淺談信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

文/云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院離退休人員管理處 張慧

信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，在辦公室檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使檔案管理效率提升，滿足企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，有效控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，使企業(yè)在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中，能夠搜尋有效的文件，從而為開(kāi)展業(yè)務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此背景下，需將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

一、檔案管理

辦公室檔案管理信息化技術(shù)利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的采集和整理，從而實(shí)現(xiàn)智能化和數(shù)字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個(gè)較為明顯的特點(diǎn)：第一，將普通的紙質(zhì)記錄方式轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式。第二，將傳統(tǒng)的記錄存檔實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關(guān)檔案管理政府部門(mén)的法律法規(guī)。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現(xiàn)出檔案管理的科學(xué)化和智能化。同時(shí)在建設(shè)檔案資料時(shí)，公共檔案信息資源庫(kù)和管理信息資源庫(kù)的建設(shè)要統(tǒng)一，確?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的保障。

二、檔案管理現(xiàn)狀

信息化檔案管理相比于常規(guī)檔案管理差異體現(xiàn)在，此管理方式與信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，使管理人員實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，保證資源的合理利用。但是在現(xiàn)階段我國(guó)的多數(shù)企業(yè)還在應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理人員無(wú)法利用現(xiàn)代化工具開(kāi)展工作，工作效率較低。特別是在信息化建設(shè)上還存在著很大缺陷，甚至一些部門(mén)單位對(duì)于信息化檔案管理工作的認(rèn)知還比較模糊，沒(méi)有加大力度進(jìn)行宣傳推廣，導(dǎo)致人員在工作的過(guò)程中很難將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。此外，在檔案管理工作中，工作人員對(duì)很多互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不熟，只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于專業(yè)知識(shí)也一概不知。由于這些因素，所以導(dǎo)致目前信息化辦公室檔案管理工作發(fā)展緩慢，無(wú)法發(fā)揮出其真正的作用。

三、檔案管理創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變思維，提升創(chuàng)新理念。要想將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)完全應(yīng)用到辦公室的檔案管理中，首先要改變工作人員的思想觀念，使工作人員的思想觀念有改變和創(chuàng)新。檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展能夠提供有力依據(jù)，能與現(xiàn)階段業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)照，檔案管理過(guò)程中，只能將這些檔案資料進(jìn)行收集分類，不能真正體現(xiàn)這些檔案資料的價(jià)值。因此，創(chuàng)新工作人員的思想觀念尤為重要。同時(shí)事業(yè)單位在招聘人員時(shí)，也可以多招聘一些年輕的工作人員，年輕的工作人員對(duì)于新鮮事物的接受能力相對(duì)較強(qiáng)，多數(shù)青年人群習(xí)慣用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展工作，對(duì)各項(xiàng)辦公軟件掌握程度較高，在開(kāi)展檔案管理工作中，能夠得心應(yīng)手。

（二）提供最佳的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。信息化檔案管理工作都是以網(wǎng)絡(luò)為服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行搭建。在進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理工作時(shí)，一般情況下，工作人員都會(huì)使用手工編輯的方式進(jìn)行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時(shí)代，辦公室各個(gè)部門(mén)都展開(kāi)了信息檔案管理工作，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，可以隨時(shí)隨地調(diào)取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時(shí)為了進(jìn)一步體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，在搭建互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)時(shí)，還要加強(qiáng)自動(dòng)化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進(jìn)性及科學(xué)性。

（三）提高檔案資料的保密性。信息化的檔案管理引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在很大程度上提升了檔案管理的工作效率。但由于計(jì)算機(jī)技術(shù)為虛擬空間，對(duì)于安全問(wèn)題沒(méi)有保障，因此增加了檔案管理的工作風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)存儲(chǔ)檔案資源所用都是硬件和軟件，如果發(fā)生意外就有可能造成資料丟失。因此，各個(gè)事業(yè)部門(mén)一定要加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)檔案的保密性，避免在使用信息化技術(shù)時(shí)出現(xiàn)意外，同時(shí)要做好應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生意外，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，也可以使用備份的方式，保證檔案資料的安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期的檔案管理過(guò)程中，能否科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代的信息技術(shù)對(duì)檔案管理具有重要的意義。針對(duì)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，企業(yè)還要做到具體問(wèn)題具體分析，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，更新企業(yè)計(jì)算機(jī)設(shè)備，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的信息化人才，建立科學(xué)的檔案管理體系，同時(shí)能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，了解檔案存儲(chǔ)的意義，體現(xiàn)出檔案資料存在的價(jià)值，能夠讓檔案資料更好地服務(wù)于社會(huì)，通過(guò)以上措施，將有效改變企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，促進(jìn)企業(yè)在新時(shí)期良性發(fā)展。