做好檔案管理工作研究

文/山西省汾陽(yáng)市信訪局信訪接待中心 田萬(wàn)利

信訪局保存的很多文件價(jià)值很高，可以很好地反映進(jìn)行的各種活動(dòng)的情況，也能很好地反映出信訪局管理水平的高低，可以幫助政府部門(mén)的管理層更好地做出適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)，通過(guò)這樣，可以直接找出管理中存在的缺陷，并做出相對(duì)應(yīng)的解決措施，在現(xiàn)在的社會(huì)環(huán)境下，需要信訪局的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步的提高其工作效率。

一、樹(shù)立檔案管理理念，提升檔案管理認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)在的信訪局中，仍存在很多工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的必要性，不重視這項(xiàng)工作。這是不對(duì)的，良好的檔案管理工作對(duì)于信訪局的正常工作起到了重要的促進(jìn)作用，可以有效地提高信訪局的工作效率，實(shí)現(xiàn)其不斷發(fā)展。首先要做到思想上重視，這是保障信訪局檔案管理工作的前提，這就需要信訪局制定更好的檔案管理觀念：首先，加強(qiáng)員工對(duì)于檔案管理工作創(chuàng)新的觀念，要把創(chuàng)新的觀念完全滲透進(jìn)工作中去，并不斷提高規(guī)劃與投入，制定相關(guān)的制度。其次，要建立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，在檔案管理工作中運(yùn)用信息化的意識(shí)，對(duì)龐大的檔案庫(kù)進(jìn)行分類(lèi)整理，更好地體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。最后，要建立效率意識(shí)，改變?cè)鹊膹氖占淼郊庸w檔再到調(diào)用的散漫的工作狀態(tài)，調(diào)高工作效率，更好地體現(xiàn)出檔案的社會(huì)價(jià)值。

二、加強(qiáng)部門(mén)之間協(xié)作，提升合作辦公能力

在信訪局中，大多數(shù)價(jià)值比較高的檔案是源自不同的部門(mén)。因此，需要及時(shí)與其他部門(mén)溝通，實(shí)現(xiàn)雙方之間工作的協(xié)調(diào)，對(duì)于檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量起到了很好的保障作用。作為檔案工作者，必須做到：1.嘴勤，要經(jīng)常聯(lián)絡(luò)其他部門(mén)，來(lái)了解近期開(kāi)展的相關(guān)工作。2.腳勤，經(jīng)常去其他部門(mén)走動(dòng)，更好的得到新的情況。3.腦勤，要善于聯(lián)系政府工作的時(shí)機(jī)情況，去想如何以工作為中心來(lái)寫(xiě)文書(shū)檔案，同時(shí)還要做好相關(guān)的搜集資料和服務(wù)的工作。除此之外，還要做到加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通交流，只有這樣，才能更好地保障文書(shū)檔案的相關(guān)信息收集沒(méi)有障礙?？梢愿玫卣故疽粋€(gè)單位的過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)的發(fā)展?fàn)顩r，通過(guò)這樣，可以更好地幫助信訪局在工作的過(guò)程中提供服務(wù)，貢獻(xiàn)更多的情報(bào)以及信息，更好地發(fā)揮檔案的參謀依據(jù)的作用。

三、借助科技技術(shù)手段，提升檔案管理效率

想要提高信訪局內(nèi)部工作的效率，首先要在單位的內(nèi)部接入局域網(wǎng)，在單位的內(nèi)部建立一個(gè)檔案館的網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)辦相應(yīng)的檔案調(diào)取等功能，以提高單位各部門(mén)的檔案使用率，減少檔案調(diào)取的時(shí)間并提高各部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)系。在建立檔案館網(wǎng)頁(yè)時(shí)需要注意，首先需要添加一個(gè)問(wèn)答服務(wù)，保證在出現(xiàn)有關(guān)檔案的問(wèn)題時(shí)，方便檔案管理工作人員與其他部門(mén)的人員取得聯(lián)系，更快地解決問(wèn)題。其次是要根據(jù)檔案機(jī)密的不同程度，在網(wǎng)址上適當(dāng)?shù)馗淖冋{(diào)取檔案的難度，可以把一些機(jī)密性高的檔案，通過(guò)設(shè)置驗(yàn)證碼等其他方法采取一定的保護(hù)措施，只有得到一定的允許時(shí)才可以使用檔案?？梢越⒁粋€(gè)電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過(guò)這個(gè)管理中心，整理各部門(mén)的檔案，在網(wǎng)站設(shè)置查詢(xún)服務(wù)，方便工作人員更好地查詢(xún)公開(kāi)性以及限制性的檔案，提高信息資源使用的效率。通過(guò)這個(gè)網(wǎng)站，可以讓員工更好地使用檔案，提高了資源的使用率。

四、聯(lián)合社會(huì)信息資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源共享

隨著信息時(shí)代的持續(xù)進(jìn)步，人們的信息量和知識(shí)量也在不斷增長(zhǎng)。因此，必須建立一個(gè)完善的社會(huì)信息系統(tǒng)，打破過(guò)去情報(bào)、圖書(shū)、檔案等部門(mén)獨(dú)立的局面，實(shí)現(xiàn)一體化的管理模式，充分發(fā)揮集體的優(yōu)勢(shì)。而將實(shí)現(xiàn)資源共享以及建立聯(lián)合目錄作為現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息系統(tǒng)的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。建立聯(lián)合目錄需要相同的著錄編排和格式，通過(guò)建立聯(lián)合目錄，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的目標(biāo)，可以讓信訪局充分地發(fā)掘各個(gè)部門(mén)蘊(yùn)含的潛力，實(shí)現(xiàn)檔案的資源互補(bǔ)，有效地提高檔案的利用率，減少檔案的浪費(fèi)和重復(fù)。

五、提高管理人員素質(zhì)，提升管理工作質(zhì)量

信訪局需要時(shí)刻關(guān)注檔案管理的工作人員，鍛煉他們的專(zhuān)業(yè)技能以及培養(yǎng)他們綜合素質(zhì)，并定期地開(kāi)展一些職業(yè)道德修養(yǎng)活動(dòng)和專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)課程，以提高他們的綜合素質(zhì)水平，保障檔案管理的相關(guān)工作人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，有比較高的水準(zhǔn)。除此之外，信訪局還要制定相關(guān)的創(chuàng)新鼓勵(lì)政策，可以讓檔案管理的工作人員在平時(shí)的工作中得到提高，獎(jiǎng)勵(lì)制度主要包括一些物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等，并在獎(jiǎng)勵(lì)制度的基礎(chǔ)上，引入更多年輕的、專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)和綜合素質(zhì)高的多方面人才，這樣，就可以使檔案管理工作人員更好地了解現(xiàn)代化的信息技術(shù)，同時(shí)，借助高超的技術(shù)水準(zhǔn)來(lái)保障整個(gè)團(tuán)隊(duì)的水平，達(dá)到工作質(zhì)量的提高。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案工作作為信訪局發(fā)展的基礎(chǔ)，只有順應(yīng)時(shí)代，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，加強(qiáng)管理方面的水準(zhǔn)，才能真正地實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，為信訪局未來(lái)的發(fā)展開(kāi)辟道路。