OA系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應用探索與思考

古林林

中圖分類號：C931 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-082-02

摘 要 辦公自動化（office a utom a tion，簡稱OA）系統(tǒng)是將現(xiàn)代辦公管理思想與計算機技術相結合的一種新型辦公方式，是醫(yī)院信息化建設的重要一環(huán)，為加快醫(yī)院信息化建設，提高整體管理水平和人員辦公效率，我院引進了OA系統(tǒng)。本文以OA系統(tǒng)在駐馬店市中心醫(yī)院的實施及使用經(jīng)驗為依據(jù)，總結了OA系統(tǒng)在我院的具體實施步驟以及實施經(jīng)驗，在提高工作效率、規(guī)范辦公流程、實現(xiàn)院內各科室間信息共享、提高整體凝聚力，降低辦公成本等方面給我院行政管理帶來的重大提升，以及OA系統(tǒng)目前存在問題，希望能給準備引入OA系統(tǒng)以及正在實施OA系統(tǒng)的醫(yī)院以指導，給軟件廠商提供軟件今后的優(yōu)化改進方向。

關鍵詞 OA系統(tǒng) 醫(yī)院管理 應用探索

近幾年來，伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，職工數(shù)量不斷增加，院領導政令的上傳下達變得原來越繁瑣，若采用傳統(tǒng)手工傳遞文件的方式，不但耗費時間長，效率低，成本高，而且還經(jīng)常會出現(xiàn)領導難找、審批太慢、浪費紙張、文件丟失等問題，所以迫切需要引進辦公自動化軟件，盡可能充分地利用信息資源，優(yōu)化辦公流程，實現(xiàn)信息交流共享，提高醫(yī)院的辦公效率，降低管理成本。我院于2017年8月正式啟用了自動化辦公系統(tǒng)，使用兩年多以來，系統(tǒng)運行順暢，使用范圍廣，在全院上下取得了一致好評。

一、辦公自動化系統(tǒng)概述

我院OA系統(tǒng)采用B/S結構，SQL SERVER 2008數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)集中管理，實現(xiàn)了信息的高度共享。工作站只需要配置IE8瀏覽器，輸入網(wǎng)址發(fā)送桌面快捷方式，安裝方便快捷，使用界面操作簡單.極大提高了工作效率。

系統(tǒng)由平臺和模塊組成，平臺提供基礎的功能，包括醫(yī)院基礎辦公、行政后勤應用、醫(yī)院特色辦公、基礎配置，各模塊提供了具體的功能，例如醫(yī)院基礎辦公包含有信息中心、通知管理、事務審批、內部郵件等模塊，基礎配置包含部門管理、用戶管理、權限管理等模塊，系統(tǒng)實現(xiàn)專人專用的用戶名密碼.保證信息交流的準確性、透明性。其中權限設置-角色權限設置模塊等權限控制可根據(jù)人員分工細致劃分，保證了系統(tǒng)的安全性和可靠性。

我院OA系統(tǒng)還有效實現(xiàn)了移動辦公的要求，手機客戶端提供了郵件、通訊錄、事務、日程、通知、問卷、信息中心、個人排班等功能模塊。即便不在醫(yī)院或者出差在外地，也能及時提交審批事務，了解到醫(yī)院的最新動態(tài)，與在辦公室一樣高效率地處理事務。

二、OA系統(tǒng)在我院的實施推廣

項目實施方案、項目領導小組人員選擇、高層管理人員的支持等都關系著項目的成敗，如果實施不好可能會導致項目延期交付，甚至一直無法順利交付，應用效果不理想。為了順利推進OA項目實施，我們遵循先易后難、先共性后個性，先提高上線率、提高黏著度再深化應用的原則，先啟用信息中心、通訊錄、我的郵件等功能模塊，最后再啟用最主要的事務審批模塊。

（一）系統(tǒng)前期準備

軟件實施人員一入場就立即跟醫(yī)院信息科共同組建了項目實施小組，2017年5月25日項目實施小組組織信息科主管院長以及各職能科室科長開了一個項目啟動會，主要向各科科長介紹即將上線的OA系統(tǒng)的主要功能模塊，實施計劃以及各部門需要配合的工作等，希望各科室能夠配合接下來的需求調研工作，這個會議為接下來逐個科室的順利走訪奠定了基礎。需求調研期間，對于每個科室首先讓他們了解系統(tǒng)能完成的功能，然后收集他們需要用到的功能，以便以此為依據(jù)給科室的每個成員分配權限，最后收集科室日常工作要用到的表單，分析哪些能實現(xiàn)電子化，哪些不能，如果不能怎樣改進，如果能怎么優(yōu)化流程。

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備

為系統(tǒng)導入基礎數(shù)據(jù)，包括人員職稱信息、職務信息、部門信息、聯(lián)系方式以及人員基礎信息等；根據(jù)需求調研結果給每個人分配用戶權限，對于有特殊需求的用戶單獨分配權限；軟件實施工程師對信息科軟件負責人培訓軟件的整體功能，重點培訓表單制作方法，并讓他承擔一部分科室的表單制作工作，為軟件驗收后醫(yī)院信息科獨立的維護管理做準備。

（三）用戶培訓

系統(tǒng)能否在全院范圍使用，使用效果如何，用戶培訓至關重要。項目實施小組首先給信息科全體職工進行培訓，培訓內容包括軟件基本使用方法以及科室日常使用常見問題處理方法，以便于信息科每個工作人員在遇到用戶提出的OA系統(tǒng)使用方面的問題時，都能及時處理；然后給各科室信息聯(lián)絡員培訓系統(tǒng)使用方法，采用PPT加現(xiàn)場演示的方式，同時讓信息聯(lián)絡員回科室后給科室其他人員進行培訓；為了讓管理人員能夠全力支持OA系統(tǒng)的使用，對中層干部組織了兩場專門的培訓，對于操作不熟練的主任或護士長，實施小組成員到科室對他們面對面的實施培訓。對于主要領導干部則主要采用面對面多次重復方式進行培訓。把OA培訓手冊上傳到OA系統(tǒng)中，只要能登錄進入OA系統(tǒng)有時間就可自己下載學習。

（四）管理人員助力OA實施

OA系統(tǒng)在我院全面使用之后，主要領導干部對于拿來的紙質審批單，要么給予拒批要么給予警告（下次再拿來紙質的審批單就不批了），就這樣中層領導干部以及醫(yī)院員工有些不愿意用系統(tǒng)的，也不得不主動學習OA系統(tǒng)的使用方法，而信息科就是不分晝夜、不分節(jié)假日、不厭其煩的對他們進行隨時隨地的培訓，讓使用人員覺得OA系統(tǒng)使用起來確實很方便，從被動使用逐漸變?yōu)橹鲃邮褂谩?/p>

三、OA系統(tǒng)在我院管理中發(fā)揮的的主要作用

（一）提高了辦公效率，降低了辦公成本

OA系統(tǒng)的使用，使得許多跨部門重復性的文件傳遞、事務審批、內部聯(lián)系等日常辦公事務，都可以在電腦前、手機上實現(xiàn)。原來需要傳遞到各科室的文件，逐個科室發(fā)完可能需要幾天，現(xiàn)在上傳到OA系統(tǒng)中幾分鐘就能搞定；原來各種培訓必須要到現(xiàn)場，現(xiàn)在培訓資料發(fā)到網(wǎng)上，員工抽時間就可以自行學習；以前找領導簽字，總是很難找到人，一個單子審批下來不知道要跑多少趟腿，現(xiàn)在在OA系統(tǒng)上發(fā)起流程后，可隨時查看審批流程，不用跑腿電話就可解決；……。 OA系統(tǒng)的使用不僅簡化了辦公流程，提高了辦公效率，也免去了紙質文件在各部門、員工間的傳遞，現(xiàn)在只需要打印需存檔紙質文件即可，大大降低了紙張消耗和通訊費用，醫(yī)院行政辦公和管理成本明顯減少，最終提高了整體經(jīng)濟效益。

（二）規(guī)范了醫(yī)院辦公管理流程，提高了整體行政管理水平

醫(yī)院領導制定的管理規(guī)定和辦公流程，在傳統(tǒng)手工操作下，由于各種因素而無法完全落實，OA事務表單的制作過程就是落實醫(yī)院管理規(guī)定，規(guī)范辦公流程的過程，表單的應用使事務流程更加透明，增強了辦公事務的追蹤、控制能力，大大減少了工作中的人為失誤，提高了執(zhí)行力，使醫(yī)院管理更加科學化、規(guī)范化和制度化，整體行政管理水平又上了一個新臺階。

（三）促進科室成員間的交流，最大程度實現(xiàn)各科室間的信息共享，方便了信息查詢

醫(yī)院日常管理不但涉及人事、財務、公文和資產等必須的行政活動，而且還涉及科研、醫(yī)療、教學、護理等業(yè)務活動，因此每天會產生大量的工作流信息。根據(jù)醫(yī)院實際工作需要，在醫(yī)院門戶上設立了醫(yī)院動態(tài)、通知公告、黨政公開、手術排班、醫(yī)療工作、護理工作、常用鏈接、常用下載8個公共欄目，使得醫(yī)院的政策文件和管理規(guī)定能夠及時發(fā)布，促進科室成員間的交流，最大程度實現(xiàn)各科室間的信息共享。根據(jù)各科室辦公需要，設立了院辦、醫(yī)務科、人力資源科、藥學部、感染管理科、護理部、醫(yī)學裝備部、醫(yī)保辦等各類科室信息平臺，有效地將醫(yī)院的各類資源整合在統(tǒng)一的平臺之下，方便了信息查詢，提高了醫(yī)院的整體的反應速度和決策能力。

（四）移動辦公讓隨時隨地辦公成為可能

手機端0A系統(tǒng)通過手機網(wǎng)絡接入，打破了業(yè)務處理對環(huán)境、空間和時間的要求，提高了事務的響應速度和員工工作效率，增加了溝通途徑。外出人員通過手機，就可隨時隨地處理審批事項，進行信息查詢。醫(yī)院的各項辦公及審批事務可以在最短的時間內處理完成，各個部門的銜接更加順暢和高效，內部響應速度的提高，有效保證了醫(yī)院對患者的服務水平和服務質量。

四、辦公自動化系統(tǒng)存在問題及改進意見

（一）數(shù)據(jù)字典信息成為孤島

由于OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典沒有與我院的綜合運營管理系統(tǒng)（簡稱HERP）做對接，造成系統(tǒng)中的人員、科室、職稱等數(shù)據(jù)字典成為孤島，目前只能在OA 系和HERP系統(tǒng)上分別維護一套并行的科室以及人員字典信息，這無疑給各系統(tǒng)間基礎字典信息維護的及時性和準確性帶來了一定的風險。

（二）與其他系統(tǒng)整合不到位

除了OA系統(tǒng)，醫(yī)院還應用有其他的醫(yī)療、管理系統(tǒng)，例如無紙化病案管理系統(tǒng)、隨訪系統(tǒng)、HERP系統(tǒng)、傳染病上報系統(tǒng)、感染實時監(jiān)控系統(tǒng)等，為了方便職工登錄，將這些系統(tǒng)的網(wǎng)址鏈接放在了OA 常用鏈接模塊，但是點擊進入后還需要輸入用戶名和密碼，仍然不夠便捷。

（三）有可能造成機密文件泄漏

在醫(yī)院門戶、科室門戶模塊中上傳的文件全院都可以看，無法限制指定人員或者指定IP網(wǎng)段查看，因此一些重要的機密文件上傳到OA系統(tǒng)中后存在一定的泄密風險；OA內部郵件模塊可以實現(xiàn)內網(wǎng)與內網(wǎng)、內網(wǎng)與外網(wǎng)以及外網(wǎng)與外網(wǎng)間的郵件傳輸，這其中可能會流轉一些重要保密文件，因此同樣存在安全性問題，該問題應該引起重視。

（四）內部郵箱數(shù)據(jù)存儲量小，需定期清理

由于內部郵件使用較為頻繁，而且個別傳輸文件較大，導致OA 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的存儲壓力也較大。雖然我們將上傳單個文件的大小限定在60M 以內，同時，在郵箱存儲量超過100M 后，系統(tǒng)提示郵件已滿，無法接收或發(fā)送郵件并需要刪除歷史郵件，但是職工們經(jīng)常要求擴容郵箱容量并保留歷史郵件內容，這種需求與存儲之間的矛盾日漸增長。

隨著OA系統(tǒng)的不斷深入使用，我院的行政管理水平有了很大提高，綜合服務水平也得到了較大的提升 。但是辦公自動化系統(tǒng)還存在一些共性的問題，有待進一步優(yōu)化，希望本文能給準備引入OA系統(tǒng)以及正在實施OA系統(tǒng)的醫(yī)院以指導，給軟件廠商提供軟件今后的優(yōu)化改進方向。

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