新時期辦公室檔案管理的有效性探討

文/江蘇省連云港市灌南縣衛(wèi)生健康委員會 張懷霞

提升辦公室檔案管理有效性，可以保證后續(xù)各項工作的有序展開，同時還能夠提升單位的科學(xué)管理水平。但是在我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，還有很多影響辦公室檔案管理有效性的因素，需要得到管理層的重視。

一、當(dāng)前影響辦公室檔案管理有效性的原因

（一）管理制度有待完善。因為我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展時間不長，經(jīng)驗不夠豐富，科學(xué)管理制度體系還沒有在廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位真正發(fā)展建立起來，因此，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍缺乏完善且與時俱進(jìn)的檔案管理制度，在對文件的歸檔與整理上還是依照傳統(tǒng)的方法來進(jìn)行。很多單位一般都是依照一些約定俗成的經(jīng)驗與規(guī)矩來進(jìn)行檔案管理工作。雖然也形成了一定的制度，但是在實際執(zhí)行的過程中，這些制度已經(jīng)不能滿足新時代的要求，普遍存在著不合時宜、形式主義等問題。因此，在很多辦公室工作人員和管理人員的眼中，制度就是一句口號或者僵化的工作形式，僅僅是為了應(yīng)付上級檢查而存在的一種手段。基于這樣的認(rèn)識，很多辦公室檔案中真正有價值的文件都無法得到妥善的保存和有效的管理，即使保存好了，在尋找的時候，也會花上很長時間，降低了工作效率。

（二）缺乏專業(yè)的工作人員。雖然辦公室管理工作看起來比較簡單，也不需要工作人員多么專業(yè)的工作技巧，但是在實際工作中，辦公室檔案管理工作相當(dāng)細(xì)致繁瑣，要求非常高。很多單位為了節(jié)省成本，長期忽略辦公室檔案管理工作，在人員配置上也不夠?qū)I(yè)用心，對于相關(guān)人員的調(diào)配也很隨意，很多單位甚至極少考慮工作人員的專業(yè)性和能力。在很多單位，檔案管理處甚至成了退休人員的安置處。在通常情況下，根據(jù)崗位職能原則，辦公室檔案管理工作必須要有專業(yè)的人去操作才能夠完成，人員配置不合理會極大影響檔案管理工作的有效性。同時，上級管理部門經(jīng)常忽視辦公室檔案管理工作，思想上的松懈導(dǎo)致行為上的責(zé)任意識單薄，各種問題層出不窮，極大地降低了辦公室檔案管理工作的有效性。

二、新時期加強(qiáng)辦公室檔案管理有效性的措施

（一）完善辦公室檔案管理機(jī)制?？茖W(xué)的規(guī)章制度是高效工作的基礎(chǔ)與前提，鑒于目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位中存在的影響辦公室檔案管理效率的因素，建立起一套科學(xué)有效的辦公室檔案管理機(jī)制是非常必要的。新時期，機(jī)制建立必須要突出體現(xiàn)時代性和創(chuàng)新性，不能僅僅復(fù)制以往的成熟經(jīng)驗和既有體制，更加不能單純模仿舊有經(jīng)驗。新時期構(gòu)建全新的辦公室檔案管理機(jī)制，必須要結(jié)合新時期的新特點和新要求，與實際工作緊密結(jié)合，最終目的就是要滿足實際工作要求，為事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。建立的規(guī)章制度，要科學(xué)合理、準(zhǔn)確細(xì)致、可操作性高、靈活程度高，要堅決杜絕形式主義的滋生泛濫，拒絕讓規(guī)章制度流于形式，確保檔案管理工作的科學(xué)合理。同時，要重視辦公室檔案的電子化管理，盡量做到無紙化辦公與管理，構(gòu)建機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化管理流程，堅決執(zhí)行工作要求，建立起有效的應(yīng)急體制，確保在非常情況發(fā)生之時，能夠在短時間內(nèi)讓檔案管理工作回歸正軌。為了完成這一目的，檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理是必不可少的。

（二）提高管理人員素質(zhì)。新時代，辦公室檔案管理工作呈現(xiàn)越來越鮮明的專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的趨勢，同時檔案管理工作先天就有細(xì)致、專業(yè)性強(qiáng)的特點，這都對管理人員的素質(zhì)提出了新要求。隨著電子檔案的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)庫在各機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷普及，各種專業(yè)設(shè)備不斷進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位，對于高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理工作隊伍的需求也越來越大。高素質(zhì)的管理人員，不僅需要與時俱進(jìn)地提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，同時更要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識和豐富的管理技巧，同時還要具有高度的保密意識。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，首先需要重視檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為他們提供同先進(jìn)單位交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，還要重視培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識與使命意識，轉(zhuǎn)變他們的落后思想，明確責(zé)任分工，以提升辦公室檔案管理有效性為目的，強(qiáng)化管理團(tuán)隊建設(shè)。同時管理者還要重視在社會上招收滿足需求的工作人員，補(bǔ)充管理團(tuán)隊。

（三）開啟辦公室檔案管理新常態(tài)。新時期的最大特點就是新常態(tài)。新常態(tài)要求單位在全面深化改革和復(fù)雜時代與社會背景條件下，開展自己的各項工作。辦公室檔案管理的新常態(tài)，就是信息化、網(wǎng)絡(luò)化與專業(yè)化。要實現(xiàn)辦公室管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化與專業(yè)化，就需要加大新設(shè)備新技術(shù)的投入，提升辦公室檔案管理的現(xiàn)代化水平。新常態(tài)背景下，新問題會不斷產(chǎn)生，必須要時刻保持與時俱進(jìn)，秉持創(chuàng)新理念，不斷完善制度，創(chuàng)新管理模式。

三、總結(jié)

新時期，為了切實提升辦公室檔案管理工作的積極性，提升工作效率，必須要采取特定的策略，科學(xué)合理高效地解決目前影響辦公室檔案管理有效性的問題，確保辦公室檔案管理工作在合理區(qū)間運行。只有這樣，才能夠確保辦公室檔案管理工作同新時期的要求相適應(yīng)。