辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

計(jì)曉麗

[摘 要]當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展非常迅速，各行各業(yè)的檔案管理工作也逐漸趨向于自動(dòng)化。這種管理模式提高了檔案管理工作的效率，而且在進(jìn)行管理的過程中，還可以對(duì)各項(xiàng)問題進(jìn)行更好的解決。當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，也開始根據(jù)時(shí)代的要求，對(duì)管理工作進(jìn)行了相應(yīng)的改變，因?yàn)獒t(yī)院的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有著非常重要的意義，在進(jìn)行日常經(jīng)營(yíng)的過程中，提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，可以提高醫(yī)院自身的管理水平和工作效率。文章就辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理進(jìn)行相關(guān)的分析和研究。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化 醫(yī)院 檔案管理 分析

中圖分類號(hào)：G271；R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，對(duì)社會(huì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到人民群眾的日常生產(chǎn)生活中，創(chuàng)建了辦公自動(dòng)化環(huán)境。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)用自動(dòng)化管理模式，可以提高檔案管理工作的效率，也可以更加方便地進(jìn)行檔案查找，進(jìn)而提高醫(yī)院的運(yùn)行效率。但是因?yàn)檗k公自動(dòng)化環(huán)境的建設(shè)還存在一定的問題，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中存在一定的不足，需要對(duì)管理過程中的問題進(jìn)行深入的分析，并且采取有效的措施來解決這些問題[1]。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）提高醫(yī)院運(yùn)行效率

醫(yī)院在運(yùn)行的過程中，檔案管理工作是非常重要的，其可以提高醫(yī)院的運(yùn)行效率，因?yàn)閷?duì)于醫(yī)院的日常醫(yī)療活動(dòng)來說，很多醫(yī)療活動(dòng)都需要通過檔案管理工作的支持來進(jìn)行，甚至有些重要的資料都存在檔案中。檔案的有效利用可以使醫(yī)院在進(jìn)行各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的過程中更加準(zhǔn)確，在進(jìn)行一些重大疾病診斷時(shí)，更加快速，可以為患者帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[2]。

（二）提高檔案查找率

在進(jìn)行檔案管理的過程中，由于很多檔案都是以紙質(zhì)的方式存在的，所以查找檔案時(shí)面臨一定的困難。在現(xiàn)代科技的發(fā)展下，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，來查找這些檔案，還可以將紙質(zhì)的檔案材料轉(zhuǎn)換為電子模式，讓檔案查找更加準(zhǔn)確快速，而且在數(shù)據(jù)查找的過程中，還可以擴(kuò)大搜索范圍，使得檔案的價(jià)值提高，日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更加便利[3]。

（三）提高檔案管理工作的安全性

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)用自動(dòng)化管理模式，可以提高檔案管理工作的安全性。因?yàn)樵谶M(jìn)行檔案管理的過程中，需要建立一個(gè)綜合的系統(tǒng)，通過系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行管理，而且可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，使得各項(xiàng)檔案材料更加安全，避免因?yàn)橐恍┮馔鈱?dǎo)致材料的丟失，而且備份還可以對(duì)檔案進(jìn)行雙重保障，能夠延長(zhǎng)管理壽命[4]。

二、我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理人員能力不足

當(dāng)前很多醫(yī)院管理人員自身的能力不足，而且綜合素質(zhì)比較低。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，檔案管理人員是非常重要的，但是有些醫(yī)院在選用檔案管理工作人員時(shí)，為了降低自身的成本，選用一些其他人員來兼職檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作的有效性大大降低。而且醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為檔案管理工作并不需要技術(shù)含量，在進(jìn)行管理的過程中，僅僅是保證材料的安全就可以，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，一些管理人員自身并不具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，也不具備操作計(jì)算機(jī)的能力，無法做好檔案管理工作[5]。

（二）缺乏完善的管理制度

當(dāng)前醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，因?yàn)椴]有重視這項(xiàng)工作，所以也沒有建立一個(gè)完善的管理制度，導(dǎo)致各項(xiàng)管理工作比較混亂，在進(jìn)行管理的過程中，無法發(fā)揮檔案的有效作用。實(shí)際上，醫(yī)院的檔案管理工作比較復(fù)雜，會(huì)涉及各項(xiàng)內(nèi)容，在進(jìn)行管理的過程中，資料的數(shù)量也比較大，類型比較多，管理起來難度也比較大，很多資料都比較混亂，在進(jìn)行資料查找的過程中，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，因此降低了檔案管理工作的工作效率，使得檔案管理工作水平下降，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)[6]。

（三）管理工作技術(shù)水平比較低

當(dāng)前很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并沒有融入現(xiàn)代科技，也沒有進(jìn)行信息化建設(shè)，很多醫(yī)院的檔案管理工作技術(shù)水平都比較低，無法實(shí)現(xiàn)信息化管理。實(shí)際上，自從辦公自動(dòng)化技術(shù)出現(xiàn)以來，檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是因?yàn)椴糠轴t(yī)院自身發(fā)展水平不足，在進(jìn)行檔案管理的過程中，對(duì)于信息化的認(rèn)知程度不足，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)研發(fā)和設(shè)備選購(gòu)，在進(jìn)行管理的過程中會(huì)面臨更大的困難。甚至在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，無法提供相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)，在建設(shè)的過程中會(huì)面臨更大的困難，也無法達(dá)到預(yù)期的建設(shè)效果，這是制約醫(yī)院檔案管理發(fā)展的一個(gè)重要因素[7]。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

當(dāng)前醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)。首先要根據(jù)辦公自動(dòng)化建設(shè)需求來選用相應(yīng)的管理人員，還需要對(duì)管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，確保管理人員具備相應(yīng)的管理知識(shí)和實(shí)踐操作能力。因?yàn)樵谶M(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過程中，涉及的內(nèi)容比較繁雜，如果管理人員自身能力無法滿足建設(shè)需求，就會(huì)影響檔案管理工作水平。在進(jìn)行人員培訓(xùn)的過程中，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，需要培養(yǎng)管理人員的管理意識(shí)，建立一個(gè)科學(xué)有效的檔案管理體系，對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束。在進(jìn)行人員選擇的過程中，應(yīng)該選擇一些責(zé)任心比較強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力比較好的人員，確保這些人員在進(jìn)行管理的過程中能夠不斷地提升自己，能夠根據(jù)時(shí)代的要求，更好地進(jìn)行檔案管理工作。其次，建立一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，才能促進(jìn)管理工作更好地發(fā)展，并且對(duì)管理過程中存在的各種問題更好地進(jìn)行解決[8]。

（二）建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，還需要建立一個(gè)完善的檔案管理制度。首先，要提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，結(jié)合國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)實(shí)際管理情況，建立一個(gè)符合醫(yī)院運(yùn)行情況的檔案管理制度，對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束和管理，確保管理人員能夠嚴(yán)格按照制度的要求來進(jìn)行各項(xiàng)操作，才能更好地進(jìn)行檔案管理工作。其次，在進(jìn)行制度建設(shè)的過程中，還需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保管理人員的各項(xiàng)操作能夠更加有序，在進(jìn)行管理工作時(shí)，能夠?qū)Ω黜?xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化操作，還需要充分了解一些先進(jìn)的技術(shù)，在進(jìn)行管理的過程中，如果出現(xiàn)了突發(fā)情況，能夠及時(shí)進(jìn)行解決[9]。

（三）進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要融入現(xiàn)代的一些科技，并且購(gòu)買一些自動(dòng)化辦公設(shè)施，使其在進(jìn)行管理的過程中能夠發(fā)揮更大的作用。另外，還需要建立一個(gè)專業(yè)的管理部門以及一個(gè)綜合系統(tǒng)，才能對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理，并且充分發(fā)揮檔案材料的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要對(duì)一些重要的材料進(jìn)行識(shí)別，并且將其進(jìn)行共享，使其能夠發(fā)揮更大的價(jià)值[10]。

四、結(jié)語

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)管理工作進(jìn)行相應(yīng)的變革和創(chuàng)新，并且根據(jù)時(shí)代的要求，對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的改變。醫(yī)院需要融入現(xiàn)代科技，建立自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，在應(yīng)用系統(tǒng)的過程中，還需要對(duì)各項(xiàng)問題進(jìn)行優(yōu)化和解決，才能促進(jìn)檔案管理工作更好地發(fā)展，并且為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供一個(gè)更好的支持。在進(jìn)行檔案管理的過程中，還需要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范，使得檔案管理工作能夠趨向標(biāo)準(zhǔn)化。

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