大學(xué)生檔案管理與就業(yè)探討

何春平

摘 要：隨著我國高等教育的普及程度不斷加深，大學(xué)生的檔案管理工作也逐漸趨于復(fù)雜。大學(xué)生的檔案管理是他們未來順利進(jìn)入職場工作的重要保障。本文主要研究了當(dāng)前階段大學(xué)生檔案管理存在的問題，提出了有利于大學(xué)生就業(yè)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生;檔案管理;就業(yè)

大學(xué)生的學(xué)生檔案中記錄這他們從小學(xué)開始的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及家庭情況，能夠證明學(xué)生的教育經(jīng)歷具有真實性，也能反映學(xué)生的思想政治面貌。因此檔案管理工作不僅是大學(xué)階段學(xué)校的重要保管工作，它也與學(xué)生未來的就業(yè)有關(guān)。如何通過改善檔案管理工作促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)成為了重點研討話題。

1 大學(xué)生檔案管理與就業(yè)的關(guān)系

1.1 檔案是證明學(xué)生綜合素質(zhì)的憑證

大學(xué)生的檔案能夠證明學(xué)生德智體美勞發(fā)展的具體情況。當(dāng)中包括了學(xué)生的教育經(jīng)歷、政治面貌、家庭情況、專業(yè)成績、獎懲經(jīng)歷等一系列的情況記錄。是證明大學(xué)生是否優(yōu)秀的最可靠的憑證，同時在大學(xué)期間也是學(xué)校確定保研資格以及相關(guān)獎勵的重要憑證，它能夠直接決定學(xué)生畢業(yè)之后的發(fā)展情況。

1.2 檔案是招聘企業(yè)發(fā)掘人才的基礎(chǔ)

在大學(xué)生畢業(yè)之后如果進(jìn)入了國家相關(guān)單位工作，檔案就會被調(diào)動到工作單位。如果進(jìn)入了其他企業(yè)工作，檔案則進(jìn)入了戶籍地的人才交流中心。而在找工作階段，企業(yè)評判一個人是否優(yōu)秀的時候，很大程度上會以檔案作為評估工作的依據(jù)。當(dāng)企業(yè)確定了錄取該生以后，招聘者也會仔細(xì)研究檔案中所記錄的信息，制定培養(yǎng)方案挖掘?qū)W生的特長，改善他們的不足之處。

2 大學(xué)生檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

大多數(shù)高校接收了學(xué)生高中階段的檔案之后，就將檔案直接放在了保管處存在，畢業(yè)的時候再來登記學(xué)生的大學(xué)檔案。在檔案保管的過程中，沒有定期對檔案進(jìn)行維護(hù)，這種管理方式使得檔案發(fā)生失竊或者篡改的風(fēng)險增大，無法保證檔案的安全性與可靠性。另外，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是一個動態(tài)的工作過程，這種管理理念也無法保證信息的及時更新。另外很多檔案管理的工作人員都不是專業(yè)出身，之前做的工作都偏向于行政管理，在檔案管理方面缺乏專業(yè)度。

2.2 檔案管理缺乏信息化技術(shù)

很多學(xué)校并未意識到檔案管理工作的重要性，在這方面投入的資金不足。在管理答案的過程中很多流程仍然采用人工處理，并未做到管理過程的信息化。近年來許多大學(xué)都在開展擴(kuò)招工作，大學(xué)生的檔案內(nèi)容以及檔案數(shù)量只會越來越多，人工管理不僅耗時耗力，甚至?xí)斐蓹n案的缺損、遺漏。

2.3 檔案管理機(jī)制不全

檔案管理工作如此重要，本應(yīng)該設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)開展相關(guān)工作。但在實際工作中，檔案管理工作往往是由某個行政部門負(fù)責(zé)，管理的機(jī)構(gòu)也各不相同。有些學(xué)校將檔案劃給了學(xué)院進(jìn)行管理，有些學(xué)校又采取了集中管理的方式。檔案管理工作學(xué)校也沒有制定相關(guān)的規(guī)定條例去規(guī)范檔案管理工作步驟以及關(guān)鍵點，這種情況使得檔案管理缺乏組織性，人員職責(zé)不清。

3 強(qiáng)化檔案管理工作提高就業(yè)率的辦法

3.1 提高檔案管理意識

高校應(yīng)該意識到自身在檔案管理工作中存在的問題，知曉檔案管理工作不僅能夠提高學(xué)校學(xué)生的就業(yè)率，也能從側(cè)面反映出學(xué)校的管理工作水平，有利于學(xué)校未來吸引更多的優(yōu)質(zhì)人才。除此之外，針對于學(xué)生畢業(yè)之后對于檔案管理缺乏意識的現(xiàn)狀，高?？梢越?jīng)常組織宣傳活動普及檔案管理的重要性，在學(xué)校的官網(wǎng)、學(xué)生會以及社團(tuán)等平臺進(jìn)行相關(guān)信息的推廣。時要讓輔導(dǎo)員對學(xué)生進(jìn)行教育，讓學(xué)生意識到畢業(yè)之后應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行檔案管理工作。總而言之。高校不僅要自身重視檔案管理工作，也要讓大學(xué)生意識到檔案管理的重要程度以及管理方式。

3.2 運用信息化管理方式

運用計算機(jī)等相關(guān)科技軟件能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能建立良好的數(shù)據(jù)分享平臺，使得企業(yè)在招聘人才時能夠借由電子平臺直接進(jìn)行查閱，佐證檔案信息的真實性，同時借由數(shù)據(jù)分析軟件篩選出最符合公司發(fā)展期望的工作人員，使得員工獲得自己發(fā)展的同時促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。高?？梢赃M(jìn)形調(diào)查研究，了解檔案管理工作完善的其他學(xué)校采用的何種檔案管理軟件，結(jié)合學(xué)校的實際特點，選擇最適合自身管理方式的軟件。除此之外，學(xué)校也可以自主開發(fā)軟件。信息化管理檔案時要保證線上信息與線下信息一致，為了保證信息化檔案管理的安全性，線上信息的查詢應(yīng)設(shè)置權(quán)限，保證檔案工作的安全性。

3.3 建立完善的檔案管理制度

為了指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行，為幫助學(xué)生就業(yè)助力。學(xué)校必須制定一套科學(xué)的檔案管理機(jī)制，劃分檔案管理職責(zé)的責(zé)任人，定期展開檔案的清查工作，保證檔案的完整性與真實性。另外為了保證企業(yè)所看到的大學(xué)生檔案信息都是最新的，幫助他們做出相關(guān)的招聘決策。檔案工作部門應(yīng)該及時進(jìn)行檔案的登記工作。另外，檔案的內(nèi)容制定標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該改變，針對企業(yè)越來越注重學(xué)生的實踐能力與綜合素質(zhì)的特點，高校的檔案中的內(nèi)容要多涉及這方面的內(nèi)容，使得學(xué)生的檔案內(nèi)容滿足企業(yè)用人的要求。

4 結(jié)語

大學(xué)生的檔案管理工作與他們未來的就業(yè)關(guān)系緊密，高校應(yīng)該改善檔案管理工作理念，運用現(xiàn)代化工具建立最具有學(xué)校特色的檔案管理制度，使得企業(yè)通過大學(xué)生檔案發(fā)掘他們的工作潛力，進(jìn)而提高大學(xué)生就業(yè)率。

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