辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所 陳瑞晶 趙曉敏 都蕾

辦公室檔案管理工作主要是對單位各項工作中產(chǎn)生的信息資料進行收集、整理、歸納、管理，通過檔案管理工作能夠直接反映出事情的發(fā)展過程以及結(jié)果，使檔案管理能夠在單位的發(fā)展中起到重要的依據(jù)。在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案管理工作要跟上時代的發(fā)展,并不斷創(chuàng)新，在體現(xiàn)自身價值的同時提高整體的工作效率。

一、辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要性

在辦公室工作中，檔案管理具有重要的地位，不僅為各項工作提高了效率與質(zhì)量，而且為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著自身的價值。首先，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理的過程中，能夠依據(jù)檔案信息的特點進行儲存與管理，確保檔案管理的連續(xù)性，不斷創(chuàng)新管理模式與管理念，用科學(xué)合理的管理手段進行管理，既能夠滿足辦公室的工作要求，還能夠促進檔案管理工作的開展。但是需要注意的是，信息資源的搜集、整理、歸納、儲存，每一項工作環(huán)節(jié)都不是一次性完成的，都是在單位的發(fā)展中逐漸整理形成，對此，在檔案管理工作中要確保檔案信息資源的完整性，及時對信息資源進行整理，避免檔案信息出現(xiàn)損壞、丟失、遺漏等現(xiàn)象。其次，在辦公室檔案管理工作中，需要結(jié)合時代促進檔案管理工作可持續(xù)的發(fā)展。要求檔案管理人員在日常工作中，在各個環(huán)節(jié)，都能按照操作制度進行嚴格的管理，提供信息查詢服務(wù)，為單位中的各個部門提供方便。最后，檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，有利于推動單位的經(jīng)濟發(fā)展，在多數(shù)企業(yè)發(fā)展中，檔案管理工作都具有重要的作用，只有對檔案管理工作進行有效的管理，才能推動社會的發(fā)展。

二、辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

信息時代對檔案管理進行優(yōu)化與創(chuàng)新，已逐漸發(fā)展為現(xiàn)代化的管理形式，使檔案管理工作為單位的發(fā)展起到促進作用。

（一）現(xiàn)代化檔案管理。在開展檔案管理工作時，需要創(chuàng)新檔案管理工作理念，將檔案管理工作現(xiàn)狀與實際發(fā)展相結(jié)合，制定詳細的管理制度，跟上時代的發(fā)展步伐，從而有效地提高檔案管理工作的效率。與此同時，由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，為了給檔案管理工作人員減輕工作負擔(dān)，在管理的過程中應(yīng)用科學(xué)的管理手段進行現(xiàn)代化的管理，為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展起到促進作用。

（二）優(yōu)化檔案管理理念。優(yōu)化管理理念，是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中最重要的影響因素。首先，需要充分地了解與掌握檔案管理工作，明確檔案管理所具有的重要意義，對檔案管理工作的內(nèi)容與管理職責(zé)都有所掌握，使管理人員在崗位中能夠恪盡職守，完全地投入到檔案管理工作中。其次，在檔案管理工作中，對管理知識進行定期的培訓(xùn)與管理，使辦公室內(nèi)所涉及的所有人員都能具備專業(yè)的能力，充分掌握管理知識，并能在現(xiàn)代化的發(fā)展中，不斷改革與創(chuàng)新檔案管理理念及管理模式，把學(xué)習(xí)到的檔案知識正確地運用到日常的工作中，促進檔案管理工作的發(fā)展。最后，要以檔案管理工作為主題，定期開展交流會，針對問題制定詳細的解決方案，在商討的過程中明確檔案管理工作的開展方向，促進檔案管理工作的開展。此外，需要大力宣傳檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性。

（三）完善管理制度。不斷完善檔案管理工作的管理制度，是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要策略之一。其一，對檔案管理制度進行分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題以及不足之處，并且針對問題制定詳細的解決策略。其二，及時地搜集、整理信息資源，按照分類進行存儲，確保檔案信息的完整性。其三，對檔案進行分類管理，可以根據(jù)檔案類型、儲存時間等形式進行劃分管理，能夠為日后的查閱工作帶來方便，并且對于一些重點的檔案嚴加管理，提高檔案的安全性。其四，對檔案流程進行梳理，推動各項工作的發(fā)展，完善管理制度。

（四）信息化管理。檔案信息化管理，需要配置齊全的基礎(chǔ)設(shè)備，計算機、掃描機、打印機必不可少，設(shè)備的齊全為信息化管理的開展奠定基礎(chǔ)。與此同時，還要針信息資源進行處理，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，方便儲存與管理，管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)為檔案信息化管理工作的開展提高保障，實現(xiàn)信息化管理。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作對單位的發(fā)展具有重要的影響，不僅要與時代共同發(fā)展，還要優(yōu)化與創(chuàng)新管理制度，使檔案管理工作更加具有規(guī)范性，逐漸地把檔案管理工作發(fā)展為信息化、智能化管理，促進單位的持續(xù)發(fā)展。