高職院校人事檔案工作不足與思考

楊瑩

摘 要：近年來，干部人事檔案越來越被高職院校重視。干部人事檔案能直接影響校內(nèi)人事的任免工作安排。學(xué)校組織人事部門全面了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)。人事工作中的工資審核、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、離退休審批等每一項(xiàng)人事工作都必須以人事檔案為依據(jù)"因此，對(duì)于教職工個(gè)人而言，人事檔案管理質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到高職院校的發(fā)展與每一位教職工的切身利益。

我在學(xué)校從事人事檔案這個(gè)工作，在工作的過程中，學(xué)校對(duì)干部進(jìn)行考察、評(píng)價(jià)和職務(wù)晉升，用到人事檔案的次數(shù)越來越多。我們學(xué)校對(duì)干部人事檔案這一領(lǐng)域，做出了一定的成績。我們學(xué)校建立了完善的干部檔案管理制度，《干部人事檔案查（借）閱制度》《干部人事檔案材料送交與收集制度》《干部人事檔案的保管保密制度》等規(guī)章制度。建立了合理的檔案利用流程。

現(xiàn)在我們學(xué)校主要工作就是干部檔案收集，干部檔案的收集工作既是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣、艱苦細(xì)致的工作，又是一項(xiàng)貫穿干部檔案工作始終的經(jīng)常性工作，檔案材料收集是否齊全完整并符合標(biāo)準(zhǔn)，將直接影響到干部人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量。我們學(xué)校教職工從一共1200人，包括退休和死亡的。我們學(xué)校檔案每年主要有幾個(gè)檔案項(xiàng)目需要收集，每年干部任免表，人事變動(dòng)審批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表，還有全院教職工的年度考核表。其它的就是零零碎碎的工資加薪表。

然而，我在從事人事檔案管理工作中，也遇到許多問題。也存在著很多不足之處。

目前我院的人事檔案來源廣泛，質(zhì)量參差不齊。襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院教職工來源大致由以下幾部分組成：機(jī)關(guān)分流、企事業(yè)單位調(diào)入、公開招聘到校等。另外公開招聘到校的大學(xué)生，干部檔案75年以后出生的80%放在當(dāng)?shù)厝耸戮謾n案室托管，我們?nèi)耸虏块T有時(shí)還要跑到當(dāng)?shù)厝耸戮诌M(jìn)行查閱。

干部人事檔案工作存在的問題。

（一）信息化程度低，主要依賴手工操作

目前，我們學(xué)校干部人事檔案室只有兩臺(tái)電腦。但在人事檔案的管理工作中除打印檔案目錄使用計(jì)算機(jī)外，其他環(huán)節(jié)，包括收集歸檔、保管利用等仍停留在手工操作層面"沒有配備專業(yè)的人事檔案信息管理軟件，實(shí)際信息化水平比較低，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作進(jìn)度慢，利用效率也比較低。

（二）歸檔材料不規(guī)范

2015年10月份，我校接到檔案工作通知，我對(duì)學(xué)校120名正科級(jí)以上干部進(jìn)行職務(wù)認(rèn)定和學(xué)歷認(rèn)定，在工作中我發(fā)現(xiàn)很多問題。

主要體現(xiàn)在一類《干部履歷表》，三類鑒定、考察、考核材料類中年度考核表有的只有一年或二年的，四類里學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料里學(xué)歷學(xué)位材料入學(xué)階段初中以后的畢業(yè)證幾乎都沒有，后學(xué)歷函授的，學(xué)歷材料都不齊全。而最重要的學(xué)歷學(xué)位材料包括申請學(xué)位審批表等都沒有。有些原單位已經(jīng)不存在或管檔案人員頻繁換動(dòng)，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集，這個(gè)還要通知本人主動(dòng)去和單位和就讀學(xué)校聯(lián)系。

（三）立卷不夠規(guī)范

人事檔案中出現(xiàn)材料填寫不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫前后不一致，如幾個(gè)出生年月，幾個(gè)參加工作時(shí)間等，這些降低了人事檔案材料的真實(shí)性。

（四） 整檔工序復(fù)雜

按照干部人事檔案工作的目標(biāo)管理的要求，每年的考核材料，學(xué)歷材料、工資任免材料，都要當(dāng)年入檔，要做到分類準(zhǔn)確，目錄清晰，檔案管理人員要整理，拆開。裝訂，人工工作量繁瑣。

（五）調(diào)入，調(diào)走，外聘人員增多，造成人檔分離

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部條件的不斷寬松，人才流動(dòng)加快。為了解決就業(yè)問題。借調(diào)人員增多。人走檔案不走的現(xiàn)象，單位庫房設(shè)備有限，單位外聘人員很多，檔案放在人社局管理，想用檔案要去外單位借。

人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

總之，干部人事檔案管理是一個(gè)艱辛的，繁瑣的工作。我們要在工作中學(xué)習(xí)。工作中應(yīng)用。要時(shí)不時(shí)查看每個(gè)干部檔案中缺什么材料，最主要的是要及時(shí)歸檔，對(duì)在普遍性，階段性工作中形成的材料要主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系，索要，做到收集經(jīng)?；煌涎?，不積壓。

檔案信息化的時(shí)代就要到來了。人事檔案的信息化會(huì)使我們的檔案管理工作越來越高效，越來越方便。