現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論在高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

摘 要：據(jù)統(tǒng)計(jì)，絕大多數(shù)高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目的失敗案例是由于管理失誤造成的。高校的項(xiàng)目工作缺乏科學(xué)規(guī)范的管理方法指導(dǎo)是造成這一狀況的主要原因。文章結(jié)合在實(shí)踐中總結(jié)的典型問題，利用現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論對(duì)高校的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理工作提出改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：高校;信息系統(tǒng);項(xiàng)目管理

一、 高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中存在的典型問題

1.缺乏專門的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)

高校由于自身的組織和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，其日常的運(yùn)營工作十分繁重，一般無法做到對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行專門的管理，項(xiàng)目管理的組織模式一般采取職能型或弱矩陣組織結(jié)構(gòu)，很難采用集中主要注意力于項(xiàng)目工作的項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)。

2.系統(tǒng)使用效果不理想

高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目往往在建設(shè)完畢后發(fā)現(xiàn)其使用效果達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的，最主要的一個(gè)原因是需求工作沒有做好，高校的信息系統(tǒng)用戶構(gòu)成復(fù)雜，需求的收集工作難以盡善盡美，校方與承建方對(duì)需求的理解會(huì)出現(xiàn)偏差，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中一些需求的增減，雙方也會(huì)持不同態(tài)度。

3.項(xiàng)目易受到外部因素影響

高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目的事業(yè)環(huán)境因素復(fù)雜。高校的信息化建設(shè)一般是嚴(yán)格受到國家、省市及行業(yè)政策約束的行為，高校內(nèi)部的整體決策也會(huì)對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目這一局部工作產(chǎn)生干擾。

4.與承建方對(duì)項(xiàng)目工作的理解產(chǎn)生分歧

由于高校與承建方的立場、站位、視角、知識(shí)結(jié)構(gòu)等多方面存在差異，對(duì)項(xiàng)目工作在諸多方面存在分歧。如這種分歧得不到有效的管控，發(fā)展成沖突，導(dǎo)致承建方開發(fā)不積極、對(duì)于需求的合理變更不置可否，乃至雙方對(duì)簿公堂，會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成無法挽回的損失。

二、現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論簡介

現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論的核心是項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)提出的項(xiàng)目管理十大領(lǐng)域的知識(shí)體系。這十大管理領(lǐng)域分別是：項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍（需求）管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目干系人管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購管理。在這個(gè)核心知識(shí)體系的基礎(chǔ)上，人們還提出了項(xiàng)目立項(xiàng)管理、項(xiàng)目合同管理、項(xiàng)目變更管理、項(xiàng)目集管理等知識(shí)，共同組成了現(xiàn)代項(xiàng)目管理宏大的理論體系。

三、高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的改進(jìn)

1.做好信息系統(tǒng)項(xiàng)目可行性分析

可行性分析是項(xiàng)目立項(xiàng)管理中的核心部分，它主要對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施條件、必要性和效益進(jìn)行分析，為立項(xiàng)決策提供科學(xué)依據(jù)。高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)大都是不以易于量化的經(jīng)濟(jì)效益作為績效指標(biāo)，這就為項(xiàng)目效益分析帶來了較大難度。本著科學(xué)的態(tài)度，可行性分析的績效指標(biāo)必須做到可量化。高校必須克服困難，找出符合項(xiàng)目實(shí)際的績效測量方法。例如，面向社會(huì)的系統(tǒng)中的遠(yuǎn)程教育平臺(tái)系統(tǒng)，其系統(tǒng)的用戶數(shù)量、活躍度、月均課程上傳數(shù)量、觀看數(shù)量、留言數(shù)量等均可作為可量化的績效指標(biāo)。

2.做好項(xiàng)目需求的收集、定義工作

決定高校信息系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵因素是項(xiàng)目需求工作的好壞。高校系統(tǒng)的需求管理面臨的最大問題是用戶龐雜，需求的收集工作不好開展。在實(shí)際工作中，應(yīng)充分利用項(xiàng)目干系人管理技術(shù)和項(xiàng)目需求收集工具，盡可能地獲取與協(xié)調(diào)關(guān)鍵干系人對(duì)系統(tǒng)的需求，一定要避免閉門造車、建非所需的情況發(fā)生。

對(duì)需求的正確定義也是需求管理工作重要的組成部分。需求定義的過程中，高校最需要注意的方面是與承建方對(duì)需求的理解保持一致。要明確功能性需求的描述，非功能性需求的量化標(biāo)準(zhǔn)，形成完整的需求跟蹤矩陣，詳細(xì)體現(xiàn)在需求規(guī)格說明書中。由于合同中無法載明項(xiàng)目需求的細(xì)節(jié)，因此需求規(guī)格說明書在一定程度上起到了合同作用，是具備法律效力的重要文件，高校必須嚴(yán)格審查后才能簽字確認(rèn)。

3.做好項(xiàng)目的變更管理工作

高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目出現(xiàn)最多的變更就是需求的增減。即使是作為甲方，高校也絕對(duì)不能抱著增加功能對(duì)己有利的原則與乙方合作，不能對(duì)需求的增加毫無管控。高校項(xiàng)目管理者需要對(duì)系統(tǒng)整體的績效目標(biāo)有著非常明確的認(rèn)識(shí)，在需求規(guī)格說明書已經(jīng)簽字確認(rèn)的情況下，對(duì)提升項(xiàng)目績效無顯著作用的需求增加要明確說“不”。即便是管理者認(rèn)為有必要實(shí)施的變更，也需要提交變更控制委員會(huì)（CCB）審議。CCB是一個(gè)專門決策項(xiàng)目各項(xiàng)變更工作的機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)人員不固定，但必須包含某項(xiàng)變更可能會(huì)涉及的關(guān)鍵干系人。只有經(jīng)CCB確認(rèn)通過的變更方案才可以實(shí)施。不僅僅是需求的增減，項(xiàng)目中所有與原計(jì)劃不一致的工作，原則上都需要通過CCB的確認(rèn)。

4.提升管理者的管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)水平

據(jù)了解，大部分高校的信息系統(tǒng)項(xiàng)目的核心管理工作由信息技術(shù)部門擔(dān)任，人員具備一定的信息技術(shù)能力，但普遍缺乏專業(yè)的項(xiàng)目管理知識(shí)與技能。因此，加強(qiáng)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目管理意識(shí)，提升項(xiàng)目管理技能是高校需要重視的工作。適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)可以豐富管理者的管理知識(shí)儲(chǔ)備，更重要的是要培養(yǎng)管理者在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中總結(jié)出適合自身的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的能力。在項(xiàng)目管理理論中，存在著一個(gè)幾乎適用于全部過程的輸入項(xiàng)——組織過程資產(chǎn)。通俗講，要注意總結(jié)各類項(xiàng)目工作中共同的規(guī)律并將其系統(tǒng)化、模板化，成為高校自身的經(jīng)驗(yàn)寶庫，拿來即用，不僅省時(shí)省力，更重要的是會(huì)避免諸多因考慮不周造成的嚴(yán)重后果。

5.保證項(xiàng)目的有效溝通

由于高校項(xiàng)目管理者大都被繁重的日常工作所累，經(jīng)常忽視與關(guān)鍵干系人的溝通，其結(jié)果將會(huì)直接影響到項(xiàng)目過程各環(huán)節(jié)，產(chǎn)生諸如需求理解偏差、計(jì)劃執(zhí)行有誤等問題。高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理者應(yīng)該明確項(xiàng)目的例會(huì)制度，定期召集相關(guān)人員參與項(xiàng)目討論，要求承建方通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，做到對(duì)項(xiàng)目的有效掌握。此外，還應(yīng)該重視非正式溝通渠道的暢通，與關(guān)鍵干系人如用戶、甲方代表、高校決策者、上級(jí)主管部門等保持有效聯(lián)系，隨時(shí)了解最新動(dòng)態(tài)，有效利用良好的溝通技巧，保證項(xiàng)目活動(dòng)在關(guān)鍵干系人的訴求不發(fā)生重大沖突的前提下平穩(wěn)開展。

綜上所述，高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中遇到的問題是可以通過現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論得到有效解決的。當(dāng)然，在實(shí)際管理中遇到的問題與解決方案遠(yuǎn)不止前文描述的這些方面，本文只是提出了其中幾個(gè)最典型的問題進(jìn)行闡述。但現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系已經(jīng)被無數(shù)案例證明了其科學(xué)性，高校樹立科學(xué)管理意識(shí)這一前提是不會(huì)錯(cuò)的，在工作中遇到的新問題都可以在項(xiàng)目管理理論的知識(shí)寶庫中找到答案。

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作者簡介：劉碩（1985—），男，北京人，工程師，碩士，研究方向：教育信息化。