強化高校畢業(yè)生檔案管理，服務大學生就業(yè)工作

摘 要：近年來，社會在不斷地發(fā)展，檔案管理尤其是高等學校畢業(yè)生的檔案管理變得越來越重要，畢業(yè)生的檔案記錄了學生的學習成績、社會活動表現(xiàn)、獎勵與懲罰情況、思想道德品質(zhì)等全方面信息，起到保障畢業(yè)生的作用。對高校畢業(yè)生的檔案進行管理是非常重要的工作，也是對畢業(yè)生的一項服務，其工作的特點具有很強的復雜性和嚴謹性，不僅關(guān)系到學生的前途，同時也影響著學校的進步，大學生就業(yè)狀況和高校畢業(yè)生檔案管理水平有著非常密切的聯(lián)系，檔案管理水平越高，大學生就業(yè)狀況就越好。對高校畢業(yè)生的檔案進行管理非常重要，所以需要多重視檔案管理工作，增強管理力度，明確其管理工作存在的不足與問題，改革高校畢業(yè)生檔案管理工作的方法，樹立更完善的全新服務理念，不斷提高高校畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，從而更好地服務于大學生就業(yè)工作。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生;檔案管理;大學生就業(yè);強化措施

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及高等學校教育的不斷進步，高校畢業(yè)生檔案管理工作也應該及時做出調(diào)整與改變，必須提高高校對畢業(yè)生檔案管理水平。當下，很多高校在管理畢業(yè)生檔案的時候還是會出現(xiàn)一系列問題，針對這種現(xiàn)象，必須增強高校對畢業(yè)生檔案管理能力，通過不斷改革和創(chuàng)新管理手段，解決檔案管理工作中存在的問題，讓高校畢業(yè)生的檔案管理工作變得更加規(guī)范，同時還具有現(xiàn)代化和信息化等特點，從而有效地為大學生的就業(yè)提供相應的支持，才能保證更好的服務。

一、目前高校畢業(yè)生檔案管理工作方面出現(xiàn)的問題

1.不重視高校畢業(yè)生檔案管理。隨著社會市場經(jīng)濟的不斷變化，各企業(yè)轉(zhuǎn)變了分配和接受就業(yè)人員的制度，使畢業(yè)生檔案管理工作不夠重視，造成高校畢業(yè)生檔案管理工作出現(xiàn)很多問題，不僅不利于畢業(yè)生檔案管理，對學生的就業(yè)情況也會有不好的影響。首先是畢業(yè)生對檔案認識不足。很多學生在入學時，沒有按著學校要求把檔案轉(zhuǎn)進所讀的大學，以致大學期間的檔案填寫不夠完整、不夠準確，造成了檔案的缺失。這些問題也為后續(xù)檔案管理工作產(chǎn)生了負面影響。其次，就是畢業(yè)生檔案的存放不夠統(tǒng)一，例如有的畢業(yè)生把檔案放在就業(yè)單位，有的則放在教育部門，還有的放在家里，甚至有的畢業(yè)生已經(jīng)把自己的檔案遺失了等等，這些都給高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了困難。

2.檔案管理標準不一致，管理內(nèi)容不統(tǒng)一。當前，我國沒有一致的高校畢業(yè)生檔案管理標準，導致很多學校檔案管理標準都不一樣，檔案中包含的材料也是千差萬別，沒有特定的標準。由于欠缺統(tǒng)一的檔案管理標準，很多學校的檔案管理工作都受到了很大的影響。在檔案內(nèi)容上，大部分檔案內(nèi)容只簡單標注學生畢業(yè)時的學籍情況、入團情況、學習成績等，這些記錄不能幫助學生更好的進行就業(yè)，此外甚至還有很多部分學校的檔案不規(guī)范的表達，從而導致檔案內(nèi)容的復雜和不規(guī)整，嚴重影響了檔案資料的使用效果。

3.高校畢業(yè)生檔案管理方式落后。很多大學仍舊采用相對落后的檔案管理方式，其中，分散管理是最主要的模式，管理學生檔案的責任就落在了學院下，同一個學校，不同的學院檔案管理標準也不一致，當學生面臨畢業(yè)的時候，才對各個學院的檔案進行規(guī)整和管理，這樣就容易加大畢業(yè)生檔案管理的工作量，再加上工作環(huán)節(jié)分布的不科學，導致高校畢業(yè)生檔案管理工作的不合理，容易產(chǎn)生檔案丟失等一系列問題。

4.對高校畢業(yè)生檔案存在滯后利用現(xiàn)象。滯后利用現(xiàn)象就是畢業(yè)生不能把個人檔案及時提供給相關(guān)就業(yè)單位，不能為自己的就業(yè)提供保障。人事檔案管理的基本原則就包括“檔隨人走”，但是隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展與進步，畢業(yè)生的就業(yè)不再是“包分配”，而學生與就業(yè)單位之間是一個雙向選擇的關(guān)系，學生在進行就業(yè)面試的時候基本是不帶著檔案的，往往是只有畢業(yè)生確定了就業(yè)單位，檔案才能從學校寄出給相應的就業(yè)單位。所以，學生應聘的時候，應聘單位不能在同一時間看到應聘學生的檔案，出現(xiàn)了檔案利用滯后現(xiàn)象。另外，大部分學生對于自身檔案的填寫不能保證完全記憶，所以在應聘工作的時候往往會出現(xiàn)個人簡介與實際檔案內(nèi)容不相符的情況，也會影響畢業(yè)生的個人信譽。

5.管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。對于高校畢業(yè)生檔案管理工作的不足，除了管理制度和方式上存在問題，其負責管理的工作人員素質(zhì)也有待提高。隨著社會人才需求量的逐漸增大，高校的招生狀態(tài)一直處于擴大招生計劃，各大高校的大學生數(shù)量在不斷增加，因此就增加了檔案管理工作的難度，然而，很多檔案管理人員的素質(zhì)明顯不足，再加上一部分高校不重視對學生的檔案進行管理，實際上管理學生檔案的人員也不夠?qū)I(yè)，缺乏必要的素質(zhì)，檔案管理意識也比較淡薄，缺乏系統(tǒng)科學性的管理制度，導致檔案存放時太過雜亂等現(xiàn)象的發(fā)生，最終影響了學生檔案的管理質(zhì)量。

二、強化高校畢業(yè)生檔案管理工作的意義

對高校畢業(yè)生的檔案進行管理對于學生未來的發(fā)展有非常重要的影響，加強對高校畢業(yè)生的檔案管理工作必須予以高度重視。首先，高校畢業(yè)生檔案管理工作為畢業(yè)生與就業(yè)單位之間搭建了信息交流平臺。大學生畢業(yè)以后，首要面臨的就是就業(yè)問題，檔案在學生應聘工作的時候發(fā)揮非常重要的作用。檔案是學生在學校表現(xiàn)的書面反映，檔案中存在的記錄都是真實的記錄，反映出學生的素質(zhì)和能力水平，具有很強的權(quán)威性。單位在進行人才選擇的時候，要想全面了解來應聘的畢業(yè)生，就可以借助高校的檔案管理工作，通過調(diào)取學生的檔案，對學生有了一個整體的認知，如此便在學生與就業(yè)單位之間搭建了良好的信息交流平臺，為學生能夠順利地就業(yè)提供了保證。其次，強化高校畢業(yè)生檔案管理工作，有利于大學生檔案的妥善管理與保存。人事檔案管理工作中，其中一個重要的原則就是“檔隨人走”，所以，畢業(yè)后，學生的檔案都會跟著學生離開，轉(zhuǎn)到其他部門，比如各個地區(qū)的人社局或者是企業(yè)，增強高校畢業(yè)生檔案管理，學生檔案得到了更妥善的保存，還能夠保證學生檔案的順利轉(zhuǎn)存。如果學生完成學業(yè)畢業(yè)了，不管是不是已經(jīng)找到了就業(yè)單位，其檔案都會隨著學生的離開而進行轉(zhuǎn)移。

三、增強高校對畢業(yè)生的檔案管理工作的方法

1.重視畢業(yè)生檔案管理工作，建設相應的管理制度。想讓高校畢業(yè)生檔案管理工作變得更加專業(yè)，首先就要改革和建設檔案管理制度，使其更加的規(guī)范化、科學化、嚴謹化。在實際管理工作中，對于畢業(yè)生檔案管理程序要有嚴格的執(zhí)行制度，制定相應的檔案管理制度時，要以檔案管理標準為依據(jù)，統(tǒng)一管理，避免因分散管理檔案而出現(xiàn)的問題，從而促進后續(xù)檔案的歸檔和管理的順利進行。在制定檔案材料的具體格式的時候，要注意檔案內(nèi)容的規(guī)范性和全面性，同時在管理工作當中要進行分類整理，并且每個檔案都要有一定的管理工作臺賬，幫助畢業(yè)生及時查詢了解檔案的歸檔位置，以及檔案轉(zhuǎn)移后能夠被很好地記錄。

2.增強檔案管理人員的素質(zhì)。想要讓高校對畢業(yè)生檔案管理的能力得到提升，必須提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。只有優(yōu)秀、專業(yè)素質(zhì)高、能力和責任心強的工作人員，才能夠更好地完成畢業(yè)生檔案管理工作。所以，要加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，要求工作人員不僅要具備系統(tǒng)的管理方式，同時還要對檔案管理工作存在很強耐心和責任心，以及工作時必要的細心。管理人員素質(zhì)更加專業(yè)化，才能保證高校畢業(yè)生檔案管理工作的順利進行。例如，對檔案管理工作人員定期開展專業(yè)培訓課，同時要制定相應的考核制度，要求其在進行檔案管理工作時保持警惕，幫助工作人員加強對檔案的管理意識。通過培訓使工作人員不僅加強對檔案管理工作具體流程的熟悉度，同時也為其能夠更好地進行管理工作積累經(jīng)驗。

3.實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案管理信息化，提高檔案利用的及時性。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的工作中都融入了信息化的元素，高校畢業(yè)生檔案管理信息化，不僅可以提升學校的檔案管理效率，同時改變了檔案利用滯后的現(xiàn)象。信息化檔案管理模式的實現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案模式，有效地提高檔案信息資源的共享能力，可以通過備份有效防止檔案遺失狀況，利于檔案價值的展現(xiàn)以及能夠更好地為學生就業(yè)提供服務。就業(yè)單位也可以經(jīng)過學生同意登錄檔案管理系統(tǒng)，查詢和整理應聘者的檔案，對學生有更全面的認識，對選拔人才的過程提供了有力的參考。例如，管理檔案時利用計算機的存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題，方便查詢與整理，為管理人員減輕了工作量。還比如，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中，可以利用有效的電子技術(shù)進行信息保護，在對學生檔案進行很好保存的基礎上也采取了相應的保密措施，為學生的就業(yè)提供了保障。所以，強化高校畢業(yè)生檔案管理，將紙質(zhì)檔案信息化，讓檔案信息變成流動的資源，不僅有效減少檔案丟失等問題的出現(xiàn)，同時也利于保存管理，增強了檔案利用的及時性。

4.加強學生的檔案認知，提升學生的檔案管理配合意識。學生作為檔案材料的主人公，必須加強其對個人檔案的認識，讓學生明白檔案的重要性，積極配合檔案管理工作。在實際的檔案管理工作中，高校要加大宣傳力度，提高學生對于檔案的重視程度，同時加強學生對于檔案管理工作重要性的認識。畢業(yè)生檔案是學生就業(yè)的根本保障，也是相對最有利的證明，所以加強學生對于檔案管理工作的配合意識，也能夠強化高校畢業(yè)生檔案管理工作。例如，學?？梢蚤_展室內(nèi)演講、組織活動宣傳等，增強學生對檔案的認識，讓學生在活動中體會到檔案的重要性，在學校積極參與到檔案管理工作之中，不要置身事外，保證檔案管理工作在學校能夠順利進行。這對學生以后的發(fā)展都有非常重要的影響。

四、結(jié)束語

時代在快速發(fā)展，世界環(huán)境下競爭壓力也是越來越大，每個學生都面臨著更加嚴峻和復雜的就業(yè)形式，加強高校畢業(yè)生檔案管理工作，不僅為學生提供了更好的就業(yè)保障，也有利于我們國家的進步和發(fā)展。高校畢業(yè)生檔案管理工作是高校管理的重要組成部分，工作者要提高自身素質(zhì)，堅持“以生為本”的服務理念，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，制定科學規(guī)范的管理制度，增強高校對畢業(yè)生檔案管理能力，在根本上為畢業(yè)生提供支持，促進畢業(yè)生發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳 旭，李 林.強化高校畢業(yè)生檔案管理的措施[J].企業(yè)改革與管理，2015

作者簡介：張娜（1985-），女，大學本科，檔案館員，主要負責單位檔案管理工作和檔案的應用與開發(fā)。