從0到1，企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理系統(tǒng)搭建

王謙 周小柯

[摘 要] 隨著信息化的高速發(fā)展、高新技術(shù)的更新迭代，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的管理需求從簡單的單個(gè)項(xiàng)目管理，發(fā)展到跨區(qū)域、跨職能的多項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，作為直觀的交互式管理平臺(tái)，項(xiàng)目管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目、提高工作效率、優(yōu)化企業(yè)資源配置都至關(guān)重要。

[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目 管理 系統(tǒng) 搭建

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、搭建項(xiàng)目管理系統(tǒng)的背景

企業(yè)要在有限資料的條件下，按時(shí)完成多款新產(chǎn)品的開發(fā)，并順利投入量產(chǎn)，需要借助高效的管理工具。項(xiàng)目經(jīng)理及管理團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目管理系統(tǒng)的幫助下，可以更好地對(duì)項(xiàng)目資源、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和正面干預(yù)。

然而，并不是所有企業(yè)都配置了項(xiàng)目管理系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的管理模式下，項(xiàng)目管理的成敗取決于項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目資源進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控。這對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的專業(yè)能力提出了很高的要求，但是，項(xiàng)目經(jīng)理的能力良莠不齊，導(dǎo)致有的項(xiàng)目可以在既定的計(jì)劃下有序完成，有的項(xiàng)目卻進(jìn)展緩慢困難重重。

現(xiàn)狀往往是企業(yè)無法保證溝通的實(shí)時(shí)有效性，甚至在有限資源的調(diào)度中出現(xiàn)了資源無法共享、沖突日益擴(kuò)大化等問題，尤其是企業(yè)的大型項(xiàng)目正逐漸呈復(fù)雜化和跨地域化等特點(diǎn)，從而嚴(yán)重影響了企業(yè)項(xiàng)目管理的效率，使得企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)[1]。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，B公司同期進(jìn)行的項(xiàng)目數(shù)量達(dá)100多個(gè)，依靠管理人員線下統(tǒng)計(jì)，不僅效率低而且時(shí)效差。項(xiàng)目數(shù)據(jù)分散在不同的部門，拉通困難，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)往往需要很長時(shí)間（15天以上）， 準(zhǔn)確率低，耗時(shí)耗力。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目流程和優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)很難系統(tǒng)化，問題容易反復(fù)發(fā)生。

從項(xiàng)目資源、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)三方面來看，項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢。

（1）在資源協(xié)調(diào)方面，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和職能部門之間、不同的項(xiàng)目經(jīng)理之間常因資源分配不均而發(fā)生沖突，項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以直觀地對(duì)資源的使用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，科學(xué)地計(jì)算出資源的最佳分配方案。

（2）在項(xiàng)目進(jìn)度方面，項(xiàng)目經(jīng)理和管理團(tuán)隊(duì)可以借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃或甘特圖，掌握最新的項(xiàng)目進(jìn)展，直觀地查看每個(gè)項(xiàng)目的情況，對(duì)延期的項(xiàng)目進(jìn)行趕工或變更。

（3）在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)方面，通過系統(tǒng)大數(shù)據(jù)可以抓取項(xiàng)目檢測中的不良，推動(dòng)不良解析，快速完成新產(chǎn)品開發(fā)。

二、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的功能需求

按照項(xiàng)目管理知識(shí)體系（Project Management Body Of Book，PMBOK）中的定義，項(xiàng)目管理過程分為啟動(dòng)過程組、規(guī)劃過程組、執(zhí)行過程組、監(jiān)控過程組、收尾過程組。按照B公司的項(xiàng)目階段劃分，分為產(chǎn)品企劃、設(shè)計(jì)檢討、產(chǎn)品驗(yàn)證和量產(chǎn)4個(gè)階段。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的功能貫穿整個(gè)項(xiàng)目階段，助力項(xiàng)目管理過程。項(xiàng)目管理系統(tǒng)邏輯的劃分如圖1所示。

產(chǎn)品企劃階段：收集市場現(xiàn)狀、客戶需求、競爭社規(guī)格行業(yè)內(nèi)競爭企業(yè)的技術(shù)規(guī)格，瞄準(zhǔn)目標(biāo)客戶，將客戶產(chǎn)品規(guī)格發(fā)送給設(shè)計(jì)部門，設(shè)計(jì)部門進(jìn)行初步的設(shè)計(jì)檢討并輸出產(chǎn)品檢討報(bào)告，采購部門根據(jù)檢討方案評(píng)估成本價(jià)格。與客戶協(xié)商達(dá)成一致后，組織任命項(xiàng)目經(jīng)理，召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)（Kick Off Meeting），上報(bào)審批項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告。

設(shè)計(jì)檢討階段：根據(jù)產(chǎn)品的技術(shù)難度和設(shè)計(jì)變更點(diǎn)，成立項(xiàng)目組，導(dǎo)入系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）模板將項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行分解。設(shè)計(jì)部門進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)計(jì)檢討，繪制圖紙、識(shí)別設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并制定對(duì)策；制造部門進(jìn)行制成能力評(píng)估、識(shí)別制成風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并制定對(duì)策、準(zhǔn)備治具和設(shè)備；品質(zhì)部門制訂部品評(píng)價(jià)計(jì)劃、產(chǎn)品驗(yàn)證計(jì)劃。召開跨階段評(píng)審會(huì)議，通過最高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

產(chǎn)品驗(yàn)證階段：試生產(chǎn)投入小批量樣品，通過檢測設(shè)備和擬態(tài)實(shí)驗(yàn)對(duì)樣品的規(guī)格、功能和極限工作環(huán)境進(jìn)行測試。使用品質(zhì)工具對(duì)本階段發(fā)生的不良進(jìn)行解析以達(dá)成目標(biāo)規(guī)格。本階段同步給客戶發(fā)送樣品，與客戶進(jìn)行積極溝通，匹配客戶需求。

量產(chǎn)階段：項(xiàng)目收尾，轉(zhuǎn)為運(yùn)營。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員通過量產(chǎn)移交會(huì)議將項(xiàng)目文件移交給生產(chǎn)部門。復(fù)盤項(xiàng)目過程，收割項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，將優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)固化到系統(tǒng)中。

根據(jù)系統(tǒng)邏輯圖，開發(fā)基于Web的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的功能需求主要分為以下9個(gè)部分，即需求管理、項(xiàng)目任務(wù)（WBS）管理、單項(xiàng)目管理、項(xiàng)目組合管理、看板管理、文檔管理、項(xiàng)目成員管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、質(zhì)量管理。

（1）需求管理：在產(chǎn)品企劃階段，將收集的客戶及市場需求，大數(shù)據(jù)管理原始規(guī)格需求。將收集的市場現(xiàn)狀及客戶需求錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，對(duì)原始的技術(shù)規(guī)格數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理?？梢愿鶕?jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置篩選條件進(jìn)行分析對(duì)比，分析行業(yè)趨勢，提前進(jìn)行高新技術(shù)研發(fā)，把握市場先機(jī)。

（2）項(xiàng)目任務(wù)管理：項(xiàng)目任務(wù)分解的WBS模板導(dǎo)入系統(tǒng)，用戶可以根據(jù)不同的項(xiàng)目類別選擇對(duì)應(yīng)的模板。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的計(jì)劃完成時(shí)間進(jìn)行監(jiān)控，如有延遲則通過郵件提醒用戶盡快完成。

（3）單項(xiàng)目管理：項(xiàng)目組成員和管理者可以對(duì)本項(xiàng)目的日程進(jìn)度、交付物、項(xiàng)目任務(wù)等進(jìn)行操作和管理。

（4）項(xiàng)目組合管理：管理者和有權(quán)限的用戶對(duì)項(xiàng)目組合中的所有項(xiàng)目進(jìn)行管理，監(jiān)控整體情況，引導(dǎo)項(xiàng)目按時(shí)完成。

（5）看板管理：通過看板功能，用戶可以高效便捷查看項(xiàng)目信息。

（6）文檔管理：用戶上傳項(xiàng)目文檔，審批完成后，文檔存儲(chǔ)在系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的位置。功能包含版本管理、變更管理等。

（7）項(xiàng)目成員管理：項(xiàng)目經(jīng)理在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)，可以在系統(tǒng)中輸入項(xiàng)目成員，以便項(xiàng)目任務(wù)的發(fā)布和人員工時(shí)的監(jiān)控。

（8）項(xiàng)目進(jìn)度管理：根據(jù)初期設(shè)定的項(xiàng)目里程碑和項(xiàng)目任務(wù)計(jì)劃完成時(shí)間，用戶可以查看項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。任務(wù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)更新計(jì)劃，用戶可以實(shí)時(shí)查看和監(jiān)控。

（9）質(zhì)量管理：產(chǎn)品質(zhì)量作為出貨管控的重要標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量管理是項(xiàng)目過程中至關(guān)重要的部分。用戶可以通過生產(chǎn)系統(tǒng)將生產(chǎn)過程中的數(shù)據(jù)上傳至項(xiàng)目管理系統(tǒng)，對(duì)產(chǎn)品良率和生產(chǎn)不良進(jìn)行管理。品質(zhì)部門上傳產(chǎn)品評(píng)價(jià)報(bào)告并知會(huì)項(xiàng)目組和管理者。

根據(jù)以上的功能和邏輯設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，系統(tǒng)地搭建使企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的精細(xì)化管理大大加強(qiáng)，有力支撐對(duì)項(xiàng)目的管控和決策。

三、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的推廣

項(xiàng)目管理系統(tǒng)由專業(yè)的IT人員進(jìn)行開發(fā)，系統(tǒng)上線前需完成管理者宣貫、用戶培訓(xùn)及全司推廣。

管理者對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)同和支持對(duì)系統(tǒng)的推廣至關(guān)重要。在系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)初期應(yīng)與管理者保持密切溝通，重視管理者的意見和建議。系統(tǒng)推廣時(shí)，向管理者介紹權(quán)限和系統(tǒng)功能，高效的管理模式，帶來人工成本的降低和收益的增加，吸引管理者支持新系統(tǒng)的推廣使用。

用戶培訓(xùn)可以按照職能劃分來開展，不同職能部門的用戶具有不同的權(quán)限和任務(wù)，組織培訓(xùn)宣貫及發(fā)放操作手冊(cè)，務(wù)必使全員掌握新系統(tǒng)的使用。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)的全司推廣對(duì)系統(tǒng)的使用奠定了基礎(chǔ)，企業(yè)的項(xiàng)目管理也將邁上新的臺(tái)階。

四、結(jié)語

項(xiàng)目管理系統(tǒng)為用戶提供一個(gè)可視化的交互界面，讓項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員和管理者清晰地了解項(xiàng)目信息，這樣就可以全面掌握項(xiàng)目的執(zhí)行情況，將對(duì)項(xiàng)目的整體把控做到心知肚明，能夠真實(shí)有效地為項(xiàng)目管理提供決策依據(jù)[2]。項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目信息的發(fā)布和及時(shí)共享，為企業(yè)提供了一個(gè)開放的、可溝通的平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目里程碑和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管控，有效提高項(xiàng)目執(zhí)行效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙海洋.多項(xiàng)目協(xié)同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].西安：西北大學(xué)，2013.

[2]徐順.項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通， 2019（4）：110.