新形勢下辦公室高效低速工作模式研究

文/中國石油化工股份有限公司石油勘探開發(fā)研究院 范瑋

習近平總書記在《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》一文中指出，辦公室的工作有四個特點：一是“重”，地位重要。二是“苦”，非常辛苦。三是“雜”，事務繁雜。四是“難”，難度很大。辦公室承擔著文秘、督辦、接待、值班、維穩(wěn)、保密、外事、物資采購、后勤等黨政管理和服務職責，是內(nèi)外協(xié)調(diào)的窗口、上傳下達的中樞、牽頭抓總的重要部門。如此紛繁復雜的工作，在高速運轉(zhuǎn)的大環(huán)境下，如何做好辦公室工作，如何保持辦公室人員的積極性，如何高效低速地運轉(zhuǎn)工作，給辦公室工作提出了巨大的挑戰(zhàn)，本文針對上述問題就以下幾個方面進行探討。

一、站位全局，分清主次，把握好工作節(jié)奏

辦公室工作的同志喜歡稱辦公室為“不管部”，這其中有自嘲的成分，是帶著一種自豪感的自嘲。別人不愿管的、不想做的事，辦公室都得管、都得做，真正做到了無事不管、無事不問。也應了“辦公室是個筐，什么都能裝”的形容。如何把筐里的東西整理好，領導和職工需要的時候信手拈來，考驗辦公室人員的智慧。按照下述思路作簡要闡述：要站在整個單位的高度去思考辦公室的工作，分為日常工作、重點工作、難點工作去分類處理，爭取全面、無差錯、有效果。

（一）實事求是，突出重點工作。隨著時代的變遷，對辦公室重點工作的要求也會有所差別。比如八項規(guī)定的出臺，讓辦公室負責接待的同志一下子感受到肩上的擔子輕了許多，有了更多的精力可以投入到其他工作中；隨著上層領導對工作抓落實講實效的重視，對督辦、調(diào)研工作工作的要求不斷提高；我們獲取信息的手段日益多樣化、便捷化，向領導提供信息服務的政務信息工作更應側(cè)重于信息的提煉和意見建議的提出；在紛繁復雜的網(wǎng)絡世界如何做好保密工作，也是辦公室面臨的新挑戰(zhàn)。以上種種，想要說明的是我們不能墨守成規(guī)，過去的經(jīng)驗固然重要，但只有應時而變才是解決問題的良方。因此辦公室工作的重中之重是：根據(jù)實際情況，理順辦公室工作的幾條主線，重點關注主線工作，將工作做深做細，保證效果和質(zhì)量。其他工作根據(jù)輕重緩急合理進行安排，工作中要有定力，切不可讓簡單、著急的工作占用重點工作精力，造成投入大量精力卻一事無成的現(xiàn)象。同時，一些占用精力大、明顯過時、無用的工作，要學會舍棄，將有限的精力用在刀刃上。

（二）迎難而上，理順難點工作。人的天性是喜歡待在舒適區(qū)，干熟悉的、順手的工作，而許多重要的工作往往有點難度，在舒適區(qū)之外，需要積極迎接挑戰(zhàn)，迎難而上。面對難點工作，首先要不畏困難，敢于迎接挑戰(zhàn)，堅信所有的大困難都可以化解為小麻煩，不能好高騖遠，從小目標開始一步步解決。其次要向先進學習，切忌閉門造車，辦公室工作大多都是經(jīng)驗的實踐和再改造，借鑒的效率遠大于埋頭苦干。最后要善于總結(jié)套路，當難點不再困難時，就是將難點工作套路進行總結(jié)，將其轉(zhuǎn)化為日常工作程序，將新攻下的山頭徹底變?yōu)楹蠓交亍?/p>

（三）腳踏實地，做細日常工作。除重點工作、難點工作外，辦公室還有許多日常工作，這些工作要依據(jù)重要程度、緊急程度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好，盡量做精做細，一個單位的辦公室對外代表著單位的形象，低級錯誤百出是會貽笑大方的。充分利用信息化手段，將常規(guī)工作細化深化，同時減少工作量，高效利用好有限的人力資源。大量的簡單重復性的工作通過系統(tǒng)實現(xiàn)，需要遠距離交互的工作通過網(wǎng)絡實現(xiàn)。通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的矩陣式優(yōu)勢，將原本集中的大量簡單工作分散到全體需求人群。

二、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，換位思考，積極促成正和博弈

相信每個單位都不乏推諉扯皮現(xiàn)象，從博弈論的角度來看，這是因為零和博弈的原因，工作就那么多，你干了我就不用干，成績就在那，你拿了我就拿不到，因此作為單位的調(diào)度和樞紐，辦公室要進一步提高站位，發(fā)揮好協(xié)調(diào)作用，增強同理心，努力將零和博弈促成多方獲益的正和博弈。

（一）提高站位，講究大格局。辦公室不僅要對內(nèi)協(xié)調(diào)還要聯(lián)絡外部，如果眼光只盯在本部門的利益上，是極其不稱職的，甚至會危害整個單位的聲譽。因此辦公室以及辦公室的同志們要學會發(fā)揚風格，做決定前要思考全局利益和局部利益，整體利益和個人利益，眼前利益和長遠利益。所謂群眾的眼睛是雪亮的，領導是從群眾中選拔出來的，不會讓老實人吃虧的。

（二）增長智慧，講究科學方法。要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，遇到問題不能片面的一刀切，要站在各方的角度充分思考產(chǎn)生問題的原因，以及兼顧各方利益的解決辦法。有的時候不是困難太大，而是我們的方法不夠多，只能多向前輩學、向書本學，在實踐中摸索。

（三）多開展交流，保持同理心。許多時候問題得不到解決是因為換位思考不夠，因此要增進了解，最好的辦法就是開展交流。在實際工作中還可以思考將交流、宣傳與培訓工作有效結(jié)合，去了解合作方的需求，同時將我方的觀點盡可能地宣傳，條件允許的情況下可以雙方相互培訓，以更好地了解相互工作，換位思考。充分了解雙方所思、所想、所憂、所盼，交流思想，溝通信息，保持足夠的同理心，相信在溝通協(xié)調(diào)中能夠事半功倍。

三、思想切入，管理到位，并肩完成各項任務

辦公室工作相互合作甚多，甚至要求聯(lián)動完成才能利益最大化。比如某個業(yè)務項目的現(xiàn)場推進遇到了困難，領導要求辦公室牽頭調(diào)研，解決困難，保障項目順利推進。將此任務拆解來看，涉及最主要的工作是調(diào)研和隨之而來的督辦，還有可能涉及人、財、物、后勤保障。如果割裂地去工作，派出調(diào)研人員調(diào)研后交給督辦人員攤派任務進行督辦，相信還會遇到更多實際的困難。因此在解決這類問題時通常形成臨時工作小組，將相關部門的人員都列入調(diào)研工作組，共同調(diào)研，共同形成解決方案，協(xié)力推進。

（一）落實責任，描繪好分工協(xié)作的邊界，確保日常工作的落地。并非相互協(xié)作就意味著沒有清楚的職責邊界，絕大多數(shù)日常工作要依靠清楚的職責分工去完成。因此好的辦公室組織一定有好的職責邊界，既不能過于模糊形成大鍋飯，又不能過于涇渭分明，形成工作壁壘。如果條件允許可以設置同一崗位的主角、配角，同一團隊多崗位互相補位，既鍛煉業(yè)務能力成就多面手，又相互了解工作便于團隊協(xié)作。

（二）提升境界，培養(yǎng)團隊協(xié)作意識，應對好重大急難工作。中國企業(yè)不同于外企的優(yōu)勢在于我們的思想政治建設，習總書記在治國理政中提到：牢記黨的政治建設是黨的根本性建設，把思想建設作為黨的基礎性建設。在實際的辦公室工作中把黨的政治建設擺在首位也將讓我們受益無窮。在困難面前黨員帶頭一直是我們的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此在團隊建設中最重要的還是黨的建設、思想政治建設，不僅要業(yè)務能力過硬，還要培養(yǎng)團隊成員“同榮辱、共進退”的意識，培養(yǎng)一支在關鍵時刻能靠得住、頂?shù)纳?、能吃苦、能?zhàn)斗的隊伍！

（三）加強管理，增強工作針對性，發(fā)揮有限人員的最大潛能。加強管理中一定要規(guī)避“為了管理而管理”，加強工作的有效性和針對性。要思考如何做正確的事、正確地做事、高效地做事、經(jīng)濟地做事、協(xié)作地做事。一切工作從實際出發(fā)，有針對性地開展工作，我們可以總結(jié)學習經(jīng)驗，切不可憑經(jīng)驗、拍腦袋。管理工作歸根結(jié)底是為了保障中心工作的順利開展，為中心工作服務，因此要根據(jù)中心工作的運轉(zhuǎn)來確定管理的重點，不可為了管理而管理。

有限的人員，海量的工作，將好鋼用在刀刃上，發(fā)揮有限人員的最大潛力是管理追求的目標，以上僅就如何高效低速地運轉(zhuǎn)辦公室工作做一些淺顯的思考。理論是從時間中總結(jié)提煉出來的，最終將應用到更多的工作中去檢驗，希望在不斷地總結(jié)提升應用中尋求到更優(yōu)的工作方式。