醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化探微

文/青島市第五人民醫(yī)院 高真

先進(jìn)的管理模式是推動(dòng)管理現(xiàn)代化不可或缺的方式，在目前的情況下，在對(duì)醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候，通過(guò)融合自動(dòng)化的模式，在一定程度上與時(shí)代的發(fā)展要求不謀而合，能夠使檔案的管理更具科學(xué)性。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理不夠規(guī)范。在目前的情況下，通過(guò)調(diào)查我們可以發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，存在著管理工作不夠規(guī)范的情況，比如，對(duì)于文件的分類以及名稱的標(biāo)注存在著各種缺陷和不足。另外，卷宗組卷不科學(xué)同樣也是一個(gè)十分突出的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)人員足夠的關(guān)注和重視。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理所存在著的諸多問(wèn)題之中，檔案檢索的效率問(wèn)題受到了越來(lái)越多的人關(guān)注。在一般的情況下，檔案檢索的方式可以劃分為人工檢索以及電子檢索兩種。并且在基層醫(yī)院中，人工檢索的方式依舊有著很大的運(yùn)用空間。一些檔案管理人員經(jīng)過(guò)多年的工作實(shí)踐，已經(jīng)實(shí)踐出了許多檔案檢索的工具，由于他們的觀念存在錯(cuò)誤，以為工具運(yùn)用的越多，越能夠提升檔案管理的效率，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致多而不精的情況出現(xiàn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有完善。盡管在目前這個(gè)時(shí)期，許多醫(yī)院都已經(jīng)在檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用了電子化管理的方式，但是，這種方式畢竟處于初始時(shí)期，還存在著很大的發(fā)展空間。首要的問(wèn)題就是基礎(chǔ)設(shè)備不完備，在這樣的情況下，給醫(yī)院辦公系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)了一定的困難。另外，由于缺乏基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致不能建立局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)字檔案接收站，因此，在接收數(shù)字文件信息的時(shí)候存在著諸多的不足，長(zhǎng)此以往，難以形成醫(yī)院檔案管理的專門體系。

（三）檔案管理人員的自身素質(zhì)和管理水平并不是很高?；卺t(yī)院檔案信息管理自身所具有的特點(diǎn)，相關(guān)的人員只有具備良好的技能，才能夠使工作開(kāi)展更加順利，但是，在目前的情況下，許多檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)存在不過(guò)關(guān)的情況，比如，在對(duì)信息進(jìn)行編排的時(shí)候，不能夠熟練完成相應(yīng)的工作，給醫(yī)院檔案管理的高效帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。

二、提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的措施

（一）逐步推動(dòng)文書(shū)檔案信息化管理。推動(dòng)文書(shū)檔案的信息化是提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公的一個(gè)重要的舉措。相關(guān)的醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以醫(yī)院的實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，制定符合要求的方案。醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)保持足夠的關(guān)注，通過(guò)這樣的方式，搭建完備高效的信息平臺(tái)。除了采取以上措施以外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對(duì)管理模式進(jìn)行規(guī)范，通過(guò)這樣的方式，讓自動(dòng)化辦公成為可能。相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，檔案管理工作是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，在通常的情況下不是一蹴而就能夠完成的，基于這樣的原因，檔案管理要不斷堅(jiān)持，只有這樣，才能把管理工作落實(shí)到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)。為了能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作更加具備實(shí)效性，最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)就是進(jìn)行管理人才的建設(shè)和培養(yǎng)。在當(dāng)前的情況下，醫(yī)院檔案管理人員一方面要具備良好的計(jì)算機(jī)技能，另一方面還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理知識(shí)保持足夠的熟悉。然而，當(dāng)前這類人才嚴(yán)重匱乏，培養(yǎng)一大批專業(yè)技術(shù)人員是一項(xiàng)相當(dāng)重要的任務(wù)。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃地向有關(guān)學(xué)校輸送相關(guān)的人才，給他們創(chuàng)造更多的鍛煉和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。其次，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)提高待遇和條件，通過(guò)這樣的方式，吸收越來(lái)越多的人才加入，進(jìn)而讓醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化成為可能?？偠灾?，強(qiáng)化人才培養(yǎng)工作，要從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合醫(yī)院自身所具有的特點(diǎn)，制定明確的發(fā)展和規(guī)劃目標(biāo)，以醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，采取逐步過(guò)渡的方式，最終實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理。

（三）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息自動(dòng)化管理。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案信息自動(dòng)化管理保持足夠的關(guān)注，只有這樣，才能夠從源頭上把檔案信息自動(dòng)化管理落實(shí)到實(shí)處，另外，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要與時(shí)代發(fā)展的要求相適應(yīng)，否則，就會(huì)面臨淘汰的境地。因此，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息自動(dòng)化管理有足夠的重視，才能夠提升檔案管理的水準(zhǔn)。

三、實(shí)施醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)

在檔案管理的過(guò)程中融入自動(dòng)化，具有如下的優(yōu)勢(shì)：第一，能夠最大限度地使檔案管理的時(shí)效性出現(xiàn)前所未有的提升。第二，在某種程度上使檔案信息資源共享成為現(xiàn)實(shí)，以便能夠更好地給醫(yī)院提供各種信息和資料。第三，檔案辦公自動(dòng)化不會(huì)過(guò)多受到外部因素的影響，因此，使文件保存的穩(wěn)定性提升到了一個(gè)十分穩(wěn)定的狀態(tài)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公自動(dòng)化在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中有著光明的發(fā)展前景，為檔案管理工作帶來(lái)了巨大的轉(zhuǎn)變，不管是在時(shí)間還是在空間上，他都能夠最大限度地提升檔案管理工作的效率，因此，應(yīng)該對(duì)這樣的方式進(jìn)行積極推廣。