綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案的有效管理和開發(fā)利用探討

文/唐山市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局 須蕊

眾所周知，文書檔案管理并非是一個(gè)全新的話題，任何單位均具備非常豐富的檔案資料，均需要開展對(duì)應(yīng)的歸檔管理。針對(duì)執(zhí)法單位而言，開展綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理非常重要，可以有效維護(hù)民眾的合法權(quán)益，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的部分。因此，本文針對(duì)綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案有效管理與開發(fā)利用問題進(jìn)行了研究與分析。

一、綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理的必要性

綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案工作是檔案有關(guān)法律規(guī)章所要求的。倘若相關(guān)人員不開展綜合監(jiān)督執(zhí)法，就會(huì)導(dǎo)致文書檔案事業(yè)出現(xiàn)極大的損失，此乃失職行為，同時(shí)還是有法不依的表現(xiàn)。文書檔案開展綜合監(jiān)督執(zhí)法工作，涵蓋了兩個(gè)方面，即監(jiān)督，在監(jiān)督的基礎(chǔ)之上展開指導(dǎo)。不談監(jiān)督的指導(dǎo)就不存在所謂的權(quán)威性，指導(dǎo)的意見他人可以聽取也可以不聽取，或當(dāng)面表示可以接受，可是實(shí)際依舊我行我素，如此不談監(jiān)督的指導(dǎo)，必然會(huì)變成純業(yè)務(wù)指導(dǎo)，自己就不存在主動(dòng)權(quán)。而僅僅進(jìn)行監(jiān)督不進(jìn)行指導(dǎo)，只說應(yīng)該做什么、不應(yīng)該做什么，不處理怎么做如何做的問題。忽視監(jiān)督、注重指導(dǎo)的思想與做法只是表面功夫，需要解決好監(jiān)督和指導(dǎo)之間的關(guān)系，始終堅(jiān)持在監(jiān)督的基礎(chǔ)之上展開指導(dǎo)工作，經(jīng)過指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)監(jiān)督。總體來講，綜合監(jiān)督執(zhí)法文書就是監(jiān)督工作過程中使用的、具有法律效力的文書，必須加強(qiáng)管理，嚴(yán)格規(guī)劃其使用范圍。具體由市監(jiān)督局辦公室統(tǒng)一印制、稽查科專人負(fù)責(zé)管理，市衛(wèi)生監(jiān)督局各執(zhí)法科室根據(jù)工作需要領(lǐng)取。為提高工作效率，可采取提前加蓋印章、編號(hào)管理等方式。文書檔案管理可分四個(gè)環(huán)節(jié)：訂購、發(fā)放、使用、回收。

二、綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案有效管理與開發(fā)利用對(duì)策

（一）強(qiáng)化綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案人才培養(yǎng)，提升檔案團(tuán)隊(duì)素養(yǎng)。增強(qiáng)綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理，變成一個(gè)合格的文書檔案管理人員需要一個(gè)過程，文書檔案不僅是簡單地采集整理和保管，文書檔案管理人員需要很高的政治素養(yǎng)與理論基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)也需要提升自己的各方面能力與業(yè)務(wù)技能，充分適應(yīng)新時(shí)期與新任務(wù)對(duì)于綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理工作提出的新要求。伴隨改革開放的深入發(fā)展，文書檔案信息資料牽扯范圍廣，信息量增大，資料整理工作量增加，文書檔案工作也變得越趨重要，很多人有了新的認(rèn)知與了解。信息時(shí)代對(duì)于文書檔案管理工作人員提出了高要求，選擇思想素質(zhì)優(yōu)與創(chuàng)新能力強(qiáng)的文書檔案管理工作人員顯得非常重要。主管部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注對(duì)文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)，對(duì)水平不同的管理工作人員，制定出不一樣的培訓(xùn)方式。

（二）開發(fā)運(yùn)用多種形式緊抓綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案工作。如若要做好綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理工作，在具體實(shí)踐的過程中必須要使用靈活多樣的方法。第一，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)綜合監(jiān)督執(zhí)法檢查，始終堅(jiān)持集中檢查和日常檢查、專項(xiàng)檢查相融合。專項(xiàng)檢查的針對(duì)性較強(qiáng)，比較適用于突發(fā)事件，比方說庫房管理安全與否，利用文書檔案有泄密或者丟失與否。第二，開發(fā)運(yùn)用行政手段開展綜合監(jiān)督執(zhí)法，文書檔案行政管理部門需要安排專人參與基建工程竣工與設(shè)備開箱驗(yàn)收等工作，嚴(yán)格控制歸檔文件材料質(zhì)量。經(jīng)過這些工作可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而制定出合適的對(duì)策來處理問題。再者，文書檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是主動(dòng)性的綜合監(jiān)督執(zhí)法形式，在工作過程中需要按照實(shí)況與需求挑選對(duì)應(yīng)的監(jiān)督檢查方式。把綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案與文書檔案指導(dǎo)相結(jié)合，進(jìn)一步深化職能手段，持續(xù)提升綜合監(jiān)督執(zhí)法工作效率，從而提升綜合監(jiān)督執(zhí)法管理效果。

（三）豐富文書檔案室藏資料，奠定文書檔案利用基礎(chǔ)。文書檔案資料在行業(yè)發(fā)展過程中起著十分重要的作用，完善、豐富文書檔案資料，不但可以維護(hù)單位與個(gè)人的合法權(quán)益，排除憂患，還充分展現(xiàn)了文書檔案資料信息支持的重要性。文書檔案資料采集與整理的完善性與詳細(xì)性，充分反映出文書檔案資料質(zhì)量的好壞以及價(jià)值利用的大小。伴隨著信息科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)，需要將其合理運(yùn)用于文書檔案工作管理過程中，文書檔案資料應(yīng)從以往單一紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子形式。如此一來，文書檔案室資料內(nèi)容就會(huì)變得非常復(fù)雜與龐大，需要提升文書檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能，豐富文書檔案室資料，為提升文書檔案服務(wù)功能打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。文書檔案管理工作人員應(yīng)主動(dòng)出擊，有意識(shí)地開拓歸檔渠道，便于歸檔途徑，豐富文書檔案室藏資料。豐富的室藏資料就可以提升文書檔案資料開發(fā)利用率，提升服務(wù)功能，讓文書檔案管理人員給文書檔案使用者提供信息資料支持。

三、結(jié)語

綜上所述，綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)單位發(fā)展發(fā)揮著重要作用，除了使用以上方式對(duì)其進(jìn)行有效管理與開發(fā)利用以外，還需要對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，這是每個(gè)管理人員的義務(wù)和責(zé)任。