大數(shù)據(jù)影響下基于SWOT分析的醫(yī)院檔案管理研究
——以山東省三甲醫(yī)院為例

文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院辦公室 馬起龍

隨著社會(huì)的發(fā)展，就醫(yī)需求提高，全國(guó)各級(jí)醫(yī)院均提出了相應(yīng)的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，包括人才引進(jìn)、設(shè)備更新、診療水平提高、建筑面積擴(kuò)大等，但是對(duì)檔案管理的人力配置、資金支持等方面卻少有規(guī)劃。導(dǎo)致很多醫(yī)院出現(xiàn)醫(yī)院檔案室的發(fā)展落后于醫(yī)院發(fā)展，從大局看不利于醫(yī)院發(fā)展。為了解三甲醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，人資配置，尋找薄弱環(huán)節(jié)，筆者根據(jù)調(diào)查目的設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷，對(duì)山東省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)直屬的15所公立醫(yī)院進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，采用SWOT分析法對(duì)回收的15份問(wèn)卷進(jìn)行研究分析。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的形勢(shì)

大數(shù)據(jù)（Bigdata)，指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策能力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)，主要包括互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)、政府的大數(shù)據(jù)、企業(yè)的大數(shù)據(jù)和個(gè)人的大數(shù)據(jù)四個(gè)方面，最早由全球知名咨詢公司麥肯錫提出，是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。大數(shù)據(jù)作為及云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”之后在IT行業(yè)又一大顛覆性革命技術(shù)，目前已滲透到商業(yè)、經(jīng)濟(jì)及其他領(lǐng)域，小到為個(gè)人生活，大到為國(guó)家治理。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，隨著醫(yī)院擴(kuò)建，從業(yè)及就醫(yī)人數(shù)的增加，檔案材料逐漸豐富，傳統(tǒng)管理手段很難滿足對(duì)檔案信息的整理和獲取。大數(shù)據(jù)背景下，將檔案信息儲(chǔ)存在云空間上，建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，利用“云存儲(chǔ)”“云計(jì)算”實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理及信息共享，但是這對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及檔案從業(yè)人員的素質(zhì)要求過(guò)高，既要穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證信息及時(shí)準(zhǔn)確輸出，又要防止黑客攻擊，避免信息泄露。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求檔案管理者有更強(qiáng)的數(shù)據(jù)挖掘分析能力、信息洞察力和優(yōu)化能力。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的SWOT分析

SWOT分析法在20世紀(jì)80年代由韋里克教授提出，其定義是通過(guò)調(diào)查列舉出研究對(duì)象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和外部的機(jī)會(huì)和威脅等，然后用系統(tǒng)分析思想，把各種因素相互匹配，并加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的決策性結(jié)論。S（strengths)是指大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的優(yōu)勢(shì)，W（weakness）是指大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的劣勢(shì)，O（opportunity）是指大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機(jī)遇，T（threats）是指大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的威脅或不利影響。其中，S、W是指組織內(nèi)部因素，O、T是指組織外部因素。發(fā)放15份調(diào)查問(wèn)卷，收回有效問(wèn)卷15份，對(duì)回收的15份問(wèn)卷采用SWOT分析評(píng)估法。

（一）內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)分析。1.傳統(tǒng)檔案管理程序復(fù)雜，人工查找資料復(fù)雜，耗時(shí)耗力，工作效率低。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作與傳統(tǒng)方式相比，發(fā)生了很大變化。首先，被調(diào)查醫(yī)院中99%的檔案管理人員意識(shí)到醫(yī)院檔案的特殊性及重要性，醫(yī)院檔案不同于其他單位檔案，醫(yī)院檔案要求不同載體形式的檔案服務(wù)于醫(yī)院的不同方面，及時(shí)為出院患者提供住院記錄，解決報(bào)銷問(wèn)題；為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)合理規(guī)劃、科學(xué)決策提供依據(jù)；在發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，保護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益；為醫(yī)院對(duì)外交流及醫(yī)療教學(xué)提供高質(zhì)量材料。2.醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)趨于成熟。經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，省衛(wèi)計(jì)委直屬的15家醫(yī)院中均有較穩(wěn)定成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，包括有線或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)院各部門可以通過(guò)計(jì)算機(jī)或移動(dòng)終端登錄醫(yī)院檔案共享系統(tǒng)，查找共享信息。3.醫(yī)院均配有信息建設(shè)部門。被調(diào)查的15家醫(yī)院中均配有信息建設(shè)部門并有專人負(fù)責(zé)，可對(duì)檔案信息進(jìn)行云存儲(chǔ)，進(jìn)行信息化建設(shè)，整合共享信息，同時(shí)防止檔案信息被不法分子盜取。

（二）內(nèi)部劣勢(shì)分析。1.檔案建設(shè)工作重視程度較低。目前，在被調(diào)查的15家醫(yī)院中均未建立科學(xué)完美的檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，對(duì)檔案建設(shè)工作投入經(jīng)費(fèi)較少，缺少完善的規(guī)章制度。目前，10家醫(yī)院的人事、繼續(xù)教育、聲像檔案等檔案仍歸原有部門管理。這樣極易造成檔案信息丟失或資源浪費(fèi)。檔案分散管理不利于信息整合，不利于檔案完整，對(duì)檔案的安全造成極大威脅，浪費(fèi)大量物力、人力。8家醫(yī)院對(duì)檔案管理設(shè)備投入費(fèi)用沒(méi)有規(guī)劃，6家醫(yī)院對(duì)檔案管理用房較狹窄，目前醫(yī)院均無(wú)擴(kuò)建計(jì)劃。有些人認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理部門對(duì)醫(yī)院無(wú)任何經(jīng)濟(jì)效益，浪費(fèi)辦公用房，占用人員，且需要高投入，理應(yīng)不被重視。對(duì)檔案管理投入少，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視，嚴(yán)重影響檔案管理人員的積極性，不利于檔案工作的發(fā)展。2.檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高。調(diào)查結(jié)果顯示，醫(yī)院檔案管理人員大多由后勤、行政、護(hù)理崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，均缺少檔案專業(yè)人員，且年齡結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷水平偏低，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。被調(diào)查醫(yī)院中，20%醫(yī)院對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，僅10%的醫(yī)院對(duì)檔案管理人員進(jìn)行外派學(xué)習(xí)。目前，在醫(yī)院人才培養(yǎng)過(guò)程中，只重視醫(yī)療專業(yè)人員的培養(yǎng)，輕視管理人員培養(yǎng)，尤其是檔案管理人員。

（三）機(jī)會(huì)。1.有利于檔案信息共享。可以將信息儲(chǔ)存在云平臺(tái)上，打破傳統(tǒng)時(shí)間空間限制，用戶可通過(guò)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)終端系統(tǒng)訪問(wèn)云檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)存取檔案信息方便快捷高效。同時(shí)實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)后，可減少檔案信息的存儲(chǔ)成本，減少管理人員數(shù)量，節(jié)約成本，與社會(huì)發(fā)展相同步。同時(shí)學(xué)生可在線獲得免費(fèi)優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源；患者可在線閱讀健康貼士、預(yù)防保健等信息；醫(yī)務(wù)工作者可在線查閱疾病診治的相關(guān)資料。2.有利于挖掘檔案信息。隨著數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，可供分析的數(shù)據(jù)成千上萬(wàn)，但不一定是我們所需的，面對(duì)混亂的信息，大數(shù)據(jù)可根據(jù)用戶的篩選條件整合有價(jià)值的資源。醫(yī)院管理者可利用現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行深度挖掘，從檔案層面發(fā)現(xiàn)醫(yī)院潛在發(fā)展空間，提出合理治理方案，利于醫(yī)院發(fā)展；醫(yī)務(wù)工作者通過(guò)篩選既往某些疾病診治過(guò)程，尋找最佳臨床路徑，加速患者康復(fù)，節(jié)約醫(yī)療資源；教師可挖掘自己所需的經(jīng)典教學(xué)案例，改進(jìn)以教科書為主導(dǎo)的傳統(tǒng)教學(xué)模式。

（四）挑戰(zhàn)。1.檔案信息安全面臨巨大挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要求穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和良好的辦公系統(tǒng)。雖然各個(gè)醫(yī)院有自己的檔案管理專用軟件系統(tǒng)，但是管理系統(tǒng)單一孤立，由于系統(tǒng)中含信息量較大且價(jià)值高，極易成為黑客的攻擊對(duì)象，造成信息丟失，因此，做好檔案安全防守和系統(tǒng)維護(hù)是關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然提倡信息共享，但是由于醫(yī)院檔案管理的特殊性，包含患者個(gè)人信息及病情隱私，及其他檔案管理中的涉密內(nèi)容，檔案信息安全無(wú)法得到全面保證。目前醫(yī)院也沒(méi)有專門的檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)，在檔案安全方面受到威脅時(shí)，醫(yī)院應(yīng)對(duì)能力較差，有待完善提高。2.檔案管理能力及模式落后。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，需要先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理整合，這對(duì)檔案管理人員提出了較高要求。因?yàn)獒t(yī)院檔案的復(fù)雜性，需要利用人工智能和存儲(chǔ)對(duì)多種載體形式的檔案信息進(jìn)行錄入儲(chǔ)存，然后通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)錄入和搜索，需要檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)管理模式，不僅具備良好的檔案管理能力，更要全面系統(tǒng)掌握IT相關(guān)專業(yè)知識(shí)。同時(shí)劃分行政區(qū)域給檔案管理帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。

三、基于SWOT分析基礎(chǔ)上醫(yī)院檔案管理的發(fā)展路徑

（一）提高檔案管理人員水平。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的作用越來(lái)越突出，為了使醫(yī)院檔案的發(fā)展適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，需要擁有一支技術(shù)過(guò)硬、有耐心和責(zé)任心的團(tuán)隊(duì)。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求和檔案室現(xiàn)狀，加大檔案專業(yè)人員納入，定期組織檔案管理的專題講座或培訓(xùn)。進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握扎實(shí)的理論知識(shí)，能夠?qū)μ崛⌒畔⒆鞒雠袛?，預(yù)測(cè)檔案信息，滿足檔案用戶需求。為檔案管理工作增添新血液，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及年齡結(jié)構(gòu)更加合理，有利于檔案管理工作進(jìn)步。檔案工作人員應(yīng)摒棄保守心態(tài)，主動(dòng)出擊，不斷提高電子檔案管理與利用水平。

（二）充分挖掘檔案信息。利用先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行搜集、整理和分類，樹立“大檔案”的思想，將有價(jià)值的材料，如聲像資料、照片等作為檔案處理。將檔案信息簡(jiǎn)單化，只輸入編碼就可對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)整理、錄入、上傳、下載等操作。在海量醫(yī)院檔案信息中發(fā)現(xiàn)潛在隱藏信息，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者可通過(guò)檔案尋找科室的“瓶頸”，提出解決方案；人事部門通過(guò)對(duì)醫(yī)務(wù)人員檔案分析，探究學(xué)歷、年齡等因素是否合理，為制定人才招聘政策提供依據(jù)。推動(dòng)以“健康”為核心的產(chǎn)業(yè)，推動(dòng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)。

（三）完善檔案安全防護(hù)體系。要保證醫(yī)院檔案隱私信息不外泄，就必須擁有完整的安全防護(hù)體系和一整套完整的信息泄露應(yīng)急預(yù)案。從檔案管理人員層面講，需要對(duì)輸入云端的保密信息進(jìn)行加密處理，提高對(duì)醫(yī)院檔案保密的重視程度，擁有高尚道德職業(yè)素質(zhì)，保護(hù)患者和醫(yī)院的隱私信息，避免信息外泄和不必要的麻煩。從國(guó)家層面講，應(yīng)該完善檔案安全防護(hù)的相關(guān)法律，加大宣傳力度。需加大與其他政府部門的溝通，參與檔案相關(guān)立法工作。