關(guān)于醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

梅芬

摘 要 當(dāng)今由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已迫在眉睫。檔案的信息化就是在檔案工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行分類、處理、管理、開發(fā)、利用，使其達(dá)到為醫(yī)院服務(wù)的目的。傳統(tǒng)的手工處理醫(yī)院檔案方式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院檔案管理的需要。因此，醫(yī)院檔案信息化管理體系的建設(shè)是必要的，也是未來理檔案工作發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案 信息化 建設(shè) 思考

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)今由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及以及社會(huì)的發(fā)展需要，醫(yī)院的服務(wù)模式已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，檔案的管理和使用在醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用越來越重要。在信息化時(shí)代下，醫(yī)院的電子文檔越來越多，如何合理地使用和保存以及使用這些電子資源就顯得越來越重要。這就使得醫(yī)院必須進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，本文結(jié)合自己工作的實(shí)際情況，對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)做出一些思考與探索。

1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的急迫性

（1）大量電子檔案的產(chǎn)生。醫(yī)院的電子檔案主要來自：一是產(chǎn)生于醫(yī)院日常行政事務(wù)中。當(dāng)今，醫(yī)院、上級(jí)以及有關(guān)部門下發(fā)的文件、報(bào)表、通知等都是通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)，傳統(tǒng)的檔案管理建立在手工管理和紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)之上，早已不適應(yīng)當(dāng)今檔案的存儲(chǔ)、收集、管理和利用等。二是產(chǎn)生醫(yī)院各個(gè)醫(yī)療業(yè)務(wù)流程中。計(jì)算機(jī)的普及，使得目前大多數(shù)醫(yī)院在日常醫(yī)療活動(dòng)或事務(wù)中廣泛采取網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理。病人從住院掛號(hào)便開始進(jìn)入醫(yī)院的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理之中。信息化從根本上改變了醫(yī)院的管理模式，這一轉(zhuǎn)變要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必須適應(yīng)全方位信息交流的客觀形勢(shì)。

（2）醫(yī)院工作人員以及民眾對(duì)醫(yī)院檔案信息的利用的要求日益增多。當(dāng)今很多病人在出院后，需要利用病案內(nèi)容進(jìn)行醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷或轉(zhuǎn)院會(huì)診，目前對(duì)這種問題的處理方式是：病人只能在出院15天后，由病人或家屬重返醫(yī)院到醫(yī)院各部門再辦理相關(guān)手續(xù)后，然后才能拿到紙質(zhì)版的相應(yīng)文件，這對(duì)病人來說，也是無形的負(fù)擔(dān)。加入醫(yī)院能夠提供電子的病歷檔案，病人可以在家里通過qq、微信等與醫(yī)院檔案部門聯(lián)系，在網(wǎng)上辦理相關(guān)手續(xù)后，就可取得自己需要的病歷檔案，這對(duì)于廣大病人和病歷檔案的利用者來說無疑是一件很方便的事情。

2加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

醫(yī)院檔案信息化是指檔案進(jìn)行電子信息管理，用計(jì)算機(jī)代替手工整理方便了檔案的存儲(chǔ)與查詢，從而提高醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。當(dāng)今，雖然各個(gè)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的發(fā)展，但本人認(rèn)為應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案建設(shè)的措施，并建議從以下幾方面努力：

第一，加強(qiáng)醫(yī)院檔案硬件設(shè)施的建設(shè)。雖然醫(yī)院檔案很多以電子檔案的方式保存于計(jì)算機(jī)，但是，很多檔案依舊要以紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，這就需要醫(yī)院為檔案保管庫房提供相應(yīng)的通風(fēng)、防火等基礎(chǔ)設(shè)施，以免紙質(zhì)檔案受潮、雨淋或者是損毀。同時(shí)，電子檔案的管理也需要完善的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)以及各種防火防盜的設(shè)備。此外，檔案信息化管理仍需要完善檔案數(shù)據(jù)管理及查詢系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)，這些軟件必須請(qǐng)專業(yè)的軟件公司進(jìn)行有針對(duì)性地進(jìn)行設(shè)計(jì)和編輯，使其與醫(yī)院的需求相匹配。電子設(shè)備的更新、升級(jí)速度是相當(dāng)快的，因此，醫(yī)院要及時(shí)做好相關(guān)設(shè)備的更新和維護(hù)工作，這樣才能保證檔案信息管理的有序的推進(jìn)。

第二，檔案數(shù)字化是檔案信息化的前提。紙質(zhì)檔案材料的特點(diǎn)是：難保存、難檢索、難利用，因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化就必須首先實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化：一是需要醫(yī)院制定相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院所有的檔案全面實(shí)行數(shù)字化歸檔工作。二是對(duì)原有的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，處理方式多樣化，如拍照、掃描等，從而將紙質(zhì)資料有效的轉(zhuǎn)化為電子文件，實(shí)現(xiàn)舊檔案的數(shù)字化處理。

第三，建立科學(xué)合理的檔案檢索、下載以及使用體系。如果僅是對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、歸檔，那么檔案的信息化是不全面的，檔案管理部門還應(yīng)該建立科學(xué)的信息化檔案檢索體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正的有效利用。醫(yī)院檔案信息還要努力實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)保存，即通過互聯(lián)網(wǎng)將檔案信息全面布設(shè)到整個(gè)醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)，使醫(yī)院各個(gè)部門的工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速、便捷的檢索到自己需要的資料，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享。

第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。大部分醫(yī)院對(duì)檔案工作的重視度不夠高，甚至聘用一些兼職人員來做檔案管理的工作，因此，醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍偏低，實(shí)施信息化檔案管理后，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn)，注重檔案管理工作人員的聘用條件，檔案管理人員的素質(zhì)將直接決定醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，因此，定期的對(duì)檔案管理人員開展信息化管理培訓(xùn)是必要的，工作人員應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)及操作技術(shù)，能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)各種問題，從而保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。

綜上所知，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系的重要轉(zhuǎn)變，每一位從事檔案管理工作人員都有責(zé)任為完善醫(yī)院檔案信息化建設(shè)做努力，開拓思維，創(chuàng)新管理平臺(tái)，勇于提出合理化、科學(xué)化的檔案信息化建設(shè)措施，從而使檔案工作更好的服務(wù)于醫(yī)院各個(gè)部門。

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