淺談辦公室行政工作的提升

夏安定

摘要：辦公室作為機(jī)關(guān)單位的重要辦事機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著極其重要的責(zé)任。辦公室工作質(zhì)量好壞、效率高低，直接影響著機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)作。本文從辦公室的行政工作職責(zé)入手，就辦公室工作的提升提出幾條建議，以期能夠創(chuàng)新工作方法、推進(jìn)服務(wù)規(guī)范、提高隊(duì)伍素質(zhì)，從而推進(jìn)辦公室行政管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；職能提升

隨著社會的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)單位內(nèi)部綜合性事務(wù)性工作的重要性日益顯現(xiàn)。盡管辦公室行政工作是基礎(chǔ)性工作，但辦公室是機(jī)關(guān)單位的第一道“窗口”，也是溝通部門和聯(lián)系上下級單位的重要紐帶，在機(jī)關(guān)單位中發(fā)揮著舉重若輕的作用。因此，機(jī)關(guān)單位必須要重視辦公室行政工作的提升，充分發(fā)揮辦公室職能，最大限度的發(fā)揮辦公室工作人員的整體合力，開創(chuàng)團(tuán)結(jié)向上、積極奉獻(xiàn)、努力作為的工作氛圍。

一、明確辦公室行政工作職責(zé)要求

辦公室作為機(jī)關(guān)單位的綜合性辦事服務(wù)部門，其整體工作職能體現(xiàn)在“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三方面。這三方面功能的發(fā)揮如何，關(guān)系著黨委、政府各級部門的正確決策，關(guān)系著重大決策和重點(diǎn)推進(jìn)工作是否能否落實(shí)到位，關(guān)系著各部門的工作能否齊心協(xié)力完成，更關(guān)系著一個地區(qū)的社會經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。

在機(jī)關(guān)辦公室的行政事務(wù)人員一般包括：辦公室輔助管理人員、各類場所管理人員、文秘人員、值班員、收發(fā)員、機(jī)要員、文印員等協(xié)助發(fā)揮行政和機(jī)關(guān)職能的工勤人員。行政事務(wù)人員的工作范圍則包括：辦公室管理、館室場所管理、辦公資料管理、文秘工作、值班工作、文件資料收發(fā)、機(jī)要工作、文印工作、安全與應(yīng)急處置工作、機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理。

做好辦公室行政工作，首先要全面了解單位的情況，對單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、人員分工等基本情況都能掌握到位，才能處事不慌，胸有成熟。在工作理念上，要隨時謹(jǐn)記“事小不輕為、事雜不亂為、事急不盲為、事難不怕為”的理念，及時推進(jìn)落實(shí)重要事項(xiàng)，快速處理反饋突發(fā)事項(xiàng)，了解跟進(jìn)督辦專題事項(xiàng)，落實(shí)到位具體事項(xiàng)。

二、處理辦公室行政工作中的三個關(guān)系

辦公室的工作量較大，工作內(nèi)容又是千頭萬緒，在復(fù)雜的工作中如何提高辦事質(zhì)量和效率，需要注重處理好三個關(guān)系。

一是處理好內(nèi)外平衡的關(guān)系。辦公室工作面對的是整個系統(tǒng)，其中包括上下級領(lǐng)導(dǎo)和上下級單位，應(yīng)盡量平衡協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，工作中內(nèi)外重點(diǎn)都要抓，同時也要兼顧全局，促進(jìn)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二是處理好重點(diǎn)工作與日常工作的關(guān)系。對于重點(diǎn)工作與日常工作，不僅兩手都要抓，更要合理分配時間，根據(jù)輕重緩急，統(tǒng)一制定工作列表，對于一些重要、緊急的工作要投入大部分精力重點(diǎn)處理。三是要處理好個人與集體的關(guān)系。一個優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)，離不開合理的分工和配合，在集體中要充分發(fā)揮出個人的作用與才能，但要注意不盲從、不越位。

三、探析辦公室行政工作的提升路徑

（一）抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)，創(chuàng)新工作方法。雖然機(jī)關(guān)單位的辦公室工作千頭萬緒，但萬變不離其宗，其基本職能就是維持整體工作高速穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)的工作，重點(diǎn)在于綜合好各方面的情況，并協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。

一是抓督察督辦。督查工作不能只停留在計劃表上，也不能滿足于例行的一份督察報告，其關(guān)鍵在于督查的內(nèi)容是否能夠真正落實(shí)到位。對于落實(shí)工作踏實(shí)、效果突出的部門，要及時提出表揚(yáng)；對于落實(shí)不夠到位的部門，要反復(fù)督，反復(fù)查，一查到底，查到落實(shí)為止。通過貼近實(shí)際情況的督查，推動機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作有力落實(shí)，提高督查工作的實(shí)效。通過建立健全督查督辦工作的責(zé)任、檢查、通報、整改、考核等制度，形成完整的督察督辦工作體系，確保工作成效。二是抓調(diào)查研究。圍繞“貼近實(shí)際、深入一線”的總體思路，重點(diǎn)做好三大類調(diào)查研究：政策類調(diào)研，決策性調(diào)研，經(jīng)驗(yàn)性調(diào)研。要圍繞工作中心目標(biāo)做好調(diào)查研究，必須深入基層，掌握第一手信息，充分利用辦公室聯(lián)系上下級單位的網(wǎng)絡(luò)體系，為領(lǐng)導(dǎo)提出針對性強(qiáng)、可行性高的工作方案、具體建議，切實(shí)提高調(diào)研成果在領(lǐng)導(dǎo)決策中的轉(zhuǎn)化率。三是抓綜合協(xié)調(diào)。辦公室工作其實(shí)是“一盤棋”的整體工作，要將“胸中有全局，手中無小事”的思想貫徹融入到工作的各個環(huán)節(jié)之中，只有站在全局的高度，切實(shí)聽取各方意見，通盤考慮整體情況，才能積極調(diào)動各方積極性，形成強(qiáng)大合力。

（二）健全管理制度，推進(jìn)服務(wù)規(guī)范。辦公室作為機(jī)關(guān)單位的綜合部門，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)，通過一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條紋的形式確定下來，將辦公室人員行為一并納入管理規(guī)范，讓一切運(yùn)轉(zhuǎn)活動有法可依、有章可循，從而推進(jìn)服務(wù)的規(guī)范化。

規(guī)范管理，建章立制，要注意三個“把握”。一是要注意把握政策性和時效性的關(guān)系，多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規(guī)則細(xì)化到每一項(xiàng)具體事務(wù)的處理上。大到要事決算、分工安排、財務(wù)賬目，小到公文傳閱、車輛調(diào)度、值班安排等都要有章可循，每天的工作井然有序。二是要注意把握制度化與人情化的關(guān)系，極端化的制度不可談，理想化的制度也不存在，好的管理制度在大框架的統(tǒng)一下，應(yīng)有一定量的自主權(quán)，可以根據(jù)實(shí)際情況創(chuàng)造性的開展工作。把握好崗位責(zé)任制的原則，明確各崗位的權(quán)責(zé)，有利于發(fā)揮每個人的主觀能動性，使辦公室人員各司其職、各盡其能，高效高質(zhì)完成各自承擔(dān)的任務(wù)，從而避免推諉扯皮、拖拉不絕的現(xiàn)象。三是要注意把握獎懲關(guān)系，對工作成績優(yōu)異者，要給予評優(yōu)或獎勵；對工作平庸者，要鼓勵其繼續(xù)前進(jìn)；對瀆職失職者，要根據(jù)情節(jié)輕重適當(dāng)處罰。合適的獎懲，可以有效杜絕“干多干少一個樣，干好干壞差不多”等不良風(fēng)氣。

（三）加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，提高隊(duì)伍素質(zhì)。作為機(jī)關(guān)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的重要紐帶，辦公室在提高行政工作效率和工作質(zhì)量等方面，肩負(fù)著重要責(zé)任，這就要求辦公室工作人員必須加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，提高政治覺悟，強(qiáng)化奉獻(xiàn)精神，學(xué)精業(yè)務(wù)本領(lǐng)，嚴(yán)明紀(jì)律觀念。

一是要主動學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，自覺在思想上、政治上同黨中央保持一致，在匯報總結(jié)、發(fā)文擬稿、協(xié)調(diào)工作、服務(wù)群眾時，都能自覺以黨的政策為準(zhǔn)繩，做貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。二是要有克己奉公、為民奉獻(xiàn)的精神，在工作中擺正自身位置，把管理寓于服務(wù)之中，以提供合格的服務(wù)作為管理工作的要務(wù)。能夠主動為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)，為群眾服務(wù)，放平心態(tài)，不圖名，不為利。三是要發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是的精神，機(jī)關(guān)工作不是坐在辦公室就能做到一百分的，要盡可能深入到基層一線去，通過一手調(diào)研，才能了解實(shí)際情況，掌握最新動態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)提供最全面、最準(zhǔn)確、最及時的信息。四是要保持謙虛謹(jǐn)慎熱情的態(tài)度，在日常工作中特別是面對群眾來訪時，要能做到熱情待人，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象，及時做好記錄并向相關(guān)部門傳達(dá)，切不能態(tài)度冷淡或盛氣凌人。

四、結(jié)語

總之，在機(jī)關(guān)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，辦公室扮演著重要的角色，其行政工作水平高，則可以更好地保證各項(xiàng)工作任務(wù)順利推進(jìn)。這就要求辦公室的領(lǐng)導(dǎo)和辦事人員都要在工作中勤學(xué)、勤思，最大限度的調(diào)動每個人的主觀能動性，實(shí)現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效化，保證單位穩(wěn)定發(fā)展。

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