檔案管理的問(wèn)題及優(yōu)化

王秋梅

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的進(jìn)程中，會(huì)涉及到很多的檔案資料，檔案資料能夠有效保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展，并記錄單位的發(fā)展歷史、管理機(jī)制以及人事變動(dòng)等重要的信息，對(duì)于單位的發(fā)展有重要的參考意義。此外，在發(fā)展過(guò)程中，檔案管理機(jī)制的不斷創(chuàng)新給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)很大的動(dòng)力，能夠規(guī)避很多的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)單位的整體進(jìn)步?；诖?，本文針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要原則、存在的主要問(wèn)題及完善措施進(jìn)行深入的探討，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;問(wèn)題;措施

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在經(jīng)歷全面深化改革的過(guò)程中，面臨著一系列的問(wèn)題，對(duì)單位檔案的管理工作提出了更高要求。但是在具體的檔案管理工作中，存在一些不規(guī)范的問(wèn)題和現(xiàn)象，因此，為了更好地服務(wù)于社會(huì)及群眾，需要利用現(xiàn)代化的手段以及理論對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立信息化的檔案管理機(jī)制。同時(shí)，有效掌握檔案管理的方法和手段，整合信息資源，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，這是檔案管理工作目前需要掌握的主要問(wèn)題。

一、檔案管理工作開(kāi)展的主要原則

所謂檔案管理工作，主要是針對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，管理的內(nèi)容主要包括檔案信息的價(jià)值鑒定、檔案內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)分析，歷史歸檔、分類以及檔案的利用等。這是機(jī)關(guān)事業(yè)單位成長(zhǎng)的主要經(jīng)歷和參考。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，需要參考以下幾點(diǎn)原則：首先是檔案管理安全性原則，第二是檔案完整性原則，第三是檔案的應(yīng)用便利原則。除了遵循以上原則之外，還需要檔案管理人員具備專業(yè)的素質(zhì)，保證檔案信息的完整。

二、檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理的人員問(wèn)題。對(duì)檔案信息的收集管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣且連續(xù)的工作，因此對(duì)于人員的專注度要求很高，如果沒(méi)有專業(yè)的人員支持，很容易造成工作的疏漏和損失。從目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的編制及數(shù)量上來(lái)看，在數(shù)量上具有一定的限制性，總體人員有限，分配到檔案信息收集及管理崗位的人員就更少，檔案管理人員的不足降低了整體的工作效率，對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展帶來(lái)阻礙。甚至一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理崗位由其他部門的人員兼任，這樣的情況雖然使人員的利用實(shí)現(xiàn)了最大化，但是在具體的檔案收集和整理工作中會(huì)出現(xiàn)一定問(wèn)題，造成檔案的丟失和遺漏等。此外，工作人員之間流動(dòng)性較大，崗位調(diào)動(dòng)頻繁，也不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）缺乏檔案管理工作的執(zhí)行力。隨著社會(huì)法制化建設(shè)的發(fā)展，檔案法律法規(guī)的宣傳越來(lái)越重要，但是，依法辦事、執(zhí)法檢查沒(méi)有完全付諸實(shí)踐，對(duì)檔案法制化管理依賴程度比較低，依然存在有法不依的情況，導(dǎo)致法制化執(zhí)行力度欠缺，阻礙機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理法制化的進(jìn)程。此外，隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理遇到的問(wèn)題也在不斷變化，檔案工作不能緊跟改革發(fā)展的形勢(shì)，“依法治檔”的宣傳力度不夠，執(zhí)法監(jiān)督成為檔案管理法制化的薄弱環(huán)節(jié)，導(dǎo)致檔案執(zhí)法人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，執(zhí)法的工作隊(duì)伍沒(méi)有號(hào)召力。

三、檔案管理規(guī)范化的具體措施

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，合理規(guī)劃。首先，需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，充分重視檔案管理的主要作用以及對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要意義，根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步強(qiáng)化檔案的信息化管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要將信息化建設(shè)作為檔案管理的主要內(nèi)容。對(duì)于檔案管理的主要人員以及管理層需要進(jìn)行科學(xué)的配置。強(qiáng)化檔案管理信息化的力度，進(jìn)行必要的技術(shù)支持和硬件投入，并嚴(yán)格遵守檔案管理工作的主要程序，從而提升管理水平。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷開(kāi)展調(diào)研活動(dòng)，制定有利于本單位發(fā)展的檔案管理計(jì)劃和目標(biāo)，并進(jìn)行合理化的探討，結(jié)合工作的實(shí)際需求和管理目標(biāo)，豐富信息化檔案管理內(nèi)容，科學(xué)合理地開(kāi)展信息化檔案管理工作。

（二）建立完善的檔案管理體系。完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開(kāi)展的前提。不同的機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著不同的制度和管理模式。檔案管理體系無(wú)論是形式還是內(nèi)容方面都會(huì)有所不同。因此，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須有完善的制度支持。從而使檔案管理工作更加規(guī)范化和制度化。第一，在國(guó)家有關(guān)規(guī)定的前提下，不斷創(chuàng)新檔案管理體系，并將制度運(yùn)用到具體的實(shí)踐工作當(dāng)中。保證每個(gè)流程都規(guī)范化。第二，對(duì)于檔案信息的記錄工作需要特別重視，尤其是手寫工作，墨水的顏色需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制定。第三，對(duì)于檔案信息的記錄必須詳盡而真實(shí)，減少重要信息的遺漏，從而提升檔案信息的利用效率。第四，檔案信息的記錄必須規(guī)范化，不允許進(jìn)行隨意更改。第五，對(duì)于重要的檔案信息，需要嚴(yán)加防護(hù)，并制定加密措施，減少信息的遺失。第六，對(duì)于檔案信息管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范，避免出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。

（三）充分利用信息化手段進(jìn)行檔案的管理工作。社會(huì)在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為一種社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。無(wú)紙化辦公也成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的主要方向。信息化的發(fā)展有利有弊，尤其在檔案管理工作中引入信息化的工作流程，需要取其精華，利用網(wǎng)絡(luò)化的便捷和高效完善檔案的管理工作，同時(shí)提升工作人員的積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，規(guī)范化的檔案管理工作可以在很大程度上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量。必須遵循檔案管理工作的主要原則，不斷進(jìn)行檔案管理方法的創(chuàng)新，從根本上提升檔案管理的安全及質(zhì)量，同時(shí)建立有效的考評(píng)機(jī)制，并全面提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。

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