企業(yè)采購及付款循環(huán)中的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理分析

唐紫薇

摘 要：在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，采購和付款循環(huán)是非常重要的一環(huán)，是涉及大量資金的重要組成部分，關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)在這個循環(huán)的實(shí)際操作中，容易發(fā)生類似于虛假或盲目采購、以權(quán)謀私、驗(yàn)收不嚴(yán)、收受回扣等不正當(dāng)行為或違法行為，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益損失等不利影響。本文分析了企業(yè)采購及付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)，提出行之有效的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理建議。

關(guān)鍵詞：采購及付款循環(huán);內(nèi)部控制;風(fēng)險管理

一、企業(yè)采購及付款循環(huán)中的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理的現(xiàn)狀

企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險管理體系的建設(shè)和風(fēng)險控制水平的高低與企業(yè)是否符合監(jiān)管部門的要求和資本市場的評估、是否具備基礎(chǔ)管理水平和適應(yīng)市場變化的能力等有關(guān)，在一定程度上決定了企業(yè)是否能夠做大做強(qiáng)。加強(qiáng)內(nèi)部控制，是企業(yè)提高科學(xué)管理水平，降低企業(yè)決策風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)營效率與效果，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全，提高會計(jì)信息真實(shí)準(zhǔn)確性和良性發(fā)展的需求。

1985年成立了防偽財務(wù)報告委員會（通常稱Treadway委員會）。主要是為了找出會計(jì)人員在財務(wù)報告中違法違規(guī)行為的原因、具體的操作方法，并找出解決內(nèi)部控制的問題的方案。隨著企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險環(huán)境越來越復(fù)雜，風(fēng)險管控技術(shù)也在不斷提高，國際組織及各國風(fēng)險協(xié)會也在積極推進(jìn)風(fēng)險管理。內(nèi)部控制與風(fēng)險管理之間的關(guān)系也變得越來越密切。正如2003年COSO在《企業(yè)風(fēng)險管理框架》里所闡述的：“企業(yè)的風(fēng)險管理可以將風(fēng)險偏好與戰(zhàn)略相結(jié)合，考慮風(fēng)險和增長與回報，幫助企業(yè)制定決策，降低業(yè)務(wù)經(jīng)營的風(fēng)險與損失，識別和管理企業(yè)的交叉風(fēng)險，并為多種風(fēng)險提供整體對策，利用機(jī)遇讓資本利用變得合理化”。

雖然采購及付款循環(huán)只是企業(yè)的一部分，但這個環(huán)節(jié)卻是非常重要且不可或缺。想要該環(huán)節(jié)能夠安全有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，內(nèi)部控制就在其管理過程中發(fā)揮了不可替代的作用。加之，風(fēng)險管理可以緩解風(fēng)險不可預(yù)見性所造成的后果，同時抓住風(fēng)險中的機(jī)遇，為企業(yè)管理提供雙保險。

二、企業(yè)采購及付款循環(huán)中的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理的風(fēng)險點(diǎn)

采購及付款循環(huán)雖然只是企業(yè)當(dāng)中的一部分，卻是不可缺少的環(huán)節(jié)，日常業(yè)務(wù)活動發(fā)生頻繁，涉及大量的資金，且采購復(fù)雜，工作量大，突發(fā)性強(qiáng)，同時運(yùn)行環(huán)節(jié)多，容易出現(xiàn)管理漏洞，出現(xiàn)舞弊行為。根據(jù)風(fēng)險產(chǎn)生的范圍，將其分為企業(yè)外部風(fēng)險、企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險和供應(yīng)商引發(fā)的風(fēng)險。

（一）企業(yè)外部風(fēng)險

第一，政治層面的風(fēng)險。諸如：恐怖活動、內(nèi)戰(zhàn)、軍事政變等不利于經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)展的宏觀政治層面的風(fēng)險，對一個國家企業(yè)有潛在威脅;微觀政治層面的風(fēng)險只是對特定的企業(yè)對象產(chǎn)生影響;第二，法律風(fēng)險與合規(guī)風(fēng)險。立法不完善、執(zhí)法不嚴(yán)格，企業(yè)法律意識淡薄，交易雙方的不信任都會影響企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展;第三，技術(shù)創(chuàng)新的影響。如今，這個時代是一個技術(shù)改革發(fā)展迅猛的時代，迭代更新的速度非?？臁ｍ?xiàng)目開發(fā)周期很短，如果企業(yè)跟不上現(xiàn)代科技的步伐，就會對企業(yè)的發(fā)展造成很大的危害;第四社會文化方面的風(fēng)險。跨國經(jīng)營、并購重組以及內(nèi)部組織變革將為企業(yè)帶來文化風(fēng)險;第五，自然環(huán)境風(fēng)險。自然環(huán)境的變化可能成為企業(yè)發(fā)展的絆腳石;第六，市場風(fēng)險。產(chǎn)品價格波動、供需變化、原材料供應(yīng)能力、主要客戶或供應(yīng)商的信用、稅收等因素導(dǎo)致的風(fēng)險;第七，產(chǎn)業(yè)風(fēng)險。產(chǎn)業(yè)生命周期的變化、波動性及集中程度的變化帶來的風(fēng)險。

（二）企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險

第一，采購制度風(fēng)險。每個企業(yè)都建立了自己的采購管理系統(tǒng)，但是機(jī)構(gòu)設(shè)置的完善與不合理規(guī)章制度的不匹配，企業(yè)采購管理系統(tǒng)無法適應(yīng)和應(yīng)對企業(yè)外部環(huán)境的變化，使得采購信息更新不及時，獲取不完善，造成企業(yè)資金利用率低下;第二，采購計(jì)劃風(fēng)險。企業(yè)物資部門的人員安排不合理或者采購計(jì)劃制定不科學(xué)會導(dǎo)致采購中的計(jì)劃風(fēng)險，即采購需求或采購計(jì)劃不合理，采購不按需采購，甚至過度采購等。

（三）供應(yīng)商引發(fā)的風(fēng)險

第一，采購價格風(fēng)險。一方面，因?yàn)楣?yīng)商之間的相互聯(lián)系一起哄抬價格導(dǎo)致企業(yè)采購價格風(fēng)險，有可能導(dǎo)致企業(yè)在合適的時間卻不能用符合市場走勢的價格進(jìn)行采購。另一方面，采購物資市場價格大幅度下跌也會對企業(yè)采購和付款活動產(chǎn)生影響;第二，采購質(zhì)量風(fēng)險。供應(yīng)商提供的材料質(zhì)量與企業(yè)生產(chǎn)所需的要求不相符，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)活動不能正常進(jìn)行，所生產(chǎn)出來的產(chǎn)品質(zhì)量不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致公司形象、聲譽(yù)、經(jīng)濟(jì)等方面受到不同程度的損害;第三，采購合同風(fēng)險。供應(yīng)商利用合同漏洞隨意修改合同某些條款的內(nèi)容，違反合同有關(guān)規(guī)定，甚至無理由中止合同。但是，企業(yè)在訂立合同時并未仔細(xì)研究合同內(nèi)容且企業(yè)維權(quán)不及時，導(dǎo)致企業(yè)直接經(jīng)濟(jì)損失。更有甚者供應(yīng)商本身就是一家不存在的公司，這導(dǎo)致企業(yè)蒙受更大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，企業(yè)采購合同的混亂管理可能導(dǎo)致無法確定供應(yīng)商是否違約或在不自知的情況下造成自身違約。

三、完善企業(yè)采購及付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的建議

（一）完善采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度

1.加強(qiáng)采購制度風(fēng)險和采購人員風(fēng)險的控制

建立完整的內(nèi)部控制制度需要企業(yè)對采購及付款循環(huán)進(jìn)行全方位監(jiān)督。全方位包括從請購開始，到審批、詢價、確定供應(yīng)商、簽訂采購合同、采購、驗(yàn)收、記賬、支付審批、支付，最后進(jìn)行監(jiān)督核查。其中，最重要的部分就是請購、簽訂合同、貨物驗(yàn)收和付款。上面所說的包括了制度考核、內(nèi)部審計(jì)和財務(wù)審計(jì)，在整個過程中做好監(jiān)督工作是保證采購規(guī)范和物資質(zhì)量的關(guān)鍵?？茖W(xué)的采購制度為產(chǎn)品質(zhì)量的提高提供保障，同時還能夠降低生產(chǎn)成本，為企業(yè)獲取更大利益。除了要建立完善的制度以外，還必須加強(qiáng)員工素質(zhì)的培養(yǎng)。企業(yè)必須重視這一問題。制度是呆板的，但人是變通的，要想按照理想的過程進(jìn)行采購付款活動，除了依靠監(jiān)督之外，更重要的是提升采購及付款人員自身的能力。所以企業(yè)必須重視，定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使他們自身素質(zhì)得到提高，了解職業(yè)道德的重要性，能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，自覺維護(hù)企業(yè)利益，從而把采購人員的風(fēng)險降到最低。

2.完善授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確不相容職務(wù)

首先，根據(jù)采購及付款業(yè)務(wù)的重要性及金額大小的不同，對具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分類歸納，然后對各層次進(jìn)行授權(quán)，明確其具體權(quán)責(zé)。采購最基本的體系可以分為采購委員會-采購部-采購員，并要求采購委員會與其他部門分開，防止作弊行為。如果有特別重要或者技術(shù)性強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，還需讓專家進(jìn)行科學(xué)地可行性驗(yàn)證，防止因決策失誤而產(chǎn)生重大損失。然后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購及付款循環(huán)中各相關(guān)部門不同的作用，梳理相對應(yīng)的崗位職責(zé)，明晰各個崗位人員具體權(quán)責(zé)，確定采購及付款循環(huán)業(yè)務(wù)中不相容職務(wù)的分離、制約和監(jiān)督，防止部門之間相互勾結(jié)。

（二）對風(fēng)險進(jìn)行預(yù)評估

風(fēng)險評估是風(fēng)險管理中非常重要的一步，它是對發(fā)生風(fēng)險的可能性、嚴(yán)重程度、損失幅度以及對企業(yè)正常生產(chǎn)所產(chǎn)生影響的一種預(yù)測。在采購前是必須要先進(jìn)行風(fēng)險評估。評估包含了企業(yè)內(nèi)外部宏觀影響、供應(yīng)商等各個因素的影響，只有采取了預(yù)先的防范措施，才能將損失降到最低。

為避免遭受巨大風(fēng)險，企業(yè)必須制定合適的風(fēng)險防范策略。這將直接影響企業(yè)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，還可能關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。因此，必須有全方位的風(fēng)險規(guī)避策略以保證企業(yè)能夠在外部競爭形勢變化時，能夠預(yù)先或者快速地做出調(diào)整，提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢或者核心競爭力。

（三）重點(diǎn)管理控制關(guān)鍵風(fēng)險

設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或監(jiān)察機(jī)關(guān)，建立健全監(jiān)督機(jī)制，明確職權(quán)，改善內(nèi)部控制環(huán)境。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或監(jiān)察機(jī)關(guān)應(yīng)獨(dú)立于授權(quán)審批部門和監(jiān)督部門，將采購及付款業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查工作納入其職責(zé)范圍之內(nèi);完善檢舉監(jiān)督制度，采購委員會對董事會審計(jì)與風(fēng)險管理委員會采購業(yè)務(wù)決定權(quán)進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)事會監(jiān)督董事會，監(jiān)督方獨(dú)立于被監(jiān)督方，不受其控制，以確保監(jiān)督的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

結(jié)束語：

生產(chǎn)運(yùn)營管理過程中采購及付款循環(huán)被企業(yè)視為一個重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)采購及付款循環(huán)中內(nèi)部控制和風(fēng)險管理，是企業(yè)維持持續(xù)運(yùn)營的重中之重，如何加強(qiáng)把控企業(yè)采購及付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制能力成為當(dāng)前研究的重要課題。

本文所論述的結(jié)論是，內(nèi)部控制和風(fēng)險管理是企業(yè)內(nèi)部管理體系相互配合、互相補(bǔ)充、缺一不可的兩個方面，為采購及付款循環(huán)的正常運(yùn)作提供了保障。只是內(nèi)部控制把重點(diǎn)放在現(xiàn)有的流程規(guī)范上，風(fēng)險管理更側(cè)重于防范未知的風(fēng)險。內(nèi)部控制是由于監(jiān)管要求而提出并逐漸細(xì)化，風(fēng)險管理是根據(jù)經(jīng)營需要而產(chǎn)生并逐步提升。由于內(nèi)部控制與風(fēng)險管理目標(biāo)與組成的要素趨同，兩者具備融會貫通的理論基礎(chǔ)。

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