高效儀器設(shè)備和檔案管理存在的問題和對策

文/長江師范學院國有資產(chǎn)管理處 劉艷

隨著學校經(jīng)費的不斷投入，學校規(guī)模的不斷擴大，高校需要購置的儀器設(shè)備越來越多，這就涉及對儀器設(shè)備及其檔案的管理問題，尤其是對一些大型的、精密的、重要的儀器設(shè)備的管理，如果處理不當，勢必給儀器設(shè)備的使用帶來諸多困難，一定程度上影響學校整體的教學、科研。所以，加強高校儀器設(shè)備及其檔案的管理，對于整體教育更好更快地發(fā)展，具有十分重要的意義。

一、存在的問題

（一）資產(chǎn)管理隊伍不穩(wěn)定，管理混亂。這是我校存在的比較突出的問題，尤其是在系院調(diào)整或者領(lǐng)導(dǎo)班子換屆的時候，資產(chǎn)管理員經(jīng)常更換，且資產(chǎn)管理員是兼職的，而不是專職，兼職資產(chǎn)管理員往往由于精力有限，資產(chǎn)管理意識不強或者不夠?qū)I(yè)，在出現(xiàn)資產(chǎn)異動時候，沒有及時對資產(chǎn)作相應(yīng)的調(diào)整、改動，導(dǎo)致下次資產(chǎn)清理時，又重復(fù)勞動，資產(chǎn)越清越多，越清越復(fù)雜。另外，在理工科系院，特別是生物、化學、物理，實驗儀器多，稍不注意管理，就常常有弄混或者丟失的情況，如：在實驗室之間相互借用儀器設(shè)備的情況普遍存在，但是由于疏忽大意沒有做好相應(yīng)的記錄，事后忘記歸還，最后導(dǎo)致明細賬目模糊不清、賬物不符，無形中造成了一些資產(chǎn)的流失。

（二）資產(chǎn)管理信息化程度不高?，F(xiàn)在是信息化時代，要管理好儀器設(shè)備和檔案資料，實現(xiàn)信息化管理是必然趨勢。我校為加強資產(chǎn)儀器設(shè)備和檔案的管理，順應(yīng)時代需求，采購開發(fā)了信息化平臺，但是由于功能限制，不能準確如實反映每一臺儀器設(shè)備的現(xiàn)狀，所以信息化平臺需要不斷優(yōu)化，不斷完善，增強功能性，使全校資產(chǎn)管理更加條理化、清晰化、明細化，能如實且全面反映資產(chǎn)的真實情況。

（三）資料收集不齊全。1.檔案工作人員沒有參與開箱驗收設(shè)備。我校在這個環(huán)節(jié)做得不夠，認為設(shè)備是交給使用部門的，檔案也應(yīng)該由使用部門收集，然后每年再由使用部門一次性交給檔案部門，殊不知這樣失去了第一時間現(xiàn)場收集檔案的機會，由使用部門收集檔案，由于他們不是專業(yè)的檔案管理人員，沒有檔案收集管理意識，往往是驗收時候有什么就收集什么，不會主動向商家要儀器設(shè)備必備的檔案材料，這就造成了檔案資料完整性的缺失。2.在儀器設(shè)備登記使用管理過程中存在同樣的問題。具體一件設(shè)備的廠家、型號、編號、使用人、領(lǐng)用人、存放位置、運行記錄等等，這些是儀器設(shè)備管理必須采集的檔案資料，但是往往由于管理人員的疏忽，缺少相關(guān)內(nèi)容的登記，從而導(dǎo)致一些有價值的資料沒有及時歸檔，使設(shè)備的采購、運行使用、維護情況等得不到真實的反映，沒有充分發(fā)揮設(shè)備檔案應(yīng)有的效益，給資產(chǎn)管理帶來諸多困難。

（四）規(guī)章制度不健全。儀器設(shè)備及其檔案管理工作必須有健全的制度保障，我校在這方面也建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但顯得粗糙，沒有具體化、明細化，執(zhí)行起來無章可循，沒有可操作性，有的方面執(zhí)行起來走了樣，在實際工作中不起作用，導(dǎo)致儀器設(shè)備管理困難重重，檔案質(zhì)量也很難保證。另規(guī)章制度主管部門職責不明確，缺少系統(tǒng)的獎懲考核制度，無法對儀器設(shè)備及其檔案管理工作加以衡量。

二、加強儀器設(shè)備及其檔案管理的措施

（一）完整收集檔案資料。1.在開箱驗收環(huán)節(jié)收集檔案。開箱驗收是資產(chǎn)檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，因為設(shè)備開箱驗收時可以直接對隨機文件進行清點、登記、整理和歸檔，可以有效保證所驗收設(shè)備檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，具有直接、快捷、有效的特點，尤其重要的是，現(xiàn)場檔案人員的參與，直接完成檔案篩選和分門別類歸檔的過程，不用通過中間環(huán)節(jié)，這樣檔案工作人員直接把關(guān)，不容易出錯，資料也收集齊全完整。2.采購環(huán)節(jié)雙方在合同條款中就隨機文件的要求事先約定好。提供一手資料，這就在源頭上方便了檔案的收集管理，保證了其完整性。3.資產(chǎn)、財務(wù)部門積極配合把好檔案關(guān)。為了保證檔案的及時收集歸檔，要求相關(guān)職能部門規(guī)定儀器設(shè)備開箱驗收后，使用部門按照檔案收集要求把相關(guān)資料送到檔案館整理歸檔（我校規(guī)定十萬元以上儀器設(shè)備的檔案必須檔案館歸檔，十萬元以下的文件資料自行保管），由檔案館出具歸檔證明，然后資產(chǎn)管理部門和財務(wù)處才給予辦理轉(zhuǎn)固手續(xù)，在實踐中，這項措施有力保證了檔案資料的及時收集和檔案的完整性和系統(tǒng)性。

（二）建立健全規(guī)章制度。制定和完善高校設(shè)備及檔案管理的規(guī)章制度，是當前設(shè)備和檔案管理部門的重點工作。建立健全規(guī)章制度，合理配置、充分利用學校條件，提高設(shè)備使用效益。明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系，保障學校設(shè)備的安全、完整，為高效教學、科研及各項教育、管理、服務(wù)工作提供必要的物資保障。首先要明確檔案的歸檔范圍，以便工作中有章可循，不至于在工作中沒有目標，胡亂收集。其次嚴格制定設(shè)備檔案收集、整理、保管和使用制度，使工作內(nèi)容有據(jù)可依。最后建立完善的考核制度，獎懲有度，考核內(nèi)容具體化，起到激勵監(jiān)督大家工作的作用。

（三）不斷優(yōu)化完善信息化平臺。由于儀器設(shè)備的不斷增多，必須加強對儀器設(shè)備及其檔案的信息化管理，在實踐操作中不斷優(yōu)化、完善平臺功能，使信息化平臺滿足儀器設(shè)備及其檔案管理需要，能真實反映儀器設(shè)備的現(xiàn)實情況，如每臺設(shè)備具體的型號、編號、領(lǐng)用人、使用人、存放地點等等參數(shù)必須準確無誤，賬物相符，賬賬相符，這樣，才能減少和防止國有資產(chǎn)的流失。

（四）加強培訓(xùn)，提高管理隊伍素質(zhì)。加強儀器設(shè)備及其檔案的管理，對管理隊伍的建設(shè)培訓(xùn)不可缺少，只有管理人員對規(guī)章制度熟悉，對義務(wù)熟練，加上認真細心的工作態(tài)度，才能做好本職工作。首先是學校的資產(chǎn)管理職能部門要起好帶頭作用，我校是國有資產(chǎn)管理處總體負責全校的資產(chǎn)管理，該部門的資產(chǎn)管理工作人員首先要嚴格按照資產(chǎn)管理及其檔案管理的規(guī)章制度嚴格要求自己，參與設(shè)備的驗收，收集好十萬元以上儀器設(shè)備的檔案資料，做好信息化平臺的建設(shè)工作，熟練掌握并運用平臺功能，加強對二級資產(chǎn)管理員的管理：一是要做好對資產(chǎn)管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期（一年一次）為資產(chǎn)管理員做業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括規(guī)章制度的講解，辦理資產(chǎn)登記、異動的程序，信息化平臺的操作等等。二是隊伍的建設(shè)，要求二級學院、部門必須有專職的資產(chǎn)管理員，資產(chǎn)管理員不能頻繁更換。三是資產(chǎn)管理職能部門要定期派人下二級學院開展調(diào)研工作，對二級學院在資產(chǎn)管理中遇到的問題，進行指導(dǎo)或者協(xié)助解決，以便能更好地開展資產(chǎn)管理工作，加強全校資產(chǎn)管理。