大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)思考

摘 要：高校檔案的信息化管理伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)的逐漸成熟而更加完善。傳統(tǒng)的高校檔案管理信息方式主要以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為主，信息管理效率低下、信息安全程度不高、極易出現(xiàn)檔案混亂，分檔不明確等現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人民的日常生活都受信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)所影響，在潛移默化中改變?nèi)藗兊膶W(xué)習(xí)和生活習(xí)慣，使得高校的檔案信息的保存、管理及使用工作能夠更加高效地進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案管理;信息化建設(shè);思考

伴隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，我國(guó)政府也陸續(xù)出臺(tái)了相關(guān)的扶持政策，致力于對(duì)信息管理技術(shù)的研究，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)收集高效率化、信息采集方式多樣化、擴(kuò)大信息數(shù)據(jù)庫(kù)容量、提高信息安全程度等建設(shè)目標(biāo)。本文將闡述在大背景數(shù)據(jù)下我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與現(xiàn)狀，并對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的方式方法進(jìn)行思考。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵和現(xiàn)狀

1.高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展推動(dòng)著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，二十一世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，是大數(shù)據(jù)時(shí)代。目前，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的研究正逐漸受到人民大眾的廣泛關(guān)注，在信息技術(shù)研究領(lǐng)域，學(xué)術(shù)專家一致認(rèn)為大數(shù)據(jù)的信息處理技術(shù)具有信息數(shù)據(jù)容量龐大，信息數(shù)據(jù)收集與生成的速度極快，信息收集方式多樣，生成數(shù)據(jù)含有巨大價(jià)值這四項(xiàng)特點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，有關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)、保存與整理是信息技術(shù)的研究核心，如何提高信息收集效率，完善信息的管理方式、增強(qiáng)信息檔案的安全程度，是當(dāng)前信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中的建設(shè)重心。在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，實(shí)現(xiàn)無紙化的信息儲(chǔ)存，不僅能大大提高信息檔案管理人員的工作效率，還一定程度上為減少紙質(zhì)污染做出貢獻(xiàn)，將高校檔案管理的價(jià)值提升到一個(gè)新的高度。信息化是高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，最為主要的是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化管理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源之間數(shù)據(jù)共享，促進(jìn)各大高校之間的信息交流與合作。

2.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

為了加快我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，政府也陸續(xù)出臺(tái)了許多相關(guān)政策，雖然一大部分高校都積極的配合工作，但仍出現(xiàn)了許多問題與缺陷，大致分為思想觀念、基礎(chǔ)建設(shè)、管理方式三個(gè)方面。一部分高校始終堅(jiān)持將培養(yǎng)知識(shí)型人才作為教育目標(biāo)，加之學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)緊張，從而疏忽了對(duì)學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)的投入，甚至有一部分的高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理視而不見，任由相關(guān)操作人員擅自管理。再加上相關(guān)工作人員缺少外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不能與時(shí)俱進(jìn)，無法很好的進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè) ，最終導(dǎo)致檔案信息管理工作的工作效率大幅度降低，不僅如此，重復(fù)機(jī)械化的工作還會(huì)使得工作人員的積極性大打折扣，產(chǎn)生厭煩等消極情緒。由于學(xué)校高層對(duì)檔案信息管理工作的不重視，經(jīng)費(fèi)的缺乏，專業(yè)設(shè)備的不足都會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的收集管理效率，另外與信息化相關(guān)的軟、硬件都需要頻繁的更新和升級(jí)，資金的極大需求量無疑會(huì)加大學(xué)校的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。高校的管理方式落后，檔案信息的管理是將檔案信息進(jìn)行不斷反復(fù)的收集管理，是一套極其枯燥的機(jī)械化工作流程，絕大多數(shù)的高校仍采取人工保存數(shù)據(jù)的工作方式，即便是擁有了計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，仍不能完全滿足管理工作的需求。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)

1.采用先進(jìn)的信息化技術(shù)

要想加快我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，需要采取更為先進(jìn)的信息化技術(shù)手段。目前為止，云計(jì)算技術(shù)是我國(guó)最為先進(jìn)的主流信息化技術(shù)，它不僅僅能夠從數(shù)據(jù)中提取人們所需的信息，還能夠通過對(duì)數(shù)據(jù)端口的反應(yīng)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。云計(jì)算技術(shù)主要包括四大優(yōu)點(diǎn)：第一，云計(jì)算技術(shù)的成分投入低，技術(shù)操作主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)，通過一部手機(jī)或者電腦就可以獲知你想得到的數(shù)據(jù)信息。第二，云計(jì)算技術(shù)的虛擬化程度高，可以模擬不同計(jì)算機(jī)的運(yùn)行模式，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行比對(duì)。第三，云計(jì)算技術(shù)的操作靈活性強(qiáng)，技術(shù)操作人員可以根據(jù)自身需要制定適合自己服務(wù)方案，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的個(gè)性化。第四，云計(jì)算技術(shù)的儲(chǔ)存能力較強(qiáng)，在用戶持有相同信息設(shè)備的基礎(chǔ)上，云計(jì)算技術(shù)的存儲(chǔ)容量遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于傳統(tǒng)儲(chǔ)存設(shè)施。

在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，先進(jìn)的信息技術(shù)不光有云計(jì)算技術(shù)，還有數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和電子標(biāo)簽技術(shù)。在高校信息管理的過程中，如何能在最短的時(shí)間內(nèi)獲取最有價(jià)值的信息，這時(shí)就需要運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。在高校舉辦活動(dòng)統(tǒng)計(jì)人數(shù)時(shí)，可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)所參加的師生進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，甚至可以對(duì)參加人員知識(shí)程度高低、興趣愛好、性格特點(diǎn)進(jìn)行分析歸納，將活動(dòng)所需的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘提取，最終將提取出的數(shù)據(jù)信息保存到云數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行保管。這樣一來檔案信息保管人員和活動(dòng)舉辦人員，就可以根據(jù)師生的興趣愛好提供個(gè)性化服務(wù)。不僅如此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還可以應(yīng)用于各大門戶網(wǎng)站，當(dāng)用戶將自己的興趣愛好、個(gè)人需求上傳至客戶端時(shí)，網(wǎng)站系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將客戶所上傳的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、匯總，最終保存到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，作為對(duì)用戶進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)的信息依據(jù)。

所謂電子標(biāo)簽就是所含檔案信息數(shù)據(jù)的電子芯片，可以在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)化管理。另外，電子標(biāo)簽的使用不僅僅可以很大程度上提升檔案管理人員查詢、錄入信息的速度，提高工作效率，還可以成為用戶特有的識(shí)別標(biāo)記，更好對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行應(yīng)用、統(tǒng)計(jì)等工作。

2.創(chuàng)建完善的信息管理系統(tǒng)

創(chuàng)建一個(gè)完善信息管理系統(tǒng)，不僅僅只包括單個(gè)高校，只有建成一個(gè)龐大的全國(guó)性數(shù)據(jù)庫(kù)，才能實(shí)現(xiàn)所有高校信息共享的效果。相關(guān)部門的研發(fā)人員要注重用戶的個(gè)性化體驗(yàn)，高校的老師學(xué)生要擁有屬于自己私人賬號(hào)，并且?guī)熒g要具備不同的權(quán)限設(shè)置。與此同時(shí)，高校相關(guān)部門要加強(qiáng)信息技術(shù)人員的培養(yǎng)，提升檔案人員計(jì)算機(jī)操作技術(shù)并激發(fā)檔案信息管理人員的工作積極性與主觀能動(dòng)性，有針對(duì)性的培養(yǎng)人才，引進(jìn)人才，完善用人機(jī)制。不僅如此，相關(guān)的信息技術(shù)部門還要加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，培養(yǎng)高校人員的檔案管理信息化意識(shí)，使得高校檔案信息管理化逐漸受到人們的重視。信息檔案管理部門要和其他部門形成互幫互助的合作關(guān)系，當(dāng)高校在教師考評(píng)或其他工作進(jìn)行信息錄入時(shí)，該部門可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行迅速而有效的更新上傳，提高檔案管理信息在高校工作的重要程度。

3.強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代為信息的收集與保存提出了更高的要求，最為關(guān)鍵的就是對(duì)信息的安全管理程度。伴隨著網(wǎng)絡(luò)黑客和不法分子的頻頻出現(xiàn)，已經(jīng)嚴(yán)重威脅到了信息數(shù)據(jù)的安全，為此，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，在推進(jìn)高校檔案管理信息化的進(jìn)程中顯得尤為重要。完善對(duì)高校檔案信息管理的法律法規(guī)建設(shè)，是提高檔案信息管理安全程度根本性要求。利用法律法規(guī)制定出統(tǒng)一的信息管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)法律強(qiáng)制性的檔案信息化管理，進(jìn)而提高檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以提取用戶的所具有價(jià)值的個(gè)人信息，一旦盜取流入到不法分子的手中，其后果不堪設(shè)想，不僅僅是網(wǎng)站資源的一種流失，更侵犯到了用戶的個(gè)人隱私，威脅生命財(cái)產(chǎn)安全。為此在利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的同時(shí)，要及時(shí)對(duì)用戶所上傳至客戶端的信息進(jìn)行備份記錄，當(dāng)信息數(shù)據(jù)丟失時(shí)，可以調(diào)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，查詢數(shù)據(jù)丟失源頭，更有情節(jié)嚴(yán)重的話，可以采取報(bào)警措施。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，不僅要利用安全防護(hù)軟件進(jìn)行防治，還要提高專業(yè)人員的安全防范意識(shí)。積極組織有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全的座談會(huì)議，促使信息數(shù)據(jù)管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和聽取有關(guān)國(guó)家網(wǎng)絡(luò)信息管理安全的規(guī)章制度，提高自身的安全意識(shí)。最終使我國(guó)檔案信息管理技術(shù)水平上升到一個(gè)嶄新的高度。

4.加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息管理部門要對(duì)自身的年度工作目標(biāo)、發(fā)展定位進(jìn)行科學(xué)合理化的定位，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)信息管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)隊(duì)伍主要分為五大方面：其一，加大對(duì)相關(guān)信息管理人員的培養(yǎng)力度，不僅僅要提高他們自身的操作技能水平，更要提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，其二，加強(qiáng)信息管理部門與其它部門的聯(lián)動(dòng)性，促進(jìn)合作，推進(jìn)檔案管理信息朝著多元化、開放化、整合化的方向發(fā)展。其三，實(shí)現(xiàn)檔案信心管理人員同社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，例如參加大學(xué)生志愿者活動(dòng)，不僅可以提升自身的社會(huì)責(zé)任感和擔(dān)當(dāng)感，而且還能將這種積極情緒運(yùn)用到檔案信息管理工作之中。其四，信息管理人員要熟練掌握各種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作方法以及能熟練運(yùn)用各種不同的計(jì)算機(jī)軟件。其五，積極了解各大高校的前沿發(fā)展信息，不僅如此，還要了解并掌握相關(guān)的法律法規(guī)，能夠自主的維護(hù)檔案信息安全。從而形成一支有紀(jì)律、有組織、高效化的信息管理隊(duì)伍。

三、結(jié)束語

高校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵是如何對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理。高校檔案管理信息化是一項(xiàng)非常龐大的系統(tǒng)工程，在投入大量人力精力的同時(shí)，還需要長(zhǎng)期穩(wěn)定的資金鏈進(jìn)行支持。信息時(shí)代的來臨，不僅為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了難得的機(jī)遇，還提出了更高難度的挑戰(zhàn)，我們?cè)诿鎸?duì)這些挑戰(zhàn)的同時(shí)，要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況和目前所需進(jìn)行宏觀、科學(xué)性、合理性的布局，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，為高校的信息管理提供科學(xué)性的依據(jù)。

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作者簡(jiǎn)介：李雪花（1975-），女，漢族，四川省雙流縣人，學(xué)位：碩士，講師，研究方向：高校檔案管理。