，國家科委、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的通知中明確：“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研材料形成情況同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。”事實(shí)上，高校科研項(xiàng)目檔案的管理很難做到這一點(diǎn)，前兩點(diǎn)基本上可以做到，后兩點(diǎn)做到的不多，主要原因是：重成果，輕檔案。高校中從事科研崗位的一線老師許多對(duì)檔案知識(shí)了解的不多，對(duì)檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為開展科研項(xiàng)目的一些過程性的研究資料沒有必要保存，對(duì)檔案資料的收集、整理、保存感到非常麻煩，甚至提出：不要過程，只要結(jié)果，結(jié)果就是成果。

2、實(shí)施歸檔文件材料的“五階段”有瑕疵

按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》要求，開展高?？蒲许?xiàng)目檔案管理的歸檔應(yīng)當(dāng)包括科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段等五階段，彼此之間相應(yīng)支撐材料應(yīng)當(dāng)是一環(huán)連著一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，緊密相連，中間不應(yīng)存在斷檔、漏項(xiàng)、缺損等事項(xiàng)，事實(shí)上，做到保有五階段完整檔案資料的不多，很多都存在后補(bǔ)備檔材料現(xiàn)象，特別是研究實(shí)驗(yàn)階段和總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段尤其明顯。

3、開展合作研究的科技項(xiàng)目檔案資料收集時(shí)存在推諉扯皮現(xiàn)象

高校之間相互開展科技合作研究呈逐漸增多趨勢(shì)，主研單位出于種種原因考慮，對(duì)參研單位參與研究的項(xiàng)目中，在簽訂責(zé)任書、合同書時(shí)資料保存上不夠明確、強(qiáng)調(diào)不夠，造成參研單位在研究過程中，不注意資料的收集、積累和保存，造成研究過程中的很多資料匯交不齊全，資料保存存在這樣那樣的問題，不連貫、不完整、缺東少西現(xiàn)象成常態(tài)，無法恢復(fù)其研究過程的連續(xù)性和完整性，有的失去后再也沒有辦法補(bǔ)齊資料，成為永久性的缺憾。

4、科研人員與檔案人員站位不同、認(rèn)識(shí)不一，容易引起爭(zhēng)議

科研人員和檔案人員共同開展科學(xué)研究工作，是同一個(gè)戰(zhàn)壕里的戰(zhàn)友，是相互協(xié)作、相互提攜、共同謀劃、共同推進(jìn)科學(xué)研究的同事、同一責(zé)任人，并肩戰(zhàn)斗的摯友，在同一課題負(fù)責(zé)人主持下開展工作的朋友，工作只有分工的不同，沒有高低之分。但調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大多時(shí)候完成工作的雙方配合并不如愿，有些科研人員認(rèn)為檔案管理人員不懂技術(shù)業(yè)務(wù)，在科學(xué)研究中是可有可無人員，十分不情愿接受檔案管理人員的意見，甚至有的科研人員對(duì)檔案人員的建議毫不理睬，嫌檔案管理人員事多、易挑刺;認(rèn)為在科研中交給你什么，你就管什么等等;事情反復(fù)數(shù)次，容易發(fā)生不和睦，起爭(zhēng)端。

5、科研項(xiàng)目檔案被塵封，無法開發(fā)利用

檔案價(jià)值的一個(gè)重要方面應(yīng)當(dāng)是開發(fā)利用，檔案如果收集、整理后一直躺在檔案室被塵封，就失去了建立檔案原有的意義?？蒲许?xiàng)目檔案的意義重在收集，更應(yīng)重在開發(fā)利用。科研的價(jià)值不是將成果束之高閣，而是利用推廣，進(jìn)而普及，進(jìn)而為大眾知曉、掌握、利用，科研者本身搞科研的目的也是為人類服務(wù)，在生產(chǎn)、生活等領(lǐng)域被利用。高?？蒲谢顒?dòng)的成果就是要和生產(chǎn)、生活相結(jié)合，走進(jìn)企業(yè)、走進(jìn)田間地頭，創(chuàng)造價(jià)值和使用價(jià)值，如果長(zhǎng)期被塵封，就失去了科研本身的意義。

二、推進(jìn)高?？蒲许?xiàng)目檔案管理良性化發(fā)展的對(duì)策建議

1、確立科研課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的主導(dǎo)地位不動(dòng)搖

搞科研，和我們平常的工作是一樣的，都要有一個(gè)主要負(fù)責(zé)人?？蒲姓n題主持人就是我們?nèi)粘９ぷ鞯牟块T負(fù)責(zé)人，課題從立項(xiàng)開始，到成果獲得時(shí)結(jié)束，課題主持人的地位應(yīng)當(dāng)是撼不動(dòng)的，要簡(jiǎn)政放權(quán)，放手讓課題人去管理、去創(chuàng)新、去思考課題的整個(gè)計(jì)劃，用什么人、怎么用、分配什么任務(wù)、達(dá)到什么要求、做到什么程度、起到什么效果、交什么答卷都應(yīng)由課題主持人一錘定音。

2、檔案人員在科研項(xiàng)目檔案管理中要擺正自己的位置，演好自己的角色

客觀地說，在科研項(xiàng)目的整個(gè)過程中，相較于項(xiàng)目科研的直接參與人員來講檔案人員應(yīng)當(dāng)是輔助地位，是配角，盡管法律法規(guī)賦予我們有職有權(quán)，必要時(shí)有否決權(quán)，但并不是輕易可以使用的。這就要求檔案管理人員一定要擺正自己的位置，演好自己的角色，當(dāng)好參謀，議準(zhǔn)內(nèi)容，堅(jiān)持做到有所為有所不為，原則問題不讓步，非原則問題不計(jì)較，多奉獻(xiàn)、多付出，忍辱負(fù)重，不把自己作為領(lǐng)導(dǎo)去發(fā)號(hào)施令，多把自己作為團(tuán)隊(duì)一員去默默地奉獻(xiàn)，以功成不必在我，功成必定有我的豪邁、豁達(dá)心胸去面對(duì)問題，解決問題，不爭(zhēng)功、不爭(zhēng)利，不頤指氣使，就能出色地完成任務(wù)。

3、建章立制，完善校內(nèi)管理制度

法的作用，在于止紛止?fàn)?。制度的作用，在于約束行為。搞科研，出成果，是一個(gè)人、一個(gè)團(tuán)隊(duì)夢(mèng)寐以求的夙愿，也是一個(gè)單位的夙愿，單位為了科研人員快出成果，多出成果往往會(huì)出臺(tái)很多制度和與之配套的辦法、措施，多鼓勵(lì)、多激勵(lì)、多鞭策，但通觀制度，這些內(nèi)容多在實(shí)施初期為多。而校內(nèi)制度多沒有做深思熟慮的思考和做長(zhǎng)效性的打算，往往是一攬子把擔(dān)子壓在了課題主持人身上。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，“分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作”。由此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)建章立制當(dāng)仁不讓，制定《科研項(xiàng)目檔案收集歸檔規(guī)定》《科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《科研項(xiàng)目檔案借閱規(guī)定》《科研項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用》及《科研項(xiàng)目檔案保密管理規(guī)定》等。

4、科研項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)建有專用庫房

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第十一條規(guī)定：“科研檔案應(yīng)有專用庫房保管。絕密級(jí)科研檔案必須嚴(yán)加保管。檔案庫房門窗要堅(jiān)固，庫房?jī)?nèi)必須保持適當(dāng)?shù)臏亍穸?，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。對(duì)破損的檔案，須及時(shí)修復(fù)。”因?yàn)?，科研?xiàng)目研究數(shù)據(jù)和成果是多個(gè)人，多個(gè)團(tuán)隊(duì)多少年心血的結(jié)晶，是不可復(fù)制的高規(guī)格數(shù)據(jù)集成，一旦失密、失竊、被盜、被損，將造成難以估量的損失。

5、驗(yàn)收慎用否決權(quán)

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第九條規(guī)定：“各單位對(duì)已完成的每個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收之前，必須通知本單位檔案部門對(duì)準(zhǔn)備歸檔的科研文件材料加以審查驗(yàn)收，科研文件材料歸檔不符合要求的成果項(xiàng)目，不得進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。重點(diǎn)科研項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收，按照專業(yè)分級(jí)管理的原則，其檔案應(yīng)由相應(yīng)的檔案管理部門審查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案部門驗(yàn)收的科研項(xiàng)目，各級(jí)科技管理部門不予承認(rèn)。各單位檔案管理部門，對(duì)已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)的科研成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對(duì)該項(xiàng)成果的獎(jiǎng)勵(lì)。”不難看出，《暫行規(guī)定》為了建好科研檔案、建成科研檔案做出了此項(xiàng)規(guī)定，但是有先決條件的：首先，檔案部門受邀參與審查驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件材料不符合成果項(xiàng)目的歸檔要求，也即有缺陷，需要補(bǔ)充完善至符合要求;其次，重點(diǎn)科研項(xiàng)目?jī)?yōu)于一般科研項(xiàng)目，一般科研項(xiàng)目應(yīng)不拘泥于此規(guī)定。

6、整理組卷講方法

根據(jù)科研文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量、密級(jí)和載體形式等實(shí)際情況，將每個(gè)研究課題的科研文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。研究課題特別是重大科研課題形成的科研文件材料較多，可以組成多卷（即一題多卷），按科研階段或重要程度依次系統(tǒng)組卷，如：管理性文件為一卷，論文和實(shí)驗(yàn)記錄為一卷。

7、后續(xù)管理緊跟上

科研項(xiàng)目研究工作任務(wù)基本全部完成，技術(shù)報(bào)告均已定稿，進(jìn)入科研成果總結(jié)鑒定階段后，有的項(xiàng)目已經(jīng)申請(qǐng)成果專利，進(jìn)入推廣應(yīng)用階段;有的項(xiàng)目要報(bào)上級(jí)有關(guān)單位鑒定，沖刺成果獎(jiǎng);此時(shí)可以說所有科研項(xiàng)目文件均已呈現(xiàn)在眼前，此時(shí)應(yīng)予以全面審查，發(fā)現(xiàn)問題，立即整改，通過各種控制手段和收集方式，確?？蒲形募牧系耐暾?、齊全和準(zhǔn)確、有效。即使取得成果的項(xiàng)目，學(xué)校檔案部門也應(yīng)做好后續(xù)的保管，防盜、防火、防腐、防光、防有害生物、防污染等工作。

8、檔案檢查常態(tài)化

一項(xiàng)科研項(xiàng)目，從立項(xiàng)開始到歸檔管理，要經(jīng)過最起碼的五個(gè)階段，對(duì)于每一個(gè)階段形成的檔案資料，都不能掉以輕心，都要一步一步收集整理，做到工作嚴(yán)謹(jǐn)，科研工作與檔案管理工作“四同步”，對(duì)各階段的分管領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等記載齊全、系統(tǒng)，做到檔案管理集中統(tǒng)一，保管到位，立卷規(guī)范。

9、運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)搞好宣傳和開發(fā)利用

如前所述，科研項(xiàng)目檔案管理的重要目的是為了用，而不是塵封，其價(jià)值在于宣傳并通過宣傳讓科研成果深入人心、植入民心。如果檔案保管的特別好，而沒被利用，永遠(yuǎn)躺在檔案室睡覺，到什么時(shí)候它都是死檔案，僅僅是一頁頁發(fā)黃的紙張組成的案卷而已。檔案宣傳的對(duì)象可以上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至科研普通人員，我們常說讓領(lǐng)導(dǎo)重視我們的工作，怎樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)重視，怎樣才能引起領(lǐng)導(dǎo)重視呢？檔案宣傳，檔案的開發(fā)利用無疑是最好的手段。檔案工作不重視宣傳、不注重開發(fā)利用，他的影響就不會(huì)擴(kuò)大，質(zhì)量就不會(huì)提升，作用就不會(huì)增強(qiáng)，地位就不會(huì)提高。例如，2008年3.14事件后，中央檔案館及時(shí)推出關(guān)于西藏問題的系列網(wǎng)絡(luò)視頻在中央電視臺(tái)播出，不僅全中國，連全世界都看到聽到了西藏問題的歷史真相，得到中央領(lǐng)導(dǎo)同志的肯定，被人們稱贊為“在關(guān)鍵時(shí)刻，用關(guān)鍵的材料，說了關(guān)鍵的話”就是典型的檔案宣傳和開發(fā)利用的上品例子。

10、培訓(xùn)檔案人員提素質(zhì)，運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)促士氣

社會(huì)發(fā)展的速度，知識(shí)更新的手段日新月異，檔案人員知識(shí)的一次投入管用一輩子的時(shí)代一去不復(fù)返了，在現(xiàn)代微機(jī)運(yùn)用代替手工，多媒體、數(shù)字、智能風(fēng)靡的時(shí)代，檔案人員必須不斷學(xué)習(xí)，不斷與時(shí)代接軌，才能跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，才能滿足時(shí)代發(fā)展更好地利用檔案、開發(fā)檔案。為方便人們利用檔案服務(wù)，推動(dòng)檔案管理的升級(jí)換代，檔案人員必須通過專業(yè)培訓(xùn)來不斷提高素質(zhì)。

任何工作，經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)作，就要進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)行評(píng)比，檔案工作尤其如此，對(duì)科研檔案工作做出成績(jī)的個(gè)人，應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》要求給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，達(dá)到獎(jiǎng)勵(lì)一個(gè)，帶動(dòng)一片的效果和目的。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定.

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[3] 科學(xué)技術(shù)檔案工作條例.

[4] 科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范.

[5] 楊冬權(quán). 新時(shí)代檔案工作的新思維[N].中國檔案報(bào)，2016-01-16（01）.

【作者簡(jiǎn)介】

馬秋妍（1987.10—）女，碩士研究生，現(xiàn)供職于河南科技學(xué)院，從事檔案管理工作，主要研究方向：檔案理論、檔案實(shí)務(wù).