開放教育教務管理工作中制定實施性專業(yè)規(guī)則的改革思考

唐榮君

(貴州廣播電視大學 貴陽 550004)

一、實施性專業(yè)規(guī)則制定的現狀

國家開放大學開放教育教務管理工作教務模塊主要包括課程、專業(yè)規(guī)則和免修免考三部分。實施性專業(yè)規(guī)則的制定是開放教育教務管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，專業(yè)規(guī)則通常包含公共基礎課模塊、專業(yè)基礎課模塊、專業(yè)課模塊、拓展課模塊、實踐環(huán)節(jié)模塊等。從性質上來講，專業(yè)規(guī)則是課程平臺運行的基本指令。對教育者而言，它是培養(yǎng)方案的重要組成部分；對學習者而言，它就是學習過程中的選課規(guī)則。從內容上講，專業(yè)規(guī)則包括：培養(yǎng)目標和培養(yǎng)規(guī)格、課程模塊設置規(guī)則、課程設置規(guī)則、畢業(yè)規(guī)則、有關說明(教學管理、課程說明等)。專業(yè)規(guī)則形式上就是一個具體的教學指導文件。[1]實施性專業(yè)規(guī)則的制定將直接影響到基層教學運行、學生系統(tǒng)選課、學生報考及畢業(yè)審核等工作，因此，教務工作者在制定實施性專業(yè)規(guī)則時務必小心謹慎，會同教學部門按照需求從國家開放大學啟用專業(yè)規(guī)則中制定本省實施性專業(yè)規(guī)則。

教務管理系統(tǒng)各級平臺課程、規(guī)則的主要任務和流程如圖1所示。

自2017年春季學期開始，國家開放大學規(guī)定每個專業(yè)執(zhí)行獨立專業(yè)規(guī)則，每個規(guī)則均由唯一的規(guī)則號進行標識，規(guī)則號由15位數字構成，其中前4位分別表示年份學期，例如規(guī)則號“1903***0400” “1909***0400”分別表示2019年春季和秋季學期某個專業(yè)的專業(yè)規(guī)則。國家開放大學各分部所開設課程均包括在該規(guī)則中。各分部根據自己實際情況選擇相應課程，按照專業(yè)層次、畢業(yè)學分、總部考試學分等規(guī)則要求制定實施性專業(yè)規(guī)則。國家開放大學專業(yè)規(guī)則模塊要求一覽表、專業(yè)規(guī)則課程一覽表如圖2、圖3所示。

圖1 各級平臺課程、規(guī)則的主要任務和流程

當國家開放大學啟用完相應年度學期專業(yè)規(guī)則，各分部教務處需在教務管理系統(tǒng)進行規(guī)則接收，然后按照各專業(yè)層次最低畢業(yè)學分、中央電大考試最低學分、模塊最低學分、課程設置最低學分等要求制定省實施性專業(yè)規(guī)則。實施性專業(yè)規(guī)則的制定以國家開放大學上傳的規(guī)則總表作為模板，規(guī)則總表包括所有專業(yè)層次(方向)的規(guī)則，總數據將近三萬余條。規(guī)則總表節(jié)選詳見圖4所示。

圖2 專業(yè)規(guī)則模塊要求一覽表(節(jié)選)

圖3 專業(yè)規(guī)則課程一覽表(節(jié)選)

二、實施性專業(yè)規(guī)則制定存在的問題

教務管理系統(tǒng)導出的專業(yè)規(guī)則總表數據量龐大，且表格未作標準化統(tǒng)一，導致以往制定實施性專業(yè)規(guī)則容易出現下述問題。

圖4 專業(yè)規(guī)則總表(節(jié)選)

(一)數據格式不統(tǒng)一

在專業(yè)規(guī)則總表中“規(guī)則號”默認顯示科學計數法，如果直接復制粘貼會造成實施性專業(yè)規(guī)則印刷后無法顯示完整規(guī)則號?！罢n程代碼”由5位數組成，導出的規(guī)則總表默認將前面的數字“0”省掉，這會給后期匯總開課表、選課及報考帶來諸多麻煩。正是由于專業(yè)規(guī)則總表數據格式不統(tǒng)一的原因，為實施性專業(yè)規(guī)則的制定帶來難度。

(二)學分統(tǒng)計錯誤

實施性專業(yè)規(guī)則需要同時滿足畢業(yè)最低學分、中央電大考試最低學分、模塊最低學分、模塊設置最低學分等要求才能正常啟用。以往實施性專業(yè)規(guī)則采用人工校對，容易出現學分統(tǒng)計錯誤，導致學生畢業(yè)審核不通過。

(三)規(guī)則課程漏選

本科專業(yè)學生如需要申請學位需要選修《學位論文指南》和《學位外語》兩門課程，學分分別為7和0，不占畢業(yè)最低學分。以往在制定實施性專業(yè)規(guī)則時容易漏選這兩門課，導致部分本科學生無法申請學位。

(四)課程開設學期不統(tǒng)一

以往在制定實施性專業(yè)規(guī)則時課程開設學期設置為建議開設學期，通常由各分校自行決定某門課程的開設學期，容易將不同專業(yè)相同課程開設在不同學期，不利于教師對課程進行統(tǒng)一管理。

三、實施性專業(yè)規(guī)則制定改革的措施

(一)設計實施性專業(yè)規(guī)則模板

將圖4所示專業(yè)規(guī)則總表作為數據源，設計實施性專業(yè)規(guī)則模板如圖5所示。該模板將表格內容進行統(tǒng)一和規(guī)范，以便后期匯總檢查時提高效率。當各專業(yè)實施性專業(yè)規(guī)則模板拆分完成之后，反饋教學部老師進行專業(yè)課程勾選。教學部將按照圖5中的“勾選要求”對各專業(yè)課程進行機子數據和實施數據的勾選，機子數據用于在教務管理系統(tǒng)中啟用相應專業(yè)的規(guī)則，實施數據用于各省相關專業(yè)教學計劃的制定和實施，課程勾選統(tǒng)一用符號“√”在相應單元格進行標注以便后續(xù)對各項數據進行匯總統(tǒng)計。

圖5 實施性專業(yè)規(guī)則模板(節(jié)選)

(二)函數的運用

1.解決課程代碼顯示問題

由于導出的專業(yè)規(guī)則總表默認將課程代碼5位數前面的“0”省掉，這造成教務工作的諸多不便，為了解決這個問題，在實施性專業(yè)規(guī)則模板中引入公式“=REPT(0，5-LEN(G7))&G7”如圖6所示。REPT函數可以按照定義的次數重復顯示文本，相當于復制文本。[2]公式里面的“0”代表需要重復顯示的文本，“LEN(G7)”為專業(yè)規(guī)則總表中課程代碼所在列數值的長度，“G7”為G列7行對應的課程代碼，“5-LEN(G7)”代表需要重復顯示文本的長度，總長度為5，減去已有的代碼長度，剩下的即為文本“0”的顯示長度，“&G7”表示將專業(yè)規(guī)則總表中G7單元格課程代碼附在文本“0”之后顯示，其余單元格課程代碼只需向下填充即可。當課程代碼全部顯示完5位數之后，只需將所有數據選中選擇性粘貼值至G列相應位置即可，如圖7所示。

圖6 解決課程代碼顯示不足5位問題

圖7 選擇性粘貼值至指定位置

2.解決實施性專業(yè)規(guī)則總學分匯總問題

以往制定實施性專業(yè)規(guī)則時總學分通常由人工計算，這樣難免會出錯，且效率低下，為了解決這個問題引入公式“=SUMIF(S7：S230，"√"，L7：L230)”如圖8所示。SUMIF函數是用來根據指定條件對若干單元格進行求和， SUMIF函數的語法格式如下。[3]

=SUMIF(range，criteria，sum_range)

SUMIF(條件區(qū)域，求和條件，實際求和區(qū)域)，第二個求和條件參數在第一個條件區(qū)域里。

該公式的目的是將圖8中實施數據有符號“√”標注的課程學分匯總計算出來顯示在相應位置，公式中“S7：S230”為第一個條件，即實施數據對應的區(qū)域，如某專業(yè)總課程超過230條數據，則將230改為實際課程數即可，需要注意的是該數據只能大于或等于專業(yè)課程總數，不能小于，否則會導致計算結果可能出錯?！?√"”為第二個條件，即實施數據中標注符號“√”的數據將會作為匯總的條件。“L7：L230”為實際求和區(qū)域，即將實施數據中標注符號“√”對應課程的學分進行匯總求和。

值得注意的是，實施性專業(yè)規(guī)則只有滿足畢業(yè)學分方能正常實施，否則將影響學生畢業(yè)審核，為此，引入學分審核如圖9所示，負數則表示實施數據不足，須補充勾選課程。

專業(yè)規(guī)則的啟用還必須同時滿足中央電大考試學分的要求，這就涉及多個條件的數據匯總，為此引入公式“=SUMIFS(L7：L230，S7：S230，"√"，Q7：Q230，"中央")”解決這一問題。SUMIFS是Office2007以后新增函數，使用該函數可快速對多條件單元格進行求和。SUMIFS函數的語法格式如下。[4]

=SUMIFS(sum_range， criteria_range1， criteria1， [criteria_range2， criteria2]， ...)

圖8 實施性專業(yè)規(guī)則總學分統(tǒng)計

criteria_range1為計算關聯條件的第一個區(qū)域，criteria1為條件1，條件的形式為數字、表達式、單元格引用或者文本，可用來定義將對criteria_range1參數中的哪些單元格求和。criteria_range2為計算關聯條件的第二個區(qū)域，criteria2為條件2。最多允許輸入127個區(qū)域、條件對，即參數總數不超255個。sum_range 是需要求和的實際單元格。包括數字或包含數字的名稱、區(qū)域或單元格引用，計算結果將忽略空白值和文本值。

該公式的目的是將圖10中實施數據有符號“√”標注且考試單位屬于“中央”的課程學分匯總計算出來顯示在相應位置，公式中“L7：L230”為需要求和的單元格區(qū)域?！癝7：S230，"√"”為條件1，即實施數據標注符號“√”的數據?！癚7：Q230，"中央"”為條件2，即考試單位為“中央”的數據。

圖9 實施性專業(yè)規(guī)則學分審核

圖10 實施性專業(yè)規(guī)則中央考試學分統(tǒng)計

同樣，為了審核匯總數據是否滿足中央電大考試學分，也引入學分審核。

3.各學期開設課程數量統(tǒng)計

為直觀顯示實施性專業(yè)規(guī)則中各學期開設課程的數量，以便均衡教學管理工作，避免課程集中開設在某一個學期，從而增加授課教師、輔導員及學生的壓力，引入公式“=COUNTIFS(S7：S230，"√"，P7：P230，"1")”如圖11所示。

COUNTIFS函數用來統(tǒng)計多個區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數，其語法格式如下。[5]

COUNTIFS(criteria_range1，criteria1，criteria_range2，criteria2，…)

criteria_range1為第一個需要計算其中滿足某個條件的單元格數目的單元格區(qū)域，criteria1為第一個區(qū)域中將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。同理，criteria_range2為第二個條件區(qū)域，criteria2為第二個條件，依次類推。最終結果為多個區(qū)域中滿足所有條件的單元格個數。

該公式的目的是將圖11中實施數據有符號“√”標注且開設學期為“1-6”的課程數量分別統(tǒng)計顯示在相應位置。公式中“S7：S230，"√"”表示第一個條件是實施數據中有符號“√”標注的數據?！癙7：P230，"1"”表示開設學期為第一學期的數據，同理，換成“P7：P230，"2"”則表示開設學期為第二學期的數據，以此類推。

至此，實施性專業(yè)規(guī)則制定過程中相應函數運用完畢，將為后續(xù)開展實施性專業(yè)規(guī)則審核校對帶來很大方便。

圖11實施性專業(yè)規(guī)則各學期開設課程數量統(tǒng)計

四、結語

實施性專業(yè)規(guī)則的制定是各省級電大教務管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，沒有實施性專業(yè)規(guī)則的出臺一切教務工作都將停滯。通過Office辦公軟件自帶的函數功能探索解決以往在制定實施性專業(yè)規(guī)則中出現的問題，從實際運用的角度有針對性提出解決辦法，用科學高效的信息化手段提高工作效率，具有很強的推廣性和可操作性。