檔案館做好建設(shè)工程檔案管理工作的方法探討

程穎

摘 要：在建筑工程建設(shè)中會(huì)形成大量的文檔材料，如前期的批文、各階段的驗(yàn)收資料、施工圖設(shè)計(jì)資料等，這些材料反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)其他的工程建設(shè)有著重要的借鑒參考作用。本文先圍繞建設(shè)工程檔案管理工作的意義進(jìn)行分析，然后就檔案館如何做好建設(shè)工程的檔案管理工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案館 建設(shè)工程 檔案管理

在建筑工程建設(shè)中，檔案管理工作是其中的重要組成部分，不僅對(duì)工程的順利完工有著重要的影響，而且也能夠?yàn)榻窈蟮墓こ探ㄔO(shè)提供借鑒。但是，在實(shí)際工作中，一些檔案館對(duì)于建設(shè)工程的檔案管理工作不夠重視，這導(dǎo)致工程的建設(shè)材料沒有得到及時(shí)的歸整，使得一些材料殘缺不齊?；诖?，圍繞檔案館如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析具有重要的意義。

一、建設(shè)工程檔案資料管理的主要意義

在各類工程的建設(shè)中，檔案館需要積極實(shí)施建設(shè)工程檔案的接收工作，這樣才能夠建成質(zhì)量?jī)?yōu)化的館藏體系。此外，只有檔案館擴(kuò)大檔案的收集范圍，對(duì)館藏內(nèi)容進(jìn)行不斷地豐富，擴(kuò)大征集門類，才能夠擁有系統(tǒng)的館藏資源，為今后城建檔案的利用打下基礎(chǔ)，使這些工程檔案能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)事業(yè)發(fā)展提供全方位的服務(wù)。

之所以要重視建設(shè)工程檔案的管理工作，主要有以下幾方面的意義：一是在建設(shè)工程中，各職能部門重視對(duì)工程的檔案歸集管理，不僅表示這些部門對(duì)建設(shè)工程非常重視，更是這些部門以實(shí)際行動(dòng)踐行科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)。二是相關(guān)職能部門對(duì)檔案管理工作的高度重視，也使得所有參建單位對(duì)工程檔案的建立以及整理工作有著更深刻的認(rèn)識(shí)。三是重視工程檔案管理工作的開展，有助于豐富檔案館中建筑工程類的檔案資料，這樣就為今后的城建規(guī)劃提供參考依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

二、建設(shè)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，在建筑工程建設(shè)中，因?yàn)槭艿礁鞣矫娴挠绊?，如工程的工期比較長(zhǎng)，經(jīng)費(fèi)有所不足，工作人員不夠固定等，導(dǎo)致一些工程的檔案資料移交不及時(shí)，存在著各種圖表不完整的現(xiàn)象，影響了檔案館檔案收集工作的開展。

（一）檔案整理認(rèn)識(shí)較為薄弱

一些建設(shè)單位對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有所不足，存在著重建設(shè)而輕檔案管理的情況，再加上這些單位并沒有專業(yè)的檔案人員，所以忽視了對(duì)原始資料的保存，甚至還存在著用完丟棄的現(xiàn)象。這樣一來，影響了檔案館的檔案收集工作開展。

（二）檔案歸集不夠規(guī)范

在工程檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)高低也會(huì)影響這項(xiàng)工作的開展，由于一些檔案館的工作人員對(duì)建筑工程類的知識(shí)有所缺失，他們對(duì)于工程檔案的收集內(nèi)容不夠了解，對(duì)范圍界定也不夠清晰，所以沒有按照城建檔案的要求來進(jìn)行收集。在檔案管理工作中，他們更多的是被動(dòng)地接收各方所移交的文件資料，這樣導(dǎo)致檔案資料被零散的堆放，沒有進(jìn)行及時(shí)整理。

三、做好工程檔案管理工作的步驟

（一）做好進(jìn)館前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

1.建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

要想保證建設(shè)工程的檔案完整、規(guī)范，那么就需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的集中管理。為此，檔案館需要針對(duì)建設(shè)工程制定一個(gè)完善的檔案制度，以推動(dòng)建設(shè)工程檔案管理工作的有效開展。此外，對(duì)各項(xiàng)目提出相應(yīng)的要求，如由各項(xiàng)目部制定檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，由這些工作人員指導(dǎo)工程檔案的管理，以便形成項(xiàng)目部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。另外，對(duì)相關(guān)制度的建設(shè)予以完善，例如制定崗位責(zé)任制，對(duì)工作人員的工作職責(zé)進(jìn)行劃分，要做到層層把關(guān)，這樣就能夠保證檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

檔案館要想提高工程檔案管理工作的效率，就需要轉(zhuǎn)變館內(nèi)工作人員的思想觀念，要制定一系列的管理措施，以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的超前管理。眾所周知，建設(shè)工程的周期較長(zhǎng)，而且技術(shù)性非常強(qiáng)，從一開始的項(xiàng)目申報(bào)，再到后期的工程竣工，中間有著眾多環(huán)節(jié)，這樣就會(huì)形成內(nèi)容繁雜、涉及面廣的文件材料。另外，建設(shè)工程所涉及的部門以及工作人員較多，經(jīng)歷的時(shí)間非常長(zhǎng)，所以很容易造成遺漏。為了確保建設(shè)工程檔案的資料齊全，檔案館需要改變以往等人將檔案資料送上門的做法，而是需要安排檔案管理人員主動(dòng)跟進(jìn)這項(xiàng)工作。由他們對(duì)工程建設(shè)的操作程序進(jìn)行了解，然后對(duì)他們的工作進(jìn)行合理安排，使檔案管理人員知曉每一個(gè)階段所產(chǎn)生的檔案資料，并對(duì)檔案資料的內(nèi)容以及數(shù)量等有所了解，然后在這個(gè)基礎(chǔ)上使用幾種收集方法：一是追蹤收集。這種檔案收集方法比較適用于一些工程周期較短的工程。檔案管理人員要親往現(xiàn)場(chǎng)，向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人了解工程的施工進(jìn)度，并督促技術(shù)部門做好檔案資料的收集工作。這種檔案收集方法會(huì)花費(fèi)較大的人力以及物力，但是其收集速度較快，而且檔案的質(zhì)量也較高。二是分階段收集。對(duì)于一些建設(shè)周期較長(zhǎng)的大工程，可以使用這種收集方法。對(duì)于一些大型建設(shè)工程，檔案館需要保持與建設(shè)單位的聯(lián)系，以便對(duì)工程的進(jìn)展及時(shí)地了解，并及時(shí)督促建設(shè)單位的工作人員做好檔案材料的收集工作，以防止檔案原始材料散失，如此一來，工程檔案材料的完整性就會(huì)得到保證。三是強(qiáng)制性收集。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的有效收集，檔案館可以采取強(qiáng)制性收集的方法，也就是收取檔案資料押金。當(dāng)工程報(bào)建之后，在與施工單位的合同中，可以規(guī)定一部分的工程款作為資料保證金。當(dāng)施工完畢之后，施工單位如果將資料及時(shí)地移交給檔案部門，才能夠退回這筆保證金。對(duì)于一些內(nèi)部復(fù)雜的施工單位，這種檔案收集方法具有一定的約束力。

（二）把好進(jìn)館關(guān)

1.工程開工環(huán)節(jié)

建設(shè)工程開工階段乃是檔案館進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的最佳時(shí)機(jī)。當(dāng)工程開工之后，就表明工程的各項(xiàng)前期準(zhǔn)備工作結(jié)束。工程的前期準(zhǔn)備工作，一般是由施工單位負(fù)責(zé)完成的，所以關(guān)于工程的文件材料也基本上保存在施工單位。在工程開工之后，監(jiān)理單位會(huì)介入其中，所以工程施工時(shí)所形成的各項(xiàng)材料除了保存在施工單位內(nèi)，還會(huì)保存在監(jiān)理單位之中。因此，檔案館需要及時(shí)介入其中，做好工程檔案的檢查指導(dǎo)工作。首先，要對(duì)工程前期的材料收集情況或者是歸檔情況等進(jìn)行檢查，檔案館需要對(duì)這些文件材料的是否準(zhǔn)確與完整進(jìn)行檢查，對(duì)于缺少的文件需要及時(shí)追究責(zé)任。其次，要指導(dǎo)施工單位以及監(jiān)理單位建立檔案形成機(jī)制以及檔案歸檔機(jī)制。

2.竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)

一個(gè)合格的建筑工程，除了要保證其實(shí)體的合格，而且要保證建筑工程的檔案也完整規(guī)范。只有當(dāng)工程中所形成的檔案材料經(jīng)過了檔案館的驗(yàn)收合格之后，才能夠簽發(fā)建設(shè)工程合格證明。然后憑借檔案館的證明組織各單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

3.接收進(jìn)館環(huán)節(jié)

檔案館需要對(duì)工程檔案的報(bào)送進(jìn)行規(guī)定，例如對(duì)報(bào)送的時(shí)間進(jìn)行規(guī)定，規(guī)定檔案的報(bào)送需要在工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)。又如，要對(duì)檔案的內(nèi)容、質(zhì)量等進(jìn)行規(guī)定，需要施工單位按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案內(nèi)容的移交，如果檔案質(zhì)量不合格，需要退回施工單位進(jìn)行重新處理。當(dāng)確定工程檔案資料合格之后，再辦理移交手續(xù)，當(dāng)雙方簽字蓋章之后再進(jìn)行交接。

四、結(jié)語

綜上，在工程建設(shè)過程中，檔案資料的管理工作較為重要，不僅能夠保證工程的資料完成，確保工程的順利完工，而且還需能夠?yàn)槌青l(xiāng)建設(shè)規(guī)劃提供參考資料。而要想更好地開展檔案管理工作，就需要檔案館做好進(jìn)館前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要制定一個(gè)完善的檔案管理機(jī)制，并轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理思想。此外，檔案館需要把好進(jìn)館關(guān)，要在工程開工環(huán)節(jié)介入檔案管理工作之中，并對(duì)檔案的報(bào)送進(jìn)行規(guī)定。如此一來，就能夠使工程的檔案資料更加規(guī)范、完整，使其在城鄉(xiāng)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

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