辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

文/太原市市政工程設(shè)計(jì)研究院 任屏

辦公室是單位內(nèi)部重要的組成部門，起著上傳下達(dá)及溝通協(xié)調(diào)的作用。因此，辦公室的文書檔案管理是單位非常重要的日常事務(wù)，檔案不但能夠真實(shí)記載單位的各項(xiàng)工作以及各種活動(dòng)，還能夠?yàn)椴殚單募?、資料提供便利。但在實(shí)際工作中，辦公室檔案的管理工作還存在著一些需要重視的問題，如收集材料不及時(shí)、檔案內(nèi)容單一、重視程度不高等，影響檔案工作的順利開展，無法將檔案工作的價(jià)值充分體現(xiàn)出來。想要改善這種情況，則需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集與歸檔工作的重視，保證檔案工作的規(guī)范化開展。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔中存在的問題

檔案資料的收集是檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，關(guān)系到后續(xù)工作的開展情況。但是開展檔案工作時(shí)，存在收集材料不完整、不全面的情況。許多檔案資料都沒有進(jìn)行及時(shí)整理。這就導(dǎo)致檔案資料不完整。還有一些單位的文書檔案工作，是由其他崗位兼職人員來完成的，專業(yè)能力和素質(zhì)水平無法得到保障，對(duì)檔案的收集管理也沒有一個(gè)正確的認(rèn)知，對(duì)檔案工作不負(fù)責(zé)，沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，從而影響檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、加強(qiáng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的有效措施

（一）提高檔案工作人員素質(zhì)。檔案工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率，是檔案工作中的主要參與者。但是目前許多單位檔案工作人員的素質(zhì)水平比較低，影響整體的工作質(zhì)量。要想使辦公室檔案工作正常進(jìn)行，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，加大整體的培養(yǎng)力度，提升專業(yè)能力和水平?？梢远ㄆ陂_展培訓(xùn)活動(dòng)，聘請(qǐng)專家為檔案工作人員進(jìn)行檔案工作內(nèi)容的講解，使其可以學(xué)到新的知識(shí)和內(nèi)容。還需要對(duì)檔案工作人員的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使其可以對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)。保證檔案收集與歸檔工作的順利開展。

（二）建立完善的管理制度。想要保證文書檔案工作的規(guī)范化進(jìn)行，需要建立完善的管理制度，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行約束和管理，保證辦公室檔案工作的有效性。為檔案收集與歸檔的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。單位在開展這項(xiàng)工作的過程中，需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，在原來管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和完善，制定符合自身發(fā)展的管理制度。單位可以借鑒其他單位的管理制度和管理模式，根據(jù)自身的管理需求，對(duì)管理制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，使其可以更好地應(yīng)用到單位文書檔案收集與歸檔工作中。管理制度中要明確工作人員的具體工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集的時(shí)間和范圍進(jìn)行確定，檔案管理人員要嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，提升文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量和效率。

（三）重視臨時(shí)檔案資料的收集。單位在發(fā)展的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人員變動(dòng)的情況，檔案管理工作中的一些兼職人員會(huì)出現(xiàn)離職或者崗位調(diào)整的情況，這就導(dǎo)致許多文書檔案資料無法及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔，不能保證檔案資料的完整性。這就需要重視臨時(shí)檔案的收集工作，定期對(duì)文書檔案進(jìn)行分類和整理，加強(qiáng)對(duì)檔案資料收集工作的重視，各部門的會(huì)議資料和離職人員手中的文書檔案資料都要及時(shí)收集和歸檔。

（四）創(chuàng)新工作方式。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中，文書檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，工作也愈加繁瑣，工作人員的任務(wù)量也在不斷增加，以往的工作模式已經(jīng)不再適用當(dāng)前的文書檔案工作。要改變以往的工作方式，將現(xiàn)代化理念和技術(shù)應(yīng)用到文書檔案收集和歸檔工作中，確保可以滿足單位的發(fā)展需求。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)軟件提高文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案資料作用的發(fā)揮。

（五）提升文書檔案的科技水平。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)融入人們的生產(chǎn)、生活中，為人們的生活提供了便利。辦公室文書檔案工作在開展的過程中，也需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，將信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件應(yīng)用到文書檔案的收集與歸檔工作中，可以根據(jù)需求自動(dòng)進(jìn)行檔案資料的收集、分類和歸檔，有效提升了整體的工作效率，為工作人員減輕了壓力。還可以建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。通過及時(shí)自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，提升了檔案收集工作的便捷性，保護(hù)了檔案信息資料的安全性。

三、結(jié)語

檔案收集與歸檔工作的創(chuàng)新和完善是辦公室文書檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，文書檔案的價(jià)值在單位的發(fā)展中是不可替代的，對(duì)各項(xiàng)工作的開展和單位規(guī)范化發(fā)展有著積極的影響。收集與歸檔是檔案工作的重要內(nèi)容，單位需要加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的重視，提升工作人員的綜合素質(zhì)，改變傳統(tǒng)的管理方式，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念對(duì)辦公室文書檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)文書檔案工作的信息化建設(shè)，讓文書檔案可以更好地應(yīng)用到單位其他工作的開展中，實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的高效應(yīng)用。