淺談職位分析在人力資源管理中的重要性

顧金萍

（阜寧縣重大項(xiàng)目推進(jìn)中心，江蘇 鹽城 224400）

在新形勢(shì)下，隨著事業(yè)單位分類改革的不斷深入，社會(huì)各方對(duì)事業(yè)單位提出了更高的要求，事業(yè)單位想要做好人力資源管理轉(zhuǎn)型，就應(yīng)充分發(fā)揮職位分析的作用。從現(xiàn)狀看，不少事業(yè)單位對(duì)職位分析并不重視，辦事以上級(jí)任務(wù)為準(zhǔn)，管理方式較被動(dòng)，手段較落后。做好職位分析，提供精準(zhǔn)的結(jié)果，并將其運(yùn)用到績(jī)效考核、培訓(xùn)、晉升、招聘等事項(xiàng)中，有利于推進(jìn)人力資源管理水平提升，從而促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

一、職位分析概述

（一）職位及職位分析的概念

職位是指組織為執(zhí)行特定任務(wù)，讓特定人員負(fù)責(zé)某項(xiàng)或數(shù)項(xiàng)工作，該人員在特定的組織體系內(nèi)所對(duì)應(yīng)的位置。

職位分析是指對(duì)組織中的職位在設(shè)置目的、職權(quán)、工作環(huán)境及任職資格設(shè)定等方面的信息采集和分析，對(duì)工作有明確規(guī)定，并對(duì)工作實(shí)現(xiàn)的行為、條件、人員等進(jìn)行分析和確定的過(guò)程。

（二）職位分析的內(nèi)容及組成

職位分析主要對(duì)職位進(jìn)行全面分析，從而確定工作內(nèi)容。具體涉及以下幾個(gè)方面：一是由誰(shuí)做，明確責(zé)任界限；二是做什么，明確工作的具體范圍和內(nèi)容；三是何時(shí)做，明確工作的時(shí)間要求；四是在哪做，確定工作的地點(diǎn)位置；五是如何做，指完成工作的具體方法；六是為什么做，指工作的性質(zhì)及原由；七是為誰(shuí)做，是指工作服務(wù)的對(duì)象是誰(shuí)。通過(guò)職位分析，將職責(zé)權(quán)限及工作內(nèi)容等信息記錄下來(lái)，能為管理者決策提供依據(jù)。

職位分析活動(dòng)包括兩個(gè)方面：一是界定清楚組織體系的職位、職責(zé)及工作內(nèi)容；二是明確職位對(duì)應(yīng)的任職條件，要求符合規(guī)定。

二、職位分析在人力資源管理中的重要性

在人力資源管理中，如果職位分析不準(zhǔn)、職責(zé)配置不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致人力資源職能錯(cuò)亂，影響組織效能的提升。因此，做好職位分析對(duì)加強(qiáng)人力資源管理具有重要意義。

首先，職位分析可為人力資源規(guī)劃提供重要依據(jù)。運(yùn)用職位分析能夠?qū)M織中的工作量進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合管理需求，對(duì)目標(biāo)組織所需的人力資源數(shù)量進(jìn)行測(cè)算，從而制訂崗位填補(bǔ)計(jì)劃，編制準(zhǔn)確的人力資源規(guī)劃。通過(guò)發(fā)現(xiàn)組織中空缺崗位的數(shù)量，組織需要招聘員工的數(shù)量和招聘條件，制訂出詳細(xì)的人力資源管理計(jì)劃，能保證人力資源管理的精準(zhǔn)性。

其次，職位分析可為人力資源開發(fā)提供參考依據(jù)。招聘的員工如何安排，如何檢驗(yàn)員工的勝任能力，是人力資源管理中的重點(diǎn)。職位分析可以對(duì)員工的任職狀況進(jìn)行評(píng)估，為進(jìn)一步做好人力資源開發(fā)作準(zhǔn)備。應(yīng)對(duì)招聘的人員進(jìn)行勝任力測(cè)試，將其放在最合適的位置。因此，要做好員工標(biāo)準(zhǔn)制定工作，構(gòu)建科學(xué)的考核體系，便于從員工中發(fā)現(xiàn)人才、挑選人才，讓員工的能力與工作職位相匹配。同時(shí)，為了提升員工的工作能力，需要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，這就要對(duì)員工的綜合素質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析員工的崗位勝任力，以員工現(xiàn)有知識(shí)能力及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)作為參考標(biāo)準(zhǔn)，確定培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容與培訓(xùn)方式，使員工滿足崗位要求，促進(jìn)員工技能的提升。以上種種信息的獲得都要通過(guò)職位分析才能實(shí)現(xiàn)，從而為人力資源開發(fā)提供參考依據(jù)。

最后，職位分析可為定崗定員提供依據(jù)。職位分析工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)任務(wù)繁重、責(zé)任較大。如果職位分析質(zhì)量不高，會(huì)影響到崗位分配的公平性，不能對(duì)崗位資格進(jìn)行科學(xué)評(píng)斷，崗位價(jià)值難以體現(xiàn)，定崗定員也無(wú)法真正落實(shí)。在定崗定員時(shí)，崗位不同，對(duì)應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)不同，同級(jí)崗位中工資標(biāo)準(zhǔn)也有一定的差異，員工晉升路徑也有較大的區(qū)別。因此，要認(rèn)真做好職位分析，尋找影響效率提升的因素，對(duì)組織體系中的職位進(jìn)行細(xì)化、再設(shè)計(jì)，讓工作目標(biāo)更清晰，提高員工對(duì)崗位與工資標(biāo)準(zhǔn)的滿意度。

三、職位分析在人力資源管理中的運(yùn)用現(xiàn)狀

在運(yùn)用實(shí)踐中，不少事業(yè)單位對(duì)職位分析的重要性沒有清楚的認(rèn)識(shí)，沒有完全發(fā)揮職位分析的時(shí)效性，主要表現(xiàn)有四點(diǎn)。

一是認(rèn)識(shí)錯(cuò)位，定位不準(zhǔn)。不少組織對(duì)職位定位不清晰，有的照搬上級(jí)組織的職位說(shuō)明，沒有結(jié)合本組織的具體情況進(jìn)行詳細(xì)分析、精準(zhǔn)定位，職位信息與職責(zé)描述模糊，職位信息不全面。

二是職責(zé)不明，分工交叉。在不少組織體系中，一些工作由多部門完成，或由多個(gè)職位實(shí)施，從而導(dǎo)致職責(zé)不明、分工交叉、運(yùn)營(yíng)效率降低。多頭管理會(huì)導(dǎo)致各部門都不愿意擔(dān)責(zé)，相互推托，降低管理效能。

三是尚未構(gòu)建完善的體系。不少組織描述職位時(shí)并不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏專業(yè)性，信息不全，為了突出職位能力夸大責(zé)任，在任職資格上的界定缺乏科學(xué)性；同時(shí)，在職位評(píng)價(jià)方面標(biāo)準(zhǔn)不一，不利于人力資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

四是不重視職位分析的過(guò)程。職位分析的價(jià)值不僅體現(xiàn)在結(jié)果上，還體現(xiàn)在分析的過(guò)程中。分析過(guò)程為優(yōu)化人力資源體系奠定了基礎(chǔ)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行梳理，可以查找出管理上的漏洞，有利于任職者全面了解職位。

四、運(yùn)用職位分析提升人力資源管理水平的有效對(duì)策

（一）以服務(wù)為導(dǎo)向，做好功能定位

職位分析質(zhì)量的高低對(duì)組織體系的構(gòu)建具有重要意義，對(duì)組織效率的提升有著極大影響。因此，職位分析時(shí)要堅(jiān)持以服務(wù)為導(dǎo)向，從組織的戰(zhàn)略發(fā)展高度出發(fā)，結(jié)合組織管理現(xiàn)狀及工作要求，做好職位優(yōu)化配置及各項(xiàng)功能定位，保證職位、組織、流程有機(jī)銜接。

分析結(jié)果符合戰(zhàn)略發(fā)展，有利于流程速度的提升，并保證職位設(shè)計(jì)契合未來(lái)預(yù)期，與外部條件（如技術(shù)要求、轉(zhuǎn)型發(fā)展）等變化相適應(yīng)。同時(shí)，要重視人與崗位的契合，保證職位設(shè)計(jì)具有科學(xué)性，對(duì)任職資格制訂明確的規(guī)范，使任職人員的能力與作風(fēng)符合職位要求，實(shí)現(xiàn)職位與人的協(xié)調(diào)，保證職位設(shè)計(jì)與人的條件相匹配，促進(jìn)人與職位的有效融合。

（二）采用恰當(dāng)?shù)姆治龇椒?，明確職責(zé)分工

職位分析的目的不同，分析方法也應(yīng)有所差別。是采用問(wèn)卷、案例、文獻(xiàn)還是訪談等分析方法，要根據(jù)具體目標(biāo)而定，一般情況下是多種方法綜合使用，使職責(zé)分工更具科學(xué)性、更加客觀。因?yàn)槁毼环治龉ぷ髁枯^大，所以要科學(xué)地選擇分析方法，發(fā)揮分析方法的優(yōu)勢(shì)，對(duì)分析目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)籌安排、系統(tǒng)分析職位特色，從而有效節(jié)省時(shí)間與精力。要對(duì)職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分，保證職位職責(zé)分明，在職能上相互協(xié)作，而工作內(nèi)容不重疊，準(zhǔn)確厘清不同職位間的聯(lián)系、做好流程設(shè)計(jì)，把準(zhǔn)職位中的角色，系統(tǒng)思考、布局，使職位設(shè)計(jì)具有邏輯性。

（三）堅(jiān)持以人為本，構(gòu)建完善的人力資源管理責(zé)任體系

在組織體系中，人是最活躍的因素，也是變動(dòng)性最大的因素，因此，職位分析要以人為主體，重視人的個(gè)性特點(diǎn)。不同職位對(duì)人員的技能、素質(zhì)、綜合水平要求存在較大差異，在職位分析時(shí)可先做好前提假設(shè)，默認(rèn)人在組織中都具有主動(dòng)性，能夠保證目標(biāo)任務(wù)完成，從而更有效地讓組織的服務(wù)職能得以發(fā)揮?；诖?，在員工招聘、選拔中，要運(yùn)用職位分析對(duì)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、綜合技能等進(jìn)行分析，關(guān)注目標(biāo)任務(wù)涉及的具體內(nèi)容及相互關(guān)聯(lián)度，從而做好績(jī)效評(píng)價(jià)工作，構(gòu)建完善的薪酬體系。

（四）重視分析過(guò)程的價(jià)值，實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理

社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷變化，職位的功能與職責(zé)也應(yīng)不斷更新。因而，不能固化職位說(shuō)明書，要依據(jù)組織職能的變化不斷調(diào)查，運(yùn)用職位分析做好應(yīng)對(duì)、及時(shí)改變。在分析中，要重視職位變化的過(guò)程及原因，高度重視信息的搜集、獲取及分析過(guò)程，記錄職位內(nèi)容變化、識(shí)別及確認(rèn)過(guò)程，進(jìn)行前后對(duì)比，形成最終結(jié)果。通過(guò)對(duì)比，檢驗(yàn)職位分析的成效，實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理。

五、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的人力資源管理理念難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求，必須進(jìn)行管理變革。從目前情況來(lái)看，基層事業(yè)單位在職位與職能定位上大多依據(jù)上級(jí)確定，職位分析方法單一，生搬硬套的情況較多，沒有發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從而導(dǎo)致人力資源管理方式單一，影響組織效率的提升。因此，必須充分認(rèn)識(shí)到職位分析在人力資源管理中的重要性，充分發(fā)揮職位分析的作用。