淺析“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作

張曉東

【摘要】本文首先探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的主要內容，其次對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理中出現(xiàn)的各種問題進行了介紹，最后則結合“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的現(xiàn)狀，提出了相應的優(yōu)化解決措施。

【關鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理工作;環(huán)境特征

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的快速發(fā)展，目前事業(yè)單位、企業(yè)都積極開展了相關于互聯(lián)網(wǎng)信息技術背景下的檔案管理工作，同時取得了一定的階段性成果。為了進一步探討“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作的優(yōu)化策略，現(xiàn)就檔案管理的基本內容與特征介紹如下。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理基本特征

（一）信息化。信息化是現(xiàn)階段與傳統(tǒng)管理工作差異最大，主動融入信息技術管理模式的一種技術流程，同時也是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的主要特征之一。從客觀上來看，通過信息化技術的融入，能夠顯著提升檔案管理效率與科學性。一方面，信息化的管理能夠避免由于人工管理中出現(xiàn)的問題與誤區(qū)而導致的各種問題;另外一方面，信息化同樣也在客觀上促進了內部信息的共享，避免出現(xiàn)各種重復工作的問題，大大提升了工作的效率與適應性。

（二）專業(yè)化。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當中，許多企業(yè)為了節(jié)約成本或者降低開支，選擇兼職進行檔案管理的模式，導致檔案管理人員同時還需要接受其他類型的工作。在繁重的兼職工作過程中，檔案管理人員經(jīng)常會出現(xiàn)忙中出錯的問題，嚴重影響了檔案管理的效率。隨著信息技術的快速發(fā)展，目前檔案管理對于人員的數(shù)量要求急劇下降，許多單位僅需要數(shù)名檔案管理人員就可以完成檔案管理任務，還可以通過信息平臺對信息進行共享、調取，供應其他部門的員工使用，從而有效提升了檔案管理的效率與價值。

（三）安全化。安全化是檔案管理的基本條件，同時也是互聯(lián)網(wǎng)信息技術背景下最難以實現(xiàn)的目標之一。實際上，雖然信息技術的融入提升了檔案管理的效率，同時也減少了管理的負擔，提升了檔案的綜合利用水平，但是同樣也會由此而引發(fā)安全管理方面的風險與問題。介于此，需要及時調整安全管理的模式，提升“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的科學化、制度化，同時加強軟硬件配置，進一步實現(xiàn)檔案管理的安全化。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理存在的問題

（一）重視程度不高。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，目前檔案管理中融入信息技術理念逐漸成為行業(yè)的公式。但是，限于傳統(tǒng)管理模式的影響與限制，許多企業(yè)對于檔案管理依然存在認識不足的情況，特別是一部分高層領導認為檔案管理工作并不能夠為企業(yè)做出實際的效益，從而影響到單位檔案管理人員的領導效果與指導作用，在自身的業(yè)務能力不足以及素質較低的情況下，檔案管理人員的實際管理能力也十分有限，更談不上實現(xiàn)檔案管理技術的創(chuàng)新與發(fā)展。這樣一來，不但導致檔案管理工作本身容易陷入混亂，同時也導致單位內部管理混亂，檔案的功能得不到有效擴充，最終影響了檔案管理的價值。

（二）信息化管理建設水平不足。信息化時代實施信息管理是實現(xiàn)檔案管理工作水平的必要條件。但是，由于許多事業(yè)單位與企業(yè)對于檔案管理的認識程度不高，在進行內部檔案的信息化管理時缺乏有效投資，導致各項數(shù)字化管理技術與設備都得不到高效的應用。除此之外，隊伍建設水平不高也是限制信息管理效率的重要原因之一。由于實施信息化過程中人員的專業(yè)素質參差不齊，許多人員都沒有信息技術教育背景，對于信息化的操作內容不熟悉，也因此導致信息化管理的整體效果受到了不同程度的影響。

（三）檔案安全管理能力不足。檔案管理的安全性是檔案管理中頗受重視的環(huán)節(jié)之一。實際上，目前我國的網(wǎng)絡安全管理還存在許多漏洞，檔案管理本身就屬于安全敏感類型的行業(yè)之一，其對于檔案管理的科學性、穩(wěn)定性以及安全性都具有很高的要求，如果管理能力不足，軟硬件建設水平不達標，可能會因此導致檔案管理的實際效果受到不同程度的影響。除此之外，近些年來檔案管理陸續(xù)出現(xiàn)了不少安全問題，包括信息被盜取、信息泄露甚至被破壞的情況，這也值得業(yè)內人士廣泛重視。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）引進專業(yè)檔案管理人員?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員需要更高的素質，不僅要具有豐富的理論性與針對性，還應同時掌握多種專業(yè)技能，如電子文件管理、科技檔案管理、檔案信息查詢、檔案安全管理，同時要具備終身學習的意識，不斷提高檔案管理的素質，提高對檔案管理技術的敏感度。

（二）應用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維創(chuàng)新檔案管理工作。首先，要對電子檔案進行細致分類、歸納，便于檔案的快速查詢與檢索，并建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)中心，提高檔案利用效率。其次，要建立檔案的網(wǎng)頁管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)頁服務，通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進行檢索，并且當管理員登錄時可以對檔案信息進行在線編輯和修改，基于云計算的基礎對檔案管理網(wǎng)站進行構建能夠提高檔案管理的有效性。再次，要建立電子檔案的自動上傳及下載機制，這就需要將電子檔案與檔案管理網(wǎng)頁進行有效連接，從而減少人工勞動力，降低出錯率。最后，要開拓檔案管理的在線服務，通過建立檔案服務專欄，從而使檔案需求者與檔案管理服務人員針對性進行網(wǎng)上交流，快速實現(xiàn)檔案資源的共享，為檔案需求者提供便利服務。

（三）強化管理工作認識水平。強化管理工作是提升檔案管理工作效率的必要條件。隨著信息技術的發(fā)展，目前事業(yè)單位的高層管理者、決策者也必須認識到檔案管理人員科學指導的價值與作用，通過不斷強化檔案管理人員的科學指導，樹立正確的管理意識與檔案管理責任，從而有效提升安全管理水平。在事業(yè)單位內部，應該形成檔案管理技術的認識培訓習慣，通過定期進行檔案管理培訓的方式來提升從業(yè)人員的認識水平，明確檔案安全管理的重要性。值得注意的是，定期組織管理人員參與一些專業(yè)化的檔案管理培訓活動或者開展一些文化沙龍，同樣有利于促進檔案管理人員與其他部門之間的交流、溝通，這對于更好地完成檔案管理工作，提升認識水平具有一定的促進效果。信息技術的特征決定了其對于操作者數(shù)字化、網(wǎng)絡化操作具有一定的要求，所以需要針對性培養(yǎng)業(yè)務能力，更好地迎合并滿足現(xiàn)代化的管理需要，這樣才能夠真正實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檔案資料安全管理目標。

（四）提升檔案網(wǎng)絡信息化建設質量。事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理的需求與實際發(fā)展階段制定相應的檔案管理制度，通過切實落實各項管理活動，能夠有效提升管理人員的管理效率。在提升網(wǎng)絡化、信息化管理質量的過程中，要嚴格督促檔案管理人員按照流程、制度進行規(guī)范化管理，嚴禁出現(xiàn)違規(guī)操作的情況。除此之外，在檔案管理過程中，需要根據(jù)計算機設備的構建需求來組成防火墻，通過防火墻科學管理的方式來進一步完成檔案的提取以及保存管理，有效提升管理的可靠性，防止出現(xiàn)信息被盜用或者遺漏、損壞的情況。在檔案管理活動中，需要積極采取計算機保密技術對信息進行安全管控，重點做好檔案資料的設置工作，通過設置成只讀模式也可以避免出現(xiàn)批量復制的情況。有條件的還需要配備專用的服務器對檔案進行備份保存，一些珍貴、機密的檔案資料更需要進行單獨管理，最大限度確保檔案安全。

（五）加強檔案信息安全管理。信息技術的快速發(fā)展給檔案管理帶來了便利的條件，但是也提出了新的未知的安全挑戰(zhàn)。在這個過程中，事業(yè)單位可以采用云計算存儲技術來實施檔案管理。該管理模式的優(yōu)勢是可以有效提升各項檔案資料的管理能力，避免單位的內部信息往來過程中出現(xiàn)不同的安全保密問題，從而有效提升安全級別。在進行安全級別的限制選擇時，工作人員也可以選擇更具有針對性的保密級別對檔案進行分類管理，進一步提升安全性能。事業(yè)單位與企業(yè)單位還需要進一步強化內部的管理機制，通過檔案管理系統(tǒng)的建設工作來提升管理的實際效果。作為內部的實際操作與管理者，一方面需要提升安全管理意識，進一步學習各種網(wǎng)絡攻擊的方式與防范策略，針對性進行防范;另一方面還需要構建科學、有效的防火墻，通過定期開展網(wǎng)絡安全漏洞測試等方式來消除安全隱患帶來的影響，最大限度保護檔案管理的成果，確保信息的安全性與內容的穩(wěn)定性。

四、總結

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作要想突出其優(yōu)勢，就必須意識到檔案管理工作中的信息綜合利用價值，通過強化對于工作的實際認識水平、提升檔案網(wǎng)絡信息化管理的整體管理質量，持續(xù)加強檔案信息化安全制度保障，以此來拓展網(wǎng)絡信息安全在檔案管理中的適應性，為促進檔案管理工作的順利開展提供制度化的保障。

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