對彩票行業(yè)檔案管理的思考

文/菏澤市福利彩票銷售管理中心 齊雅璟

彩票行業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案資料，均要采用合理的方法對其進行有效的管理，檔案管理工作具有雙重性的特點，一方面要對檔案資料進行整理和保管，另一方面則是要進行合理的歸檔和編號，為以后的檔案資料查詢等提供便利。彩票行業(yè)的檔案管理工作中，由于資料數(shù)量龐大、管理流程不夠規(guī)范，導致整個檔案管理工作的效率低下，影響后期的信息檢索，這就要求綜合檔案管理的多種問題，分析實際的管理需求，創(chuàng)新管理方法，全面有效地提高彩票行業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。

一、彩票行業(yè)檔案管理的常見問題

彩票行業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，涉及的行業(yè)領域不斷擴大，業(yè)務范圍也更加廣泛，同時，彩票行業(yè)運營發(fā)展中的人事管理、行政體制等各項管理工作均發(fā)生了重要的變化，彩票行業(yè)檔案數(shù)量也在不斷增加。彩票檔案作為重要的行業(yè)資料，需要應用科學方法對其加強管理。但是彩票行業(yè)發(fā)展中，開發(fā)的游戲內(nèi)容和技術更新快，導致檔案管理工作更加復雜化，且檔案管理的操作流程沒有得到有效規(guī)范，例如檔案號碼記錄錯誤、案卷標題書寫不正確、案卷缺失和內(nèi)目混亂等，這些都導致檔案資料難以獲得延續(xù)。彩票行業(yè)檔案管理實踐中，對于檢索方式?jīng)]有加強研究，傳統(tǒng)手工檢索效率低下，影響信息資源的利用率提高。由此可見，彩票行業(yè)檔案管理工作存在較多問題，需結(jié)合實際研究對應的解決辦法。

二、彩票行業(yè)檔案管理的有效方法及措施

（一）完善各項管理機制。彩票行業(yè)檔案管理工作的具體實施，離不開相關管理機制的約束和規(guī)范，彩票行業(yè)檔案管理部門屬于行政部門，因而工作人員要認真履行檔案管理的方針政策和法律規(guī)定，規(guī)范、有序地安排檔案管理工作。彩票行業(yè)檔案管理并不是某個部門單一性的工作，檔案管理具有連通性和開放性，各部門的檔案資料匯集后，要統(tǒng)一整理、保存，后期其他部門也可以隨時查閱，因此，對各個業(yè)務部門進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，要求其共同輔助彩票行業(yè)檔案管理工作的完成。對此，可以建立健全規(guī)章制度，對檔案管理工作的實施流程、工作法則以及基本的操作技術等，均進行明確規(guī)定，同時明確各部門在檔案管理實踐中的職責和權限，進一步強化對彩票行業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督、指導和檢查，做到分工明確。

（二）做好檔案防護工作。彩票行業(yè)檔案管理實踐中經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是檔案資料的不完整，檔案中的重要信息缺失或錯誤等，均會給后期的資料查詢帶來影響?？紤]到彩票行業(yè)檔案管理的復雜性，需要依據(jù)國家相關文件要求，設立防盜器、保險柜和保險鎖等，確保檔案資料的安全性，對于一些未出售的彩票和無價值的彩票等要及時銷毀。但是對于具有重要價值的彩票檔案則需要集中搜集、整理和核查，保證檔案資料內(nèi)容的真實性、完整性，然后應用圖表、文字、實物或聲像等不同方式對檔案進行保管。對檔案資料的內(nèi)容和質(zhì)量狀況進行嚴格把關后，要按照日期劃分，對其保管年限進行合理設定，定期整理和處理這些檔案資料，對于非權限范圍內(nèi)的人員，則不能接觸一手檔案，否則會造成資料的遺失或失竊。

（三）建立電子檔案。電子信息技術的應用與發(fā)展，給不同行業(yè)的管理工作帶來了重要的便利，彩票行業(yè)檔案管理工作中使用信息技術，建立電子檔案，不僅保護檔案資料的安全性，同時還能夠提高后期檔案查詢的效率。在電子檔案管理中，相關人員要加強學習，掌握更多的工作經(jīng)驗，了解電子技術的運用方法，在計算機中正確輸入高效的檔案信息。電子檔案的使用主要是起到檔案備份的作用，紙質(zhì)檔案保管不當，會不同程度出現(xiàn)缺損或遺失，對其進行完善的電子檔備份，則能夠增加檔案保存的壽命，同時這種管理方式也大大減輕了檔案管理人員的工作量，使其能夠更好地做好后期服務工作。

三、結(jié)語

彩票行業(yè)的發(fā)展具有一定的特殊性，因而在實際經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的各種檔案資料，均要應用合理先進的方法對其進行保管。彩票行業(yè)的檔案資料中包含重要的信息，這一信息資源的利用對于行業(yè)研究具有重要的作用，尤其是對于圖畫、文字、照片和聲像等檔案資料，要實施編碼處理。此外，還可以通過建立電子檔案的形式，對重要資料進行保管，但是對于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)要定時檢查和更新，不能隨意更改內(nèi)部資料，否則會給后期查詢帶來影響。應用新方法、新思路和新技術加強彩票行業(yè)檔案管理，對于推動行業(yè)研究發(fā)展具有重要意義。