圖書采購質(zhì)量管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用探討

摘 要

管理思想的轉(zhuǎn)變是各個行業(yè)都要注重的事情，管理精細(xì)化也越來越廣泛地被應(yīng)用。本文闡述了精細(xì)化管理的內(nèi)涵，將圖書采購中應(yīng)用精細(xì)化管理思路的現(xiàn)實(shí)意義敘述出來，并且從精細(xì)化圖書采購方面解決高校圖書館圖書采購存在的問題，以具體化的應(yīng)用形式將圖書采購的質(zhì)量展示出來。

關(guān)鍵詞

精細(xì)化管理 高校圖書館 圖書采購

Abstract The transformation of management thinking is a matter that all industries must pay attention to， and the management refinement is more and more widely applied. In this paper， the connotation of refined management is expounded， the practical significance of applying refined management ideas in book purchasing is described， problems existing in book purchasing in college libraries are solved from the aspect of refined book purchasing， and the quality of book purchasing is showed with specific application form.

Keyword ?refined management; college library; book purchasing

圖書的存在讓圖書館有了靈魂，深刻地影響著圖書館的發(fā)展。圖書采購質(zhì)量獲得提升，能夠很好地將讀者的需求和圖書利用率提升起來，也因此強(qiáng)化了圖書館的存在價值。所以，圖書館在進(jìn)行圖書采購的時候，一定要有效地結(jié)合精細(xì)化管理的理念，提升采購效率和質(zhì)量，將圖書采購的質(zhì)量管理路徑優(yōu)化提升[1]97。

一、從現(xiàn)實(shí)意義角度看待圖書采購的精細(xì)化管理內(nèi)涵

精細(xì)化管理屬于一種技術(shù)方法，可以很好地調(diào)整產(chǎn)品、服務(wù)以及運(yùn)營。精細(xì)化管理的前提是規(guī)范化，并且以系統(tǒng)化作為保證，遵從數(shù)據(jù)化的標(biāo)準(zhǔn)，以信息化的手段展開，使被服務(wù)者的需要受到更多的重視，而服務(wù)者的重心也向這一方向偏移，這樣才能使企業(yè)獲得更多的效益，提升企業(yè)競爭力。精準(zhǔn)細(xì)嚴(yán)四個字很好地概括了精細(xì)化管理的內(nèi)涵，要精益求精地去追求更好的服務(wù)，在精細(xì)化管理的過程中狠抓細(xì)節(jié)，嚴(yán)肅地去執(zhí)行每一項任務(wù)，做到準(zhǔn)確無誤。

在20世紀(jì)90年代的時候，精細(xì)化管理理念在西方開始盛行，最早提出這一理念的公司是日本豐田汽車公司，最初是由生產(chǎn)領(lǐng)域開始的，慢慢向著企業(yè)管理的層面不斷延伸，是較為通用的管理思想。

對于高校圖書館來說，主要是以服務(wù)為主的組織單位，在服務(wù)的對象、方式、手段以及過程和最終追求上和企業(yè)是相似的[2]34-37。企業(yè)為了生產(chǎn)質(zhì)量高并能廣泛銷售的產(chǎn)品，要進(jìn)行市場調(diào)研，針對客戶情況制定管理銷售辦法，以營銷手段獲得客戶的認(rèn)可，滿足客戶的需求，所追求的就是利潤最大化。而高校圖書館的目的是為了將高質(zhì)量的文獻(xiàn)提供給閱讀者，那么就要根據(jù)讀者的需求方向和意見對文獻(xiàn)的種類進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范文獻(xiàn)的采購，力求符合讀者對于學(xué)習(xí)和科研的需要，進(jìn)而達(dá)到最大化的社會效益。所以，根據(jù)圖書館和企業(yè)的共性關(guān)系，以服務(wù)客戶的態(tài)度進(jìn)行精細(xì)化管理是圖書館能夠最大力度地將采購環(huán)節(jié)控制好的關(guān)鍵，能夠借鑒到企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)對圖書館來說也是十分必要的。

二、高校圖書館圖書采購中的問題分析

1.圖書采購現(xiàn)狀及問題。對于圖書館來說，圖書采購這項工作十分重要，做好圖書采購的工作是每個圖書館都應(yīng)盡的責(zé)任，高校圖書館在圖書采購上都是設(shè)置專人進(jìn)行管理。從狹義角度去看，圖書采購也屬于采購，但是將范圍擴(kuò)大后發(fā)現(xiàn)，圖書采購包含了三個階段，分別是圖書采訪、圖書采購、圖書評價[3]91-93。圖書采訪所包含的內(nèi)容有收集圖書采購的信息，并且進(jìn)行整理及發(fā)布，圖書供應(yīng)商通過市場調(diào)研明確讀者的需求情況，并加以分析;圖書采購主要是一個過程，從開始的書目采購到網(wǎng)上訂購，再到人員到現(xiàn)場采購都屬于這一范疇;圖書評價是指采購結(jié)束后，對到館的圖書進(jìn)行驗(yàn)收檢查，并分析利用情況，對供應(yīng)商進(jìn)行點(diǎn)評。當(dāng)前情況下的高校圖書館，在進(jìn)行書籍采購的時候只是狹義上的理解，而對于圖書采購的過程管理過于看重，圖書采訪和圖書評價這兩項工作過于形式化，沒有能夠挖掘出重要意義，這也是圖書采購的質(zhì)量低，無法達(dá)到讀者需求的主要原因。

圖書采購階段及項目明細(xì)如圖1所示。

2.原因分析。對于圖書采購來說，其實(shí)很多問題的產(chǎn)生都是由于管理工作不到位造成的，究其根本，精細(xì)化管理未落到實(shí)處，具體原因分析如下。

（1）沒有深刻地認(rèn)識到圖書出版市場的繁榮，在選擇圖書上沒有深刻地理解其中的難度。有報告顯示，我國在2012年所出版的圖書種類達(dá)到37萬種，出版業(yè)發(fā)展迅猛，在整個世界范圍內(nèi)的圖書出版品種中位居第一[4]35-38。繁榮的市場提供豐富的采購渠道，但是對于圖書的選擇難度也在一定程度上提高。

（2）沒有規(guī)范好圖書采購的招標(biāo)操作，存在圖書采購質(zhì)量問題。高校圖書館的圖書采購是有重要法律依據(jù)的，雖然到了今天高校圖書采購也探索出了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是在規(guī)范操作上欠缺的仍舊很多。第一，沒有單獨(dú)設(shè)立招標(biāo)和評標(biāo)小組，往往是將二者合二為一;第二，沒有對招標(biāo)的文件進(jìn)行可操作性規(guī)范，在對供應(yīng)商的資質(zhì)審查方面有所欠缺，缺少必要的程序，太過于形式化;第三，“低價評標(biāo)法”為主要評標(biāo)形式，即使是使用“綜合評標(biāo)法”，也因存在折扣項導(dǎo)致并沒有和“低價評標(biāo)法”區(qū)分開來。最終就導(dǎo)致資質(zhì)較低的供應(yīng)商能夠中標(biāo)，并且沒法很好地保證圖書和服務(wù)質(zhì)量。

（3）傳統(tǒng)思想作祟使得重視數(shù)量而忽略質(zhì)量。圖書館每年都會進(jìn)行圖書的采購，這也是一項既常規(guī)又重要的工作內(nèi)容，而高校圖書館的采購模式多年不變，已經(jīng)形成了定式。因而，很多的圖書采購人員把圖書采購的數(shù)量或是應(yīng)該花費(fèi)的金額作為一種工作任務(wù)，并且這種思想在大部分人的心中已經(jīng)生根發(fā)芽，沒有人去考慮所采購的圖書是不是真的有質(zhì)量，真的能夠滿足教學(xué)和科研的需求。從圖書采購的途徑上看，確實(shí)變得更多了，但是沒有根本地在思想上重視這些問題，也沒有明確的目標(biāo)，沒能科學(xué)合理地進(jìn)行管理，采取有效的措施，圖書的采購質(zhì)量無法得到保障。

如果以同樣的圖書采購機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，從技術(shù)條件到信息化水平，再到人員素質(zhì)，都處于同一起跑線的情況下，精細(xì)化管理能夠很好地將圖書管理水平提升起來。這是高校圖書館進(jìn)行精細(xì)化管理的重要原因，能夠在提升圖書采購質(zhì)量的同時，將圖書館的管理水平提升一個檔次。

三、精細(xì)化管理在圖書采購質(zhì)量管理上的應(yīng)用

1.以讀者需求為導(dǎo)向制定采購標(biāo)準(zhǔn)。精細(xì)化管理的模式必然要求采購人員和圖書館管理者同時將傳統(tǒng)的思想觀念轉(zhuǎn)變，舊的以數(shù)量和完成采購任務(wù)為目標(biāo)的思想必須消除，不重視采購質(zhì)量的情況也必須要摒棄，雖然采購數(shù)量一定要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，但同時要把采購質(zhì)量放在最重要的位置。讀者在進(jìn)行圖書閱讀的時候，能夠獲得很多的收益，而圖書采購也要把讀者的需求和滿意度作為出發(fā)點(diǎn)[5]126-127。因此，圖書的采購要本著讀者需要去采購，堅持滿足讀者的意愿。但是，如何能夠知道讀者需要什么樣的圖書，就需要采購人員進(jìn)行分析，以多樣化的方式進(jìn)行研究，不論是市場調(diào)研、走訪、問卷調(diào)查還是座談會、網(wǎng)絡(luò)或紙質(zhì)版的最新書目，都可以送到各個院校當(dāng)中，由院系組織老師選定想要的圖書，做到按需采購;另外，要分析本館的圖書情況，包括數(shù)量、結(jié)構(gòu)、類型等，以科學(xué)的方法進(jìn)行分析，從數(shù)量是否足夠、到結(jié)構(gòu)是否合理，明確是否存在有需求的圖書沒有采購，需求少的圖書大量積壓的情況。以科學(xué)的方法制定采購標(biāo)準(zhǔn)，對于圖書的積累、館藏的增加、特色展示都是有必要性的。

2.規(guī)范招標(biāo)，細(xì)致化工作。高校圖書館通過招標(biāo)的形式采購圖書已經(jīng)成為主流，對于很多圖書館采購的書目來說，一般都是由中標(biāo)的供應(yīng)商提供，因此，在招標(biāo)管理上要細(xì)化每一個細(xì)節(jié)的工作，把圖書采購招標(biāo)的每一個環(huán)節(jié)思考到位，選定優(yōu)質(zhì)的圖書供應(yīng)商，對圖書的采購質(zhì)量有十分重要的作用。以科學(xué)的方法規(guī)范招標(biāo)程序，重視整個招標(biāo)過程中的每一個環(huán)節(jié)。專家小組在進(jìn)行評標(biāo)的過程中，一定要嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)，綜合評分，選定得分最高的供應(yīng)商進(jìn)行合作。

3.建立合同期限評價標(biāo)準(zhǔn)，并定期評估。供應(yīng)商中標(biāo)后，需要和圖書館簽訂合同。具體應(yīng)該從書目信息、圖書到貨率、編目數(shù)據(jù)加工三個方面評價供應(yīng)商的服務(wù)能力。書目信息對于圖書館來說尤為重要，代表著所采購的圖書是否能夠保質(zhì)保量，出版社往往擁有著種類繁多的書目，使用起來比較麻煩，所以供應(yīng)商的自編書目信息如果能夠精準(zhǔn)適合，那么代表供應(yīng)商所得到的評價結(jié)果較好[6]108-109。圖書館在發(fā)出訂單之后，會由于供應(yīng)商多方面的原因?qū)е虏荒苋坑喌?。為了很好地?shí)現(xiàn)圖書的采購計劃，并且保質(zhì)保量收到圖書，一定要要求供應(yīng)商保證圖書到貨率。而編目數(shù)據(jù)加工屬于合同中所規(guī)定的外包加工業(yè)務(wù)，這個是由圖書館和供應(yīng)商商討簽訂的內(nèi)容，供應(yīng)商應(yīng)該完成圖書館的要求，因?yàn)榫幠繑?shù)據(jù)加工對于圖書使用十分重要，這也是圖書館需要定期抽查的重要內(nèi)容，所占的分值較高。

4.從“頂層設(shè)計”的角度強(qiáng)化圖書采購管理。頂層設(shè)計很好地運(yùn)用了系統(tǒng)論的方法，能夠較為全面地對某項任務(wù)或者項目進(jìn)行全方位的統(tǒng)籌規(guī)劃，能將有效的資源集中起來，以保證目標(biāo)能夠快速有效地實(shí)現(xiàn)。對于高校圖書館來說，圖書采購的目的是滿足科研和讀者需求，這項工作并非是孤立的，要從整館進(jìn)行分析考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃。精細(xì)化管理本身就是系統(tǒng)性的工程，要運(yùn)用“頂層設(shè)計”的理念，將思想進(jìn)行全盤的統(tǒng)一樹立。以“精細(xì)化管理”為核心體系，建立科學(xué)的圖書采訪和評價體系，在內(nèi)部的管理機(jī)制方面要要求采購團(tuán)隊有專業(yè)化的水平。既簡單又規(guī)范，既透明又有責(zé)任，將固有的傳統(tǒng)資源體系改變，以全新的頂層設(shè)計角度強(qiáng)化圖書的精細(xì)化采購管理。

精細(xì)化管理之下的圖書館采購體系，能夠很好地改變圖書采購過程中出現(xiàn)的問題，將諸多不良因素扼殺在搖籃之中，規(guī)范的招標(biāo)制度、穩(wěn)妥的采購計劃、專業(yè)的采購人員、嚴(yán)格的供應(yīng)商評定辦法，都是能夠?yàn)閳D書館的圖書采購提供的保障，圖書采購質(zhì)量管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用意義重大，值得推廣學(xué)習(xí)。

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作者簡介：于芳，哈爾濱工業(yè)大學(xué)（威海）圖書館館員，研究方向?yàn)閳D書采訪。