留存時(shí)代記憶牢記使命擔(dān)當(dāng)

李影

2019年是新中國(guó)成立70周年，也是我們黨執(zhí)政的第70個(gè)年頭。檔案作為國(guó)家信息資源的重要組成部分，其中蘊(yùn)藏著大量的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、社會(huì)變革與城市變遷等信息，更是不可多得的文化財(cái)富寶庫(kù)，是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)時(shí)代發(fā)展的寶貴記憶。檔案整理工作就是讓這些記憶變得層次清晰、條理清楚，最終通過(guò)檔案展現(xiàn)社會(huì)發(fā)展的真實(shí)面貌，這也是檔案工作者的永恒使命。

遼寧省檔案館前身為東北檔案館，館藏浩瀚、內(nèi)容豐富、價(jià)值珍貴，新中國(guó)成立后，經(jīng)過(guò)幾代檔案人孜孜不輟地努力，基本實(shí)現(xiàn)了歷史檔案案卷級(jí)目錄全覆蓋。為加強(qiáng)對(duì)歷史檔案深度管理與開發(fā)，自2016年起我館開始?xì)v史檔案文件級(jí)目錄著錄工作，但由于體量過(guò)于龐大，歷史檔案文件級(jí)著錄工作雖已起步，在工作流程、管理模式、軟硬件配置需求都積累了一些經(jīng)驗(yàn)，但在著錄原則標(biāo)準(zhǔn)、格式要求等需不斷加以探索，同時(shí)對(duì)于如何做好歷史檔案文件級(jí)目錄著錄，完善館藏檔案建設(shè)體系，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)行了一些實(shí)踐思考。

一、歷史檔案著錄工作回顧

1960年?yáng)|北檔案館正式成立后，開始對(duì)民國(guó)時(shí)期遼吉黑熱四省1545個(gè)縣級(jí)以上公署共2208600卷檔案進(jìn)行調(diào)查摸底，提出了“充分利用原整理基礎(chǔ)，在編制檢索工具和參考資料方面下功夫”的工作原則。1969年，東北檔案館與遼寧省檔案館合并，220萬(wàn)卷歷史檔案因戰(zhàn)備需要被一分為三分散管理。

在其后的四十多年間，遼寧省檔案館對(duì)所保管的98萬(wàn)卷歷史檔案基本完成了案卷級(jí)著錄工作。對(duì)重要全宗、重點(diǎn)內(nèi)容、館藏特色如奉系軍閥相關(guān)檔案進(jìn)行了文件級(jí)著錄或文件組級(jí)著錄。同時(shí)，伴隨著《奉系軍閥密檔》《盛京皇宮和關(guān)外三陵檔案史料匯編》《辛亥革命在遼寧檔案史料匯編》《抗日義勇軍檔案史料匯編》等的出版，開展了對(duì)相關(guān)檔案文件級(jí)著錄工作。但這種著錄相對(duì)浩瀚的館藏歷史檔案而言，不過(guò)是滄海一粟。

2013年，在遼寧省委、省政府的重視下，遼寧省檔案館實(shí)施《館藏檔案數(shù)字化五年規(guī)劃》，基本完成歷史檔案數(shù)字化工作。同時(shí)，在國(guó)家檔案局的支持下，于2016年參與了國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄體系建設(shè)——?dú)v史檔案文件級(jí)著錄項(xiàng)目，經(jīng)過(guò)了三年多的工作實(shí)踐，截至2018年12月，已完成478萬(wàn)卷歷史檔案文件級(jí)著錄工作。

二、歷史檔案著錄工作的現(xiàn)階段實(shí)踐

自2016年起，我館開始實(shí)施國(guó)家重點(diǎn)檔案目錄體系建設(shè)——?dú)v史檔案文件級(jí)著錄項(xiàng)目，通過(guò)理順流程、分析軟件功能需求、探索著錄標(biāo)準(zhǔn)，形成了遼寧省檔案館歷史檔案著錄工作模式與經(jīng)驗(yàn)。

1.歷史檔案文件級(jí)著錄工作流程。

（1）檔案數(shù)字化前處理。檔案數(shù)字化前處理工作主要包括實(shí)體案卷的排序、編號(hào)、破損檔案的修復(fù)等內(nèi)容。其中對(duì)于案卷編號(hào)采用從案卷封皮開始編號(hào)的方法，如遇多個(gè)封皮除第一個(gè)封皮外以下默認(rèn)為檔案內(nèi)容順次編號(hào);案卷內(nèi)容編號(hào)時(shí)，凡遇卷內(nèi)粘貼便簽、紙條都要在文件之前或之后編號(hào);實(shí)物及特殊載體檔案在不影響內(nèi)容及拍照處粘貼鉛筆編寫號(hào)碼;對(duì)于重復(fù)頁(yè)如已粘貼重復(fù)標(biāo)簽則不予編號(hào)，如未粘貼標(biāo)簽則依次編號(hào)，同時(shí)在案卷備考表標(biāo)注清楚。

（2）歷史檔案數(shù)字化加工。歷史檔案數(shù)字化過(guò)程可采用通過(guò)數(shù)字掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也可將檔案進(jìn)行縮微拍照后進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換。我館于上世紀(jì)80年代在全國(guó)較早開始檔案縮微工作，對(duì)盛京內(nèi)務(wù)府、三姓副都統(tǒng)衙門、雙城堡總管衙門、軍督部堂、奉天省長(zhǎng)公署、熱河省長(zhǎng)公署等全宗都已進(jìn)行縮微，對(duì)于這部分檔案采取數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)，形成數(shù)字檔案成果。

（3）歷史檔案文件級(jí)著錄工作。歷史檔案文件級(jí)著錄工作將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行圖像及案卷數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，以全宗為單位劃分為若干批次，將各批次任務(wù)分配給著錄小組再細(xì)化到個(gè)人。

著錄工作完成對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行“兩查三檢”制度，即在著錄中設(shè)立小組監(jiān)察和總監(jiān)察，負(fù)責(zé)著錄過(guò)程中質(zhì)量監(jiān)督與檢查，合格后整批次移交館方。隨后館方進(jìn)行第一道初檢，比例設(shè)定為10%，目錄合格率低于97%整批次回退公司重新著錄;合格則進(jìn)入第二道抽檢，通過(guò)后的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)入成品庫(kù)，進(jìn)行100%質(zhì)量綜檢。經(jīng)過(guò)前后5次質(zhì)檢有效保證了目錄質(zhì)量，截至目前，我館提交到目錄中心的數(shù)據(jù)均一次性通過(guò)驗(yàn)收，并得到其認(rèn)可與好評(píng)。

2.歷史檔案文件級(jí)著錄存在的主要問(wèn)題。在實(shí)際著錄工作中由于全宗號(hào)、檔號(hào)、起止頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)、語(yǔ)種等著錄項(xiàng)一般而言標(biāo)注較為清晰明了，很少發(fā)生錯(cuò)誤。主要問(wèn)題集中在題名、責(zé)任者和時(shí)間項(xiàng)。

（1）題名項(xiàng)。

①提名啰嗦。歷史檔案有時(shí)會(huì)在正文前部或尾部將事由集中敘述，而著錄過(guò)程為完整保留內(nèi)容有時(shí)不加選擇的照抄會(huì)造成題名啰嗦，如“奉天東邊道尹公署為上海南洋制藥公司制售白色藥即金丹又名槍上戒煙丸系硫酸阿篤魯拼制品請(qǐng)嚴(yán)禁查有販賣制造者立予拿獲懲辦并轉(zhuǎn)飭所屬出示嚴(yán)禁懸賞購(gòu)拿事給鳳城縣公署的訓(xùn)令”，可適當(dāng)縮減為“奉天東邊道尹公署為查禁上海南洋制藥公司制售金丹并轉(zhuǎn)飭所屬?gòu)堎N告示事給鳳城縣公署的訓(xùn)令”保持信息不受損失情況下，避免過(guò)于啰嗦。

②語(yǔ)序倒裝。為提高著錄工作效率，在實(shí)際工作中我們?cè)O(shè)置文件題名結(jié)構(gòu)采用“四要素”結(jié)構(gòu)式，即責(zé)任者、事由、受文者、文種，如“熱河都統(tǒng)公署為設(shè)立蠶蜂學(xué)校事給熱河省財(cái)政廳的電”。而有時(shí)由于著錄人員工作習(xí)慣等原因?qū)⑵渲洖椤盁岷佣冀y(tǒng)公署電熱河省財(cái)政廳為設(shè)立蠶蜂學(xué)校由”，雖然語(yǔ)義表達(dá)也還清晰，但不符合現(xiàn)代漢語(yǔ)習(xí)慣，不能稱之為合格的條目。

③詞義不明。由于歷史檔案時(shí)間較久，加之東北地區(qū)曾受日本殖民影響較重，檔案中會(huì)出現(xiàn)一些詞義不明的詞語(yǔ)。一是歷史上所使用的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，如“四柱清冊(cè)”是古代會(huì)計(jì)結(jié)算方法，四柱即舊管（上期結(jié)余）、新收（本期收入）、開除（本期支出）、實(shí)在（本期結(jié)余）;二是對(duì)日語(yǔ)直接借用，如“行方不明”意思為不知去向、去向不明，“援例”意思為沿用慣例、引用先例，“手?jǐn)?shù)料”意思為手續(xù)費(fèi)……了解掌握詞義，對(duì)于準(zhǔn)確擬定題名有重要的作用。

（2）責(zé)任者項(xiàng)。責(zé)任者為機(jī)構(gòu)，往往由于機(jī)構(gòu)名稱變化而不知何為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如“熱河交涉員署”“熱河交涉署”“熱河交涉員公署”“外交部特派熱河交涉員署”等都是當(dāng)時(shí)熱河省的外交機(jī)構(gòu)，著錄時(shí)不必強(qiáng)行統(tǒng)一，但必須體現(xiàn)“交涉”關(guān)鍵功能。

（3）時(shí)間項(xiàng)。相對(duì)題名與責(zé)任者項(xiàng)，時(shí)間項(xiàng)出現(xiàn)問(wèn)題較少，一是紀(jì)年方式轉(zhuǎn)化的錯(cuò)誤，二是跨年度形成檔案的錯(cuò)誤。

三、歷史檔案文件級(jí)著錄工作的建議思考

目前，在明清檔案目錄中心、民國(guó)檔案目錄中心全國(guó)兩大目錄中心建設(shè)的推動(dòng)下，北京、天津、遼寧、云南等多個(gè)省市都進(jìn)行了歷史檔案文件級(jí)著錄，各自都形成了相對(duì)獨(dú)立的經(jīng)驗(yàn)做法，但普遍仍存在題名不能準(zhǔn)確揭示檔案內(nèi)容，題名過(guò)于冗長(zhǎng)，責(zé)任者判斷錯(cuò)誤、用詞適當(dāng)、濫用簡(jiǎn)稱等問(wèn)題。如何高質(zhì)量地做好歷史檔案文件級(jí)著錄工作，提升歷史檔案著錄整體水平，應(yīng)從加強(qiáng)以下幾方面工作：

1.加強(qiáng)歷史檔案整理工作基礎(chǔ)。提高檔案整理工作的質(zhì)量，是做好檔案著錄工作的根基。案卷分類合理，排列有序，不僅為檔案實(shí)體的保管、統(tǒng)計(jì)、利用等奠定基礎(chǔ)，一定程度上影響著檔案數(shù)字化及著錄工作，對(duì)于今后能否以數(shù)字檔案替代實(shí)體檔案為社會(huì)各方面利用，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.完善文件級(jí)目錄著錄細(xì)則與標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家行業(yè)著錄細(xì)則與標(biāo)準(zhǔn)是開展歷史檔案文件級(jí)著錄工作的主要遵循，但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以往的著錄標(biāo)準(zhǔn)已然成為昨日黃花。所幸，國(guó)家檔案局2018年已就歷史檔案著錄細(xì)則行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)積極開展征求意見和修訂工作，為新形式、新環(huán)境下歷史檔案著錄工作提供了重要依據(jù)。

3.提高檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。無(wú)論是在數(shù)字檔案環(huán)境下開展檔案文件級(jí)目錄著錄工作，還是對(duì)照文件級(jí)目錄進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，都要對(duì)檔案數(shù)字加工質(zhì)量嚴(yán)格把控。特別是歷史檔案形式各異，規(guī)格不一，既有簿冊(cè)式檔案又有折子式檔案，規(guī)格大小不一，字跡有大有小，由于年代久遠(yuǎn)有的字跡模糊、紙張褪變等情況時(shí)有發(fā)生，在數(shù)字化加工過(guò)程中要隨時(shí)加以調(diào)整。

4.合理設(shè)置著錄軟件功能。著錄系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際利用需求合理設(shè)置功能。除基本文件著錄功能外，還要增加一些便于實(shí)際工作的檔案分件功能、漏著自動(dòng)提示功能、自動(dòng)糾錯(cuò)功能、自由轉(zhuǎn)換功能、編目表格自由轉(zhuǎn)換功能、及其他相關(guān)輔助功能如能夠?qū)崿F(xiàn)目錄檢索、查找和替換、批量統(tǒng)一修改、案卷統(tǒng)計(jì)等相關(guān)輔助功能等。此外，隨著著錄工作的逐步進(jìn)行及數(shù)據(jù)的大量積累，可大膽探索性開展著錄項(xiàng)自動(dòng)標(biāo)注既通過(guò)數(shù)據(jù)比對(duì)自動(dòng)對(duì)題名、責(zé)任者、時(shí)間等著錄項(xiàng)進(jìn)行提示性標(biāo)注，以提高目錄著錄速度。

5.充分運(yùn)用社會(huì)力量加快著錄進(jìn)度。歷史檔案數(shù)量浩瀚且大多數(shù)集中于省級(jí)以上檔案保管機(jī)構(gòu)，加之歷史檔案整理特別是文件級(jí)目錄工作難度相對(duì)較大，如單單依靠檔案部門力量，顯然難以完成。目前多數(shù)檔案館采取項(xiàng)目外包專業(yè)公司，是當(dāng)前和今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的可行辦法。如何制定出一套可行的培訓(xùn)、管理模式，提高著錄工作的效益質(zhì)量和科學(xué)水平，是我們需要加以思考和解決的問(wèn)題。

歷史檔案文件級(jí)目錄工作，是優(yōu)化館藏檔案檢索系統(tǒng)的必備之舉，也筑牢我館歷史檔案管理與開發(fā)的根基。我們既要繼承前人留下的豐富經(jīng)驗(yàn)，又要?jiǎng)?chuàng)新運(yùn)用新理念與新技術(shù)，使歷史著錄工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化邁進(jìn)，為建設(shè)歷史檔案數(shù)據(jù)中心、數(shù)字檔案館積累檔案資源，為檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供信息支持，在新征程中不改初心，在新時(shí)代勇?lián)率姑?，立足蘭臺(tái)再展新作為。

遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心） 李 影