信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理

周艷榮

摘 要：信息化的快速發(fā)展對事業(yè)單位會計檔案管理工作提出了更高的要求，事業(yè)單位管理信息化也逐漸被提升日程。其實(shí)，事業(yè)單位的信息化管理并不是盲目使用新科學(xué)技術(shù)手段，而是采取成熟的技術(shù)提高檔案管理的流程和程序，同時立足于信息化建設(shè)，切實(shí)轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。本文對事業(yè)單位會計信息化管理的重要性展開分析，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新改革建議。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;會計檔案

現(xiàn)階段隨著科學(xué)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，社會已經(jīng)步入信息化時代。在信息化時代下，檔案管理所承受的壓力逐漸增大，在需求的不斷增長下，傳統(tǒng)的檔案管理模式的缺陷越來越突出，所以事業(yè)單位會計信息化成為了今后發(fā)展的大勢所趨。

一、事業(yè)單位會計信息化管理的重要性

（一）與時俱進(jìn)的發(fā)展要求

檔案管理屬于綜合性管理工作，我國檔案管理的信息化發(fā)展，雖然與西方國家的信息化發(fā)展存在很大的差距，但隨著信息化管理不斷融合于檔案管理工作中，加上國內(nèi)互聯(lián)技術(shù)與大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展形勢的推動下，檔案信息共享和數(shù)據(jù)保存功能都獲得了充分的發(fā)展空間。對此，事業(yè)單位應(yīng)抓住發(fā)展機(jī)遇，借鑒西方發(fā)達(dá)國家的工作經(jīng)驗，積極進(jìn)行檔案信息化的普及與推廣工作。

（二）創(chuàng)新改革的重要途徑

在會計管理日常工作內(nèi)容中，傳統(tǒng)會計管理方式已經(jīng)滿足不了時代發(fā)展的需求。隨著國家改革開放進(jìn)程的不斷加快，事業(yè)單位會計檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)會計信息化等發(fā)展趨勢，通過創(chuàng)新改革、優(yōu)化途徑，積極響應(yīng)新技術(shù)新發(fā)展的號召。

（三）提升工作水平的主要趨勢

隨著大數(shù)據(jù)、數(shù)字化、多媒體信息技術(shù)的應(yīng)用及普及，傳統(tǒng)事業(yè)單位管理模式必然會發(fā)生重大改革，因此，作為科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，事業(yè)單位會計檔案管理工作與信息化技術(shù)相融合，這必然是事業(yè)單位會計管理工作在技術(shù)層面的發(fā)展目標(biāo)。目前，事業(yè)單位的會計檔案信息化管理工作已經(jīng)被時代賦予了新的發(fā)展內(nèi)涵，這種發(fā)展趨勢是與時代發(fā)展同步，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)和純?nèi)斯げ僮鞯男路绞健?/p>

二、信息化背景下會計檔案管理工作主要特點(diǎn)

（一）存儲范圍更大

通過會計信息化，相對傳統(tǒng)會計檔案管理具有一定的優(yōu)勢，這就體現(xiàn)在存儲的氛圍增大，財務(wù)人員不需要太多勞累，工作量由于電信息化的普遍應(yīng)用導(dǎo)致大大降低，相關(guān)財務(wù)人員不需要手工計算，在平時的工作當(dāng)中僅僅錄入相關(guān)的數(shù)據(jù)，就可以快速以及便捷制作財務(wù)報表，不但更加輕松，而且不容易出錯，同時效率得到大幅度的提升?，F(xiàn)代化的會計檔案管理范圍相對于傳統(tǒng)的檔案管理而言范圍較大，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)的檔案管理范疇，對于我國的事業(yè)單位健康發(fā)展，以及檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升都有十分重要的意義，為事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)打下堅實(shí)基礎(chǔ)。

（二）檔案管理相關(guān)條件相對嚴(yán)格

一般來講，在會計的檔案管理工作當(dāng)中采取會計信息化，就可以快速以及準(zhǔn)確查閱數(shù)據(jù)，這樣就促使檔案管理的效率得到大幅度的提升，相對來講，這樣的一點(diǎn)是光盤會計以及傳統(tǒng)磁盤會計信息管理難以實(shí)現(xiàn)的。然而，會計信息化對于檔案管理的相關(guān)條件較為嚴(yán)格，需要進(jìn)行合理以及科學(xué)保存，切實(shí)保障檔案不受到任何破壞從而導(dǎo)致一些不必要損失。如果在會計信息處理過程中出現(xiàn)異常情況，計算機(jī)系統(tǒng)會自動采取安全保護(hù)措施或進(jìn)行預(yù)警通知，使會計人員能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取有效解決辦法，切實(shí)提高會計信息的安全系數(shù)。

三、事業(yè)單位會計信息化背景下提升會計檔案管理水平措施

（一）建立信息化的檔案理念

在事業(yè)單位的具體的檔案管理工作當(dāng)中，本身目標(biāo)缺乏明確性以及完整性，同時，某些人員自身對于信息化的檔案管理缺乏清晰的思想理念，所以，在這樣的背景之下，相關(guān)會計人員就難以充分認(rèn)知檔案管理的必要性，只有認(rèn)識到檔案管理重要性以及必要性，相關(guān)從業(yè)人員才能做好事業(yè)單位的財務(wù)管理工作同時確實(shí)保障賬目的清晰以及完整。事業(yè)單位當(dāng)中的管理層應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子檔案管理的特點(diǎn)以及符合政府的相關(guān)政策，建立起切實(shí)以及完善的檔案保管制度，切實(shí)保障電算化的檔案管理工作可以順利開展，有效提升事業(yè)單位競爭力。

（二）對于檔案管理制度進(jìn)行完善

事業(yè)單位當(dāng)中從業(yè)的財務(wù)會計相關(guān)人員需要將電算化和檔案管理密切結(jié)合，制定出合理以及科學(xué)的檔案管理制度，并且對于制度進(jìn)行必要的優(yōu)化和完善，從而有效促使單位的檔案管理水平得到提升，此外，對于檔案管理模式也需要進(jìn)行必要的創(chuàng)新，只有這樣才能促使檔案管理實(shí)際效率以及質(zhì)量得到大幅度提升，由于事業(yè)單位日前正在快速發(fā)展同時運(yùn)作規(guī)模日益擴(kuò)大，相關(guān)的會計檔案資料逐漸增加，所以，在這樣的背景之下，很有很必要完善檔案管理的制度，在信息化背景下，更加需要對于檔案人員的職責(zé)、檔案保管分類方式進(jìn)行明確，這樣的做法可以有效防止后期一旦出現(xiàn)問題，各個人員出現(xiàn)責(zé)任互相推卸的情況。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)水平

提高會計檔案管理工作人員的素質(zhì)，對事業(yè)單位中的財務(wù)部門而言，要優(yōu)先錄取高素質(zhì)、專業(yè)性的財會人員，以豐富現(xiàn)階段會計檔案管理隊伍人才結(jié)構(gòu)。同時還要在檔案管理方式、信息技術(shù)、設(shè)備等方面，加強(qiáng)當(dāng)前事業(yè)單位中會計檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，并立足于檔案管理工作的需要借助分層次、分階段的方式有效培訓(xùn)檔案管理人員，以促進(jìn)檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)能力的提高。

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