提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展下，事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)調(diào)整逐步深化。在這種背景下，相關(guān)機(jī)構(gòu)對事業(yè)單位檔案的需求增加，傳統(tǒng)管理方式受限，勞動(dòng)力消耗大，嚴(yán)重影響了文件管理水平。應(yīng)用信息技術(shù)可以提高文件管理水平，促進(jìn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換，降低體力勞動(dòng)強(qiáng)度。為此，文章分析了業(yè)務(wù)單位文件管理信息化建設(shè)，提出了促進(jìn)事業(yè)單位長期發(fā)展的有效措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

缺乏專業(yè)的信息化人才。作為文件管理的主體，機(jī)構(gòu)的文件管理者在確保整體的管理品質(zhì)方面起著重要的作用。但是，由于目前事業(yè)單位的記錄管理人的工作能力和專業(yè)素質(zhì)，許多員工不是畢業(yè)于專門學(xué)校的專門人才，缺乏一定的專業(yè)化能力，文件管理團(tuán)隊(duì)的老齡化嚴(yán)重，信息化意識(shí)薄弱。由于工作團(tuán)隊(duì)缺乏技能，整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)水平，缺乏知識(shí)結(jié)構(gòu)，無法適應(yīng)現(xiàn)代文件管理要求，無法滿足經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展管理的需要。許多員工還不足以理解他們的工作，反映在工作中就是工作不科學(xué)，工作不活躍，工作不完美。文件管理作業(yè)很有可能是流于形式的。相關(guān)員工不能履行職務(wù)，無法快速發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，嚴(yán)重影響文件管理工作質(zhì)量和機(jī)構(gòu)工作秩序。

文件管理體制的制度改革落后于時(shí)代。目前，在改革過程中，業(yè)務(wù)單位對文件管理改革的研究較少，相應(yīng)的改革機(jī)制與現(xiàn)階段的記錄管理要求不一致。新時(shí)期，隨著中國經(jīng)濟(jì)繼續(xù)向深水區(qū)域和正?；较虬l(fā)展，國家在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各事業(yè)發(fā)展過程中面臨許多不確定性因素。面對這些不確定因素，進(jìn)行事業(yè)單位的文件管理作業(yè)可以方便相關(guān)部門使用有價(jià)值的信息資源來分析當(dāng)前狀態(tài)，以更好地克服發(fā)展中的困難。目前我國教育領(lǐng)域的企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展徹底改變了人才培養(yǎng)模式，確保了更好的人才培養(yǎng)。其在促進(jìn)各種領(lǐng)域人才的多樣性、專業(yè)化和統(tǒng)一的發(fā)展方面發(fā)揮了重要作用。但是，事業(yè)單位的管理系統(tǒng)還沒有確立適合社會(huì)發(fā)展的管理體制，不能很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)改革和發(fā)展的要求，與時(shí)代發(fā)展有著一定的差距。業(yè)務(wù)部分的文件管理部門在現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用中存在一定的認(rèn)知距離，無法主動(dòng)使用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，從而降低工作效率。由于缺乏業(yè)務(wù)意識(shí)，改革機(jī)制對與時(shí)代不相容的文件管理帶來了很大的負(fù)面影響。

在事業(yè)單位中，文件管理信息缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)階段，各機(jī)關(guān)對文件管理信息的整理非常重視。然而，在信息系統(tǒng)的建設(shè)期間，大多數(shù)機(jī)構(gòu)中使用的文件管理系統(tǒng)缺乏與其他部門有效集成、系統(tǒng)的兼容性和適應(yīng)性。同一部門的文檔管理系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)各種文件信息的檢索。另外，目前事業(yè)單位文件管理的內(nèi)容越來越多，業(yè)務(wù)流程越來越復(fù)雜，機(jī)構(gòu)文件管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息，制約歸檔信息化的電子化進(jìn)程，制作共享的存檔資源是很困難的，降低歸檔的使用效率并不能發(fā)揮其價(jià)值。

事業(yè)單位的文件管理信息化的程度應(yīng)該進(jìn)一步提高。目前，在文件管理過程中，許多部門都無法應(yīng)用信息技術(shù)。在收集、注冊和注冊主要的歸檔信息和信息資源時(shí)，難以實(shí)施信息化操作和信息記錄，大多通過紙張收集。這樣的作業(yè)模型增加了工作人員的工作量，增加了收集的難度，給文件查詢帶來了很大的困難。因此，為了進(jìn)一步提高存檔的效率和管理水平，業(yè)務(wù)部門要求高度重視存檔信息的建設(shè)，逐步改善信息系統(tǒng)和平臺(tái)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在網(wǎng)絡(luò)背景下，文件管理信息化水平顯著提高，越來越多的新計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用于文件管理，可以有效降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高文件管理的效率和質(zhì)量，管理后續(xù)機(jī)構(gòu)的文件。信息化建設(shè)建立了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢比傳統(tǒng)的文件管理方法更突出。

紙質(zhì)文件具有大面積的特性，需要適宜的溫度和濕度，修復(fù)困難，備份困難。信息化條件下的文件管理模式能夠?qū)⑽募?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為電子文件。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或硬盤上，不僅可以節(jié)省文件存儲(chǔ)空間，而且還可以避免對環(huán)境的影響，并可以隨時(shí)備份，從根本上消除了原始文件丟失或損壞等缺點(diǎn)，事業(yè)單位要使用最新的設(shè)備永久保存文件信息。

傳統(tǒng)的文件管理方法，歸檔過程煩瑣，檢索步驟復(fù)雜，檢索精度低。在實(shí)現(xiàn)文件管理信息化后，如果需要查詢文件，只需輸入相關(guān)關(guān)鍵字即可找到所需的文件信息。該搜索方法不僅大大簡化了文件查詢過程，還可以方便使用文件的過程，并在條件允許時(shí)提供對文件信息的遠(yuǎn)程訪問，確保文件不再受空間區(qū)域的限制。

傳統(tǒng)歸檔信息數(shù)據(jù)的收集、整理、計(jì)算和分析一般反映統(tǒng)計(jì)表、統(tǒng)計(jì)年鑒、統(tǒng)計(jì)裝配和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和相關(guān)文件。傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析方法工作量大，耗時(shí)，收集的數(shù)據(jù)精度低，縱向分析和橫向?qū)?zhǔn)困難。傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化后，通過現(xiàn)代化設(shè)施，對存檔對象進(jìn)行相互比較，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。

三、提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

增強(qiáng)文件管理培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)文件虛擬化和傳統(tǒng)文件管理?，F(xiàn)階段，我國的公共事業(yè)部門的文件管理依然以人工模式運(yùn)營，文件管理水平和管理效率難以提高。面對這種情況，需要提高事業(yè)單位記錄管理人員的創(chuàng)造能力，重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)文件管理工作在信息化的方向上。為了加快信息技術(shù)在文件管理中的使用，文件管理部門必須重視管理員的專業(yè)的技能培訓(xùn)。但是，現(xiàn)階段由于文件管理部門的管理者的專業(yè)知識(shí)滯后，專業(yè)知識(shí)水平低，知識(shí)更新速度慢，計(jì)算機(jī)的操作方法掌握不完全。只有少數(shù)文件管理工作人員認(rèn)識(shí)到更高級的計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能對事業(yè)單位檔案信息化的重要意義。只有有效解決上述問題，提高文件的生產(chǎn)效率，減少人為錯(cuò)誤的發(fā)生，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視現(xiàn)有工作小組的定期培訓(xùn)，逐步改善文件管理工作，從而提高工作效率。

確立現(xiàn)代的文件管理意識(shí)。進(jìn)入新世紀(jì)后，中國社會(huì)逐漸進(jìn)入了信息社會(huì)。新的想法和思路出現(xiàn)了。隨著各種尖端技術(shù)的出現(xiàn)，事業(yè)單位的傳統(tǒng)工作形態(tài)發(fā)生了改變。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的持續(xù)應(yīng)用和發(fā)展，文件管理人員的業(yè)務(wù)意識(shí)需要進(jìn)行改變，要通過尋找各種有效的方法，不斷優(yōu)化文件管理。有效推進(jìn)現(xiàn)代文件管理向信息化方向的發(fā)展，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的記錄管理要求，文件管理者要自覺建立現(xiàn)代文件管理發(fā)展的意識(shí)，積極開展事業(yè)單位文件工作的電子整合，改變傳統(tǒng)手動(dòng)文件管理模式，促進(jìn)信息化和現(xiàn)代化方向的機(jī)構(gòu)文件管理的發(fā)展，推動(dòng)運(yùn)用新技術(shù)、新方法去管理文件。

提高事業(yè)單位文件管理的信息化水平。事業(yè)單位的指導(dǎo)者必須改變業(yè)務(wù)意識(shí)，重點(diǎn)在于根據(jù)單位的實(shí)際情況提高業(yè)務(wù)單位文件管理的信息化水平。機(jī)構(gòu)文件管理信息化建設(shè)建立了歸檔信息管理平臺(tái)。構(gòu)造完整的信息平臺(tái)，有利于文件信息檢索，實(shí)現(xiàn)了高效、方便的文件檢索，提高文件管理效率。在信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)部門加強(qiáng)了對檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，擴(kuò)大了其影響力，相關(guān)員工加強(qiáng)了學(xué)習(xí)力度，積累了工作經(jīng)驗(yàn)，提高了對信息化平臺(tái)的適用率，將推進(jìn)機(jī)構(gòu)的文件管理信息化管理作為重要任務(wù)。另外，在構(gòu)筑用于商務(wù)單元的文件管理信息平臺(tái)的過程中，有必要構(gòu)筑統(tǒng)一、實(shí)用的硬件和軟件的設(shè)備。公共事業(yè)部門的文件管理側(cè)重于存儲(chǔ)文件、最大限度地利用文件并最大限度地減少文件損壞和保證文件的完整性。事業(yè)單位的檔案管理部門為確保系統(tǒng)的兼容性，需要改進(jìn)軟件和硬件系統(tǒng)。在信息傳輸過程中，保證了信息的識(shí)別，并實(shí)現(xiàn)了對于檔案信息的自動(dòng)搜索。各機(jī)構(gòu)進(jìn)一步加強(qiáng)溝通，盡快標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范的辦公設(shè)備和業(yè)務(wù)制度，加強(qiáng)與國內(nèi)外軟件企業(yè)的有效溝通，建立屬于業(yè)務(wù)單位的文件管理信息操作系統(tǒng)，有效處理信息數(shù)據(jù)。

信息化建設(shè)是文件管理發(fā)展的方向。在存檔信息的完善過程中，必須考慮存檔信息的安全性和檔案管理軟件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬。首先，該機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)該是絕對安全的，這要求倉庫基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備符合國家標(biāo)準(zhǔn)。必須對相關(guān)的通信設(shè)備進(jìn)行加密。計(jì)算機(jī)和其他電子設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備也必須使用加密和訪問控制方法來構(gòu)建有效的防火墻。其次，專人負(fù)責(zé)檔案信息管理，定期對這些人員進(jìn)行訓(xùn)練，形成相互監(jiān)視的工作關(guān)系。

構(gòu)建健全的文件管理系統(tǒng)。通過構(gòu)建文件管理系統(tǒng)，限制文件管理行為和管理工作流程，促進(jìn)文件管理規(guī)范和科學(xué)化。機(jī)構(gòu)管理部門根據(jù)單位檔案的實(shí)際管理制定業(yè)務(wù)文書管理制度，將文件信息化納入評價(jià)指標(biāo)，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)文件管理者積極應(yīng)用信息技術(shù)。制定完善的獎(jiǎng)勵(lì)處罰措施。通過構(gòu)建完成的存檔管理系統(tǒng)，有利于提高檔案信息管理的質(zhì)量，提高員工積極性。

總之，檔案管理是領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策的主要依據(jù)，與事業(yè)單位的運(yùn)營效率直接相關(guān)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)單位的文件管理信息化管理，可有效提高生產(chǎn)效率和質(zhì)量，同時(shí)降低體力勞動(dòng)強(qiáng)度。同時(shí)，還可以整合信息資源和豐富的館藏，以更好地滿足社會(huì)對歸檔資源的需求。

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作者簡介：羅群，政工師，本科，研究方向：檔案管理。