事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題經(jīng)驗分析

李宗斌

[摘? ? ? ? ? ?要]? 當(dāng)今社會是信息化的社會，對于事業(yè)單位來說，檔案管理是管理事業(yè)單位工作人員的重要舉措之一，對事業(yè)單位檔案管理實行信息化已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理行業(yè)的共識。近年來，我國事業(yè)單位檔案管理信息發(fā)展速度非?？?，理論發(fā)展相對成熟，隨著計算機技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保存轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案保存。對事業(yè)單位檔案管理員來說，利用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行管理是一個挑戰(zhàn)。為解決事業(yè)單位檔案管理信息化中存在的問題，主要介紹事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)存在的主要問題，以及進行信息建設(shè)的必要性，最后提出了事業(yè)單位檔案管理的幾個策略，為從事檔案管理的工作人員提供參考。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);檔案保存

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）11-0228-02

一、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的主要問題

隨著計算機科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都開始信息化建設(shè)。對我國的事業(yè)單位而言，檔案管理工作也開始進行檔案管理的信息建設(shè)，因此檔案管理工作模式和工作方法發(fā)生了很大的改變。

隨著檔案管理的信息建設(shè)，檔案管理工作已經(jīng)開始向信息化方向轉(zhuǎn)變，在我國很多地區(qū)事業(yè)單位信息建設(shè)工作已經(jīng)展開，然而，很多信息化的方式方法并不適應(yīng)時代和科技的發(fā)展，造成了一定的事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的問題。

1.對于部分事業(yè)單位而言，很多單位在進行事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的過程中，缺少科學(xué)合理開發(fā)信息資源的措施。對于事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的信息資源存在重復(fù)加工的問題或收集信息不全的問題。如果事業(yè)單位收集檔案信息重復(fù)而事業(yè)單位的工作人員較多，這就會給信息建設(shè)增加很大的工作量;如果事業(yè)單位收集檔案信息不全面，信息資源內(nèi)容比較少，在日后調(diào)用人員檔案的時候會出現(xiàn)問題，很多信息調(diào)用不出來。

2.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中，對檔案的安全缺乏基礎(chǔ)的保險措施。事業(yè)單位人員非常多，很多工作人員的檔案信息具有幾十年的檔案資料，很多事業(yè)單位在進行檔案管理信息建設(shè)時，沒有注意到保護信息資源的重要性，一些國家的機密或者個人隱私的檔案資料沒有受到特殊的保護或者加密處理，容易造成資料泄露。

3.很多事業(yè)單位對檔案管理信息建設(shè)工作，沒有給予足夠的重視，很多單位讓工作能力不強的工作人員負責(zé)此項工作，在具體開展事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作的時候，沒有具備專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗的人才來進行信息建設(shè)，這會極大地降低事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)效率。很多工作人員認為事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)不重要，在工作中存在插科打諢的問題，在信息處理方面具有消極的工作情緒，在遇到工作困難的時候還會出現(xiàn)畏難的情緒。

4.檔案檢索在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中非常重要，因為我國的事業(yè)單位工作人員數(shù)量龐大，在調(diào)用檔案的時候，如果沒有檔案檢索就會花費大量的時間?，F(xiàn)在，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的檔案檢索方式主要是采用計算機檢索或手工檢索兩種方式。很多事業(yè)單位沒有給予具體檢索足夠的重視，檔案檢索程序沒有得到良好的處理和開發(fā)，在具體管理過程中還有可能會出現(xiàn)重疊等錯誤現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的必要性

隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息涉及的數(shù)據(jù)量非常大，工作人員的數(shù)據(jù)多種多樣，因此事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的一個必然發(fā)展趨勢。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)主要是利用數(shù)字化技術(shù)進行檔案管理工作，這也是我國檔案管理工作未來的主流管理方法，在日常事業(yè)單位檔案管理工作中具有重要意義。

1.對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理來說，如果能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)，將事業(yè)單位日常工作中形成的資料與數(shù)據(jù)收集起來。通過事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)，可以將這些信息整合在一起形成長效機制，便于事業(yè)單位管理更加規(guī)范和高效。

2.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)能夠促進工作人員進行檔案管理的效率，在查詢和借閱檔案時候的效率會有很大的提升。對于事業(yè)單位的檔案管理員來說，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，每個工作人員都有很多的資料，紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，在查詢檔案的時候會花費工作人員的大量時間。過去在查詢檔案的時候，檔案管理員只能根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。經(jīng)過事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)后，檔案管理員可以通過信息檢索來提高檔案查詢的效率。

3.傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是采取紙質(zhì)檔案的保存方式。很多紙質(zhì)檔案的原件字體大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差異、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這對提高檔案管工作效率不利。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)可以統(tǒng)一檔案的內(nèi)容、字體及字跡等，用數(shù)字化統(tǒng)一的方法極大地減少了紙質(zhì)檔案保存的弊端，同時使檔案數(shù)字化信息保存方便快捷，效率高。

4.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)主要是利用網(wǎng)絡(luò)平臺和電子平臺實現(xiàn)對檔案的管理，通過建設(shè)平臺或者磁盤的方式，將事業(yè)單位的工作人員將檔案信息錄入到信息建設(shè)中。這是對檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，和傳統(tǒng)的檔案保存方式相比節(jié)約紙質(zhì)資源，是一種環(huán)境友好型的檔案管理方式，同時對于資料本身而言，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)能夠提高檔案資料的完整性和安全性。

三、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的策略

當(dāng)今社會，各行各業(yè)都朝著信息化和數(shù)字化方向發(fā)展。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理主要依托的技術(shù)。在信息時代，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)借助計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)知識可以突破傳統(tǒng)檔案管理的弊端，對于檔案管理來說具有重要的促進作用。

近年來，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)逐漸規(guī)范化，信息建設(shè)的相關(guān)理論發(fā)展非?？?。隨著計算機技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)將變得更加完善。事業(yè)單位在開展檔案管理信息建設(shè)工作時，可以從以下幾個方面進行。

1.由于我國是社會主義國家，事業(yè)單位直接歸政府管理，政府也要加大事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的力度和重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，明確主題責(zé)任。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)由于涉及事業(yè)單位的人事變動、文化活動、工作成績、經(jīng)費成果、失誤教訓(xùn)等內(nèi)容，因此很大程度上關(guān)系著事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展，必須給予足夠的重視，確保事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的完整性與準(zhǔn)確性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要分工明確，分管領(lǐng)導(dǎo)要認真負責(zé)，及時督導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)進度，要投入時間和精力進行學(xué)習(xí)和研究，借鑒成功的事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)例子，少走彎路，制定科學(xué)的決策。

2.事業(yè)單位要健全制度，逐步規(guī)范檔案管理信息建設(shè)管理，形成長效機制。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)要在平臺上設(shè)置電子政務(wù)管理模塊，由于這一部分的內(nèi)容會涉及秘密文件，因此必須重視保密處理，要把政務(wù)信息的整理、歸檔等工作納入其中。為了宏觀調(diào)控事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)，整合檔案管理信息資源，規(guī)范信息資源的統(tǒng)一和集中整理，一定要在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的過程中注意避免錄入相同檔案，這樣可以減少數(shù)據(jù)管理時間，在檢索信息、搜索信息時可以減少一定的工作量。

3.事業(yè)單位必須盡快開展事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作，整合檔案信息。事業(yè)單位工作人員多，每年都會有新增檔案，個人檔案內(nèi)容多，檔案資源覆蓋方方面面，不同工種的工作人員檔案信息的來源具有很大的不同，工作人員在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中，要注意歸檔保存，對信息的分類管理要找到合適的工作方法，同時優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式，實現(xiàn)共享資源。

4.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作可以利用先進的科學(xué)技術(shù)保存這些文獻史料，延長文獻史料的生命期，幫助其保持文獻資料的原貌。另一方面很多紙質(zhì)檔案的原件字體大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差異、紙張、材料及薄厚程度往往也不同，這些對檔案的保存工作產(chǎn)生了很多弊端。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作雖然能夠解決這些問題，但是要注意做好標(biāo)引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。

5.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作必須加強信息資源安全管理，主要負責(zé)人必須給予足夠的重視，通過制訂細則的方式引起職工重視。由于檔案管理中，涉及很多涉密文件要歸檔，因此事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作要加強保密工作。現(xiàn)在黑客的技術(shù)發(fā)展速度很快，很多不法分子為了獲取政府信息，會利用黑客與病毒盜竊機關(guān)事業(yè)單位檔案信息，然后進行不法操作，危害國家的安全。如果事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作的安全性不足，一旦遇到錯誤操作、系統(tǒng)故障等，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)將平臺安全面臨著巨大威脅。

四、結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理進行信息化建設(shè)，是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，進行檔案管理信息化建設(shè)非常重要，可以保證事業(yè)單位工作人員檔案的完整性和真實性，這是檔案管理的初衷。同時，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以促進檔案管理的完整性，在檔案整理及分類方面也會具有很大的便利。為了提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率，本文介紹了事業(yè)單位檔案管理存在的問題和重要性，提出了檔案管理工作人員利用先進的信息手段建立完善的檔案管理信息化的方法，促進了事業(yè)單位的正常發(fā)展，讓檔案管理真正發(fā)揮其作用。

參考文獻：

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（5）：127-128.

[2]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2015，44（5）：166-168.

[3]李柏春.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].才智，2012（28）：334.

[4]張代勇.探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題與策略[J].祖國，2016（22）：99.

[5]韓鴻立.新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析[J].城建檔案，2016（7）：25-26.

編輯 李 靜